Una breve guía para elegir un CMMS

Elección de un software CMMS

Esta publicación describe todo lo que necesita saber sobre cómo elegir un CMMS, con consejos, estrategias, plantillas de puntuación y más para ayudarlo a tomar la decisión correcta.

Tabla de contenido

1. Cómo utilizar esta guía
2. Fase n. ° 1:Reúna su equipo
3. Fase n. ° 2:defina sus objetivos
4. Fase # 3:Evaluar las opciones de CMMS
5. Conclusión

Elegir el software CMMS adecuado podría significar la diferencia entre controlar el mantenimiento y perder mucho tiempo y dinero. Por eso es fundamental elegir un CMMS que se adapte bien a su operación.

Existe una gran cantidad de software de mantenimiento, por lo que puede ser fácil sentirse perdido o abrumado al elegir un CMMS. ¡Pero no temas! Hemos destacado algunas estrategias infalibles para evaluar el software de mantenimiento para que pueda organizarse rápidamente y encontrar el mejor CMMS para su equipo.

Cómo utilizar esta guía

Las fases que se describen a continuación le ayudarán a saber cómo elegir un CMMS que se adapte a su negocio, presupuesto y operación de mantenimiento:

1. Primero, analizamos cómo consultar a las partes interesadas clave y obtener la aceptación de su equipo.
2. A continuación, lo ayudaremos a comprender sus objetivos para que pueda enfocar su búsqueda.
3. Finalmente, lo guiaremos a través del proceso de evaluación del software CMMS en cuanto a ajuste, costo, características e implementación.

Fase n. ° 1:Reúna su equipo

Es importante pensar en cada persona que interactuará con el software, cómo se sienten al adoptar un nuevo proceso y qué necesitan en un CMMS. En esta sección se describe a quién reunir y cómo, para que pueda participar y asegurarse de que las partes interesadas clave estén en la misma página.

A quién se debe consultar al elegir un CMMS

Consultar a las personas adecuadas en las primeras etapas de su investigación lo ayudará a acercarse un paso más a la elección de un CMMS basado en un enfoque más integral del mantenimiento.

Administradores de sistemas y gerentes de mantenimiento :Estas personas supervisarán el uso diario del CMMS, por lo que es muy importante involucrarlos al principio del proceso para ayudar a obtener la aceptación y mejorar la adopción del sistema.

Técnicos :Estas son las personas que más usarán el CMMS, por lo que su opinión sobre las características, la usabilidad y la apertura para adoptar software son cruciales.

Operadores :Los operadores deben desempeñar un papel importante en la orden de trabajo y el proceso de solicitud de trabajo, por lo que se deben considerar sus aportes.

Ingenieros de confiabilidad :Los ingenieros de confiabilidad son clave para utilizar un CMMS en todo su potencial y lograr un programa de mantenimiento preventivo exitoso.

Administradores de inventario :La gestión de inventario es una parte importante de la función de un CMMS, por lo que se debe consultar a los administradores de inventario al seleccionar uno.

Personal de salud y seguridad :Es especialmente importante hablar con estos miembros del equipo al elegir un CMMS si se encuentra en una industria que está muy auditada.

Equipo de TI :Su equipo de TI tendrá muchos conocimientos sobre si un CMMS puede combinarse con la infraestructura tecnológica existente de su instalación y cómo puede hacerlo.

Ejecutivos :Los directores ejecutivos, directores financieros y otros gerentes de nivel ejecutivo a menudo usan software CMMS para tomar decisiones basadas en datos sobre el futuro de la empresa.

Preguntas para obtener información y aceptación de las partes interesadas

1. Responda la pregunta "¿Qué gano yo con esto?" para cada usuario del sistema. Pregunte a todas las personas afectadas por un CMMS cómo imaginan usar el software y los desafíos que prevén al adoptarlo.
2. ¿Su cultura organizacional apoyará el cambio a un CMMS? La aceptación, de arriba a abajo, es extremadamente importante para una implementación exitosa de CMMS. Identifique cualquier oposición al software de mantenimiento y llegue a una solución para estas inquietudes.
3. ¿Qué sistemas, procesos y recursos pueden facilitar la adopción de CMMS? Es vital educar y capacitar a todos en su instalación para que comprendan el valor de un CMMS. Crear una política de gestión de activos, compartir artículos útiles e incluir a las partes interesadas en demostraciones y pruebas gratuitas son algunas de las formas de lograrlo.

