Dominando el Mantenimiento Preventivo: Guía Experta Completa

Hoy en día, dirigir un almacén o fábrica es un trabajo complejo, con numerosos factores, procesos y problemas a considerar en todo momento. Si bien la tecnología puede estar reforzando la eficiencia, todavía hay un flujo constante de datos para revisar, así como decisiones que tomar. Si dirige una operación, es probable que esté constantemente inmerso en la actualización de sistemas y/o inversión en automatización que ahorra tiempo — y, por supuesto, capacitando a sus asociados en los nuevos cambios. Pero, dejando de lado la logística operativa, una de las formas más importantes y establecidas desde hace tiempo para mantener sus procesos funcionando sin problemas y evitar paradas innecesarias es implementar un programa robusto de mantenimiento preventivo.

El mantenimiento preventivo consiste en actividades de mantenimiento regulares y programadas que se realizan en los equipos para reducir la posibilidad de fallos y extender el tiempo de actividad. Cuando se practica diligentemente, los programas de mantenimiento preventivo permiten a las empresas tomar nota de cualquier problema pequeño a medida que surgen y abordarlos antes de que causen contratiempos costosos.

Un programa de mantenimiento preventivo bien diseñado puede agilizar la productividad, prevenir tiempos de inactividad innecesarios e incluso aportar un beneficio positivo a su resultado final. Las averías inesperadas se encuentran entre las peores interrupciones para las operaciones, resultando en retrasos masivos y altos costes de reparación. En el mundo actual de movimiento constante, mantener operaciones continuas para fábricas y almacenes es tan crítico como siempre.

Esta guía contiene una visión general en profundidad de los pasos importantes necesarios para definir, diseñar e implementar adecuadamente un plan de mantenimiento preventivo eficaz. Estar organizado y ser deliberado en la forma en que configura su plan es la mejor manera de garantizar un gran equilibrio entre riesgo y coste. A continuación, encontrará los mejores consejos y recomendaciones para diseñar su plan de mantenimiento preventivo de la manera correcta, en su primer intento.

En esta guía, cubriremos:

• Definición de Mantenimiento Preventivo
• Cómo Organizar su Equipo de Mantenimiento
• Auditoría de sus Equipos y Activos
• Establecimiento de Objetivos y Presupuestos de Mantenimiento Preventivo
• Desarrollo de sus Tareas de Mantenimiento Preventivo
• Configuración de Programas de Mantenimiento Preventivo a Largo Plazo
• Seguimiento, Ajustes y Mejoras
• Recursos Adicionales sobre Mantenimiento Preventivo

Definición de Mantenimiento Preventivo

Al considerar el vasto ámbito de los campos operativos, hay varias estrategias de mantenimiento con las que el mantenimiento preventivo podría atribuirse y, por lo tanto, confundirse. Así que, antes de profundizar en los detalles, definamos el concepto de mantenimiento preventivo.

Business Dictionary define el mantenimiento preventivo como la «inspección sistemática, detección, corrección y prevención de fallos incipientes, antes de que se conviertan en fallos reales o mayores».

Esta definición contrasta directamente con el «mantenimiento correctivo», un «plan» de mantenimiento — o la falta del mismo — que obliga a la operación a arreglar problemas a medida que surgen. Si bien el mantenimiento correctivo podría ser un mal necesario para micro-operaciones con micro-presupuestos, su falta inherente de planificación, propiedad y organización puede ser extremadamente peligrosa para la salud general del negocio.

En pocas palabras, las operaciones que adoptan e implementan procedimientos de mantenimiento preventivo se ven obligadas a hacer mucho trabajo importante que, a su vez, proporciona una comprensión más completa y holística de sus equipos. Las operaciones que implementan programas de mantenimiento preventivo garantizan que cada parte que opera dentro de ella:

• Tiene un programa de mantenimiento regular
• Considera todas las garantías
• Está vinculada a un sistema de software adyacente (como EAM o CMMS) para actualizaciones automatizadas
• Tiene un equipo asignado
• Tiene un presupuesto y una fecha de expiración esperada

Cada activo debe recibir el mismo trato en cuanto a rastreo, incluyendo activos fijos, sus partes de repuesto y activos móviles.

Cómo Organizar su Equipo de Mantenimiento

Hay varias personas involucradas en sus operaciones, desde operadores de equipos hasta gestión de instalaciones. Después de establecer un programa de mantenimiento preventivo, identifique a las partes interesadas clave y tómese el tiempo para hablar con ellas. Este será el primer paso, y quizás el más crucial, que tomará para dar forma al programa.

En este paso de investigación, aprenderá muchos detalles sobre los flujos de trabajo existentes, puntos potenciales de fallo y la comprensión actual del equipo. Al involucrar activamente al equipo, también ayuda a apoyar un entorno proactivo – tener empleados auto-motivados puede marcar la diferencia entre un programa de mantenimiento preventivo mediocre y uno de clase mundial. Los conocimientos que obtenga de sus discusiones iniciales con el equipo le permitirán establecer roles claros para su plan de mantenimiento preventivo, estructurar el tipo correcto de capacitación y poner a todo el equipo en la misma página.

