Estrategias Esenciales de Mantenimiento de Activos para Instituciones de Educación Superior

En años recientes, la necesidad de una gestión efectiva de mantenimiento de activos para educación superior se ha vuelto cada vez más clara. El último año, colegios y universidades worldwide han necesitado adaptarse a la pandemia y encontrar nuevas formas de gestionar clases, personal y activos. La transición masiva a aprendizaje online y aulas remotas ha aumentado costes y tiempo de planificación. Con la matrícula de pregrado en EE. UU. proyectada a crecer hasta 17 millones de estudiantes para 2029, es crucial que las escuelas aseguren tener los mejores sistemas y equipos para manejar la demanda.

Para proporcionar educación de calidad, la mayoría de escuelas adquieren constantemente nuevos activos para experiencias de aprendizaje más completas y conectadas. Una parte mayor de cualquier programa de campus es la gestión de mantenimiento de activos. Beneficios de un sistema organizado incluyen planificación a largo plazo mejorada, reducción de costes de equipos y mantenimiento, y visibilidad mejorada. En este artículo exploramos cinco mejores prácticas para su programa.

1. Crear un Proceso Simplificado de Préstamo de Activos

Tanto instructores como estudiantes necesitan acceso a variedad de materiales: libros, ordenadores, equipos A/V y suministros. Configurar un proceso de préstamo simple y efectivo es la mejor forma de rastrear activos prestados adecuadamente. Saber dónde están los activos y quién los tiene facilita coordinar mantenimiento y reduce probabilidad de pérdidas o robos. Un proceso de préstamo también reduce carga en profesores durante orientación de estudiantes al comenzar clases. Colocar una etiqueta de código de barras dedicada en cada asset agiliza aún más el proceso y facilita registrar entradas y salidas.

2. No Descuidar el Mantenimiento Preventivo de Activos

Incluso con un programa bien estructurado, sigue habiendo necesidad clara de planificación adecuada. Averías y reparaciones inesperadas cuestan tiempo y dinero, creando carga adicional para personal y presupuestos. Usar un EAM dedicado no solo permite rastrear costes, sino que también proporciona un buen formato para programar y rastrear actividades de mantenimiento.

También es importante recordar que el mantenimiento preventivo es tan importante como otras formas de conservación. Un programa formal debe incluir informes regulares, permitiendo a personal y gerentes revisar datos recientes y determinar si se necesitan mejoras. Estas revisiones también ayudan a asegurar que activos esenciales estén disponibles para próximos eventos y proyectos especiales.

3. Definir Responsabilidades Claras de Gestión de Activos

El campus promedio tiene muchos tipos de activos: mobiliario, sistemas A/V, equipos de comunicaciones (teléfonos), informáticos (portátiles, impresoras, fax), y de edificio (iluminación, HVAC). Para coordinar trabajo entre personal, equipo TI y mantenimiento, considere definir responsabilidades claras para cada rol o departamento. Cada activo tiene necesidades únicas según tipo, edad y nivel de uso. Definiendo estas responsabilidades y asignando trabajo vía sistema electrónico, incluso un equipo reducido puede soportar gran número de activos.

4. Prestar Atención a los Activos Digitales

La gran mayoría del material educativo hoy se entrega digitalmente: clases virtuales, tareas, horarios. Muchos estudiantes necesitan acceso a plataformas de software gestionadas por la institución. Es importante rastrear información de licencias de software en su sistema de gestión de activos.

Estos activos digitales a menudo se pasan por alto, pero hay ahorros potenciales que perder. Por ejemplo, coordinar renovaciones de licencias como mayor cantidad puede calificar para descuentos por volumen. El seguimiento de activos digitales también ayuda al personal TI a gestionar actualizaciones en los muchos ordenadores de personal y estudiantes conectados a la red.

5. Aplicar Mejores Prácticas de Planificación de Contingencia

El mantenimiento puede volverse prioridad tras un evento que disrumpe actividades escolares. Esto aplica no solo a desastres naturales como inundaciones o cortes de energía, sino también a circunstancias inesperadas como la pandemia. Su plan debe considerar peligros potenciales e incluir respuestas apropiadas. Es útil crear un equipo organizado de planificación de contingencia que revise diversos escenarios.

Las transiciones son difíciles en un año normal, pero más desafiantes con disrupciones mayores. Esto ocurrió el año pasado cuando muchas instituciones se vieron forzadas a transicionar a entorno remoto prácticamente de la noche a la mañana. Las que ya tenían un plan organizado de gestión de mantenimiento pudieron coordinar actividades de forma más organizada.

Las escuelas actuales deben gestionar variedad de activos digitales, físicos e institucionales. Siguiendo las mejores prácticas de este artículo se pueden prevenir fallos de equipos y reemplazos necesarios por pérdidas. Un programa efectivo debe ser organizado, transparente y capaz de manejar actividades planificadas e imprevistas. Con planificación adecuada, incluyendo etiquetas duraderas de gestión de activos y soluciones de software de gestión y mantenimiento, una escuela puede reducir carga administrativa en profesores y personal para que se centren en estudiantes y educación de calidad.