Regreso a lo básico:la guía definitiva de CMMS, parte 3

Es hora de la Parte 3 de nuestra serie de blogs Back To Basics:The Ultimate CMMS Guide. Cubrimos todo lo que necesita saber sobre un sistema CMMS. Si se perdió la Parte 1, puede leerla aquí o hacer clic aquí para la Parte 2:aprender sobre las funciones clave de CMMS.

En la publicación de hoy, discutiremos los atributos importantes del software que pueden hacer o deshacer una implementación exitosa de CMMS.

Siga leyendo para la Parte 3:encontrar la combinación adecuada de facilidad de uso, precio y aprovisionamiento en su CMMS.

La semana pasada le brindamos una descripción general simple de las características importantes de CMMS que los clientes suelen buscar en su viaje de compradores. Pero la historia no termina una vez que un software cumple con sus criterios para un conjunto particular de funciones de CMMS. Los factores que realmente distinguen a un CMMS de otro van mucho más allá de sus características, se trata de cómo se entregan esas características y el precio que las acompaña. Los atributos del software, como el grado de facilidad de uso, la estructura de precios y el método de entrega del software, ya sea instalado o basado en la web, contribuyen a la implementación exitosa del software en cualquier organización. Desglosamos los tres y le mostramos lo que debe buscar en su combinación perfecta de atribución de software.

1) Facilidad de uso en el software CMMS

Como dijimos antes, generalmente hay una compensación entre la usabilidad y la robustez. El software CMMS que brinda a los usuarios funciones amplias puede parecer una obviedad para comprar, sin embargo, estos sistemas tienden a estar desordenados y son difíciles de dominar. Además, algunas compañías de software de administración de mantenimiento computarizado descuidan el diseño fácil de usar y una interfaz optimizada. No los prueban en usuarios sin conocimientos técnicos sólidos ni implementan diseños gráficos intuitivos.

La facilidad de uso es uno de los factores más cruciales en una implementación exitosa de CMMS. Se estima que entre el 40 % y el 80 % de las implementaciones de CMMS fallan en el primer año, por lo que cualquier complejidad innecesaria representa un riesgo real para una adopción exitosa. Si los gerentes de mantenimiento pasan más tiempo aprendiendo software complejo, navegando por menús intrincados, ajustando varios permisos de usuario y contactando urgentemente al soporte técnico, que realizando tareas de mantenimiento reales, es poco probable que se enamoren de su nuevo sistema de software CMMS. A menos que el software se simplifique, existe un riesgo real de que nunca se den cuenta de los beneficios del software de mantenimiento computarizado.

Incluso en organizaciones con necesidades complejas, el CMMS más fácil de usar suele ser la mejor opción. Armtec Infrastructure Inc., un fabricante de materiales de construcción e infraestructura, es un ejemplo perfecto. Operan una red de plantas pequeñas, esbeltas y separadas geográficamente para responder de manera más eficiente, lo que hace que la gestión eficaz del mantenimiento sea todo un desafío.

En 2013, todavía usaban papel y bolígrafo u hojas de cálculo (cada gerente de planta era responsable de su propio mantenimiento) y necesitaban una forma de ejecutar un programa de mantenimiento más centralizado y consistente. Compararon cuidadosamente todas las opciones y finalmente eligieron Hippo CMMS. Tenía todas las funciones que necesitaban, pero las funciones no fueron el factor decisivo.

“A todos les gustó Hippo como el mejor de todos los paquetes”, dijo Leo Logashov, Gerente Nacional de Excelencia en Operaciones. "Elegimos Hippo por su simplicidad, porque algunos usuarios no tienen conocimientos informáticos avanzados y solo saben lo básico".

