Domina el Seguimiento de Activos en Escuelas: 3 Estrategias Clave para Automatización, Planificación y Colaboración TI

Las escuelas de todo tipo deben rastrear con precisión sus activos para cumplir con los estándares de la Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB) y la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), además de ser responsables ante sus partes interesadas. A medida que las escuelas dependen más de la financiación y donaciones de fuentes externas, deben gestionar y rastrear sus activos de manera responsable para justificar los gastos ante esos interesados. Pero las escuelas tienen tantos activos repartidos por campus, instalaciones, aulas y hogares de administradores, profesores y estudiantes que puede ser casi imposible rastrear los activos con precisión. Hay algunas formas en que las escuelas pueden mejorar sus prácticas de seguimiento de activos, incluyendo

1. Agilizar y automatizar el seguimiento de activos
2. Trabajar con equipos de TI para rastrear laptops y dispositivos móviles
3. Crear un plan de gestión de activos

1. Agiliza y Automatiza el Seguimiento de Activos

Si las escuelas quieren aprender algo del fiasco del inventario de computadoras del Distrito Escolar Unificado de Los Ángeles en 2014, cuando casi $200,000 en dispositivos habían sido robados o estaban desaparecidos, es que adoptar las mejores prácticas de seguimiento de activos es crítico para evitar errores y una costosa pérdida de equipo.

Los distritos escolares y otras instituciones educativas que adoptan las mejores prácticas de seguimiento de activos y agilizan y automatizan sus procesos pasan auditorías con gran éxito y rastrean sus activos mucho más fácilmente que aquellos que dependen del seguimiento manual de activos. Los profesores y administradores también aprecian la cantidad de tiempo ahorrado en el registro de entrada y salida de activos cuando el proceso funciona sin problemas con una solución de seguimiento de activos que utiliza códigos de barras y etiquetas de activos para un escaneo preciso.

Si tu distrito escolar o institución educativa depende de Excel u otro proceso manual para rastrear activos, estás costando a los empleados horas dedicadas a actualizar registros individuales de activos durante su vida útil. Los sistemas manuales también son mucho más propensos a involucrar confusión y errores que pueden resultar en equipo perdido, dañado o robado antes de que alguien se dé cuenta de que hay un problema. Y los procesos manuales no responsabilizan a las personas tanto como los procesos automatizados.

De hecho, los grandes distritos escolares e instituciones de educación superior tienen una increíble dificultad para rastrear sus activos, muy parecido al Distrito Escolar Unificado de LA. Las universidades a menudo reportan pérdidas de decenas de miles a millones de dólares, y esas pérdidas pueden minimizarse y virtualmente eliminarse cuando las instituciones adoptan sistemas de seguimiento de activos. Las soluciones tecnológicas efectivas de gestión de activos utilizan escáneres de código de barras para reducir las posibilidades de error humano y mantener registros precisos en tiempo real en una base de datos.

2. Trabaja con Equipos de TI para Rastrear Laptops y Dispositivos Móviles

Cuando las escuelas inician una iniciativa de tecnología uno a uno que implica prestar una laptop, tablet o iPad a los estudiantes, corren el riesgo de perder una gran cantidad de dinero cuando los activos se pierden o dañan. Los profesionales de TI en instituciones educativas se dan cuenta de que las iniciativas requieren una planificación extensa y lideran la carga en la implementación de sistemas de seguimiento de activos antes de entregar dispositivos a los estudiantes. Gestionar los dispositivos puede convertirse en un trabajo a tiempo completo para los equipos de TI cuando sus instituciones educativas no invierten en un sistema de seguimiento de activos.

Aquellos que implementan sistemas de seguimiento de activos aprecian el ahorro de tiempo y costos que logran al automatizar los procesos de seguimiento de activos y saber en cualquier momento quién firma la entrada y salida de dispositivos, si están dañados, qué padres han comprado seguro y cuáles se han perdido. Muchos de estos sistemas usan escáneres de código de barras vinculados a IDs de estudiantes y empleados y números de serie de dispositivos para que no pueda haber duda sobre quién retiró un dispositivo. Algunos profesionales de TI en instituciones educativas prefieren invertir en tecnologías avanzadas de seguimiento de activos que incluyen funciones de reporte y dan a todo su equipo la capacidad de rastrear y ver información de dispositivos en tiempo real.

3. Crea un Plan de Gestión de Activos

La mayoría de las escuelas tienen un equipo de TI que puede rastrear sus dispositivos, pero incluso aquellas que no entienden el valor de crear un plan de gestión de activos para todos sus activos. Los distritos escolares públicos especialmente requieren un programa de gestión de activos efectivo porque los activos se compran con dólares de contribuyentes o dinero de subvenciones en la mayoría de los casos. Y muchas escuelas públicas tienen fondos limitados y necesitan maximizar los ciclos de vida de los activos como resultado. La mejor manera de asegurar que los activos se rastreen adecuadamente es crear un plan de gestión de activos.

Específicamente, los planes de gestión de activos para instituciones educativas tienen en cuenta todos los activos, desde sistemas HVAC, hasta edificios, hasta hardware. Debido a que muchas escuelas no tienen el dinero necesario para comprar nuevos activos para reemplazar los más antiguos, confían en un plan de gestión de activos para determinar cuáles reparar y cuándo. Los planes de gestión de activos también implican mantenimiento preventivo para mantener los activos en buen estado el mayor tiempo posible. El mejor escenario es combinar un plan de gestión de activos con un sistema de seguimiento de activos para tener un registro completo de todos los activos, su programa de mantenimiento y su información de seguimiento.

Las escuelas deben rastrear sus activos adecuadamente para cumplir con los estándares GASB y FASB y ser responsables ante sus partes interesadas. Para mejorar las prácticas de seguimiento de activos y mantener el control financiero, las instituciones educativas deben agilizar y automatizar el seguimiento de activos, trabajar con sus equipos de TI para rastrear laptops y dispositivos móviles, y crear un plan de gestión de activos.
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