25 Líderes de Almacén Comparten Métodos Probados para Rastrear Inventario con Precisión

Llevar un control preciso y eficiente del inventario de almacén no es tarea sencilla. Desde el etiquetado y marcado hasta auditorías y sistemas de software, el seguimiento es multifacético; sin sistemas de gestión consistentes desde el inicio, la complejidad crece con el negocio.

El objetivo es rastrear el inventario con la mayor precisión posible para evitar errores con impacto en toda la cadena de suministro, pero sin que el seguimiento consuma tanto tiempo que perjudique otros procesos. Para ayudarle a identificar las mejores formas de controlar el inventario y evitar esos riesgos, consultamos a un panel de expertos en almacenes y líderes empresariales con esta pregunta:

"¿Cuál es la mejor forma única de rastrear el inventario de almacén?"

Nuestro Panel de Expertos en Almacenes y Líderes Empresariales:

Kim Smith Eugenia Lebedynska George Keliher Libba Durrett David Altemir Punit Gupta Doug Orlove Patty Harrison

Jan Bednar Mihai Corbuleac Tim Stevens Robin Schwartz, PHR Jim Herst Eric Allais Maxwell Ziegler Katie Christman Karen Gordon

Andrei Vasilescu Abhishek Jaiswal Amy Kilvington Scott Crumrine Antonia Townsend Ryan Polakoff Andrew Rawson Darren Schreher

Descubra a continuación qué recomiendan nuestros expertos para el control de inventario de su almacén.

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Kim Smith

"La mejor forma de rastrear el inventario de almacén es..."

Basándose en sugerencias de expertos en software para PYMES y e-commerce, y en software líder de gestión de almacenes (WMS) e inventario, el Software de Gestión de Inventario podría ser la mejor forma única, pero requiere complementos para sostenerse.

Software de Gestión de Inventario: Herramientas automatizadas fáciles de usar, flexibles, seguras, rentables y móviles. No solo rastrean el inventario, sino que permiten interactuar con los datos para optimizar y movilizar el inventario. Los más avanzados incluyen minería de datos para reconocer tendencias de ventas y compras, mejorando la gestión y aumentando márgenes de mano de obra y beneficio.

RFID y Códigos de Barras: Ambos son etiquetado electrónico: chip electrónico en RFID y etiqueta en códigos de barras, escaneables con lectores móviles. Almacenan amplia información: qué es, dónde se fabricó, destino, instrucciones de manipulación, etc. Son ayudas complementarias para actualizar el inventario en el software.

Auditorías y Conteo Cíclico: El conteo cíclico regular y la consistencia en auditorías agilizan y perfeccionan el inventario entre y dentro de almacenes. Funciona mejor cuando los ciclos se realizan regularmente, corrigiendo continuamente fallos del sistema.

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Eugenia Lebedynska

"Optimizar un almacén es la única forma de evitar envíos erróneos, roturas de stock repentinas, devoluciones y errores humanos..."

En el ciclo perpetuo de recepción, picking, embalaje y envío existe un algoritmo de flujo de trabajo. La mejor forma es un sistema de gestión de almacén (WMS) altamente optimizado. No hay una única forma; cada negocio tiene su sistema según industria, personal, rotación de artículos, etc. En McDonald Paper (suministros para restaurantes) su sistema se basa en:

Planos de planta optimizados. Uso adecuado del espacio, buena iluminación, pasillos anchos y pasarelas agilizan el trabajo. El etiquetado de pasillos y ubicaciones es esencial para la navegación.

Ubicación de artículos de alta rotación. Deben ser fácilmente accesibles y cercanos al área de envío. Un diseño bien pensado incluye zonas para productos estrella (temporada alta, ofertas) y área para artículos dañados.

Proceso de recepción. Verificación manual en sala especial donde un empleado comprueba visualmente que todo lo facturado llegó intacto y en cantidad correcta. A diferencia de Amazon, donde todo es automatizado.

Etiquetado. Todo categorizado y etiquetado. Mejor rastrear no solo artículos individuales sino también unidades y palets. Sistema de etiquetado propio con impresoras térmicas. Se usa software especializado, códigos de barras, escáneres e iPads. El WMS permite localizar cualquier artículo en cualquier momento; es crítico para el flujo de trabajo y clave para el éxito.

