Gestión Efectiva de Inventario Hospitalario: 3 Estrategias Comprobadas de Rastreo de Activos

Los hospitales a menudo son criticados por gestionar ineficientemente los suministros y gastar demasiado en inventario. A medida que los hospitales se ven obligados a ajustar sus presupuestos, los gerentes de materiales, proveedores y miembros del personal son presionados para abordar la gestión de inventario; desafortunadamente, a menudo se les dice que lo hagan de una manera que consume mucho tiempo e involucra procesos manuales que son ineficientes y propensos al error humano.
Si el tiempo del personal se gasta gestionando manualmente el inventario y rastreando el uso en múltiples ubicaciones de suministro, los hospitales no están haciendo mucho para corregir sus problemas de gestión de inventario. Tampoco se están ayudando a sí mismos cuando se trata de preparar informes, mantener el cumplimiento y documentar el uso. También carecen de un sistema consistente para llenar pedidos de último minuto de enfermeras y médicos.
Para optimizar la gestión de inventario hospitalario y automatizar la distribución de suministros y medicamentos, los ejecutivos hospitalarios necesitan implementar mejores prácticas como invertir en un sistema de gestión de suministros hospitalarios y optimizar las tareas de gestión de inventario. De hecho, nuestros consejos para la gestión de inventario hospitalario incluyen:

• Implementar un Sistema de Gestión de Suministros Hospitalarios
• Adoptar Sistemas Automatizados de Gestión de Inventario
• Usar Etiquetas de Activos para Check-Out y Check-In Eficiente de Instrumentos Médicos

Los hospitales que toman medidas en estas líneas mejorarán la eficiencia del personal, reducirán los costos de suministros de inventario y mejorarán el resultado final. Sigue leyendo para aprender más sobre nuestros consejos para la gestión de inventario hospitalario.

Implementar un Sistema de Gestión de Suministros Hospitalarios

Implementar un sistema de gestión de la cadena de suministro de salud ayuda a los hospitales a reducir gastos y mantener sus presupuestos en línea. La gestión de la cadena de suministro de salud es compleja porque está fragmentada y, según Jacqueline Belliveau de RevCycle Intelligence, "implica obtener recursos, gestionar suministros y entregar bienes y servicios a proveedores y pacientes. Para completar el proceso, los bienes físicos e información sobre productos y servicios médicos generalmente pasan por una serie de partes interesadas independientes, incluyendo fabricantes, compañías de seguros, hospitales, proveedores, organizaciones de compras grupales y varias agencias regulatorias. Sin embargo, al promover la eficiencia en la cadena de suministro de salud, los hospitales y prácticas médicas pueden crear oportunidades sustanciales de reducción de costos en toda su organización".
Los proveedores médicos usan una plétora de artículos cada día para tratar pacientes, y usan varios de cada artículo a lo largo de sus turnos. Los empleados almacenan estos artículos, que provienen de centros de distribución o directamente de fabricantes, por lo que puede haber muchas organizaciones involucradas en obtener a los proveedores el inventario que necesitan diariamente. La gestión de la cadena de suministro involucra a cada una de estas organizaciones además de agencias regulatorias, como la Administración Federal de Medicamentos, y compañías de seguros. Gestionar esta cadena de suministro es difícil no solo porque está fragmentada sino también porque varias partes interesadas tienen sus propios objetivos; por ejemplo, médicos y enfermeras están cómodos con ciertos productos pero los ejecutivos hospitalarios típicamente compran los artículos más asequibles y de alta calidad disponibles.
Por estas razones, implementar un sistema de gestión de la cadena de suministro hospitalario es imprescindible. Elegir una plataforma implica encontrar una solución que cumpla con las necesidades de tu organización con características como gestión automatizada de inventario, captura automática de datos, acceso móvil y almacenamiento de datos.

