50 Consejos Expertos de Rastreo de Activos para Proteger y Optimizar los Activos Más Valiosos de su Negocio

El rastreo de activos resuelve numerosos desafíos empresariales, ofreciendo un marco que permite a las empresas volverse más eficientes e impulsar el resultado final al hacer el mejor uso de los recursos existentes para lograr resultados. Entre los muchos artículos y recursos que ofrecen mejores prácticas y consejos para obtener el máximo de su solución de rastreo de activos hay multitud de valiosos consejos y trucos. Hemos compilado una lista de 50 consejos de rastreo de activos, incluyendo informativos consejos y estrategias de rastreo de activos de recursos reputados en la web, para crear una lista completa de consejos y tácticas de rastreo de activos para las muchas industrias que pueden beneficiarse de soluciones de rastreo de activos.

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• Consejos para Elegir una Solución de Rastreo de Activos
• Consejos de Rastreo de Activos para Implementación
• Beneficios de Seguir Consejos y Mejores Prácticas de Gestión de Activos
• Consejos de Gestión de Inventario de Activos

Elegir una Solución de Rastreo de Activos

El rastreo de activos efectivo comienza con establecer la base: las herramientas, sistemas y aplicaciones que permiten el rastreo de activos y soluciones de software que agilizan la recopilación y análisis de datos. Estos consejos de rastreo de activos le ayudarán a seleccionar las mejores herramientas y software de rastreo de activos para satisfacer las necesidades de su empresa.

1. Sepa qué necesita rastrear. "Tenga en cuenta que es importante conocer el programa de mantenimiento, tiempo de actividad y tiempo de inactividad del equipo y el usuario en cada máquina. Al integrar un sistema de gestión de activos en la rutina diaria del almacén o fábrica, las empresas pueden aumentar la disponibilidad de equipos de producción y reducir los costos generales a través de mejores programas de servicios y mantenimiento." – Wasp Barcode Technologies, Cinco Consejos para Seleccionar la Mejor Solución de Gestión de Activos, Revista Manufacturing Business Technology, Twitter: @MBTwebsite

2. Considere el ciclo de vida completo de la gestión de proyectos. ReliablePlant es un excelente recurso para consejos de rastreo de activos relacionados con plantas de manufactura y aplicaciones similares. "Si piensa en el ciclo de vida de un activo como un proyecto largo —un proyecto que podría durar 20 años o más— se hace evidente que lo que realmente está viendo es un proyecto que comienza con los procesos de ingeniería y construcción. El proyecto luego incluye el costo de mantener, operar y reacondicionar, y culmina con una decisión bien informada de desmantelar y reemplazar el activo. En ausencia de sistemas EAM y ALM totalmente funcionales, flexibles e integrados, gestionar el ciclo de vida del activo de la cuna a la tumba es un desafío." – Patrick Zirnhelt, IFS North America, 7 consejos para seleccionar software de gestión de activos, ReliablePlant, Twitter: @NoriaCorp

3. Evalúe y priorice los requisitos de su empresa. "Primero, defina y priorice los requisitos de un paquete de software de activos fijos para satisfacer estas necesidades. Segundo, evalúe cómo cada producto mide contra sus requisitos. Tercero, realice una prueba de manejo que le permita probar varias características y asegúrese de que el software sea un buen ajuste. Y finalmente, tome su decisión de compra." – Matthew P. Kennedy, 4 Pasos para Seleccionar una Solución de Gestión y Depreciación de Activos Fijos, Bassetts, Twitter: @BassetseDepre

4. Gane visibilidad seleccionando software con funcionalidad de informes y análisis. "No puede gestionar lo que no puede medir y no puede medir lo que no puede ver. Al seleccionar una herramienta para su programa ITAM, confirme que puede recopilar las métricas que necesita para medir el rendimiento de sus procesos. Además, verifique que pueda obtener la información fuera del sistema fácilmente en paneles que cualquiera pueda configurar. Esta es la mejor manera de asegurarse de tener información precisa al tomar decisiones estratégicas." – Brian Hollandsworth, gerente de producto, ServiceNow, 10 consejos sobre cómo ganar el desafío de gestión de activos de TI, NetworkWorld, Twitter: @NetworkWorld

5. La gestión de activos ayuda en preocupaciones de infraestructura envejecida. La revista WaterWorld proporciona consejos de rastreo de activos para aplicaciones de servicios de agua, incluyendo valiosos insights de estudios e investigaciones sobre los beneficios de la gestión de activos efectiva en la esfera de obras públicas. "Un estudio reciente de CH2M HILL en asociación con McGraw Hill Construction encontró que el 75 por ciento de los servicios de agua que emplean prácticas de gestión de activos habían considerado la infraestructura envejecida como un factor significativo en su decisión de adoptar un programa de gestión de activos." – Art Haddaway, Editor Asistente, Mejores Prácticas: Estudio Examina Tendencias en Gestión de Activos, WaterWorld, Twitter: @WaterWorldMag

