La Guía Definitiva de CMMS: Parte 4 – Elegir el sistema adecuado para su organización

Es hora de nuestra entrega final de la serie Volviendo a lo Básico: La Guía Definitiva de CMMS. Cubrimos todo lo que necesita saber sobre un sistema CMMS. Haga clic aquí si se perdió la Parte 1, aquí para la Parte 2, y aquí para la Parte 3.

En el artículo de hoy discutiremos cómo encontrar el ajuste correcto entre su CMMS y organización determinando las mejores preguntas para hacer.

Siga leyendo para la Parte 4: Tres preguntas importantes para hacer al investigar el CMMS adecuado para su organización.

Como en todas las compras, ya sea comprar un auto o seleccionar el par perfecto de zapatos, debe hacer las preguntas correctas para tomar una decisión de compra informada. Debe hacerse una evaluación crítica para comprender verdaderamente los beneficios de un producto sobre otro. Si no compara una mezcla de productos, ¿cómo puede estar seguro de que realmente encontró el ajuste correcto?

En el artículo de hoy, descubrimos tres preguntas esenciales que debe hacer para encontrar el mejor CMMS. Antes de comprar software CMMS, su organización debe formar un equipo para preguntar:

• Quién necesita usar el software,
• Qué necesita hacer, y,
• Qué beneficios esperan.

1) ¿Quién necesita usar el software?

Empiece con el tamaño, distribución, estructura y conjuntos de habilidades de su departamento de mantenimiento. ¿Tiene un equipo pequeño haciendo reparaciones generales en una sola instalación, un gran equipo de especialistas trabajando en docenas de edificios, o algo intermedio? ¿Recibe envíos mensuales de un solo proveedor, o trabaja diariamente con una variedad de proveedores y técnicos externos?

¿Qué pasa con usuarios no de mantenimiento? ¿Quiere un portal que permita a otros trabajadores de su empresa presentar solicitudes de órdenes de trabajo? ¿Va la alta gerencia a usar el CMMS para evaluar el departamento de mantenimiento? ¿Y ocurrirá esta evaluación en múltiples instalaciones? ¿Usará RR.HH. para evaluar rendimiento? Las respuestas a estas preguntas impactarán directamente el alcance de su CMMS y las estructuras de precios de software disponibles.

2) ¿Qué necesita hacer el software?

Un departamento pequeño de gestión de instalaciones y mantenimiento de edificios tendrá necesidades diferentes a una gran empresa en la industria manufacturera. Algunas organizaciones solo necesitan apps CMMS simples para crear y rastrear órdenes de trabajo. Otras necesitan un conjunto integral de herramientas, incluyendo mantenimiento preventivo, rastreo y gestión de proveedores.

No olvide pensar en movilidad y facilidad de uso. ¿Qué características necesitan los trabajadores para acceder en campo? ¿Su software de gestión de mantenimiento computarizado necesita ser accesible para trabajadores analfabetos informáticamente o no angloparlantes? Una UI visual simple puede no ser crucial para un equipo de técnicos de IT, pero podría ser decisiva en una organización que emplea trabajadores de baja cualificación o inmigrantes con fluidez limitada en inglés.

También debe pensar en qué necesita hacer el proveedor. ¿Necesita un socio CMMS que pueda instalar y configurar el software CMMS, o proporcionar capacitación? ¿Qué nivel de soporte necesita si encuentra un error? ¿Puede permitirse que el software falle unos días mientras resuelve problemas, o necesita soporte al cliente que le responda inmediatamente?

3) ¿Qué beneficios espera del software CMMS?

¿Apunta a mayor productividad? ¿Mejor rastreo y control de gastos? ¿Procesos más estandarizados en su organización? ¿O intenta resolver problemas específicos, como falta de mantenimiento preventivo, desorganización o mal control de inventario?

Es crucial que tanto la gerencia como el departamento de mantenimiento tengan voz en la elección del software CMMS. Si la gerencia decide sola, pueden enfocarse en características llamativas, descuidando accesibilidad, movilidad y otras características cruciales para el departamento de mantenimiento. Si el departamento de mantenimiento decide solo, por otro lado, podrían ignorar las características de rastreo e informes que la gerencia necesita. Idealmente, también debería hablar con otras partes interesadas, como trabajadores que necesitan presentar solicitudes de mantenimiento o (en gestión de instalaciones) inquilinos.

Uniendo todo: La situación revisitada

Recuerde esa situación real que describimos al principio de la Parte 1. Sin la ayuda de un CMMS estandarizado, una cinta transportadora rota puede causar estragos en sus operaciones generales. Una vez implementado un CMMS, esa situación una vez complicada se agiliza y remedia casi inmediatamente. Así es como se desarrollaría con un CMMS en marcha:

Revolucione su departamento de mantenimiento. Hay desafíos con cualquier sistema computarizado de gestión de mantenimiento. Puede ser difícil encontrar la mejor opción, y muchas empresas terminan con mucha resistencia de departamentos de mantenimiento si el software no tiene el flujo de trabajo adecuado.

Le animamos a hacer muchas preguntas y asegurar que está en el camino correcto, para poder encontrar un sistema que satisfaga las necesidades de todos.

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