Cinco cosas que los gerentes de mantenimiento deben buscar en un CMMS

Cinco cosas que los gerentes de mantenimiento deben buscar en un CMMS

Los gerentes de mantenimiento son las personas responsables de mantener las instalaciones en funcionamiento. Son miembros valiosos de cualquier operación; sus deberes varían en alcance según el tamaño y la función de la instalación para la que trabajan. Generalmente, los gerentes de mantenimiento supervisan la instalación, reparación y mantenimiento de la propiedad de un empleador, incluidas las máquinas, los sistemas mecánicos, los edificios y otras estructuras de las instalaciones. Las rutinas diarias de los gerentes implican ser responsables de cosas tan mundanas como reemplazar las bombillas hasta tan críticas como garantizar que se repare una pieza clave del equipo o que se responda adecuadamente a los daños causados ​​por el agua en un área de un edificio. Debido a que las empresas dependen de operaciones ininterrumpidas, los gerentes de mantenimiento tienen la responsabilidad de buscar formas de hacer su trabajo de la manera más eficiente y rentable.

En este sentido, un número creciente de gerentes está optando por sistemas de software de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) para guiar sus operaciones. Este software automatizado está diseñado específicamente para simplificar la gestión del mantenimiento mediante la utilización de interfaces seguras basadas en la nube, accesibilidad de dispositivos móviles y funcionalidad sin papel. Con un sistema de gestión de mantenimiento implementado, los gerentes pueden realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, generar rápidamente informes precisos y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo. Esta herramienta no solo es un ahorro de tiempo para los gerentes de mantenimiento, sino que, cuando se usa correctamente, puede dar como resultado una mayor vida útil del equipo, una mejor organización, una mejor administración del tiempo y utilización de la mano de obra y, en última instancia, costos reducidos y mayores ganancias.

Las siguientes son cinco características importantes de CMMS que deben tenerse en cuenta al considerar el software de gestión de mantenimiento:

1. Facilidad de uso de CMMS

Los sistemas de software de gestión de mantenimiento están diseñados para ser fáciles de usar y sin necesidad de experiencia técnica por parte de sus usuarios. Una vez que los datos de una instalación se han ingresado en el sistema, usar el software no es más difícil que usar una aplicación de teléfono inteligente. Todo lo que se requiere es tocar o hacer clic en los iconos, responder a las indicaciones y completar la información. Los CMMS también ofrecen portabilidad, lo que significa que se pueden usar cuando y donde sea que se encuentre una tecnología. No es necesario estar atado a una computadora de escritorio, ya que se pueden usar tabletas o teléfonos inteligentes para generar órdenes de trabajo, generar informes, cargar o ver imágenes y verificar los horarios de trabajo preventivos. El software puede sincronizar automáticamente datos de diferentes dispositivos eliminando la necesidad de actualizar manualmente los datos recién ingresados. Los sistemas de mantenimiento computarizados dan un nuevo significado a las aplicaciones fáciles de usar.

2. Identificación y cumplimiento de los requisitos inmediatos de funciones de CMMS

Cada empresa es única y también lo son sus necesidades inmediatas de gestión del mantenimiento. Por ejemplo, algunas empresas están ubicadas en una sola instalación, mientras que otras tienen varios sitios. Si este es el caso, entonces las opciones a considerar deben orientarse hacia un software de mantenimiento que pueda adaptarse a empresas con múltiples sitios. Más allá de esto, los gerentes de mantenimiento deben explorar cuidadosamente otras necesidades como:la cantidad de técnicos que usarán el software, la necesidad de diferentes niveles de acceso al sistema, el acceso móvil, la necesidad de incluir dibujos arquitectónicos y el tipo de soporte requerido. La mayoría del software de gestión de mantenimiento ofrece muchas de las siguientes funciones:gestión de proveedores, mantenimiento preventivo, gestión de órdenes de trabajo, seguimiento de equipos, inventario y piezas, lectura de códigos de barras, planos de planta interactivos, informes de mantenimiento, acceso a dispositivos móviles y mantenimiento de flotas.

3. Cumplir con los requisitos de funciones de CMMS a largo plazo

Las empresas no son operaciones estáticas. A medida que cambian las industrias y las tecnologías, las empresas también deben evolucionar. Esto también significa que los requisitos de mantenimiento de una empresa hoy pueden no ser los mismos mañana. Como los gerentes de mantenimiento deben adaptarse al cambio, también lo hace el software de gestión de mantenimiento en el que confían. Para las empresas que prevén crecimiento y desarrollo en su futuro, ya sea desarrollando o ampliando su sitio, comprando nuevos equipos y/o aumentando su personal, un CMMS debe adaptarse a estas necesidades futuras. Los sistemas de gestión de mantenimiento tienen capacidades para abordar las necesidades de las empresas en evolución al permitir agregar usuarios de personal adicionales, expandir y/o agregar nuevos sitios de instalaciones o actualizar nuevos equipos y activos de la empresa.

4. Opciones de soporte y capacitación de CMMS

Un software CMMS ofrece diferentes niveles de soporte según las necesidades del cliente. Las opciones de servicios de soporte incluyen incorporación, auditorías in situ y capacitación. Los gerentes de mantenimiento también tienen la opción de ingresar datos por su cuenta o hacer que un técnico de CMMS lo haga por ellos. La incorporación y la capacitación se pueden realizar en línea o en el sitio. También hay opciones de soporte continuo según las necesidades de la empresa. Al elegir las opciones de capacitación y soporte que sean más adecuadas para sus empresas, los gerentes deben sopesar los costos de los servicios adicionales con el tiempo, la energía y las asignaciones de recursos por no tenerlos.

5. Integración de CMMS con otros sistemas de software

Uno de los beneficios de usar software de gestión de mantenimiento es su capacidad para trabajar con otros sistemas de software. Los ejemplos incluyen las funciones de carga de imágenes y códigos de barras que integran el software de la cámara en los dispositivos móviles, así como la función de sincronización automática que actualiza los datos ingresados ​​desde diferentes dispositivos. La capacidad de los sistemas de gestión de mantenimiento para funcionar sin problemas con otro software aumenta su valor como herramienta eficiente y eficaz para los administradores de mantenimiento.

Hoy en día, las empresas enfrentan desafíos constantes por las demandas de la industria y las condiciones económicas. Para maximizar sus resultados finales, también deben encontrar las formas más eficientes de operar. Para los gerentes de mantenimiento, los sistemas de software de administración de mantenimiento computarizados brindan la ventaja necesaria para mantener los equipos y los activos en condiciones óptimas y con tiempos de inactividad mínimos.