6. La visibilidad es crítica antes de la adquisición de activos. "Idealmente antes de que cualquier adquisición tenga lugar, quiere asegurarse de que está cumpliendo su responsabilidad fiduciaria con su organización al tener visibilidad sobre todos los activos excedentes/disponibles. Esta visibilidad es crítica, porque si simplemente puede reasignar un activo existente subutilizado para satisfacer una necesidad, ¡acaba de ahorrar a la organización más que el costo de ese activo!" – Brian E. Thompson, CPPS, Capítulo de Los Ángeles, Aplicando Mejores Prácticas Líderes de la Industria a Sistemas de Gestión de Activos, NPMA

Consejos de Rastreo de Activos para Implementación

Elegir una solución de rastreo de activos es el primer paso, pero estos consejos profundizan en las estrategias y tácticas que permiten una implementación sin problemas. Desde identificar sus activos existentes hasta categorizar y diferenciar adecuadamente la gestión de activos de la gestión de inventario, estos consejos le ayudarán a implementar los planes de gestión de activos más robustos y completos.

7. Rastree los activos a medida que entran en la empresa. "Identificar todo lo que requiere rastreo de activos fijos puede ser el primer desafío. Quizás la forma más fácil de hacerlo es comenzar a rastrear todos los activos a medida que entran en la empresa, comenzando con el Día 1 del negocio, si no antes. Agregar la información de un nuevo activo fijo a un sistema de rastreo antes de que el activo salga de las manos del comprador es recomendado. Esto asegura que un activo no desaparezca antes de que su presencia haya sido siquiera reconocida." – Jennifer VanBaren, ¿Cuáles son los Mejores Consejos para Rastreo de Activos Fijos?, wiseGEEK, Twitter: @wiseGEEK

8. Use números únicos de rastreo de activos en lugar del número de serie del activo. "Es posible que el número de serie de un activo sea idéntico al de otro activo. Si el número de serie se usa como número de rastreo, los números duplicados causarán confusión porque no hay forma de distinguir los dos activos. Esto puede comprometer la integridad de los datos y llevar a balances de clientes e inventario inexactos, reducir sus ingresos por alquiler y afectar la satisfacción del cliente. Usar un número de rastreo único diferente del número de serie elimina estos problemas. En el raro caso de que se pierda un número de rastreo, el activo aún puede buscarse usando su número de serie y re-etiquetarse correctamente para retener el historial del activo." – Christine Span, Especialista en Marketing, Las Cinco Mejores Prácticas de Rastreo de Activos, TrackAbout, Twitter: @trackabout

9. Conozca su nivel de servicio sostenible. La Agencia de Protección Ambiental de EE. UU. ha presentado investigaciones sustanciales, incluyendo consejos de rastreo de activos y estrategias de gestión de activos, que resultan útiles para muchas aplicaciones. "Conocer su nivel de servicio 'sostenible' requerido le ayudará a implementar un programa de gestión de activos y comunicar a las partes interesadas lo que está haciendo. Calidad, cantidad, confiabilidad y estándares ambientales son elementos que pueden definir el nivel de servicio y los objetivos de rendimiento del sistema asociados, tanto a corto como a largo plazo. Puede usar información sobre la demanda del cliente, datos de comisiones de servicios públicos o juntas, e información de otras partes interesadas para desarrollar sus requisitos de nivel de servicio. Sus requisitos de nivel de servicio pueden actualizarse para tener en cuenta cambios debido al crecimiento, requisitos regulatorios y mejoras tecnológicas." – Gestión de Activos: Una Guía de Mejores Prácticas, EPA, Twitter: @usepagov

10. Conozca la diferencia entre rastreo de activos y rastreo de inventario. "El rastreo de activos —saber qué artículos de valor usa una empresa, dónde están y quién los tiene— es diferente del rastreo de inventario. Según el gráfico 'Rastreo de Activos 101' de Wasp, el rastreo de activos implica gestionar la ubicación de recursos internos necesarios para seguir operando; rastrear artículos prestados; y monitorear depreciación, mantenimiento y contratos de garantía. El rastreo de inventario, por el contrario, implica gestionar productos que se venden, distribuyen o consumen; rastrear la recepción, almacenamiento, envío y venta de productos; y monitorear rotaciones de inventario, antigüedad y niveles de reorden." – Personal de DC Velocity, "Gráfico 'Rastreo de Activos 101' cita razones para saber dónde están sus activos", DC Velocity, Twitter: @DCVelocity