Adoptar Sistemas Automatizados de Gestión de Inventario

Un sistema automatizado de gestión de inventario es imprescindible para un hospital ocupado para optimizar la cadena de suministro hospitalaria. Estos sistemas automatizados de gestión de inventario incluyen tecnologías para rastrear y trazar inventario y dispositivos usados cada día en un entorno de salud. A menudo, utilizan códigos de barras y etiquetas RFID con números de identificación únicos para cada artículo de inventario para permitir un rastreo y gestión precisos. Enfermeras y médicos pueden escanear los códigos de barras con escáneres móviles o dispositivos y confiar en que los datos se almacenarán en el sistema; al mismo tiempo, la captura automática de datos asegura informes precisos para historiales médicos e inventario.
Los sistemas automatizados de gestión de inventario también ayudan a los proveedores de salud a identificar si los productos han sido retirados del mercado o dañados y ser proactivos para evitar dar tales productos o medicamentos a pacientes. Además, la gestión automatizada de inventario ayuda a identificar medicamentos y dispositivos que se usan frecuentemente y pronostica posibles escaseces. Los gerentes de inventario tienen acceso a los datos y pueden establecer niveles mínimos de inventario que automáticamente realizarán pedidos de artículos antes de que haya una escasez. Así, los costos se mantienen bajos ya que los hospitales adoptan automáticamente prácticas lean a través del uso de gestión automatizada de inventario.

Usar Etiquetas de Activos para Check-Out y Check-In Eficiente de Instrumentos Médicos

Para maximizar la eficiencia de tu sistema automatizado de gestión de inventario como parte de tu sistema mayor de gestión de la cadena de suministro hospitalario, debes usar etiquetas de activos. Usa tu sistema de gestión de inventario para asignar etiquetas a tu equipo con códigos de barras que presenten números de identificación únicos para cada artículo. No uses los números de serie de los artículos como sus números de identificación porque los fabricantes pueden duplicar números de serie, y eso hará que rastrear piezas individuales de equipo sea virtualmente imposible para tu organización de salud.
Etiquetar equipos médicos es crítico para rastrear su uso y permitir check-out y check-in rápidos para proveedores de salud. Rastrear instrumentos médicos ahorra dinero al virtualmente eliminar pérdidas y robos. También optimiza el mantenimiento del equipo y ayuda a los gerentes a monitorear el ciclo de vida de equipos médicos valiosos. Escanear etiquetas para check-out y check-in de equipos también aumenta la visibilidad de tus activos y te ayuda a descubrir artículos faltantes sabiendo quién los usó por última vez y dónde. En general, las etiquetas de activos con etiquetas de código de barras te ayudan a reducir costos de inventario y aumentar la eficiencia y productividad del personal al optimizar el proceso de check-out y check-in.

Una Palabra Final sobre los Beneficios de Implementar Mejores Prácticas de Gestión de Inventario Hospitalario

Cuando tu hospital adopta mejores prácticas de gestión de inventario, como implementar un sistema de gestión de la cadena de suministro hospitalario, adoptar un sistema automatizado de gestión de inventario, y usar etiquetas para check-out y check-in eficiente de equipos médicos, cosecharás los beneficios y maximizarás tu retorno de inversión. Los beneficios más significativos de optimizar tus prácticas de gestión de inventario hospitalario incluyen:

• Cumplir metas de inventario – Con captura automática de datos vía tu sistema de gestión de inventario, tendrás conteos de inventario precisos en tiempo real y configurarás parámetros para reordenes automáticos. Eliminarás desperdicios y escaseces de productos.
• Maximizar el tiempo de los proveedores – Las enfermeras gastan demasiado de su tiempo gestionando inventario. Los sistemas automatizados de gestión de inventario alivian a las enfermeras de sus deberes de cadena de suministro y les dan más tiempo para pasar con pacientes.
• Gestionar retiros y reducir expiraciones – Rastrear equipos médicos, dispositivos y medicamentos con etiquetas de activos y códigos de barras te permite gestionar retiros más eficientemente y reducir el número de productos expirados en tus estanterías. Alertas y notificaciones te mantienen actualizado con la información más importante de dispositivos médicos y medicamentos.
• Usar analíticas para tomar mejores decisiones – Los sistemas de gestión de la cadena de suministro hospitalario y sistemas automatizados de gestión de inventario recopilan datos que se transforman en analíticas para ayudarte a entender mejor el uso de inventario, desperdicios y necesidades de mantenimiento. Tendrás el poder de tomar decisiones basadas en datos para pronosticar demandas con mayor precisión.

Imágenes vía Pixabay por skeeze y rdelarosa0