Opciones de software: SAP WMS, SkuVault, Latitude WMS, Excel, Fishbowl Inventory, Lead Commerce.

Control de calidad. Auditorías regulares de inventario. Doble verificación de pedidos (SKU, cantidad, datos de envío) y revisión de daños.

Control de envío es el paso final y crucial. Trabajan con FedEx, UPS, USPS y servicios FOB. Usan software de envío especializado para etiquetas y cálculo de peso: ShippingEasy, ShipStation, Easyship.

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George Keliher

"La mejor forma de rastrear tu almacén es..."

Con un software de gestión de inventario que inculque mejores prácticas en cada paso del flujo de trabajo. Un programa que permita atajos y soluciones alternativas inevitablemente llevará a inventario faltante, costos inexactos y pérdida de beneficios.

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Libba Durrett

"Llevar el control del inventario es una responsabilidad cansada y tediosa..."

Aunque existen excelentes programas de software, nada supera la conciliación práctica. Conteo físico cada 60 días, cruzado con envíos y niveles de inventario informáticos. Parecería fácil con tres tamaños de bengalas de boda vendidas estacionalmente, pero no se considera robo, cambios de personal y pereza. Una vez creí tener más de $20,000 en inventario y estaba completamente equivocada. Gran vergüenza y tensión financiera. Exigiendo responsabilidad mensual a mi personal y a mí, no hay culpas y el proceso es llevadero. Usamos Microsoft Excel y ecuaciones ingeniosas para mantener costos bajos.

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David Altemir

"La disciplina transaccional fuerte es el elemento más importante para mantener inventario preciso..."

La recepción de compras es usualmente el primer punto donde un artículo se identifica y ubica; el muelle de recepción puede hacer o deshacer el control de inventario. Allí se pueden aplicar etiquetas de código de barras para facilitar transacciones posteriores (picking, envío). El escaneo de códigos de barras asegura captura correcta de números de parte. Las ubicaciones del almacén también pueden codificarse para entrada precisa en ubicaciones de estantes y contenedores. El etiquetado RFID es otra opción, pero el código de barras suele ser más rentable y igual de efectivo para contabilidad precisa de costos y cantidades.

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Punit Gupta

"Gestionar inventario en el almacén se ha vuelto una batalla totalmente distinta..."

Antes de internet y Amazon, la vida era simple: marcas mayoristas desde almacenes, retail en tiendas. Con Amazon, internet y comercio omnicanal, la línea entre mayorista y minorista se difuminó. Ahora las marcas gestionan múltiples canales desde almacenes que antes solo manejaban mayorista. La mayoría de sistemas no soportan eso, surgiendo nuevas plataformas WMS pre-integradas con e-commerce, transportistas, pasarelas de pago, etc. Esa es la nueva norma: cada ubicación de inventario debe gestionar todo tipo de canales de venta. Bienvenidos al nuevo retail que ocurre por WhatsApp, Facebook, Amazon, etc.

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Doug Orlove

"Garantizar la cantidad óptima de inventario mediante planificación de demanda es clave para mantener un flujo eficiente..."

El exceso de inventario aumenta costos de manipulación y almacenamiento; la escasez frena el cumplimiento de pedidos y afecta el servicio al cliente. Las previsiones mejoran adoptando conceptos de gestión de cadena de suministro como intercambio de información. Los datos de punto de venta proporcionan niveles base de demanda. Superponer estacionalidad y tendencias sobre la base da una proyección precisa de necesidades futuras.

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Patty Harrison

"Demasiado inventario crea gastos innecesarios y muy poco significa ingresos perdidos..."

Para muchos, la gestión de inventario es un mal necesario mal hecho. Muchos sistemas de gestión de inventario se han añadido débilmente a sistemas de facturación, causando inseguridad en los CSR que sienten necesidad de verificar números al responder consultas. El personal de almacén no puede predecir cuándo reordenar, creando espiral descendente de inventario y ascendente de frustración.