11. Trate la gestión de inventario y el rastreo de activos como dos entidades separadas, pero vitalmente importantes. SupplyTimes, un recurso robusto sobre gestión de cadena de suministro, a menudo ofrece consejos y tácticas de rastreo de activos para mejorar el flujo de la cadena de suministro, recomienda tratar el rastreo de activos y la gestión de inventario como funciones distintas. "Aunque poder ver cómo tanto el rastreo de inventario como la gestión de activos pueden impactar a una empresa es importante, entender que el inventario es lo que vende versus un activo es lo que la empresa posee es esencial. Alcanzar una mejor comprensión de las necesidades de gestión de inventario de una empresa significa más que rastreo de activos. Significa poder diferenciar entre los dos, asignar la valoración financiera que ambos tipos de datos requieren y poder ver cómo esos valores afectan la estructura corporativa general." – Rastreo de Activos, Gestión de Inventario: ¿Cuál es la Diferencia?, Supply Times

12. Realice un análisis de equipo crítico. "Entender los impulsores de costos le iluminará sobre los muchos costos asociados con el mantenimiento de inventario excesivo de repuestos. Una de las formas de reducir los niveles de inventario a solo lo esencial es emprender una revisión de criticidad del equipo. La mayoría de los paquetes CMMS tienen un campo codificado para identificar la criticidad del equipo en, digamos, una escala de uno a 10. Paquetes más sofisticados permiten a los usuarios asignar pesos y puntuaciones a un número ilimitado de variables definidas por el usuario, para construir una criticidad total para un activo o componente dado." – David Berger, P.Eng., editor colaborador, 5 consejos para gestionar repuestos, Plant Services, Twitter: @PlantServices

13. Equilibre costos, oportunidades y riesgos contra el rendimiento deseado de los activos. "La Gestión de Activos implica el equilibrio de costos, oportunidades y riesgos contra el rendimiento deseado de los activos, para lograr los objetivos organizacionales. Este equilibrio podría necesitar considerarse en diferentes marcos temporales. La gestión de activos también permite a una organización examinar la necesidad y el rendimiento de los activos y sistemas de activos en diferentes niveles. Además, permite la aplicación de enfoques analíticos hacia la gestión de un activo a lo largo de las diferentes etapas de su ciclo de vida (que puede comenzar con la concepción de la necesidad del activo, hasta su disposición, e incluye la gestión de cualquier responsabilidad posterior a la disposición)." – ¿Qué es la Gestión de Activos?, El Instituto de Gestión de Activos

14. Optimice el ciclo de vida del activo. Life Cycle Engineering publicó un artículo que apareció en RxToday con valiosos consejos y recomendaciones de rastreo de activos. El artículo informativo aconseja optimizar la operación del activo dentro de los rangos de diseño para maximizar la vida de sus activos. "Muchas organizaciones sufren primero de una falta de comprensión de las capacidades de diseño inherentes de sus activos y, en segundo lugar, cómo operar mejor dentro de sus rangos para optimizar el ciclo de vida del activo. Para algunos activos, operar ya sea por debajo o por encima del rango de diseño afecta adversamente la vida del activo." – Los Cinco Mayores Riesgos para una Gestión de Activos Efectiva, Como apareció en la Edición de Noviembre de RxToday, Life Cycle Engineering

15. Determine su brecha estratégica de activos. "Según el Departamento de Transporte de EE. UU., el primer paso en un proceso de gestión de activos físicos es establecer políticas organizacionales, incluyendo objetivos estratégicos y presupuestos. Esto ayuda a determinar los requisitos futuros de una empresa. El segundo paso implica recopilar y analizar el inventario actual de activos y rendimiento. La diferencia entre donde la empresa quiere estar y donde está hoy es la brecha estratégica de activos de la empresa, que indica donde la empresa necesita hacer mejoras." – Chirantan Basu, Demand Media, Función Organizativa de Gestión de Activos Físicos, Chron.com, Twitter: @HoustonChron

16. Cree una base de datos de sus activos. "Es una buena idea comenzar creando una base de datos de sus activos. De esa manera puede verificar si un activo ya está en su base de datos de inventario instantáneamente después de cada escaneo. También puede usar la base de datos para insertar descripciones de sus activos para que sus empleados o clientes puedan ver datos asociados en la aplicación después de cada escaneo. Y, si quiere que la persona que escanea registre la condición o comente sobre el activo, puede agregar preguntas de recopilación de datos a su servicio que se presentan después de cada escaneo." – Rastreo de Activos — Control de Inventario Mejores Prácticas, codeREADr, Twitter: @codeREADr

17. Elimine activos fantasma. "Un activo 'fantasma' es propiedad que está perdida, robada o inutilizable, pero que aún figura como activo fijo activo en el sistema. Según Recursos de Gestión de Activos, un proveedor líder de servicios de inventario y conciliación de activos, 'Después de 14 años de experiencia, AMR ha encontrado repetidamente que el 65 por ciento de los datos de activos fijos están incompletos, son inexactos o completamente faltantes, mientras que el 10 por ciento al 30 por ciento de los activos fijos ya no son propiedad'." – Mejores Prácticas para Gerentes de Activos Fijos, Sage Fixed Assets, Twitter: @SageNAmerica

