Las 10 Tareas Esenciales que Todo Gestor de Propiedades Debe Completar en 2024

Los gestores de propiedades para organizaciones y corporaciones están a cargo de mantener el inventario de activos físicos. Esta no es una hazaña fácil si su empresa maneja cientos o miles de productos o usa una variedad de herramientas y recursos físicos para proporcionar servicios. El final de un año y el comienzo del siguiente es un momento aún más ajetreado para los gestores de propiedades. Determinar inventario de fin de año, depreciación y pérdidas para fines fiscales mientras se hacen predicciones de presupuesto de inventario para el año siguiente puede volverse rápidamente desordenado y complejo sin un sistema sólido de gestión de activos. Aquí presentamos 10 formas de prepararse para 2024.

1. Analice el uso del inventario del año pasado. La mayoría de las empresas quieren una visión del panorama presupuestario al entrar en un nuevo año. A menos que planifique y proporcione documentación y evidencia de los fondos que necesitará para 2024, podría encontrarse corto de efectivo a mediados de año. La mejor forma de hacer estas predicciones es analizar la utilización del inventario del año actual y comparar esos datos con patrones de uso tendenciales, como aumentos o disminuciones a lo largo del tiempo o durante períodos estacionales.
2. Comprométase con la gestión de calidad. ¿Cuántos pedidos realizó en 2023 y de qué proveedores? ¿Qué proveedores entregan productos de menor costo o mejor servicio? ¿Tuvo problemas con entregas retrasadas? Reducir costos puede ser tan simple como ver qué funciona y qué no. Quédese con los proveedores más eficientes y gaste menos en inventario. Implementar un sistema de evaluación y aseguramiento le ayudará a medir proveedores potenciales antes de hacer negocios con ellos.
3. Redefina niveles óptimos de inventario. Además de la gestión de calidad de proveedores e inventario, el nivel óptimo es un factor crítico en el éxito de una empresa. Demasiado inventario inmoviliza capital de trabajo y aumenta costos de almacenamiento o manejo, restringiendo mucho a la empresa para avanzar. Muy poco inventario resulta en problemas que van desde clientes insatisfechos hasta pérdida de productividad en desarrollo o producción. El nivel óptimo equilibra ambos aspectos y permite progresión.
4. Elimine inventario inutilizable. Si mantiene inventario con problemas de calidad, hace poco más que ocupar espacio valioso. Monetice inventario inutilizable si es posible o elimínelo donándolo o reciclándolo.
5. Programe un plan de mantenimiento regular para 2024. Los gestores no solo controlan inventario, sino que aseguran que el equipo funcione correctamente para evitar pérdidas de productividad. Los Sistemas Computarizados de Gestión de Mantenimiento (CMMS) son una forma fácil de recopilar datos para seguimiento de órdenes de trabajo o monitoreo de condiciones. Etiquetas de activos CMMS con códigos de barras hacen que recopilar esta información sea más rápido, barato y preciso que la recopilación manual.
6. Realice inventario a intervalos preestablecidos. Si está a cargo de mantener inventario y hay repentinamente una escasez, ¿a quién culpan? Envíos confundidos, pedidos incorrectos, productos de reemplazo e incluso la desafortunada realidad del robo de empleados pueden causar estragos en sus números. ¿Cómo mantener sus productos más seguros en 2024? Hacer inventario más frecuentemente puede ayudar a identificar pérdidas menores antes de que se conviertan en problemas mayores.
7. Aumente las precauciones de seguridad. Es una realidad desafortunada que el robo es un problema creciente en control de inventario. Pero utilizar etiquetas de seguridad en cada pieza de inventario, o como mínimo en artículos de mayor valor, proporciona una forma infalible de rastrear la ubicación de cada activo. Hay diferentes tipos de etiquetas a prueba de manipulación que pueden disuadir a ladrones potenciales.
8. Reevalúe su sistema de seguimiento. ¿Cómo lleva el control de su inventario, incluyendo cuánto sale y cuándo? Si su empresa recién comienza, es posible que no tenga un sistema de gestión de inventario afinado. Hay docenas de aplicaciones de software que puede usar. Invertir en un sistema probado ahora le ahorrará muchos dolores de cabeza después.
9. Evalúe a sus proveedores de software. Si ya usa algún sistema computarizado de gestión de inventario, ¿qué tan complejo es su configuración actual? ¿Usa diferentes programas para diferentes aspectos? Si está compilando datos de programas que rastrean contabilidad y conteos físicos por separado y usando tablas dinámicas de Excel para analizar datos y hacer predicciones, hay una forma más fácil. Algunos sistemas manejan múltiples facetas y tienen herramientas analíticas integradas.
10. Obtenga un control más firme sobre cada pieza de inventario. Si usa un sistema manual, la influencia humana puede jugar un gran papel en percances. Usar un sistema establecido de seguimiento con etiquetas de activos o etiquetas de código de barras aliviará un nivel de intervención humana, proporcionándole tanto precisión como eficiencia. Combinado con una aplicación sólida de software de seguimiento de activos e inventario, su trabajo funcionará como una máquina bien engrasada en 2024.

Los gestores de propiedades siempre buscan formas mejores y más eficientes de manejar los muchos aspectos de su trabajo. Las etiquetas de activos y sistemas de seguimiento proporcionan la base para reducir costos operativos, impulsar ingresos mediante mayor productividad y mejora de calidad, y también proporcionan una imagen más clara de la organización general e identifican las decisiones que ayudarán a mover la empresa adelante.