¿Cómo sería una gestión "justa"? El personal mantendría niveles óptimos permitiendo a CSR confiar en las cantidades y responder rápido. El picking se optimizaría con varios tickets en un dispositivo portátil para que el empleado recorra el almacén una sola vez para varios pedidos. Tendencias de historial de ventas actualizadas ayudarían a prever inventario y mantener bajos costos de transportistas. Un escenario "Ricitos de Oro", pero excelente meta.

Una solución de software totalmente integrada asegura que las personas correctas hagan el trabajo correcto en el momento correcto. Mejoras en servicio al cliente y previsión de inventario impulsarán productividad, reduciendo costos laborales y de almacenamiento. Tendrá reportes precisos de inventario a venta y de dispensación a entrega. También tendrá datos para ajustes que permitan crecimiento continuo. Tener demasiado inventario cuesta contra la línea final; sin inventario no hay ingresos. El equilibrio correcto es clave para un ciclo de ingresos saludable.

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Jan Bednar

"Tener un sistema robusto de gestión de inventario..."

Que rastree pedidos e inventario en múltiples canales y ubicaciones es la mejor forma. La eficacia de esta solución tecnológica se potencia con conteos cíclicos regulares para asegurar niveles precisos.

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Mihai Corbuleac

"Si quiere mejorar sus operaciones de almacén, debería considerar implementar un software de gestión de almacén que..."

También sea capaz de recopilar big data, para que su científico de datos lo estructure, extraiga lo relevante e interprete para aumentar rentabilidad. Un WMS dedicado permite usar escáneres con etiquetas de código de barras para localizar productos, verificar niveles de stock, precios, tendencias, etc. Mejora la estrategia de descuentos y da ventaja competitiva.

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Tim Stevens

"El mejor enfoque único para rastrear inventario de almacén es el conteo cíclico, también conocido como Inventario Perpetuo (IP)..."

El Inventario Perpetuo cierra una sección del almacén a movimientos de stock, se cuenta y se compara con el sistema. Las discrepancias se investigan y ajustan. Los resultados se rastrean para formar un KPI de control de stock, actualizado semanalmente para mostrar tendencias y mejoras. El IP permite conteos pared a pared varias veces al año, mejorando disponibilidad y confianza en niveles de stock.

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Robin Schwartz, PHR

"Invierta en un sistema de rastreo de inventario adecuado al tamaño de su negocio..."

Almacenes pequeños pueden crear sistemas propietarios con software de base de datos. Organizaciones grandes deberían considerar sistemas que permitan rastreo móvil y fijo. El móvil permite ver ubicación de artículos en todo momento; el fijo facilita gestión y asignación de destinos. Usar ambos asegura mayor eficiencia y precisión.

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Jim Herst

"La mejor forma única de rastrear inventario de almacén es..."

Asumir que cada artículo tiene un número de stock y descripción si se desea. Esta información va en una tarjeta dura con cuatro columnas, o electrónicamente el mismo proceso. Encabezados: Fecha, En stock, Deducir, Saldo. Ingresar cantidad disponible en fecha inicial. Añadir nuevas compras en fecha de recepción. Desde pedidos (ventas) al recibirlos: fecha, deducir cantidad, marcar resto en Saldo. NOTA: en pedidos codificados "para surtir" o "No Disp.", el picking (electrónico o manual) DEBE señalar si el artículo está en stock, NO se surte para pedidos "No Disp.". Este método, según factores, puede o no requerir empleado a tiempo completo. Puede mantenerse manual o en computadora. La clave es deducir de la cantidad disponible. Variaciones de este sistema, manual o informático, sirven bien para control. Posiblemente muestre fuentes de compra, costos por cantidad, plazos de entrega, etc.

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Eric Allais

"El factor crítico de éxito para rastrear fiablemente el inventario de almacén es..."

Contratar un líder de almacén experimentado y altamente calificado. Los líderes fuertes abrazan cambios de proceso necesarios para optimizar impacto positivo en servicio al cliente y rentabilidad. Tienen el deber de inspirar el mejor trabajo de los empleados y asegurar que se sigan los procesos. Entienden el valor y efectividad de inversiones en herramientas de software como WMS. Aseguran que se usen para maximizar eficiencias y control de movimientos de inventario.

