Los 5 Criterios Esenciales de GMAO que Todo Gerente de Mantenimiento Debe Evaluar

Cinco cosas que los gerentes de mantenimiento deben buscar en un GMAO

Los gerentes de mantenimiento son los responsables de mantener las instalaciones en funcionamiento. Son miembros valiosos de cualquier operación; sus funciones varían en alcance según el tamaño y la función de la instalación para la que trabajan. Generalmente, supervisan la instalación, reparación y mantenimiento de la propiedad del empleador, incluyendo máquinas, sistemas mecánicos, edificios y otras estructuras. Sus rutinas diarias van desde tareas mundanas como cambiar bombillas hasta situaciones críticas como garantizar la reparación de un equipo clave o responder adecuadamente a daños por agua en una zona del edificio. Dado que las empresas dependen de operaciones ininterrumpidas, la responsabilidad recae en los gerentes de mantenimiento para buscar las formas más eficientes y rentables de hacer su trabajo.

En este sentido, un número creciente de gerentes opta por sistemas de Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) para guiar sus operaciones. Este software automatizado está diseñado específicamente para simplificar la gestión de mantenimiento mediante interfaces seguras basadas en la nube, accesibilidad desde dispositivos móviles y funcionalidad sin papel. Con un sistema de gestión de mantenimiento, los gerentes pueden rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y determinar instantáneamente qué activos requieren mantenimiento preventivo. No solo es una herramienta que ahorra tiempo, sino que, usada correctamente, puede prolongar la vida útil de los equipos, mejorar la organización, optimizar la gestión del tiempo y la mano de obra, y en última instancia, reducir costes y aumentar beneficios.

A continuación se presentan cinco características importantes de GMAO a considerar al evaluar software de gestión de mantenimiento:

1. Facilidad de uso del GMAO

Los sistemas de software de gestión de mantenimiento están diseñados para ser fáciles de usar sin requerir experiencia técnica. Una vez introducidos los datos de la instalación, usar el software no es más difícil que usar una app de smartphone. Solo se requiere tocar o hacer clic en iconos, responder a indicaciones y rellenar información. Los GMAO también ofrecen portabilidad: pueden usarse cuando y donde esté el técnico. Estar atado a un ordenador de sobremesa es innecesario, ya que tabletas o smartphones permiten generar órdenes de trabajo, consultar informes, subir o ver imágenes y revisar programas de trabajo preventivo. El software sincroniza automáticamente los datos de diferentes dispositivos, eliminando la necesidad de actualizar manualmente los datos recién introducidos. Los sistemas de mantenimiento informatizados dan un nuevo significado a las aplicaciones fáciles de usar.

2. Identificar y satisfacer los requisitos inmediatos del GMAO

Cada empresa es única y también lo son sus requisitos inmediatos de gestión de mantenimiento. Por ejemplo, algunas empresas operan en una sola instalación mientras que otras tienen múltiples sedes. En este caso, las opciones a considerar deben orientarse hacia software que admita empresas con múltiples ubicaciones. Además, los gerentes deben explorar cuidadosamente otras necesidades: número de técnicos que usarán el software, necesidad de diferentes niveles de acceso al sistema, acceso móvil, inclusión de planos arquitectónicos y tipo de soporte requerido. La mayoría de los software de gestión de mantenimiento ofrecen funciones como: gestión de proveedores, mantenimiento preventivo, gestión de órdenes de trabajo, seguimiento de equipos, inventario y repuestos, escaneo de códigos de barras, planos interactivos, informes de mantenimiento, acceso desde dispositivos móviles y mantenimiento de flotas.

3. Cumplir los requisitos del GMAO a largo plazo

Las empresas no son operaciones estáticas. A medida que cambian las industrias y tecnologías, las empresas también deben evolucionar. Esto significa que los requisitos de mantenimiento de hoy pueden no ser los mismos de mañana. Como los gerentes de mantenimiento deben adaptarse al cambio, también debe hacerlo el software en el que confían. Para empresas que prevén crecimiento y desarrollo —ya sea ampliando instalaciones, comprando nuevos equipos o aumentando plantilla— un GMAO debe acomodar estas necesidades futuras. Los sistemas de gestión de mantenimiento tienen capacidades para abordar las necesidades de empresas en evolución: añadir usuarios, ampliar o añadir nuevas sedes, actualizar equipos y activos de la empresa.

4. Opciones de formación y soporte del GMAO

Un software GMAO ofrece diferentes niveles de soporte según las necesidades del cliente. Las opciones incluyen implementación, auditorías in situ y formación. Los gerentes también pueden optar por introducir datos ellos mismos o que un técnico del GMAO lo haga por ellos. La implementación y formación pueden hacerse online o in situ. También hay opciones de soporte continuo según las necesidades de la empresa. Al elegir las opciones de formación y soporte más adecuadas, los gerentes deben equilibrar los costes de los servicios adicionales frente al tiempo, energía y recursos que supondría no tenerlos.

5. Integración del GMAO con otros sistemas de software

Uno de los beneficios del software de gestión de mantenimiento es su capacidad para trabajar con otros sistemas. Ejemplos incluyen las funciones de códigos de barras y carga de imágenes que integran el software de cámara de dispositivos móviles, así como la sincronización automática que actualiza datos introducidos desde diferentes dispositivos. La capacidad de los sistemas de gestión de mantenimiento para trabajar sin problemas con otros software aumenta su valor como herramienta eficiente y efectiva para los gerentes de mantenimiento.

Hoy en día, las empresas se enfrentan constantemente a demandas de la industria y condiciones económicas. Para maximizar sus resultados, deben encontrar las formas más eficientes de operar. Para los gerentes de mantenimiento, los sistemas de software de gestión de mantenimiento informatizado proporcionan la ventaja necesaria para mantener equipos y activos en condiciones óptimas y con tiempos de inactividad mínimos.