Otra consideración importante, especialmente si inicia un nuevo programa o realiza mejoras importantes, es formar un grupo de trabajo enfocado en llevar la implementación hasta el final. En un mundo perfecto, este grupo de trabajo se optimizaría para incluir unos pocos miembros clave que «posean» sus roles de mantenimiento preventivo. Dependiendo de los detalles de su operación, esto puede incluir asociados de mantenimiento, alta gerencia y miembros de su equipo de TI que mantienen/personalizan su software CMMS/EAM.

Auditoría de sus Equipos y Activos

Para definir adecuadamente un programa de mantenimiento preventivo, necesitará un inventario completo de todos los equipos y activos. Al realizar una auditoría exhaustiva, se asegura de haber capturado toda la información importante de los equipos que puede usarse en su plan de mantenimiento. Algunos ejemplos incluyen números de serie, especificaciones y ubicaciones.

Una vez completado, estará listo para decidir qué equipos deben ser parte de sus planes de mantenimiento preventivo. No todos los equipos pueden ser adecuados para mantenimiento preventivo, pero debe considerar cuidadosamente cualquier equipo que:

• Tenga altos costes de reparación y sustitución
• Desempeñe una función crítica en la salud de su operación
• Requiera mantenimiento rutinario regular
• Sean nuevos en su operación o nuevos en el mercado en general (piezas tan nuevas que aún no ha recopilado datos de mantenimiento fiables)

Para esos activos de alta prioridad seleccionados para mantenimiento preventivo, puede ser útil crear una jerarquía de activos. Generalmente, las jerarquías de activos muestran la ubicación, equipos y partes en un esquema fácil de leer. Tener toda la información de sus equipos registrada y organizada en un solo lugar es un paso crucial para construir el resto de su plan.

Establecimiento de Objetivos y Presupuestos de Mantenimiento Preventivo

Una vez definido el alcance para los roles de su equipo y todos sus equipos de alta prioridad, estará listo para establecer los objetivos de su programa de mantenimiento preventivo. Una buena práctica es asegurarse de establecer objetivos realistas para su equipo que les permitan hacer progresos medibles con cambios duraderos.

Como verá en los siguientes pasos, hay muchas oportunidades para mejoras futuras, así que empiece en algún lugar e itere con el tiempo.

Un buen objetivo inicial para un equipo nuevo en mantenimiento preventivo es revisar los manuales de operación de equipos y compilar las recomendaciones OEM para los equipos. Revisar registros de software existentes y libros de registro también puede darle información valiosa sobre el rendimiento pasado de los equipos. Ya sea que sus objetivos de mantenimiento actuales sean a corto plazo o enfocados en el largo plazo, no puede equivocarse al ser exhaustivo en un programa de mantenimiento preventivo.

Ahora que tiene esta información, es hora de compilar un plan de recursos de trabajo para cada pieza de equipo. Los planes de recursos de trabajo describen detalles importantes como:

• Procedimientos de operación
• Herramientas y suministros necesarios para el trabajo de mantenimiento
• Requisitos de habilidades y capacitación
• Listas de partes
• Documentación e instrucciones de seguridad

Al tener esta imagen completa del trabajo, mano de obra y necesidades de equipos, ahora está listo para establecer un presupuesto inicial apropiado para todo su programa de mantenimiento preventivo.

Desarrollo de sus Tareas de Mantenimiento Preventivo

Un plan de mantenimiento preventivo es mucho más que solo registrar actividades de reparación y programar mantenimiento. Uno de los aspectos más valiosos del programa es que facilita decisiones importantes sobre sus equipos con su personal más talentoso. ¿Cuándo debe desactivarse un equipo? ¿Deberíamos agregar una actualización? ¿Deberíamos capacitar al personal para realizar mantenimiento en el equipo o subcontratar? Estos son valiosos inicios de conversación que podrían ahorrarle mucho tiempo y dinero a largo plazo.

Estas conversaciones deberían resultar en la creación de programas de tareas de mantenimiento que sean exhaustivos y fáciles de seguir. Aquí hay un buen ejemplo de un programa de tareas de mantenimiento de Limble CMMS que se desarrolló a partir de recomendaciones OEM:

TAREAS DIARIAS
Tarea #1: Limpiar y examinar cabezales de cuchillas

TAREAS SEMANALES
Tarea #2: Sustituir correas x 1
Tarea #3: Inspeccionar anillos de retardo x 2 (significa 2 veces por semana)
Tarea #4: Engrasar el nipple de lubricación de la carcasa del cortador x 2

TAREAS MENSUALES
Tarea #5: Cambiar placas perforadas x 2
Tarea #6: Examinar el sellado de goma x1

Después de escribir tales tareas y organizarlas en un programa, tendrá una mejor comprensión de los recursos y tiempo requeridos para realizar tareas de mantenimiento. Basándose en las partes mantenidas, también puede clarificar los criterios operativos que especifican el rango de medidas de rendimiento necesarias para considerar el equipo en buen estado de funcionamiento. Además del trabajo preventivo regular que se programará, estos criterios le otorgan un esquema claro tanto para su personal como para cualquier socio externo.

