3 estrategias probadas para que los equipos de compras reduzcan costos empresariales

Una encuesta de Deloitte de 2014 encontró que el 69 por ciento de los directores de compras (CPO) veía la reducción de costos como su principal prioridad para los siguientes 12 meses. En 2018, la misma encuesta mostró que la cifra había saltado al 78 por ciento, un aumento del 9 por ciento en solo cuatro años.

La capacidad de entender el gasto, establecer metas de ahorro y gestionar el abastecimiento para alcanzar esas metas se está volviendo esencial. Para llegar allí, las organizaciones están pasando a una nueva generación de plataformas de abastecimiento para cambiar fundamentalmente la forma en que operan las organizaciones de compras. Invertir en una solución que agilice y expanda los procesos de abastecimiento permite cambios críticos y nuevos enfoques, incluidas negociaciones dinámicas, analíticas precisas, subastas inversas y nuevos niveles de transparencia y colaboración. Estos cambios resultan en ahorros de costos planificados y específicos y otros beneficios estratégicos.

Aquí hay algunas formas en que las soluciones estratégicas pueden ayudar a los equipos de compras a agregar mayor impacto a la empresa en su conjunto.

La transparencia ayuda a identificar oportunidades de reducción de costos

Tomar decisiones informadas sobre riesgos y oportunidades de ahorro es casi imposible para los equipos de compras sin una vista simple, ágil y compartida de las relaciones con proveedores, contratos y obligaciones. Las herramientas de contratos manuales, heredadas y torpes están extendiendo el tiempo del proceso y reduciendo la ventaja competitiva y las oportunidades de ahorro. Con herramientas heredadas, las conexiones entre proveedores, obligaciones y documentos son difíciles de encontrar, y mucho menos gestionar y optimizar.

En contraste, las soluciones que permiten a los equipos colaborar y tener visibilidad en tiempo real sobre todas las actividades de los proveedores pueden proporcionar una forma simple y eficiente para que los líderes de abastecimiento y gerentes de contratos tengan una vista de 360 grados de la relación con el proveedor. Además, los profesionales de abastecimiento obtienen una forma fluida y efectiva de gestionar contratos para sus partes interesadas del negocio, así como proporcionar visibilidad continua de extremo a extremo.

Cuando legal, partes interesadas, proveedores y vendedores tienen total transparencia, los equipos de compras pueden impulsar un proceso de extremo a extremo más ágil, porque todas las partes tienen la información que necesitan, cuando la necesitan. Los equipos pueden priorizar y rastrear el progreso en cada etapa y, en última instancia, predecir resultados empresariales exitosos. A su vez, este nivel de transparencia reduce costos para las empresas, porque pueden encontrar más oportunidades de recorte de costos y cerrar bucles de comunicación más rápidamente.

Ahorros mediante subastas inversas y negociaciones dinámicas

Enfoques más nuevos, como subastas inversas y negociaciones dinámicas, tienen un impacto en la línea de fondo en toda la empresa. Proporcionan nuevos medios de compra, particularmente para volúmenes y adquisiciones regulares continuas. Ambos métodos han sido notoriamente difíciles en el pasado, pero las nuevas plataformas pueden simplificar los procesos y ponerlos en manos de la mayoría de las organizaciones de abastecimiento. Estas soluciones pueden permitir el equilibrio adecuado entre precio, calidad y otros factores importantes. Según una encuesta de Scout RFP de 2017, las empresas que ejecutan con éxito subastas inversas priorizan la alta calidad por un buen precio, en lugar de adjudicar automáticamente al postor más bajo.

Cuando la subasta inversa y las negociaciones dinámicas son partes integrales de una plataforma de abastecimiento en lugar de herramientas independientes, no solo maximizan el ahorro de costos, sino que ayudan a avanzar las relaciones con proveedores, ya que los precios y negociaciones pueden hacerse en el contexto de la experiencia histórica e identificadas oportunidades adicionales para agregar valor. Compradores y proveedores tienen la visibilidad que necesitan para ejecutar una subasta exitosa y equitativa; los proveedores tienen una visión clara de los requisitos, y los compradores pueden realizar la debida diligencia en las subastas, conectando perfectamente los puntos para todas las partes involucradas. Las empresas que usan una estrategia de subasta inversa ahorran entre un 10 y 20 por ciento en su proceso de compra. Una empresa minorista global ahorró casi 400.000 dólares en una subasta de commodities de 30 minutos, porque pudo agilizar las negociaciones.

Colaboración entre todas las partes

La colaboración es clave en eventos de abastecimiento estándar así como en formas más avanzadas, como las que usan subasta inversa. Garantiza precisión y eficiencia, e incluso une a las partes interesadas en un grupo virtual que trabaja para lograr el mejor resultado. Preguntas y problemas pueden responderse rápidamente, eliminando gran parte de los problemas de inicio/parada comunes en las compras tradicionales.

Si su empresa está usando una plataforma de abastecimiento que no permite la colaboración entre todas las partes, es hora de reconsiderar las herramientas que está usando. La colaboración entre las partes interesadas del negocio es crítica para un proceso de abastecimiento exitoso que pueda alcanzar metas de ahorro de costos y cumplir con los requisitos de los clientes internos. Sin colaboración, el abastecimiento puede volverse oneroso y una irritación constante para todos los involucrados. A menudo resulta en perder algún elemento importante o producir resultados menos que ideales.

La colaboración permite que las partes interesadas del negocio sean parte de todo el proceso. Las partes interesadas están más invertidas, se sienten valoradas y se convierten en contribuyentes en lugar de meros espectadores del proceso. El resultado es una mayor comunicación en toda la empresa, beneficiando finalmente la posición de efectivo general y el impacto empresarial del proyecto.

Un estudio reciente de líderes de compras en todo el mundo reveló que esperan un aumento del 40 por ciento en ahorros anuales con soluciones de compras automatizadas. Con estas estrategias clave en mente y las soluciones adecuadas en su lugar, los equipos de compras tendrán un mayor impacto en toda la empresa, conduciendo al éxito para todas las partes involucradas y un impacto medible año tras año.

La combinación de transparencia, prácticas de abastecimiento más nuevas como subasta inversa y negociaciones dinámicas, y colaboración total entre el equipo de compras y todas las partes interesadas del negocio, crea un entorno propicio para impulsar un cambio significativo. Respaldado y mejorado por una nueva generación de plataforma de abastecimiento, permite ahorros de costos que conducen directamente al impacto en la línea de fondo. Al mismo tiempo, los ahorros no deben venir a expensas de otras consideraciones clave. Los riesgos y compromisos deben aclararse y considerarse colaborativamente. Otros factores, como calidad, velocidad y valor agregado adicional, también deben considerarse. Con todas estas cualidades, puede surgir un nuevo tipo de abastecimiento que añada al éxito y longevidad de la empresa.

Stan Garber es presidente y cofundador de Scout RFP, un proveedor de software de abastecimiento y compras.