18. Determine la responsabilidad de los activos. "Idealmente todos los activos serían rastreados por una organización. Sin embargo, generalmente es demasiado costoso rastrear y asignar propiedad a cada activo. En su lugar, una organización típicamente rastrea aquellos activos que son de importancia para la institución. La importancia de un activo puede basarse en varios factores, incluyendo su sensibilidad, criticidad, valor, o los requisitos de cumplimiento impuestos sobre él. Los activos importantes deben tener un propietario asignado responsable de establecer y mantener salvaguardas apropiadas para proteger esos activos." – Gestión de Activos, IU.edu, Twitter: @IUSafetyMatters

19. Ponga escáneres de código de barras portátiles en manos de las personas adecuadas. NPMA.org a menudo ofrece valiosos consejos e información de rastreo de activos. Este consejo de Marla Williams, CPPM, sugiere el uso de escáneres de código de barras portátiles para ayudar a la recopilación de datos donde tiene más sentido. "Ponga escáneres de código de barras portátiles en manos de la gente de Tecnología de la Información e Instalaciones que realmente reciben y/o instalan los activos. No es costo-efectivo y a menudo imposible que Propiedad persiga sus activos en el campo cuando la información podría haber sido recopilada por la gente que hace el trabajo." – Marla Williams, CPPM, Diez Consejos Principales para una Gestión de Propiedad Exitosa, NPMA.org

20. No olvide los puntos finos de la planificación. "La planificación de activos fijos es un proceso intrincado, y ciertamente no está sola. Más bien, está informada e impulsada por contabilidad, registro y rastreo. Algunas empresas fallan al mirar los puntos finos de sus tenencias, dejándolas en la oscuridad cuando llega el momento de comprar más de un producto dado o deshacerse de otros." – Tres Consejos para Fortalecer su Gestión de Activos Fijos, Sage, Twitter: @SageFixedAssets

21. Establezca referencias para qué activos rastrear. "Dependiendo del tamaño de su empresa y el número de activos, puede no valer la pena poner el mismo esfuerzo en rastrear cada activo. Necesita monitorear la condición y depreciación de cualquier edificio que posea, por ejemplo, pero no necesita códigos de barras para saber que aún están ahí. La Universidad Estatal de California en Long Beach solo rastrea activos fijos valorados en más de $5,000 o artículos importantes valorados en $500 que pueden ser robados fácilmente sin que nadie note el robo." – Fraser Sherman, Demand Media, Métodos de Rastreo de Activos Fijos, The Nest, Twitter: @TheNest

22. Incorpore pronósticos financieros en la planificación a largo plazo. Las entidades gubernamentales están colocando cada vez más el rastreo de activos efectivo en la parte superior de sus listas de prioridades, y como tal, se han convertido en un recurso útil para consejos y mejores prácticas de rastreo de activos. NJ.gov describe el valor de los planes de gestión de activos para la viabilidad a largo plazo: "Un plan de gestión de activos incorpora inventarios detallados de activos, tareas de operación y mantenimiento y planificación financiera a largo plazo para asegurar que las reservas de ingresos anuales y la reinversión sean suficientes para facilitar la viabilidad a largo plazo del sistema." – Guía y Mejores Prácticas de Gestión de Activos, NJ.gov, Twitter: @NJGovNews

23. Desarrolle procesos y documentación efectivos. "Primero, desarrolle procesos y documentación efectivos que respondan a estas preguntas. ¿Cuáles son las mejores formas de integrar la actividad de inventario con planificación de requerimientos de materiales, programación de producción y otras funciones? ¿Cómo se calculan los costos unitarios de mano de obra y otros gastos generales en el valor de inventario de subensamblajes? ¿Se registran puntualmente todas las transferencias de inventario hacia y desde el almacén? ¿Cómo se tratan las diferencias entre conteos físicos y cantidades registradas? Definir y documentar procesos que aborden tales preguntas proporciona un marco para una gestión de inventario efectiva." – Brad K. Jay, Control de Inventario: Lo Que Debe Saber, AutomationWorld, Twitter: @automationworld

24. Adopte la movilidad. "Mantener el rastreo de activos en servicios públicos es más complicado que en otras organizaciones. Los activos van desde postes y tuberías fijas hasta vehículos en movimiento, piezas y personas. Con las soluciones de tecnología móvil de hoy, su fuerza de campo puede integrar fácilmente la gestión de inventario y rastreo de activos en la jornada laboral, mejorando su resultado final y eficiencia operativa general." – Gestione Activos, Riesgos y Costos Para Impulsar Estratégicamente el Éxito, Gestión de Inventario de Servicios Públicos/Rastreo de Activos, Motion, Twitter: @MotionComputing

25. Adopte el enfoque MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones). "El objetivo principal de toda organización es gestionar instalaciones al menor costo en el menor tiempo posible. Cada vez más, las organizaciones están encontrando que la gestión efectiva de la cadena de suministro y una operación de almacén eficiente para apoyar mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) son elementos críticos que either los hacen competitivos o contribuyen a una mayor ineficiencia. Un almacén que apoya actividades MRO con las piezas correctas en el lugar correcto en el momento correcto impulsa la eficiencia operativa de la organización." – Andy Gager de Marshall Institute, Informe Especial: Gestión de Inventario Oportuna y Rentable, Marshall Institute, Twitter: @Marshall_Inst