Elegir un CMMS que sea mejor para su equipo

Un CMMS es tan eficaz como las personas que lo utilizan. Si el software no tiene las herramientas que su equipo necesita o los usuarios se niegan a adaptarse a una nueva forma de hacer las cosas, su inversión será en vano. Por eso es importante decidir a quién se debe consultar al elegir un CMMS y qué necesitan del software de mantenimiento. Con esta información, puede evaluar diferentes opciones con una visión completa de cómo un CMMS afectará su operación.

Elegir el CMMS correcto podría significar la diferencia entre controlar su mantenimiento y perder mucho tiempo y dinero.

Fase n. ° 2:Defina sus objetivos

No puede encontrar la solución adecuada si no sabe a qué problemas se enfrenta. La búsqueda de un CMMS comienza con la definición de los problemas que desea resolver y el establecimiento de metas a corto y largo plazo.

Preguntas para definir sus objetivos

1. ¿Cuáles son los objetivos a largo plazo de su departamento de mantenimiento y su empresa?
2. ¿Cuál es el mayor problema o frustración de su equipo de mantenimiento?
3. ¿Qué objetivos o KPI de mantenimiento le preocupa lograr?
4. ¿Su operación tiene varios sitios? ¿Cuántos activos y piezas tiene?
5. ¿Qué estrategia de mantenimiento usa ahora y qué desea usar en el futuro?
6. ¿Cuál es la carga de trabajo diaria de su equipo de mantenimiento?
7. ¿Qué normas de salud y seguridad debe cumplir su empresa?

Sugerencias para comprender sus objetivos

1. Hable con los responsables de la toma de decisiones en su empresa sobre cómo definen el éxito a corto y largo plazo y hacia dónde ven su industria.
2. Cuantifique su rendimiento tanto como sea posible, identifique debilidades (como demasiado tiempo de inactividad o mantenimiento no planificado) y descubra qué está causando estos puntos débiles.
3. Audite sus sistemas y procesos de mantenimiento. Averigüe qué funciona bien y qué no. Hable con su equipo de mantenimiento sobre los obstáculos diarios que enfrentan.
4. Cree una lista de sus cinco objetivos principales para los próximos uno, tres y cinco años.

¿Qué CMMS le ayudará a alcanzar sus objetivos?

Es demasiado pronto para elegir el mejor CMMS, pero este proceso lo ayuda a descubrir si es que lo necesita. Su solución actual puede ser suficiente, especialmente si su operación es pequeña, exitosa y puede escalar para el futuro. Por otro lado, esta parte del proceso dejará en claro si existe una brecha tecnológica en su equipo de mantenimiento, y lo pondrá en el camino de llenar esa brecha.

Fase n. ° 3:Evaluación de sus opciones de CMMS

Hasta ahora, hemos estado adoptando el punto de vista de 10,000 pies al elegir un CMMS. Las siguientes secciones lo llevarán a la tierra para que pueda examinar los detalles de cada opción de software, desde la forma en que se adapta a su instalación hasta cuánto cuesta, qué características tiene y cómo se puede implementar.

Elección de un CMMS que se adapte a sus necesidades

Estas preguntas y consejos pueden ayudarlo a reducir el campo de juego e identificar un puñado de soluciones que podrían ayudarlo a alcanzar sus objetivos (hablaremos sobre cómo reducir aún más esta lista en el siguiente paso).

Preguntas para ayudar a definir sus requisitos

1. ¿Qué es lo máximo que puede gastar anualmente en un CMMS?
2. ¿Puede medir el rendimiento de sus activos?
3. ¿Cuál es su cronograma para comprar e implementar un CMMS?
4. ¿Tiene recursos y sistemas de TI que puedan admitir un CMMS local?
5. ¿Qué sistemas y procesos existen para respaldar la adopción de nuevo software?

