Tres formas en que los equipos de adquisiciones pueden reducir los costos empresariales

Una encuesta de Deloitte de 2014 encontró que el 69 por ciento de los directores de adquisiciones vieron la reducción de costos como su principal prioridad durante los siguientes 12 meses. En 2018, la misma encuesta mostró que el número había aumentado al 78 por ciento, un aumento del 9 por ciento en solo cuatro años.

La capacidad de comprender los gastos, establecer metas de ahorro y administrar el abastecimiento para alcanzar esas metas se está volviendo esencial. Para llegar allí, las organizaciones se están moviendo hacia una nueva generación de plataformas de abastecimiento para cambiar fundamentalmente la forma en que operan las organizaciones de abastecimiento. Invertir en una solución que agiliza y amplía los procesos de abastecimiento permite cambios críticos y nuevos enfoques, incluidas negociaciones dinámicas, análisis precisos, subastas inversas y nuevos niveles de transparencia y colaboración. Estos cambios dan como resultado ahorros de costos planificados y específicos y otros beneficios estratégicos.

A continuación, se muestran algunas formas en las que las soluciones estratégicas pueden ayudar a los equipos de adquisiciones a generar un mayor impacto en la empresa en su conjunto.

La transparencia ayuda a identificar oportunidades de reducción de costos. Tomar decisiones informadas sobre oportunidades de riesgo y ahorro de costos es casi imposible para los equipos de adquisiciones sin una visión simple, simplificada y compartida de las relaciones, los contratos y las obligaciones con los proveedores. Las herramientas de contrato tradicionales, manuales y torpes están extendiendo el tiempo del proceso y reduciendo la ventaja competitiva y las oportunidades de ahorro de costos. Con herramientas heredadas, las conexiones entre proveedores, obligaciones y documentos son difíciles de encontrar, mucho menos administrar y optimizar.

Por el contrario, las soluciones que permiten a los equipos colaborar y tener visibilidad en tiempo real de todas las actividades de los proveedores pueden proporcionar una forma simple y eficiente para que los líderes de abastecimiento y los gerentes de contratos tengan una visión de 360 ​​grados de la relación con el proveedor. Además, los profesionales del abastecimiento obtienen una forma fluida y eficaz de administrar los contratos para las partes interesadas de su negocio, además de brindar visibilidad continua de un extremo a otro.

Cuando las partes legales, las partes interesadas, los proveedores y los vendedores tienen total transparencia, los equipos de adquisiciones pueden impulsar un proceso de extremo a extremo más optimizado, porque todas las partes tienen la información que necesitan, cuando la necesitan. Los equipos pueden priorizar y realizar un seguimiento del progreso en cada etapa y, en última instancia, predecir los resultados comerciales exitosos. A su vez, este nivel de transparencia reduce los costos para las empresas, porque pueden encontrar más oportunidades de reducción de costos y cerrar lazos de comunicación más rápidamente.

Ahorros mediante subastas inversas y negociaciones dinámicas. Los enfoques más nuevos, como las subastas inversas y las negociaciones dinámicas, tienen un impacto final en toda la empresa. Proporcionan nuevos medios de compra, en particular para el volumen y las adquisiciones periódicas en curso. Ambos métodos han sido notoriamente difíciles en el pasado, pero las nuevas plataformas pueden simplificar los procesos y ponerlos en manos de la mayoría de las organizaciones de abastecimiento. Estas soluciones pueden permitir el equilibrio adecuado entre precio, calidad y otros factores importantes. Según una encuesta Scout RFP de 2017, las empresas que ejecutan con éxito subastas inversas dan prioridad a la alta calidad a un buen precio, en lugar de otorgar automáticamente al mejor postor.

Cuando la subasta inversa y las negociaciones dinámicas son partes integrales de una plataforma de abastecimiento en lugar de herramientas independientes, no solo maximizan los ahorros de costos, sino que también ayudan a promover las relaciones con los proveedores, ya que los precios y las negociaciones se pueden realizar en el contexto de la experiencia histórica y oportunidades adicionales identificadas para agregar valor. Los compradores y proveedores tienen la visibilidad que necesitan para realizar una subasta exitosa y equitativa; los proveedores tienen una idea clara de los requisitos y los compradores pueden llevar a cabo la debida diligencia en las subastas, conectando sin problemas los puntos para todas las partes involucradas. Las empresas que utilizan una estrategia de subasta inversa ahorran entre un 10 y un 20 por ciento en su proceso de compra. Una empresa minorista mundial ahorró casi $ 400.000 en una subasta de productos básicos de 30 minutos, porque pudo acelerar las negociaciones.

Colaboración entre todas las partes. La colaboración es un evento de adquisición estándar clave, así como formas más avanzadas, como las que utilizan la subasta inversa. Garantiza precisión y eficiencia, e incluso une a las partes interesadas en un grupo virtual que está trabajando para lograr el mejor resultado. Las preguntas y los problemas se pueden responder rápidamente, eliminando gran parte de los problemas de inicio / parada comunes a las adquisiciones tradicionales.

Si su empresa utiliza una plataforma de abastecimiento que no permite la colaboración entre todas las partes, es hora de reconsiderar las herramientas que está utilizando. La colaboración entre las partes interesadas del negocio es fundamental para un proceso de adquisición exitoso que pueda obtener metas de ahorro de costos y cumplir con los requisitos de los clientes internos. Sin colaboración, el abastecimiento puede volverse oneroso y una irritación constante para todos los involucrados. A menudo da como resultado que se pierda algún elemento importante o que se produzcan resultados menos que ideales.

La colaboración permite que las partes interesadas del negocio formen parte de todo el proceso. Las partes interesadas del negocio están más involucradas, se sienten valoradas y se convierten en contribuyentes en lugar de meros espectadores del proceso. El resultado es una mayor comunicación en toda la empresa, lo que en última instancia beneficia la posición de caja general y el impacto comercial del proyecto.

Un estudio reciente de líderes de compras de todo el mundo reveló que esperan un aumento del 40 por ciento en los ahorros anuales con soluciones de compras automatizadas. Con estas estrategias clave en mente y las soluciones adecuadas implementadas, los equipos de adquisiciones tendrán un mayor impacto en toda la empresa, lo que conducirá al éxito de todas las partes involucradas y un impacto mensurable año tras año.

La combinación de transparencia, prácticas de abastecimiento más nuevas, como subastas inversas y negociaciones dinámicas, y la colaboración total entre el equipo de adquisiciones y todas las partes interesadas del negocio, crea un entorno propicio para impulsar un cambio significativo. Apoyado y mejorado por una nueva generación de plataforma de abastecimiento, permite ahorros de costos que conducen directamente a un impacto final. Al mismo tiempo, los ahorros no deben realizarse a expensas de otras consideraciones clave. Los riesgos y compromisos deben aclararse y considerarse en colaboración. También deben tenerse en cuenta otros factores, como la calidad, la velocidad y el valor añadido adicional. Con todas estas cualidades, puede surgir un nuevo tipo de abastecimiento que contribuirá al éxito y la longevidad de la empresa.

Stan Garber es presidente y cofundador de Scout RFP, un proveedor de software de abastecimiento y adquisiciones.