Una guía de cinco puntos para las adquisiciones a prueba de futuro

Más del 66% de los profesionales de adquisiciones dicen que navegar por las cadenas de suministro fue el mayor punto de tensión en el proceso de adquisiciones durante la pandemia de COVID-19, según una encuesta en curso. No es de extrañar que navegar por la escasez de la cadena de suministro surgiera como un tema común, considerando que todo el mundo necesitaba muchos de los mismos bienes y servicios para que las empresas siguieran funcionando como de costumbre, desde desinfectantes de manos hasta trajes de EPP.

Se espera que los desafíos de la cadena de suministro continúen durante el próximo año, como mínimo, a medida que continuamos avanzando colectivamente a través de los efectos de la pandemia. Como tal, los equipos de adquisiciones están recurriendo a la tecnología ahora más que nunca para digitalizar su proceso y adaptarse. El proceso de digitalización de adquisiciones se lleva a cabo en tres fases emergentes:reaccionar, reevaluar y estar preparado para el futuro. Los equipos de adquisiciones pueden encontrarse en una fase diferente según su configuración operativa antes de COVID-19.

Reaccionar

Cuando la pandemia de COVID-19 golpeó por primera vez, significó que los equipos de adquisiciones tenían que hacer todo lo posible para mantener los procesos funcionando como siempre, lo que llevó a decisiones reactivas en lugar de estratégicas. La etapa de "reacción" de la transformación digital de adquisiciones incluye iniciativas como:

• agilizar las operaciones poniéndolas en línea para responder de manera más eficiente a las solicitudes urgentes que abordan la salud y la seguridad públicas;
• habilitar mejores capacidades de teletrabajo mientras se trabaja de forma remota o con acceso limitado a la oficina;
• utilizar recursos en línea, como bases de datos de proveedores, para diversificar y expandir los grupos de proveedores en medio de interrupciones en la cadena de suministro, etc.

Algunos equipos pudieron reaccionar rápidamente porque tenían la infraestructura para hacerlo, mientras que otros equipos tuvieron que adoptar nuevas herramientas y procesos en un período corto de tiempo para hacer frente de manera efectiva a la respuesta de emergencia. Aquellos que tenían la previsión o la planificación estratégica para pasar a procesos digitales sostenibles, como herramientas de contratación electrónica validadas, pueden seguir utilizándolas en el futuro con pequeños ajustes y ajustes. Mientras que aquellos que reaccionaron a la situación con un pánico algo urgente (¡como muchos tuvieron que hacerlo!) Ahora pueden encontrarse reevaluando las herramientas y procesos que están usando.

Reevaluar

A medida que los equipos de adquisiciones continúan respondiendo a solicitudes y necesidades urgentes relacionadas con COVID-19, también deben reevaluar las herramientas y procesos que se adoptaron inicialmente durante la etapa de "reacción", identificando brechas de eficiencia, deficiencias de cumplimiento estatal y si estas soluciones son sostenibles más allá de la pandemia. En esta fase de reevaluación, los equipos de adquisiciones deben evaluar sus operaciones y herramientas mediante preguntas como:

• ¿Están digitalizadas mis operaciones de extremo a extremo (es decir, desde la entrada a la gestión de contratos)?
• y conectado?
• ¿La cartera de proyectos de mi proyecto está centralizada en un solo lugar y es de fácil acceso?
• ¿Nuestros procesos son intuitivos y fáciles de usar para todos los clientes internos?

Además, la demanda de servicios digitales y sin contacto ha crecido un 20% en los EE. UU. Según MicKinsey, por lo que los equipos de adquisiciones deben abordar esta demanda a medida que determinan los procesos de digitalización a largo plazo. La rápida respuesta de adquisiciones a COVID-19 al proporcionar pago digital y entrega de servicios (especialmente para aquellos en el espacio del sector público) ha sentado un precedente que los clientes o electores esperarán más allá de la pandemia.

Preparado para el futuro

Desarrollos como la distribución generalizada de vacunas están poniendo a la vista el fin de las restricciones y el bloqueo de COVID-19, lo que lleva a muchas organizaciones a comenzar a pensar seriamente más allá de la pandemia. COVID-19 ha puesto de relieve el papel fundamental de las adquisiciones en tiempos de crisis:serán percibidos en las organizaciones como jugadores críticos y estratégicos dentro del proceso de la cadena de suministro, en lugar de la carga necesaria de la 'burocracia' que a menudo se les describe como . Los equipos de adquisiciones deberán basarse en su base de transformación digital centrada en la eficiencia, el cumplimiento y la participación de los proveedores para satisfacer las necesidades de recuperación y responder a las crecientes demandas de sostenibilidad, resiliencia y adaptación tecnológica.

A medida que las organizaciones pasaron por estas tres fases durante el año pasado, y continuarán haciendo la transición a través de ellas, hemos sido testigos de un aumento en cinco tendencias centrales que han envuelto la función de adquisiciones dentro de las cadenas de suministro. Estas tendencias deben tenerse en cuenta a medida que las organizaciones entran en la fase "preparada para el futuro" y aprovechan la tecnología como un ecualizador para todas ellas:

1. Decisiones de reducción de costos. Las adquisiciones no solo necesitan hacer más con menos, sino que también deben proporcionar la estrategia que ayudará al resto de su agencia a prosperar a pesar de los recursos limitados.