26. Designe una ubicación central para inventario MRO para reducir problemas de inventario oculto. SupplyChain247 es una gran fuente de consejos de rastreo de activos relacionados con gestión de cadena de suministro. En un artículo que ofrece valiosos consejos de gestión de inventario de activos, John M. Donnelly sugiere, "Invariablemente es más eficiente almacenar suministros MRO en una ubicación central por instalación en lugar de mantenerlos en varias ubicaciones no identificadas. Es crucial tener sistemas informáticos para rastrear, gestionar y controlar inventario. Armados con datos de uso y costos de transacción, una organización puede 'dimensionar correctamente' su inventario MRO de acuerdo con estándares de rendimiento de la cadena de suministro." – John M. Donnelly, Cinco Prácticas Básicas Que Pueden Cerrar Rápidamente la Brecha con Mejores Prácticas en Gestión de Inventario MRO, SupplyChain247, Twitter: @SupplyChain247

Beneficios de Seguir Consejos y Mejores Prácticas de Gestión de Activos

Hay una multitud de beneficios al seguir consejos de rastreo de activos y mejores prácticas para gestión de activos, desde ahorro de costos hasta aumento de productividad, mejor utilización de activos, y mucho más. Los siguientes consejos de rastreo de activos describen los muchos beneficios obtenidos de soluciones de rastreo de activos.

27. Las capacidades de análisis predictivo proporcionadas por el rastreo de activos ayudan a mantener ajustados los presupuestos de capital y operativos. "La incertidumbre alrededor de una recuperación económica mantiene ajustados los presupuestos de capital y operativos. Las empresas ahora están usando capacidades específicas para predecir fallas de activos con el fin de evitar costosos tiempos de inactividad y reducir costos de mantenimiento." – IBM United Kingdom Limited, Gestión de activos: el cambiante panorama del análisis predictivo, ITHound.com, Twitter: @IThound

28. Reduzca riesgos rastreando hardware de TI. "Mientras el hardware se vuelve cada vez más commoditizado a nivel de escritorio; en el centro de datos, servidores, almacenamiento, red e infraestructura de hardware aún requieren inversión de capital significativa y extensos costos de mantenimiento para cualquier organización. Además, la pérdida de activos, interrupciones de negocio o flujo de trabajo y violaciones de datos siguen siendo un riesgo serio. Rastrear y gestionar estos activos en el centro de datos tan eficientemente como sea posible es crítico para las operaciones comerciales y el máximo retorno de inversión. El Etiquetado de Activos, y la actividad correlativa de asociar datos precisos a la etiqueta de activo, es una práctica para gestionar y conciliar propiedad, ubicación y configuración de activos de hardware." – David Foxen y Martin Thompson, Guía rápida para Etiquetado de Activos de Hardware, The ITAM Review, Twitter: @itamreview

29. El rastreo de activos permite un rendimiento sostenido de activos, lo que permite la salida de valor a clientes. El Entorno de Aprendizaje del Programa de Gestión de Infraestructura Sostenible (SIMPLE) ofrece consejos de rastreo de activos enfocados en mejorar la gestión de infraestructura y rendimiento sostenido. "La capacidad de producir salida de valor a nuestros clientes está directamente relacionada con el rendimiento sostenido de nuestros activos usando el proceso de evaluación de triple resultado de los servicios proporcionados utilizando análisis ambiental, social y económico." – ¿Qué es la Gestión de Activos?, Entorno de Aprendizaje del Programa de Gestión de Infraestructura Sostenible

30. El rastreo de activos elimina métodos manuales engorrosos e poco fiables. "Una tarea manual exhaustiva, los sistemas de rastreo de activos monitorean la ubicación y uso de los activos. Códigos de barras y, más recientemente, etiquetas RFID con chips o bandas magnéticas se usan para identificar activos. Las llamadas etiquetas inteligentes pueden usarse para registrar otros atributos además de ubicación como temperatura para asegurar niveles de calidad de mercancías mantenidos en transporte." – Rastreo de Activos, Supply Times

31. El rastreo de activos permite la 'Infraestructura Física Más Inteligente'. "Las organizaciones enfrentan desafíos persistentes para maximizar el rendimiento del ciclo de vida de sus activos. Cada vez más empresas están invirtiendo en infraestructuras complejas que están cada vez más interconectadas y dependientes de tecnología operativa. Para combatir tales desafíos, las organizaciones están recurriendo a habilitar procesos e integración de datos a lo largo del ciclo de vida de sus diversos activos. Están dando un salto hacia la implementación de métodos y herramientas para gestionar tecnologías operativas que permitan la cosecha de datos e insights importantes con facilidad. IBM Maximo se refirió a esta tendencia como el auge de la Infraestructura Física Más Inteligente." – Avigail Shabtai, Top 3 Tendencias Globales Emergentes de Gestión de Activos de 2014, Blog Field Service Professor, Twitter: @EuchlidesTech