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Maxwell Ziegler

"En un entorno de almacén típico, la mejor forma de rastrear inventario es mediante..."

Tecnología de escaneo para comunicar eventos de ubicación a un Sistema de Ejecución de Almacén (WES), que habla con el Sistema de Gestión de Almacén (WMS). El WMS supervisa todos los datos macro y es el inventario oficial de registro. El inventario se escanea manualmente (trabajador con terminal portátil) o automáticamente (típico en AS/RS) al entrar, almacenarse y salir. En almacenes avanzados, puntos de escaneo trabajan con sistemas de clasificación para entregar pedidos o lotes a su destino, según WMS.

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Katie Christman

"Verifique su trabajo..."

Para empresas de cualquier tamaño, nada iguala ver físicamente el producto, contarlo y comparar con los números del sistema para verificar que los procesos funcionan. Confiar solo en el número del ordenador funciona libre de errores de entrada, retrasos y errores de envío. Dejar el sistema, pararse frente a una estantería o palet, y conciliar ambos es la mejor forma de asegurar que procesos y gestión están en marcha. En East West, donde el inventario se procesa a mano, lo hacemos mensualmente. Pero incluso en empresas grandes con códigos de barras o RFID, nada supera verificar su trabajo regularmente.

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Karen Gordon

"La primera clave para rastrear exitosamente el inventario de almacén es..."

Encontrar un software de inventario que haga el trabajo pesado. Las hojas de cálculo son un riesgo y no a prueba de errores: no son multiusuario, si muchos acceden al mismo archivo, el riesgo de borrar datos es alto. Un software de rastreo permite que muchos empleados ingresen y alteren inventario simultáneamente sin riesgo.

Organice el inventario en lotes o cajas para conteo y escaneo fácil. Compre contenedores transparentes y una rotuladora para ver claramente el contenido. Permite al personal retirar solo una sección a la vez, sin revolver cada vez que escanee algo. Considere seccionar por subcategoría muy específica para no perder tiempo buscando.

Siempre capacite a empleados en competencia tecnológica. Contratar quienes no se adapten a su software causará pérdida de eficiencia. Si entienden el proceso tecnológico, ahorrará tiempo a supervisores. Implemente sesiones de formación y práctica interactiva. Permita practicar con inventario falso antes del trabajo real.

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Andrei Vasilescu

"Etiquetar categóricamente todo es esencial..."

El etiquetado propero gestiona el inventario de forma más eficiente. Etiquete todo lo que entra categóricamente. Artículos mal etiquetados pasan desapercibidos en sus cuentas. Además de objetos inanimados, hay personas trabajando; debe etiquetar a cada empleado para monitorear actividad y prevenir presencia o movimiento no autorizado. Para rastrear con éxito, etiquetar cada objeto y persona es necesario.

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Abhishek Jaiswal

"La mejor forma única de rastrear inventario de almacén es la amalgamación de 3 elementos importantes..."

Previsión de Demanda, WMS integrado con escáneres de código de barras, y Pedidos Justo a Tiempo (JIT). La previsión precisa impulsa resultados eficientes: historial de ventas, tendencias de mercado, salud económica, esfuerzos de marketing, etc. Clave: ser lo más preciso posible e incluir todas las variables que impacten la previsión. Una previsión correcta ayuda a pedir la cantidad justa para ahorrar espacio.

Luego, sincronizar datos con WMS. Se obtiene información crucial: inventario de mayor rotación, stock de baja rotación, estado de perecederos, etc. Alertas basadas en umbrales avisan justo a tiempo para reponer antes de que se agote.

Y el clásico JIT (Just in Time). Esta estrategia mitiga riesgos de desperdicio transfiriéndolos al fabricante. Al recibir alerta de stock bajo del WMS, pide cuando se necesitan, minimizando desperdicio y ahorrando espacio vital. Este método funciona genial para miles de vendedores asociados a través de nuestras soluciones multicanal.

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Amy Kilvington

"Gestione su inventario digitalmente a diario mediante..."

