Gestión de instalaciones hoteleras: Consideraciones clave para elegir el software de mantenimiento adecuado

Los gerentes de instalaciones en hostelería ahora usan soluciones de software hotelero para mejorar su trabajo. Cuando se trata de software de mantenimiento, y al revisar las diferentes opciones, puede parecer abrumador. Si quiere el software de mantenimiento adecuado para su hotel, considere los factores que más impactan a su equipo.

Enfoque en qué preguntas se relacionan con lo que su equipo de mantenimiento hace cada día. Con este software:

• ¿Me ayudará a planificar mis actividades de mantenimiento preventivo?
• ¿Puede mi personal usarlo para comunicarse efectivamente?
• ¿Hay limitaciones sobre dónde y cómo podemos acceder al software?
• ¿Hay características y recursos para ayudar a mi equipo a mantenerse en camino con nuestros objetivos?

Estas son preguntas que quiere evitar hacer después de haber comprado. Por eso el acceso a las herramientas y el sistema adecuados puede ayudar. Aquí hay cuatro funciones clave a buscar al buscar el software de mantenimiento adecuado para su hotel o complejo turístico.

Herramientas de programación y calendario de mantenimiento

La hostelería requiere que sus hoteles se vean y funcionen lo mejor posible para la estancia de sus huéspedes. Para lograrlo, su equipo de mantenimiento necesita ir un paso adelante. El mayor obstáculo que enfrentan muchos hoteles es quedarse atrás con tareas de mantenimiento preventivo e inspecciones rutinarias. Esto conduce a problemas como averías en equipos o daños a la propiedad sin reparar por días.

Las herramientas iniciales de programación pueden implicar enviar por email el trabajo programado o asignar tareas para el día. Este puede ser un método útil, sin embargo, con el tiempo puede volverse más difícil de gestionar. Lo importante en la programación es que su equipo pueda ser proactivo en lugar de reactivo. Si surgen otros problemas durante el día, el trabajo programado no queda en el olvido.

Lo que los hoteles buscan en software de mantenimiento es la capacidad de estructurar y rastrear eficientemente todas sus actividades de mantenimiento rutinario. El mantenimiento preventivo es una de las características más usadas en software de mantenimiento de edificios. Esto implica software y módulos de mantenimiento preventivo para crear órdenes de trabajo programadas —actividades enfocadas en mantenimiento y reparación proactivos. La mayoría de programas proporcionan herramientas para programar órdenes de trabajo específicas para que ocurran de forma rutinaria. Esto puede hacerse en base a calendario, lectura de medidor u horas de funcionamiento.

También hay calendarios interactivos disponibles en software CMMS. El calendario le da una vista de sus órdenes de trabajo programadas y ayuda a preparar a su equipo. Si una orden de trabajo particular requiere preparación adicional, configure un recordatorio por email días antes.

Software de solicitudes de mantenimiento

Su personal de mantenimiento es responsable de completar órdenes de trabajo y tareas de mantenimiento. Sin embargo, no tienen por qué ser los únicos que comuniquen necesidades de mantenimiento de instalaciones en sus hoteles. Su recepción y otro personal de hostelería son útiles para vigilar problemas en equipos de edificio y servicio. Pueden notificarle a usted o a su gerente de quejas de huéspedes —un inodoro roto o una habitación sin aire acondicionado, por ejemplo.

Aunque los empleados pueden ayudar a sacar problemas a la luz, pueden no poder enviar una orden de trabajo ellos mismos. El personal puede tener conocimiento limitado de detalles de equipos o no estar seguro de la causa de la queja de un huésped. Un portal web simple es una alternativa popular. Esto da al personal de servicio la capacidad de enviar problemas de mantenimiento a los técnicos que reciben de huéspedes durante el día. Las solicitudes pueden ser aprobadas y convertidas en órdenes de trabajo que automáticamente devuelven actualizaciones de estado al remitente. Esto permite al personal de servicio del hotel tranquilizar a los clientes de que su aire acondicionado roto o tope de puerta dañado será atendido.

Acceso desde cualquier ubicación

Tener una computadora de mantenimiento estacionaria puede ser ineficiente para hoteles grandes o cadenas hoteleras. Las soluciones de software basadas en web permiten a toda su organización tener un sistema de software de mantenimiento mientras dan a técnicos y personal la flexibilidad de trabajar desde cualquier computadora de la empresa. Esto también ayuda al personal de servicio a enviar quejas de huéspedes directamente desde la recepción.

Sin embargo, puede que no quiera limitar a su equipo de mantenimiento a trabajar desde su computadora de escritorio u oficina. Los dispositivos móviles para software de mantenimiento hotelero pueden ser vitales para reaccionar y responder a actividades diarias más rápido. Cuando los técnicos actualizan o completan órdenes de trabajo, pueden actualizar tareas de mantenimiento en tiempo real.

Notificaciones automatizadas e informes de mantenimiento

Los informes regulares no siempre son fáciles de preparar. Las herramientas de notificación pueden ser útiles pero no siempre relevantes para su flujo de trabajo establecido. La solución de software de mantenimiento adecuada debe darle flexibilidad para configurar los recordatorios y alertas correctos a su equipo para mantenerlos preparados para próximas actividades o problemas urgentes.

La alta gerencia o CFO pueden querer informes detallados sobre costos y actividades laborales. Use informes de mantenimiento programados para planificar con antelación; establezca los parámetros de lo que quiere que su software de mantenimiento recupere de su historial de órdenes de trabajo. Luego, configure una lista de destinatarios de email para recibir sus informes automáticamente en una fecha programada en lugar de armar manualmente informes cada vez.

Los informes de mantenimiento detallados pueden resultar difíciles de mantener actualizados manualmente. Esto es especialmente cierto para mantenimiento de edificios hoteleros ocupados en múltiples ubicaciones. Incluso empresas con software existente enfrentan desafíos si su sistema no es fácil de usar o accesible para el equipo de mantenimiento.

El software de mantenimiento de instalaciones en hoteles puede ser una herramienta útil para su equipo de mantenimiento pero también debe proporcionar soluciones para mejorar la experiencia del huésped. Una avería inesperada de equipo de servicio podría causar inconvenientes a un huésped durante sus vacaciones. Las respuestas lentas a quejas de huéspedes también pueden reducir la satisfacción general del cliente.

Los técnicos a menudo no tienen interacción directa con la mayoría de huéspedes del hotel. Sin embargo, el mantenimiento de instalaciones juega un gran papel en si los clientes regresan por otra noche. La gestión de mantenimiento para hoteles implica numerosos desafíos diarios; su software debe ser una herramienta para apoyar esos desafíos. Use su software para aportar claridad a lo que hace su personal de mantenimiento y mejorar la forma en que su equipo realiza el trabajo.