32. El rastreo de activos agiliza la auditoría. "Las auditorías pueden completarse rápida, fácil y precisamente. El uso de un código de barras en la etiqueta de identificación del activo, y una computadora de mano (con lector de código de barras integrado) para leer esas etiquetas, significa que toma menos de un segundo auditar cada activo." – Una Introducción a la Gestión de Activos para Activos Físicos, SageData

33. El rastreo de activos mejora la previsión. "El rastreo de activos agiliza la previsión manteniendo conteos precisos de inventario en una base de datos central, junto con datos históricos, pedidos previos y otra información. Cada bit de datos está al alcance de su mano, permitiéndole identificar tendencias y hacer predicciones más precisas para satisfacer demandas. Eso significa que no se queda con excedentes no utilizados que ocupan espacio valioso, pero tampoco se queda corto en suministros necesarios." – Nate Goodman, 4 Desafíos de Control de Inventario Simplificados a Través del Rastreo de Activos, ThoughtReach, Twitter: @ThoughtReach

34. Prevenga el fraude con métodos eficientes de rastreo de activos. "¿Sabía que los esquemas de malversación de activos son el tipo más común de fraude que afecta a pequeñas empresas? La mejor manera de prevenir el fraude es tener un rastreo de activos preciso y conteos físicos regulares." – Equipo N@W, Cubra sus Activos – Rastreo de Activos Fijos, Net@Work, Twitter: @NetatWork_corp

35. La gestión de inventario de activos no es solo para aplicaciones minoristas y de manufactura. "Los beneficios de los sistemas modernos de gestión de inventario no son solo para los sectores minorista y de manufactura. También ofrecen grandes ventajas para cualquier organización que gestione una cadena de suministro para artículos consumibles, como militares e instalaciones médicas." – Tim Crosby, Cómo Funcionan los Sistemas de Gestión de Inventario, How Stuff Works, Twitter: @HowStuffWorks

36. Aumente la productividad del personal con soluciones automatizadas de inventario y adquisiciones. "Las soluciones automatizadas para inventario y adquisiciones generan grandes ahorros sobre sistemas manuales — desde costos administrativos reducidos hasta ciclos de adquisición y cumplimiento acortados. Eliminar procesos manuales, por ejemplo, aumenta la productividad del personal; y rastrear datos para asegurar reembolsos de proveedores puede resultar en ahorros monetarios significativos." – Tina Stehle, Vicepresidenta Senior y Gerente General, Grupo de Soluciones de Hospitalidad Agilysys, Cinco Razones Principales para Automatizar Inventario y Adquisiciones, Hotel Business Review

37. El rastreo de activos ayuda a prevenir problemas de flujo de caja. Muchos consejos de rastreo de activos tocan el hecho de que el rastreo de activos y la gestión de activos efectiva tienen impactos positivos de amplio alcance en las organizaciones, como este consejo de BusinessBee: "El software de inventario puede ayudar a prevenir problemas de flujo de caja identificando qué artículos necesitan más atención. Por ejemplo, podría suponer que sus artículos más caros en su inventario son los más importantes. De hecho, los artículos menos caros afectan más a su negocio porque tienen ratios de rotación más altos. Un sistema de inventario efectivo le ayudará a determinar el impacto monetario de un artículo en el negocio para que pueda mantener una mayor cantidad del stock vital. Cuando entiende cómo equilibrar costos con las necesidades de su empresa, sabrá pedir menos artículos no importantes, lo que ayudará a promover un flujo de caja estable." – Cómo el Software de Sistema de Inventario Puede Ayudar a Reducir Costos, BusinessBee, Twitter: @BusinessBeeCom

38. Mejore flujos de trabajo y permita a su personal enfocar su atención en la prestación de servicios. En el caso de un hospital, la implementación de un sistema robusto de gestión de cadena de suministro permitió al personal clínico poner mayor énfasis en la atención al paciente. "La ganancia más inmediata resultante del robusto sistema de gestión de cadena de suministro implementado en CHUM es una mejora en los flujos de trabajo de todos los empleados de quirófano. Liberados de deberes de gestión de inventario, el personal clínico ahora puede aumentar su enfoque en la atención y apoyo al paciente y la capacitación de futuro personal de enfermería. Además, los manipuladores de stock en el departamento de gestión de materiales y técnicos de procesamiento estéril ahora tienen un impacto directo en el progreso diario de actividades en el quirófano." – Automatizando la gestión de inventario—un enfoque innovador para mejorar el rendimiento de la cadena de suministro del quirófano: el caso CHUM, Hospital Inteligente Hoy