Encontrar un sistema de gestión de inventario de alta calidad que se ajuste a su presupuesto. Si es posible, construya su propio sistema a medida. Este software integrado debe rastrear continuamente niveles de inventario junto con todos los pedidos y entregas. Recomendamos complementar con hasta cuatro inventarios físicos al año.

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Scott Crumrine

"Controles aleatorios de calidad con el gerente del almacén son una gran adición a cualquier proceso de inventario..."

El control de calidad aleatorio mitiga errores potenciales añadiendo otra capa de responsabilidad para mantener el almacén limpio y organizado. Estos controles ayudan a detectar y mitigar errores en embalaje, envío y recepción. No solo mejoran el inventario general, sino que dan al gerente más flexibilidad y propiedad sobre su planta. Dar "propiedad" de los procesos al equipo apoya la innovación y reduce errores que dañan la línea final.

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Antonia Townsend

"La solución adecuada de inventario de almacén varía según tamaño, industria y etapa de la empresa..."

En Enclosed, e-commerce de lencería de alta gama, no encontramos soluciones estándar para nuestras necesidades: alto valor (lencería de diseñador cara), tamaño pequeño (¡piensa en bragas dobladas!), y rotación (cumplimos demanda diaria, pero lotes mayores mensuales). Para nosotros, combinación de seguimiento cuidadoso en Excel (funciones avanzadas) y organización tradicional con cajas plásticas y etiquetas ha mantenido el inventario organizado y accesible. Lo segundo es tan importante como lo primero.

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Ryan Polakoff

"La mejor forma de rastrear inventario de almacén es con el uso de..."

Un IMS (Sistema de Gestión de Inventario) o WMS (Sistema de Gestión de Almacén), donde la información fluye desde y hacia la planta del almacén mediante código de barras o RFID.

El IMS se centra en gestión de inventario y puede complementar sistemas internos. El WMS da más procesos globales de gestión de almacén y puede funcionar solo dando acceso directo a clientes externos y enlaces a sistemas. Hoy, la diferencia entre paquetes IMS y WMS a veces es difícil de distinguir.

La elección entre código de barras o RFID depende de la distribución del almacén, valor de mercancías y tipo de seguridad necesaria. RFID es más caro, asociado a bienes de mayor valor donde se requiere seguridad más estricta, o donde se quiere recolección de datos más pasiva. Además, el sistema (IMS o WMS y método de identificación) debe ser compatible con el tipo de proceso de picking, afectando personal y equipos necesarios.

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Andrew Rawson

"Una de las mejores formas de rastrear inventario de almacén es..."

Asegurarse de que todo tenga una etiqueta. Parece simple pero puede marcar gran diferencia al gestionar inventario. Etiquetas en todo facilitan a los trabajadores recoger el inventario correcto más a menudo. El error humano es inevitable, pero etiquetando reduces drásticamente el riesgo.

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Darren Schreher

"Usamos software para ayudar a gestionar nuestro inventario de almacén..."

También es crítico para todo el proceso de devoluciones. Nuestro software actualizado envía automáticamente al cliente una etiqueta de devolución para enviar productos directamente a nosotros. Elimina fricción al no requerir que el cliente proporcione su propia etiqueta. El software rastrea exactamente en qué etapa está la devolución y comunica claramente el estado al cliente. También automatiza comunicaciones a todos los departamentos necesarios, incluyendo operaciones y marketing:

• Producto activo en el sitio
• Órdenes de compra realizadas inicialmente
• Pedido recibido en nuestro almacén
• Envío parcial o total
• Inventario bajo

Antes teníamos problemas de sobreventa, marketing de productos con stock bajo, y inventario estancado demasiado tiempo antes de ponerse a la venta.

Productos y Soluciones de Rastreo de Camcode:

• Etiquetas para tuberías
• Etiquetas magnéticas para racks
• Etiquetas de código de barras personalizadas
• Tipos de código de barras
• Etiquetas de vinilo
• Etiquetas para palets
• Etiquetas de seguridad con código de barras
• Etiquetas "Propiedad de"
• Etiquetas UID
• Placas de propiedad