Adquisiciones a prueba de futuro: 5 estrategias esenciales para superar desafíos de la cadena de suministro

Más del 66% de los profesionales de adquisiciones dicen que navegar las cadenas de suministro fue el mayor punto de tensión en el proceso de adquisiciones durante la pandemia de COVID-19, según una encuesta en curso. No es sorpresa que navegar las escaseces de la cadena de suministro surgiera como un tema común, considerando que todo el mundo requería muchos de los mismos bienes y servicios para mantener los negocios funcionando como de costumbre, desde desinfectante de manos hasta trajes de EPP.

Se espera que los desafíos de la cadena de suministro continúen durante el próximo año, como mínimo, mientras continuamos avanzando colectivamente a través de los efectos de la pandemia. Como tal, los equipos de adquisiciones están recurriendo a la tecnología ahora más que nunca para digitalizar su proceso y adaptarse. El proceso de digitalización de adquisiciones está ocurriendo en tres fases emergentes: reaccionar, reevaluar y preparar para el futuro. Los equipos de adquisiciones pueden encontrarse en una fase diferente basada en su configuración operativa previa al COVID-19.

Reaccionar

Cuando la pandemia de COVID-19 golpeó por primera vez, significó que los equipos de adquisiciones tenían que hacer lo que fuera posible para mantener los procesos funcionando como de costumbre, lo que llevó a decisiones reactivas en lugar de estratégicas. La etapa de 'reaccionar' de la transformación digital de adquisiciones incluye iniciativas como:

• optimizar operaciones llevándolas en línea para responder más eficientemente a solicitudes urgentes que abordan la salud y seguridad pública;
• habilitar mejores capacidades de teletrabajo mientras se trabaja remoto o con acceso limitado a la oficina;
• usar recursos en línea como bases de datos de proveedores para diversificar y expandir grupos de proveedores en medio de disrupciones de la cadena de suministro, etc.

Algunos equipos pudieron reaccionar rápidamente porque tenían la infraestructura para hacerlo, mientras que otros equipos tuvieron que adoptar nuevas herramientas y procesos en un corto plazo para lidiar efectivamente con la respuesta de emergencia. Aquellos que tuvieron la previsión o planificación estratégica para moverse a procesos digitales sostenibles como herramientas de e-procurement validadas pueden continuar usándolas en el futuro con ajustes y adaptaciones menores. Mientras que aquellos que reaccionaron a la situación en algo de pánico urgente (¡como tantos tuvieron que hacer!) ahora pueden encontrarse reevaluando las herramientas y procesos que están usando.

Reevaluar

A medida que los equipos de adquisiciones continúan respondiendo a solicitudes urgentes y necesidades relacionadas con el COVID-19, también deben re-evaluar las herramientas y procesos que se adoptaron inicialmente durante la etapa de "reaccionar", identificando brechas de eficiencia, deficiencias de cumplimiento estatal, y si estas soluciones son sostenibles más allá de la pandemia. En esta fase de reevaluación, los equipos de adquisiciones necesitan evaluar sus operaciones y herramientas usando preguntas como:

• ¿Están mis operaciones de extremo a extremo (es decir, ingreso a gestión de contratos) digitalizadas y conectadas?
• ¿Mi cartera de proyectos está centralizada en un solo lugar y es fácilmente accesible?
• ¿Nuestros procesos son intuitivos y fáciles de usar para todos los clientes internos?

Además, la demanda de servicios digitales y sin contacto ha crecido un 20% en EE. UU. según McKinsey, por lo que los equipos de adquisiciones necesitan abordar esta demanda mientras determinan procesos de digitalización a largo plazo. La rápida respuesta de Adquisiciones al COVID-19 al proporcionar pagos digitales y entrega de servicios (especialmente para aquellos en el sector público) ha establecido un precedente que los clientes o constituyentes esperarán más allá de la pandemia.

Preparar para el futuro

Desarrollos como la distribución generalizada de vacunas están trayendo el fin de las restricciones y confinamientos por COVID-19 a la vista, llevando a muchas organizaciones a comenzar a pensar seriamente más allá de la pandemia. El COVID-19 ha puesto el papel crítico de las adquisiciones en tiempos de crisis en el centro de atención —serán percibidas en las organizaciones como jugadores críticos y estratégicos dentro del proceso de la cadena de suministro, en lugar de la carga de 'cinta roja' necesaria que a menudo se las retrata. Los equipos de adquisiciones necesitarán construir sobre su base de transformación digital enfocada en eficiencia, cumplimiento y compromiso con proveedores para satisfacer necesidades de recuperación y responder a demandas crecientes de sostenibilidad, resiliencia y adaptación tecnológica.

A medida que las organizaciones han pasado por estas tres fases en el último año, y continuarán transitando por ellas, hemos sido testigos de un aumento en cinco tendencias centrales que han envuelto la función de adquisiciones dentro de las cadenas de suministro. Estas tendencias deben considerarse a medida que las organizaciones entran en la fase de 'preparar para el futuro' y aprovechan la tecnología como igualador para todas ellas:

1. Decisiones de recorte de costos. Las adquisiciones no solo necesitan hacer más con menos, sino también proporcionar la estrategia que ayudará al resto de su agencia a prosperar a pesar de recursos limitados.