39. El rastreo de activos mejora el control de calidad. "Ciertas mejores prácticas de gestión de inventario se vinculan al control de calidad. Los empleados deben ser provistos con listas de verificación y/o sistemas informáticos que les ayuden a seguir procedimientos adecuados al revisar los bienes que reciben. Todos los bienes deben ser examinados por signos de daño, incluyendo fugas, rasgaduras o sellos rotos; discrepancias en descripciones — colores, estilos y tallas de productos deben ser idénticos a órdenes de compra; y precios y términos de venta. Si la calidad del producto es menor a la acordada, la mercancía debe ser devuelta a proveedores. Esta medida no solo evita aumentos innecesarios en niveles de stock, sino que también previene que los empleados ofrezcan a clientes mercancía inapropiada. Si los productos cumplen con los estándares de calidad requeridos, los empleados deben considerar factores particulares, como luz, humedad y temperatura, para evitar dañar la mercancía guardada en almacén." – Clara Lu, Entendiendo las mejores prácticas de gestión de inventario, TradeGecko, Twitter: @tradegecko

40. Tome decisiones efectivas de presupuesto, operaciones y finanzas basadas en datos precisos y confiables. Un informe de GAO ofrece consejos de gestión de activos y mejores prácticas para crear un gobierno efectivo y costo-eficiente. El informe señala, "Datos precisos y confiables son esenciales para un ambiente operativo eficiente y efectivo en el sector privado así como en el gobierno federal. El inventario representa una porción significativa de activos en el gobierno federal y sector privado. Por lo tanto, gerentes y otros tomadores de decisiones necesitan saber cuánto inventario hay y dónde está ubicado para tomar decisiones efectivas de presupuesto, operación y finanzas y crear un gobierno que funcione mejor y cueste menos." – Guía Ejecutiva: Mejores Prácticas en Lograr Conteos Físicos Consistentes, Precisos de Inventario y Propiedad Relacionada, GAO, Twitter: @USGAO

Consejos de Gestión de Inventario de Activos

Estos consejos de gestión de inventario de activos le ayudarán a obtener el máximo de su solución de rastreo de activos. Desde agilizar la gestión de inventario hasta integrar el rastreo de activos con aplicaciones financieras y más, siga estos consejos para obtener el máximo valor de su solución de rastreo de activos.

41. El rastreo de activos agiliza la gestión de inventario. Clearly Inventory está enfocado, claramente, en inventario, ofreciendo consejos y mejores prácticas de gestión de inventario de activos. Un artículo sobre fundamentos de inventario ofrece este consejo: "La mayoría de las empresas tienen una gran parte de su capital atado en activos. Estos activos pueden ser cosas como edificios, automóviles, maquinaria, muebles, accesorios, equipos, computadoras, etc… A menudo las empresas necesitan saber el valor de estos activos junto con otra información como dónde están, cuándo fueron comprados, por cuánto, etc. Su contador puede necesitar esta información, bancos, compañías de seguros, socios, gente en operaciones y gerencia. No puede obtener el mejor uso de sus activos si solo tiene una idea vaga de qué son, dónde están y qué cuestan. Este es tan buen momento como cualquier otro para contar sus activos a largo plazo." – Fundamentos de Inventario: Cómo Contar sus Artículos de Inventario, Clearly Inventory, Twitter: @ClearInventory

42. Los activos juegan un papel en cálculos de ingreso neto. "Los activos (tangibles o intangibles) son cualquier cosa que una corporación posee o controla que representa valor monetario. Para que las corporaciones calculen el ingreso neto que resulta de sus esfuerzos con fines de lucro, los valores precisos de los activos deben ser determinados y considerados en los resultados de ingreso neto. Los activos fijos son artículos tangibles, como la propiedad y equipo que un negocio usa en sus actividades diarias. Estos tipos de activos no se venden típicamente a la base de clientes de una empresa; son equipos, vehículos y otros artículos propiedad de la empresa que se usan para ayudar a运营 el negocio, pero pierden valor con el tiempo debido a la edad y el uso." – Brian Knott, Fundamentos de Depreciación: Cómo la Gestión de Activos Ahorra Efectivo Corporativo, Apptricity, Twitter: @apptricity

43. La medición lo es todo. "Las métricas son esenciales para una cadena de suministro bien gestionada. Las métricas por sí mismas, sin embargo, no valen nada. El propósito de una métrica es impulsar el cambio cuando la variable que está midiendo tiende en la dirección equivocada. Un número de métricas diferentes son útiles para gestión de inventario. Días de suministro por producto y ubicación basados en pronóstico es una excelente métrica a nivel SKU." – Jane B. Lee, 8 Reglas de Sentido Común para Gestión de Inventario, Inbound Logistics, Twitter: @ILMagazine

44. Elimine errores de entrada de datos con escaneo de código de barras. "El uso de intercambio electrónico de datos (EDI) y escaneo de código de barras puede ayudar a eliminar errores de entrada de datos. Huppertz sugiere implementar un sistema de 'conteo cíclico'. Elija unos pocos artículos al día y compare el registro de inventario con el conteo real. Los más vendidos deberían contarse más a menudo." – Lisa Girard, Cinco Pasos para una Gestión de Inventario Sin Dolor, Entrepreneur.com, Twitter: @Entrepreneur

