Benchmarking de mantenimiento esencial: Guía paso a paso

El benchmarking es un proceso paso a paso que le mueve de donde está a donde quiere estar. En el camino, recoge insights clave tanto de sus operaciones como de los líderes del sector.

¿Qué es el benchmarking en gestión de mantenimiento?

Miremos más de cerca qué es el benchmarking y cómo usarlo para mejorar la gestión de instalaciones y mantenimiento.

¿Qué hacer benchmarking?

Visión general de alto nivel de qué debería benchmarkear en gestión de mantenimiento:

• Activos
• Instalaciones
• Equipos

Puede benchmarkear cualquier producto, servicio o proceso. Para gestores de mantenimiento e instalaciones, probablemente mirará procesos: cómo arregla y mantiene activos. La clave es poder recoger datos cuantitativos. Si no puede medirlo precisa y fiablemente, no puede benchmarkearlo.

También es posible benchmarkear cosas que a primera vista parecen demasiado abstractas. Por ejemplo, podría interesarle cómo ve el departamento de mantenimiento otros departamentos. Pero, ¿cómo medir el sentimiento? ¿Cómo ponderar sentimientos y opiniones? Solo necesita una encuesta bien pensada.

Formas de benchmarkear mantenimiento

Los cuatro tipos básicos, sin orden particular:

Benchmarking Interno

Como sugiere el nombre, compara dos métricas dentro de su organización. Por ejemplo, comparar número de órdenes cerradas por turnos de mañana y tarde.

Este tipo es genial porque suele ser barato y fácil. Trabaja con datos que están en un sitio, que esperemos sea su software CMMS. (Más sobre eso luego.) Pero el problema es que es menos probable ver grandes mejoras. Digamos que el turno de mañana cierra dos órdenes al día mientras el de tarde promedia tres. Puede comparar cómo trabajan y eventualmente subir el de mañana a tres. Pero objetivamente, sus números siguen siendo muy bajos. Como su "mejor" empezó tan bajo, puede alcanzar su meta sin realmente mejorar mucho.

Benchmarking Competitivo

Aquí hace comparación directa entre usted y un competidor en su industria. La aerolínea A puede comparar todos sus KPIs de mantenimiento de motores y cumplimiento con los de la aerolínea B.

Cuando su meta es alcanzar el nivel de mejores prácticas del sector, este es el camino. Pero hay retos. Si quiere saber cómo hace algo un competidor directo, puede intentar preguntarles directamente, esperando respuestas honestas. O intentar conseguir la info por otras vías, lo que puede crear problemas legales.

Benchmarking Funcional

Trabaja con funciones similares o idénticas, pero fuera de su industria inmediata. Por ejemplo, un hotel mira sus KPIs de check-in y los compara con una agencia de alquiler de coches. Misma función, industria distinta. O mira cómo Amazon recoge productos en sus almacenes y lo compara con cómo sus técnicos encuentran repuestos.

Puede ser difícil encontrar las funciones correctas para comparar, y luego diferencias en culturas corporativas pueden dificultar trabajar con otras empresas. Superados estos retos, hay muchas oportunidades para mejorar su organización.

Benchmarking Genérico

Con este, compara KPIs para funciones que no son iguales pero están relacionadas porque son el mismo concepto básico. Una empresa de taxis mira procesos de una ambulancia. Taxis y ambulancias son muy distintos, y la gente los usa por razones muy distintas, pero ambos servicios, en su base, tratan de mover gente de punto A a punto B.

Una ventaja del genérico es que es más fácil acercarse a otras empresas. Está tan fuera de su industria que no se sienten amenazadas. Pero esa distancia también dificulta encontrar el encaje correcto. Además, al mirar empresas lejos de su industria, es más difícil saber quién es best-in-class.

Cómo benchmarkear mantenimiento

Repasemos los pasos del benchmarking competitivo. Básicamente, se hace distintas preguntas en cada paso.

Planificar

¿Cuál es el proceso?
¿Cuáles son los KPIs?

Buscar y observar

¿Qué empresa se considera la mejor?
¿Qué podemos aprender si benchmarkeamos esta empresa?

Analizar

¿Qué características hacen su proceso superior?
¿Qué actividades debemos cambiar para lograr paridad?

Adaptar

¿Cómo el conocimiento ganado nos permite mejorar nuestro proceso?

Mejorar

¿Cómo implementamos cambios en el proceso?

Pasos adicionales implican análisis de brechas (gap analysis), donde empieza a mirar la distancia entre sus procesos actuales y lo que hacen los líderes del sector. Una vez ve dónde quiere llegar, puede empezar a trazar su ruta.

Cuándo dejar de benchmarkear mantenimiento

Nunca. La meta no es volverse el mejor y parar. No está escalando el Everest. No hay cima. En su lugar, trabaja hacia mejora continua. Una vez fija un proceso, pasa al siguiente. Cada vez que consigue un activo nuevo, hay nuevas oportunidades para benchmarkear nuevos procesos.

Cómo informar sobre benchmarking de mantenimiento

Recuerde: si no puede medirlo, no puede benchmarkearlo. Necesita datos fiables. Y la mejor forma de conseguir datos fiables sobre sus operaciones de mantenimiento es con software de mantenimiento. Un CMMS moderno cloud-based es genial recogiendo datos y manteniéndolos seguros, protegidos y siempre actualizados. También asegura que todos los datos de mantenimiento y órdenes sean accesibles desde cualquier escritorio o app móvil CMMS. Una vez tiene los datos, el software empieza a trabajar en ellos, calculando una serie de KPIs para usted. ¿Es posible benchmarkear sin CMMS? Seguro. Pero es como preguntar: "¿Es posible caminar de Nueva York a Las Vegas?" La respuesta es sí, es posible. Pero, ¿por qué no volar? Es mucho más rápido y fácil.