Debido a que los equipos de adquisiciones en América del Norte demostraron su potencial estratégico en los primeros días de la pandemia de COVID-19, inevitablemente se les pedirá que sean los principales responsables de la toma de decisiones cuando se trata de reducción de costos y planificación y repriorización presupuestaria.

2. Teletrabajo. COVID-19 ha marcado el comienzo de una nueva normalización del trabajo a distancia, algo que es relativamente novedoso para los empleados del sector público. A partir de 2019, por ejemplo, solo el 42% de la fuerza laboral federal de los EE. UU. Se consideró elegible para el teletrabajo. Pero a lo largo de 2020, el Ejército de los EE. UU., Por ejemplo, ha experimentado un aumento del 400% en las capacidades de trabajo remoto.

Sin duda, se recurrirá a las adquisiciones para obtener los productos y soluciones necesarios para construir la infraestructura de manera segura y eficaz. Esto significará trabajar en estrecha colaboración con I.T. departamentos para respaldar la evolución de los requisitos laborales.

3. Eficiencia y adaptabilidad. La próxima normalidad de las adquisiciones implicará volver a examinar los procesos de adquisición, haciéndolos más rápidos y ágiles a largo plazo, no solo en emergencias, para cumplir con estas nuevas expectativas de las partes interesadas y los mandantes.

A medida que los equipos de adquisiciones, especialmente los del sector público, se preparan para las turbulencias económicas previstas en los próximos meses y años, la capacidad de ejecutar más ofertas de manera más eficiente configura su agencia para Ser más rápido, más fuerte y más productivo incluso en medio de una nueva priorización del presupuesto y recortes de recursos.

4. Céntrese en los contratos DBE. Los movimientos de justicia social como Black Lives Matter hicieron que los ciudadanos recurrieran a su gobierno en busca de cambios durante el último año. Lo que muchos no se dan cuenta es que los departamentos de adquisiciones dentro del sector gubernamental tienen la oportunidad de promover el bien social creando un campo de juego nivelado para diversos proveedores.

Las empresas comerciales en desventaja (DBE) siempre han sido un foco de atención para los equipos de adquisiciones públicas, pero se han convertido en un enfoque prioritario en el último año y veremos que la tendencia continúa. Como tal, los equipos pueden aprovechar la tecnología (es decir, herramientas de adquisición electrónica) para actuar como un ecualizador para la adjudicación de contratos y la auditoría para garantizar que se produzca un equilibrio entre los contratos de proveedores DBE y no DBE.

5. Datos y A.I. El departamento de adquisiciones siempre ha sido un "experto en todos los oficios, maestro de ninguno", del que se espera que tenga experiencia en todo, desde la construcción hasta la TI. a los servicios profesionales. Como resultado, los agentes de adquisiciones pueden encontrar que gran parte de su tiempo se dedica a buscar plantillas en Google o al teléfono con un par de otra agencia para ver cómo se acercan a las nuevas categorías.

La próxima etapa normal de adquisiciones implicará una mayor toma de decisiones basada en datos para ayudar a acceder a puntos de referencia y conocimientos de datos de pares para guiar a sus clientes internos a considerar los requisitos correctos y aplicar otros las mejores prácticas de adquisiciones, como la ponderación de criterios adecuados, para lograr un resultado exitoso.

¿Qué significa esto para el gobierno, los proveedores comerciales y los ciudadanos?

Estas tendencias ya han comenzado a dominar el mercado y continuarán haciéndolo, tanto que se convertirán en la nueva normalidad de las adquisiciones, como se indica en el libro electrónico The Rise of Procurement's Next Normal. Al analizar específicamente las operaciones de contratación pública, los equipos se volverán más ágiles y estratégicos; Muchas agencias pueden ver la centralización de compras que antes estaban descentralizadas a medida que las adquisiciones continúan desarrollando su reputación como un socio impulsado por datos.

El gobierno verá a su departamento de adquisiciones como un actor estratégico clave, con la capacidad de influir en las decisiones sociales y económicas a través de la gestión presupuestaria y de contratos. Los proveedores comerciales tendrán líneas de comunicación más claras y visibilidad del proceso de adquisiciones. Por lo tanto, comprenderán y apreciarán mejor el proceso de selección de proveedores, especialmente cuando se trata de DBE. Por último, los ciudadanos seguirán experimentando los efectos dominó de las decisiones tomadas por los equipos de contratación pública. Sin embargo, debido a que las decisiones sobre adquisiciones serán más eficientes, los impactos en los ciudadanos se experimentarán más rápido que antes. También es importante señalar que los cambios económicos, y los beneficios, evolucionarán a medida que la tendencia de las adquisiciones para la igualdad social aumente hasta convertirse en una prioridad fundamental para muchos equipos de adquisiciones gubernamentales.

El COVID-19 puede haber obligado a muchas empresas a cerrar y hacer que muchas personas trabajaran desde casa, pero también es la fuerza impulsora detrás de la transformación digital acelerada que, de muchas maneras, ha llevado a la contratación pública en su camino inevitable, aunque más rápido de lo que cualquiera podría hacerlo. han predicho.

Omar Salaymeh es director de producto y cliente de Bonfire.