2) Aprovisionamiento de software CMMS

Puede sorprender a muchas empresas que buscan un CMMS, pero el método de entrega del software es tan importante como lo que puede hacer. Los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados solían instalarse solo en el sitio. El departamento de TI tendría que cargar el programa (y las actualizaciones de software) en una computadora o red local y configurarlo a mano (alternativamente, tendrían que instalar su propio servidor en el sitio). Era tedioso y lento, y a menudo requería muchos ajustes antes de que todo funcionara correctamente. A menudo, solo se podía acceder al programa desde una computadora. Si la computadora falla, podría perder años de registros en un abrir y cerrar de ojos. Además, los sistemas CMMS instalados eran mucho más costosos que otras opciones debido tanto a los altos costos iniciales como a los costosos costos continuos, ya que los usuarios tenían que pagar por cada actualización adicional que lanzaba el proveedor. El alto precio era la principal barrera para que muchas empresas accedieran a un CMMS o aseguraran un ROI.

Hoy en día, el software de gestión de mantenimiento informatizado se suele ofrecer en la nube, utilizando un modelo de Software como Servicio (SaaS). En lugar de comprar el programa y las actualizaciones y pagar a TI para instalarlo y ejecutarlo, paga una tarifa de suscripción y deja que el proveedor de software se encargue de los detalles técnicos. Puede acceder a él desde cualquier lugar, y la empresa se encarga de la instalación y las actualizaciones automáticamente. También hay mucho menos riesgo de que sus datos se corrompan o destruyan debido a una falla de la computadora, ya que todos están almacenados en un centro de datos seguro.

Tenga en cuenta que con SaaS depende del proveedor de software, por lo que es importante conocer sus garantías y soporte. Los servicios pueden variar desde sesiones de capacitación rápidas para que los usuarios se familiaricen con su sistema hasta una configuración completa en la que el proveedor es responsable de la recopilación y la integración de datos. Existen varios puntos de precios, recursos adicionales de CMMS y planes de soporte técnico continuo para cada proveedor, así que asegúrese de elegir un proveedor basado no solo en el producto sino también en los servicios profesionales que brinda.

3) Precios del software CMMS

La mayor parte de la industria del software de administración de mantenimiento computarizado ofrece licencias por usuario y por módulo. En otras palabras, para un conjunto determinado de funciones (por ejemplo, gestión de órdenes de trabajo y gestión de inventario), debe pagar X dólares al mes por cada usuario.

Esto puede parecer una gran oferta si tiene un pequeño departamento de mantenimiento, pero volverá a afectarlo a medida que su empresa crezca. Además, este modelo de precios puede limitar la forma en que usa el software de administración de mantenimiento computarizado. Por ejemplo, podría ser prohibitivamente costoso dar acceso a contratistas externos o miembros del personal ordinarios que podrían necesitar presentar solicitudes de trabajo.

Otros modelos de precios, como el de Hippo CMMS, funcionan de manera diferente. Cobramos por instalación, no por cabeza. Eso permite a nuestros usuarios emplear el software para comunicarse con proveedores, contratistas y cualquier otra persona que lo necesite. Y debido a que el precio por instalación disminuye a medida que agrega más instalaciones a su sistema, el software en realidad se vuelve más rentable a medida que crece.

La importancia de encontrar un software CMMS que tenga la combinación correcta de facilidad de uso, método de entrega y una estructura de precios rentable a menudo se ve eclipsada por la búsqueda de una organización de un sistema de gestión de mantenimiento rico en funciones. Al comprender la diferencia entre los atributos y las características del software, los compradores pueden tomar una decisión más informada sobre el tipo de CMMS que mejor se adapta a su organización.

Ahora que está equipado con una comprensión general de la composición de CMMS, es hora de ponerlo todo junto. Sintonice la próxima semana para ver la publicación final de nuestra serie de 4 partes:encontrar la opción adecuada:las mejores preguntas para hacerles a los proveedores de CMMS.

Tarea de la semana 3:lea nuestra publicación de blog aportada por un invitado para obtener más información entre la compensación de un software robusto y fácil de usar.

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