45. Las auditorías de inventario siguen siendo esenciales. Muchos consejos de rastreo de activos apuntan a la importancia de la conciliación manual de inventario, que debe ocurrir periódicamente pero regularmente. En un artículo en Small Biz Resources, Raad Mobrem ofrece este consejo: "Incluso con la mejor tecnología alrededor, aún necesitamos conciliar los números en nuestros libros con números reales. El inventario puede perderse, ser robado, dañado y tirado. Hacer auditorías mensuales o, como mínimo, trimestrales de su inventario es una gran práctica. Es un proceso fácil que, con un sistema bien mantenido, prevendrá grandes obstáculos en el futuro." – Raad Mobrem, 6 Consejos para Gestión de Inventario, Small Biz Resources

46. Los descuentos por compra al por mayor no siempre son tan atractivos como parecen. "Algunos propietarios de negocios pueden ser atraídos por descuentos por compra al por mayor a adquirir más inventario del que necesitan. En algunos casos, sin embargo, el inventario adquirido a través de compras al por mayor ata efectivo y ocupa espacio minorista, de almacén o de manufactura que podría usarse para un retorno mayor. No olvide tener en cuenta estos costos, así como costos a largo plazo atados a obsolescencia, deterioro o merma de inventario al considerar descuentos por compra al por mayor." – Sageworks, 6 Consejos para Mejorar la Gestión de Inventario, Funding Gates, Twitter: @fundinggates

47. Describa claramente los elementos clave de su sistema de gestión de inventario. "Un sistema de gestión de inventario efectivo consiste en unos pocos elementos básicos. Lo más importante, es vital ser claro y descriptivo de ubicaciones de almacenamiento, artículos y números de inventario. Descripciones ambiguas o poco claras serán extremadamente difíciles de gestionar más tarde." – Andrea Hayden, Los Fundamentos de la Gestión de Inventario, Intuit QuickBooks, Twitter: @Intuit

48. Evite tiempos de inactividad manteniendo inventario de repuestos esenciales. "Otra forma de evitar tiempos de inactividad (o asegurar que minimice la duración de tal evento) es a través del rastreo de activos. No olvide este hecho importante: Las piezas de repuesto también son parte de su inventario y son tan importantes como el equipo principal. Por lo tanto, trate sus repuestos igual que trataría cualquier otra maquinaria. Rastrear repuestos es más que solo saber dónde están ubicados (esta información es, por supuesto, muy importante también). También es saber cuántas piezas tiene a mano y con qué frecuencia las necesita. Si entiende el programa de mantenimiento de su equipo y sigue un plan estricto de mantenimiento preventivo, saber cuántos repuestos necesita a mano debería, en su mayor parte, ser bastante predecible." – Elimine Tiempos de Inactividad con Estos Consejos de Control de Inventario, El Blog de Gestión de Mantenimiento, Twitter: @MAPCONtech

49. Integre sistemas automatizados de gestión de inventario con sistemas contables. "La automatización puede impactar dramáticamente todas las fases de la gestión de inventario, incluyendo conteo y monitoreo de artículos de inventario; registro y recuperación de ubicación de almacenamiento de artículos; registro de cambios en inventario; y anticipación de necesidades de inventario, incluyendo requisitos de manejo de inventario. Esto es cierto incluso para sistemas independientes que no están integrados con otras áreas del negocio, pero muchos analistas indican que las ganancias de productividad —y por lo tanto rentabilidad— que se obtienen a través del uso de sistemas automatizados pueden aumentarse aún más cuando una empresa integra sus sistemas de control de inventario con otros sistemas como contabilidad y ventas para controlar mejor los niveles de inventario." – Sistemas de Control de Inventario, Inc.com, Twitter: @Inc

50. Categorice su inventario. "Porciones de su inventario se moverán más rápido que otras y, por lo tanto, requerirán un enfoque de gestión diferente. De hecho, la regla 80-20 se aplica a los artículos que almacena, por lo que es una buena idea categorizar el inventario y establecer prioridades en consecuencia. Por ejemplo, podría querer asegurarse de tener un mayor colchón de stock para sus artículos de movimiento más rápido. Los artículos de movimiento más lento pueden requerir menos seguridad. Este enfoque de mejores prácticas de gestión de inventario a veces se conoce como análisis ABC. Los números de ventas a menudo se asocian con análisis ABC, pero la rentabilidad es otra forma de priorizar. El Instituto NAW para la Excelencia en Distribución, por ejemplo, cita la estratificación de inventario basada en el retorno bruto de margen sobre la inversión en inventario como una mejor práctica." – Las 5 Mejores Prácticas en Gestión de Inventario, Grupo TLC, Twitter: @Infor10Syteline

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