5 estrategias probadas para reducir costos de mantenimiento eficazmente

¡Atención! Su instalación tiene una fuga grave que debe repararse inmediatamente.

Bueno, quizás no sea una fuga de tubería o químicos, pero lo más probable es que su departamento de mantenimiento haya experimentado esta fuga antes. La fuga grave a la que nos referimos es la de su presupuesto de mantenimiento. A menudo aparece como una reparación reactiva, un repuesto extraviado o el tiempo que dedicó a crear ese informe de mantenimiento.

Prácticas ineficientes como estas filtran recursos valiosos de su departamento de mantenimiento; costándole más dinero y usando el tiempo menos eficientemente. Si aún usa hojas de cálculo, su negocio podría estar perdiendo dinero sin que lo sepa y, por tanto, usar software CMMS en lugar de hojas de cálculo puede ayudar a optimizar su negocio.

Las averías y reparaciones ocurrirán de vez en cuando. Sin embargo, altos niveles de mantenimiento reactivo pueden ser señal de que su equipo trabaja duro para ponerse al día en lugar de planificar adecuadamente. Esto a menudo desperdicia tiempo de formas que no siempre son obvias.

Pero en lugar de enfocarse solo en el problema, es importante idear soluciones. Aquí hay cinco formas en que su departamento de mantenimiento está perdiendo dinero y cómo solucionarlo.

1. Mejora de la eficiencia energética en instalaciones

El edificio de oficinas promedio gasta aproximadamente 19% más de lo necesario en electricidad y gas. Es fácil pensar en ciertos costos como inevitables, pero en realidad, técnicas simples de mantenimiento pueden hacer enormes diferencias en el consumo de energía —y en el costo.

Un estudio del Laboratorio Nacional del Noroeste del Pacífico encontró que los edificios comerciales podrían reducir sus costos de calefacción y refrigeración en un 38%, mediante simples modificaciones a sus sistemas HVAC en azoteas.

Otros factores como mal mantenimiento o uso de equipos obsoletos pueden aumentar aún más el costo de mantener HVAC y calefacción de agua. Otros factores que perjudican la eficiencia energética incluyen aislamiento inadecuado, sellado deficiente y electrodomésticos viejos o insuficientemente revisados.

Originalmente, algunas empresas intentaban resolver esto reduciendo horas de mano de obra, en lugar de usar el tiempo asignado para mejorar la eficiencia del trabajo.

Con software CMMS, establezca horarios de tareas rutinarias y de mantenimiento preventivo como revisar calefactores y resellar ventanas. Así, las instalaciones reciben automáticamente órdenes de trabajo y recordatorios. Esto ayuda a tomar decisiones más estratégicas. Podrá organizar sus proyectos de ahorro energético en el tiempo, controlando el gasto en Mantenimiento y Reparación (M&R).

Otro uso del software de gestión de mantenimiento es establecer tareas estacionales, incluyendo instalaciones de calentadores de agua o cambio de filtros de aire. Esto ayuda a encajar estas tareas en el horario existente de sus trabajadores —y su presupuesto.

2. Procesos estandarizados de gestión de órdenes de trabajo

Una organización depende fuertemente de su gente y tener procedimientos claros ayuda al equipo a completar el trabajo exitosamente. Pero, a medida que su negocio crece, usted o su gerente pueden no saber siempre qué tiene asignado cada uno cada día.

Sin un procedimiento de mantenimiento estandarizado, algunos empleados pueden usar métodos ineficientes que desperdician tiempo y recursos en órdenes de trabajo.

Más importante, la falta de estandarización puede introducir brechas de trabajo, riesgos laborales e irregularidades en sus procedimientos. Esto puede llevar a calidad inconsistente, vida útil reducida de assets, o introducir lesiones laborales.

¿Qué pasa si algunos de su departamento de mantenimiento omiten un paso al completar una inspección o reparar una máquina? ¿Y si arman cosas incorrectamente, o no revisan un medidor regularmente?

El software de gestión de mantenimiento le permite distribuir las herramientas para mejores prácticas de mantenimiento en toda su organización. Puede estandarizar plantillas de trabajo para procedimientos de mantenimiento preventivo y reparación usando órdenes de trabajo detalladas.

Hippo CMMS enviará órdenes de trabajo automatizadas a cada personal de mantenimiento basado en la fecha o frecuencia.

Haga seguimiento y verifique que todos hayan completado sus tareas asignadas sin revisar numerosos archivos y hojas de cálculo.

Con software de gestión de órdenes de trabajo bajo demanda, puede ordenar órdenes de trabajo y ver cuáles se han completado.

Los informes de mantenimiento programados reúnen toda la información, usando gráficos fáciles de usar que miden productividad, costos, horas extra, fecha de finalización y otras métricas clave para darle una visión más profunda de su historial de mantenimiento y detectar áreas problemáticas que necesitan atención.

3. Gestión del tiempo

Inspectioneering Journal publicó un estudio de 2015 que reveló que las organizaciones que no programan o planifican adecuadamente el mantenimiento, solo dedican 35% de su tiempo al trabajo de mantenimiento —¡eso son 2 horas 48 minutos en un turno de 8 horas! El resto del tiempo se usa (y a veces desperdicia) en otras partes — 33% en retrasos de trabajo, tiempo de viaje y horas ajustadas, 17% buscando recursos adecuados (herramientas, manuales, etc.), y 15% en descansos autorizados y tiempo personal. Cuando los horarios de trabajo de mantenimiento son menos estructurados, el mantenimiento reactivo consume una cantidad sorprendente de tiempo.