Debido a que los equipos de adquisiciones en Norteamérica demostraron su potencial estratégico en los primeros días de la pandemia de COVID-19, inevitablemente serán llamados a ser tomadores de decisiones mayores cuando se trate de recorte de costos y planificación y repriorización de presupuestos.

2. Teletrabajo. El COVID-19 ha traído una nueva normalización del trabajo remoto, algo relativamente nuevo para empleados del sector público. A partir de 2019, por ejemplo, solo el 42% de la fuerza laboral federal de EE. UU. fue considerada elegible para teletrabajo. Pero a lo largo de 2020, el Ejército de EE. UU., por ejemplo, ha visto un aumento del 400% en capacidades de trabajo remoto.

Las adquisiciones sin duda serán llamadas a obtener los productos y soluciones necesarios para construir la infraestructura de forma segura y eficaz. Esto significará trabajar estrechamente con departamentos de TI para apoyar requisitos de trabajo en evolución.

3. Eficiencia y adaptabilidad. La próxima normalidad de las adquisiciones implicará re-examinar los procesos de adquisiciones, haciéndolos más rápidos y ágiles para el largo plazo —no solo en emergencias— para cumplir con estas nuevas expectativas de partes interesadas y constituyentes.

A medida que los equipos de adquisiciones, especialmente los del sector público, se preparan para la turbulencia económica pronosticada en los próximos meses y años, la capacidad de ejecutar más licitaciones de manera más eficiente configura a su agencia para ser más rápida, fuerte y productiva incluso en medio de repriorización de presupuestos y recortes de recursos.

4. Enfoque en contratos DBE. Movimientos de justicia social como Black Lives Matter tuvieron a los ciudadanos recurriendo a su gobierno para el cambio el año pasado. Lo que muchos no se dan cuenta es que los departamentos de adquisiciones dentro del sector gubernamental tienen la oportunidad de promover el bien social creando un campo de juego nivelado para proveedores diversos.

Las Empresas Comerciales Desfavorecidas (DBE) siempre han sido un foco para los equipos de adquisiciones públicas, pero se han convertido en una prioridad en el último año y veremos que la tendencia continúe. Como tal, los equipos pueden aprovechar la tecnología (ej: herramientas de e-procurement) para actuar como igualador en la adjudicación y auditoría de contratos para asegurar un equilibrio entre contratos de proveedores DBE y no-DBE.

5. Datos e IA. Las adquisiciones siempre han sido un departamento de "todo terreno, maestro de ninguno", esperado que tenga experiencia en todo, desde construcción hasta TI hasta servicios profesionales. Como resultado, los agentes de adquisiciones pueden encontrar que gran parte de su tiempo se gasta en Google buscando plantillas, o en el teléfono con un colega de otra agencia para ver cómo están abordando nuevas categorías.

La próxima normalidad de las adquisiciones implicará una toma de decisiones más basada en datos para ayudar a acceder a puntos de referencia e insights de datos de pares para guiar a sus clientes internos a considerar los requisitos correctos, y aplicar otras mejores prácticas de adquisiciones, como ponderación de criterios apropiada, para lograr un resultado exitoso.

¿Qué significa esto para el gobierno, proveedores de negocios y ciudadanos?

Estas tendencias ya han comenzado a apoderarse del mercado y continuarán haciéndolo, tanto de hecho que se convertirán en la nueva normalidad de las adquisiciones, como se indica en el ebook The Rise of Procurement's Next Normal. Al mirar específicamente las operaciones de adquisiciones gubernamentales, los equipos se volverán más ágiles y estratégicos; muchas agencias pueden ver la centralización de compras que anteriormente eran descentralizadas a medida que las adquisiciones continúan desarrollando su reputación como socio basado en datos.

El gobierno verá su departamento de adquisiciones como un jugador estratégico clave, con la capacidad de impactar decisiones sociales y económicas a través de la gestión de presupuestos y contratos. Los proveedores de negocios tendrán líneas de comunicación más claras y visibilidad en el proceso de adquisiciones. Por lo tanto, tendrán una mejor comprensión y aprecio del proceso de selección de proveedores, especialmente cuando se trata de DBE. Por último, los ciudadanos continuarán experimentando los efectos dominó de las decisiones tomadas por los equipos de adquisiciones gubernamentales. Sin embargo, debido a que las decisiones de adquisiciones serán más eficientes, los impactos en los ciudadanos se experimentarán más rápido que antes. También es importante notar que los cambios económicos —y beneficios— evolucionarán a medida que la tendencia de adquisiciones para la igualdad social se acelere para convertirse en una prioridad impulsora para muchos equipos de adquisiciones gubernamentales.

El COVID-19 puede haber forzado a muchas empresas a cerrar y causado que muchas personas trabajen desde casa, pero también es la fuerza impulsora detrás de la transformación digital acelerada que ha, en muchos sentidos, empujado a las adquisiciones gubernamentales en su camino inevitable, aunque más rápido de lo que cualquiera podría haber predicho.

Omar Salaymeh es director de clientes y producto en Bonfire.