Volviendo a lo Básico: La Guía Definitiva de CMMS – Parte 3: Seleccionar características para una implementación exitosa

Es hora de la Parte 3 en nuestra serie Volviendo a lo Básico: La Guía Definitiva de CMMS. Cubrimos todo lo que necesita saber sobre un sistema CMMS. Si se perdió la Parte 1, puede leerla aquí o haga clic aquí para la Parte 2 —aprendiendo sobre características clave de CMMS.

En el artículo de hoy discutiremos atributos importantes de software que pueden hacer o deshacer una implementación exitosa de CMMS.

Siga leyendo para la Parte 3: Encontrar la combinación correcta de facilidad de uso, precio y aprovisionamiento en su CMMS.

La semana pasada le dimos una visión simple de importantes características CMMS que los clientes suelen buscar en su proceso de compra. Pero la historia no termina una vez que un software cumple sus criterios para un conjunto particular de características CMMS. Los factores que realmente distinguen un CMMS de otro van mucho más allá de sus características, se trata de cómo se entregan esas características y la etiqueta de precio que las acompaña. Atributos de software como el grado de facilidad de uso, la estructura de precios y el método de entrega del software —sea instalado vs basado en web— todos contribuyen a la implementación exitosa del software en cualquier organización. Desglosamos los tres y le mostramos qué buscar en su combinación perfecta de atributos de software.

1) Facilidad de uso en software CMMS

Como hemos dicho antes, usualmente hay un intercambio entre usabilidad y robustez. El software CMMS que da a usuarios características extensas puede parecer una compra obvia, sin embargo estos sistemas tienden a ser abarrotados y difíciles de dominar. Además, algunas empresas de software de gestión de mantenimiento computarizado descuidan el diseño amigable y una interfaz simplificada. No las prueban en usuarios sin antecedentes técnicos fuertes, ni implementan diseños intuitivos y gráficos.

La facilidad de uso es uno de los factores más cruciales en una implementación exitosa de CMMS. Se estima que el 40-80% de implementaciones CMMS fallan en el primer año, por lo que cualquier complejidad innecesaria plantea un riesgo real para una adopción exitosa. Si los gerentes de mantenimiento pasan más tiempo aprendiendo software complejo, navegando menús intrincados, ajustando varios permisos de usuario y contactando urgente a soporte técnico, que en realizar tareas de mantenimiento reales, es improbable que amen su nuevo sistema CMMS. A menos que el software sea simplificado, hay un riesgo real de nunca realizar los beneficios del software de mantenimiento computarizado.

Incluso en organizaciones con necesidades complejas, el CMMS más fácil de usar es a menudo la mejor opción. Armtec Infrastructure Inc., fabricante de materiales de construcción e infraestructura, es un ejemplo perfecto. Operan una red de plantas pequeñas, esbeltas y geográficamente separadas para responder más eficientemente, haciendo la gestión de mantenimiento efectiva bastante desafiante.

En 2013, aún usaban papel y bolígrafo u hojas de cálculo —cada gerente de planta era responsable de su propio mantenimiento— y necesitaban una forma de ejecutar un programa de mantenimiento más centralizado y consistente. Compararon cuidadosamente todas las opciones, y finalmente eligieron Hippo CMMS. Tenía todas las características que necesitaban, pero las características no fueron el factor decisivo.

"A todos les gustó Hippo lo mejor de todos los paquetes", dijo Leo Logashov, Gerente Nacional de Excelencia Operacional. "Elegimos Hippo por su simplicidad, porque algunos usuarios no tienen habilidades informáticas avanzadas y solo saben lo básico."

2) Aprovisionamiento de software CMMS

Puede sorprender a muchas empresas que buscan un CMMS, pero el método de entrega del software es tan importante como lo que puede hacer. Los sistemas computarizados de gestión de mantenimiento solían solo instalarse in-situ. El departamento de TI tenía que cargar el programa (y actualizaciones) en una computadora o red local y configurarlo a mano (alternativamente, tenían que instalar su propio servidor in-situ). Era tedioso y consumía tiempo, y a menudo requería muchos ajustes antes de que todo funcionara correctamente. A menudo, el programa solo podía accederse desde una computadora. Si la computadora fallaba, podía perder años de registros en un abrir y cerrar de ojos. Además, los sistemas CMMS instalados eran mucho más caros que otras opciones debido a altos costos iniciales y costos continuos elevados ya que los usuarios tenían que pagar por cada actualización adicional que el proveedor lanzaba. La elevada etiqueta de precio era la barrera principal para muchas empresas para acceder a un CMMS o asegurar un ROI.

Hoy en día, el software de gestión de mantenimiento computarizado se ofrece usualmente en la nube, usando un modelo de Software como Servicio (SaaS). En lugar de comprar el programa y actualizaciones y pagar a TI para instalarlo y ejecutarlo, paga una tarifa de suscripción y deja que el proveedor se ocupe de los detalles técnicos. Puede acceder desde cualquier lugar, y la empresa maneja instalación y actualizaciones automáticamente. También hay mucho menos riesgo de que sus datos se corrompan o destruyan por fallo de computadora, ya que todo se almacena en un centro de datos seguro.

Tenga en cuenta, con SaaS depende del proveedor de software, por lo que es importante averiguar sobre sus garantías y soporte. Los servicios pueden variar desde sesiones rápidas de capacitación para familiarizar usuarios con su sistema hasta configuración completa donde el proveedor es responsable de recolección e integración de datos. Existen varios puntos de precios, recursos CMMS adicionales y planes de soporte técnico continuo para cada proveedor, así que asegúrese de elegir un proveedor basado no solo en el producto sino también en los servicios profesionales que proporcionan.

3) Precios de software CMMS

La mayor parte de la industria de software de gestión de mantenimiento computarizado ofrece licencias por usuario y por módulo. En otras palabras, para un conjunto dado de características (digamos, gestión de órdenes de trabajo y gestión de inventario), tiene que pagar X dólares por mes por cada usuario.

Esto puede parecer una gran oferta si tiene un departamento de mantenimiento pequeño, pero le volverá a morder cuando su empresa crezca. Además, este modelo de precios puede limitar cómo usa el software de gestión de mantenimiento computarizado. Por ejemplo, podría ser prohibitivamente caro dar acceso a contratistas externos o miembros ordinarios del personal que podrían necesitar presentar solicitudes de trabajo.

Otros modelos de precios, como el de Hippo CMMS, funcionan de forma diferente. Cobramos por instalación, no por cabeza. Eso permite a nuestros usuarios emplear el software para comunicarse con proveedores, contratistas y cualquier otra persona que lo necesite. Y como el precio por instalación disminuye a medida que agrega más instalaciones a su sistema, el software se vuelve más rentable a medida que crece.

La importancia de encontrar software CMMS que tenga la combinación correcta de facilidad de uso, método de entrega y estructura de precios rentable a menudo se ve eclipsada por la búsqueda de una sistema de gestión de mantenimiento rico en características. Al entender la diferencia entre atributos de software y características, los compradores pueden tomar una decisión más informada sobre el tipo de CMMS que mejor encajaría en su organización.

Ahora que está equipado con una comprensión general de la composición de CMMS, es hora de unirlo todo. Sintonice la próxima semana para la publicación final en nuestra serie de 4 partes —Encontrar el ajuste correcto: Las mejores preguntas para hacer a proveedores CMMS.

Tarea Semana 3: Lea nuestro artículo contribuido por invitados para aprender más sobre el intercambio entre software fácil de usar vs robusto.

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