Por Matt Midas en GenesisSolutions. Este artículo aparece en la edición de Marzo/Abril 2015 de Inspectioneering Journal

Una buena planificación y programación puede aumentar la productividad al 65%, lo que significa que sus trabajadores dedicarán 5 horas 12 minutos por turno al trabajo de mantenimiento. No solo esto ayuda a reducir costos laborales, sino que con buena planificación, su organización puede:

• Reducir atrasos de mantenimiento
• Anticipar y evitar futuras fallas de equipos
• Aumentar tiempo de actividad de assets
• Mejorar gestión de assets y repuestos
• Tomar decisiones más inteligentes de reparación y compra de assets

El sistema de mantenimiento de assets y equipos guarda registros del historial de reparaciones de todos los equipos junto con lecturas de medidores, y mejora la gestión de repuestos vinculando repuestos asociados con assets.

No solo hace las reparaciones más rápidas y eficientes, sino que también le permite aprender de fallas de equipos. Si una pieza se rompe, podrá notar señales de advertencia y programar mantenimiento preventivo en otras máquinas.

En cuanto a reunir piezas e información. La gestión de repuestos y órdenes de trabajo de Hippo aseguran que los trabajadores tengan todas las herramientas e información para reducir el tiempo dedicado a reparaciones. También podrá programar trabajos en un orden más lógico. Órdenes de trabajo que involucren las mismas herramientas, servicios o mismo tipo de equipo pueden organizarse por ubicación o categoría de trabajo para reducir el tiempo que los trabajadores pasan yendo y viniendo por su instalación.

4. Mejora en la selección de proveedores y contratistas para mantenimiento de instalaciones

Puede que tenga un sistema actual para seleccionar al proveedor más rentable. Pero a veces, el proceso puede ser bastante difícil. La selección del proveedor correcto a menudo implica sopesar varios factores, incluyendo fiabilidad, tiempo de entrega, descuentos por volumen y calidad de piezas. En el caso de contratistas, también hay estructuras de precios, garantías e historiales que considerar —para un asset crítico, puede valer la pena contratar a alguien en quien confíe, incluso a una tarifa más alta.

Y si es un departamento de mantenimiento reactivo, la falta de previsión puede aumentar aún más sus gastos en proveedores y contratistas. Si se queda sin una pieza esencial, o experimenta una falla crítica de asset, podría quedar atrapado con cualquier proveedor disponible con poca antelación, incluso si ofrecen servicio de menor calidad.

Usando informes de mantenimiento, puede revisar y comparar proveedores cara a cara. Con cada proveedor, revise el historial detallado de piezas, entregas y precios para ver quién le da la mejor oferta global. Con toda su información dispuesta con gráficos y tablas, reducirá su tiempo revisando páginas de datos para tomar la decisión más económica. La funcionalidad de informes de inventario preestablecidos le alertará cuando las piezas escaseen, así siempre podrá pedir reemplazos con tiempo de sobra.

Los informes CMMS también le permiten comparar contratistas y trabajadores. Puede ver horas registradas, tiempo para completar órdenes de trabajo, tasas de finalización y otros datos esenciales. Facilita elegir al contratista más rentable, asignar el mejor personal a tareas de mantenimiento particulares, o incluso decidir qué trabajos tiene sentido externalizar.

Los Sistemas de Gestión de Recursos y Proveedores agilizan aún más el trabajo con proveedores, permitiéndole enviarles órdenes de trabajo directamente, usando el mismo sistema que para trabajadores internos. Puede seleccionarlos por categoría de orden de trabajo, asignar órdenes de trabajo detalladas, y reenviarles un email con detalles de lo que necesitan para su trabajo. Costos, tiempo de respuesta y otras métricas pueden registrarse tras la finalización de la orden de trabajo. Luego puede revisar el rendimiento del proveedor y asignar contratos futuros basados en el rendimiento sin mantenimiento de registros que consuma tiempo.

5. Gestión de inventario desorganizada

Sus instalaciones a menudo requieren mucho espacio para almacenar inventario, repuestos y equipos usados en operaciones centrales. La gestión de inventario implica rastrear niveles precisos de artículos en stock o repuestos para reparaciones.

Si la información no es precisa, puede encontrarse con exceso en niveles de inventario, oportunidades perdidas para ahorrar en re-pedidos de stock o quedarse corto de repuestos para reparaciones de equipos.

Tener un Software de Gestión de Inventario intuitivo hace la gestión de repuestos más inteligente. Rastree piezas desde ubicación de instalación, modelo de equipo, número de inventario, categoría de trabajo, o por proveedor. Eso significa que podrá entender rápidamente el inventario en toda su organización, y eliminar piezas y equipos redundantes.

Un sistema de gestión de inventario ayuda con transferencias de piezas entre instalaciones; establezca umbrales mínimos y máximos para evitar sobrestock o substock.

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Ahorre dinero trabajando de forma más inteligente, no más dura

Las organizaciones ya no pueden permitirse pensar en su departamento de mantenimiento como un equipo reactivo para arreglar cosas con costos de software CMMS mostrando el ROI necesario.

Las empresas ahora han diseñado programas de mantenimiento en mente que hacen la operación de mantenimiento más eficiente y confiable.

Al aprender a organizar eficazmente sus esfuerzos, gestionar assets, equipos y piezas, y priorizar el trabajo, dedicará menos tiempo a reparaciones de emergencia y más a construir un software de gestión de instalaciones.

El software CMMS reduce costos de mantenimiento y se ha convertido en el elemento más común en el éxito del mantenimiento de instalaciones.