Configuración de Programas de Mantenimiento Preventivo a Largo Plazo

Los planes de mantenimiento preventivo sólidos siempre contienen programas claros que describen las responsabilidades para tareas diarias, semanales, mensuales, trimestrales y anuales. Estos programas aseguran que el trabajo se realice en el momento adecuado sin retrasos ni omisiones. Una vez que tenga todas las necesidades de sus equipos de alta prioridad determinadas por tarea, puede compilar el programa de mantenimiento preventivo para toda su instalación. (Aquí hay un buen ejemplo de programa a considerar.)

Para gestionar los programas eficientemente, hay varias formas de configurar sus disparadores de mantenimiento. Los siguientes tipos son especialmente adecuados para estilos de mantenimiento preventivo:

• Disparador por tiempo – Uno de los más utilizados y basado en intervalos de tiempo entre actividades de mantenimiento. Es el más adecuado para tareas simples y aquellas que utilizan partes (como filtros) que pueden tener fechas de caducidad.
• Disparador por uso – Requiere mantenimiento después de una cantidad específica de uso, como el número de horas en operación. Es el más adecuado para equipos con uso estable o irregular que tienen tasas de fallo basadas en uso conocidas.
• Disparador por evento – Utiliza eventos específicos para activar controles de mantenimiento, como en caso de fallo de energía. Es útil para equipos que pueden verse muy afectados por fuerzas externas.

Estos disparadores, junto con su programa de tareas de mantenimiento, dan a su equipo algo para revisar regularmente. A partir de ahí, se pueden hacer cambios a medida que se identifican mejoras.

Seguimiento, Ajustes y Mejoras

Una vez que una operación tiene un plan básico de mantenimiento preventivo en marcha, hay varias direcciones potenciales para explorar y mejorar la eficiencia del mantenimiento. Utilizar un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) puede ayudarle a agilizar el registro y reporte de sus actividades. También podría considerar códigos de barras y/o agregar etiquetas de activos para mejorar aún más la automatización y reforzar sus procesos de gestión de inventario y partes.

Independientemente de los sistemas elegidos, puede aprovechar su programa de mantenimiento para impulsar la mejora continua en su operación. Puede buscar utilizar herramientas como Análisis de Modos de Fallo y Efectos (FMEA) o Análisis de Riesgos (PHA, HAZOP) para identificar puntos de mejora para procesos específicos. Con todos sus registros y datos compilados, está en una excelente posición para realizar estudios de análisis de costes y encontrar oportunidades potenciales de reducción de costes en su presupuesto de mantenimiento.

Uno de los desarrollos más nuevos e interesantes en el espacio de mantenimiento preventivo ha sido el auge de las capacidades de mantenimiento predictivo. Esta forma de mantenimiento busca comprender la condición actual del equipo mientras utiliza datos en tiempo real para determinar cuándo un proceso podría fallar o incluso cuándo se recomienda una intervención, aparte del programa preventivo. Se basa en los fundamentos del mantenimiento preventivo y añade otra dimensión a sus planes de gestión de instalaciones.

Los planes de mantenimiento preventivo son imprescindibles para operaciones modernas, particularmente aquellas que quieren mantener operaciones lean y minimizar costes generales. Seguir estos pasos le ayudará a crear un plan integral de mantenimiento preventivo que beneficie el resultado final.

Recursos Adicionales sobre Mantenimiento Preventivo

Para aprender más sobre mantenimiento preventivo, incluyendo los mejores consejos y trucos para crear programas de tareas, visite los siguientes recursos:

• Modelos de Mantenimiento Imperfecto, de la Teoría a la Práctica
• El Mantenimiento Preventivo se Mejora a Través del Análisis Predictivo
• Mantenimiento Preventivo: 6 Elementos para un Programa Esencial
• Por Qué No Debería Posponer el Mantenimiento Preventivo Planificado
• El Mantenimiento Preventivo Puede Reducir Drásticamente los Tiempos de Flota
• Comparación de Software de Mantenimiento Preventivo
• Ejemplos de Mantenimiento Preventivo Que Ahorran y Desperdician Dinero
• Formas de Programar Mantenimiento Preventivo para Equipos y Maquinaria
• Optimización del Mantenimiento Preventivo Usando un CMMS
• Los Pros y Contras de Diferentes Estrategias de Mantenimiento