Consejos para establecer sus requisitos

1. Esboce un presupuesto de cinco años para el CMMS para ver lo que puede gastar de manera realista.
2. Haga un inventario de sus activos y evalúe la importancia, los modos de falla y la capacidad de integrarse con la tecnología.
3. Establezca una fecha límite para elegir e implementar un sistema. Describe lo que quieres lograr en los primeros 30, 60 y 90 días.
4. Hable con su equipo de TI sobre la capacidad de su instalación para instalar software local o basado en la nube.
5. Examine los procedimientos operativos estándar, las políticas, los canales de comunicación y otros sistemas y procesos existentes. Enumere las actualizaciones o los nuevos recursos necesarios para la adopción de CMMS.
6. Intente responder la pregunta:"¿Qué gano yo?" para cada persona que interactuará con el software. Esto incluye gerentes de mantenimiento, técnicos, operadores, ingenieros de confiabilidad, gerentes de inventario, personal de salud y seguridad y ejecutivos.

¿Qué CMMS satisface las necesidades de su operación?

A estas alturas, debería tener una idea más clara de lo que quiere en un CMMS. En este punto, puede eliminar cualquier opción que no sea realista desde el punto de vista financiero y determinar si en las instalaciones o en la nube es la solución ideal para usted. Si no tiene los recursos para implementar una solución local, como el soporte de TI interno, puede eliminar esa opción de su lista.

Comprender el costo real de un CMMS

La mayoría de las plataformas CMMS le permiten ahorrar dinero a largo plazo, pero la correcta le ayudará a maximizar el ROI ahora y a medida que su empresa crezca. Esta sección lo ayuda a conocer el costo real del software para que pueda encontrar el mejor CMMS.

Preguntas para comprender el costo de un CMMS

1. ¿Cuál es su presupuesto para un CMMS? ¿Qué factores influirán en este número en el futuro?
2. ¿Cuántas personas usarán el CMMS y cómo crecerá este número en cinco años?
3. ¿Qué KPI se utilizarán para medir el retorno de la inversión?
4. ¿Cuál es el costo total de cada opción de CMMS (compra, suscripciones, capacitación, soporte y actualizaciones)?
5. ¿Cuáles son las estructuras de precios de cada opción de CMMS? ¿El precio es flexible o está sujeto a un contrato?
6. ¿Cuáles son los costos indirectos de cada opción de CMMS? (tiempo, infraestructura de TI, nuevas contrataciones)?

Consejos para comprender el costo de un CMMS

1. Existen plataformas CMMS gratuitas y muchos proveedores ofrecen versiones gratuitas de su software CMMS. Sin embargo, a menudo existen límites para los usuarios, los activos, las órdenes de trabajo, las funciones y el soporte. Comprenda estos límites y cómo afectan su operación al elegir un CMMS.
2. Debido a que la mayoría de las estructuras de precios de CMMS se basan en la cantidad de usuarios, es importante saber quién usará el sistema y cómo crecerá esta cantidad en el futuro.
3. Asegúrese de comprender el costo de instalación, infraestructura de TI, soporte, capacitación, actualizaciones, integraciones, equipos (como hardware adicional o dispositivos móviles como tabletas) y el tiempo que tomará implementar correctamente el sistema. Algunos proveedores de CMMS incluyen soporte en el costo de suscripción y otros no. Los costos inesperados de soporte e implementación pueden descarrilar fácilmente su presupuesto.
4. El uso de software de mantenimiento a menudo conduce a ahorrar dinero en otros aspectos, como el inventario y la mano de obra. Las métricas que utiliza para cuantificar el valor de su CMMS lo ayudarán a establecer un presupuesto y definir qué funciones valen la pena.

Elegir un CMMS para su presupuesto

Aquí es donde realmente puede comenzar a reducir las opciones. Es probable que un CMMS no funcione si cuesta más que su presupuesto. Lo mismo ocurre con un CMMS que no es financieramente sostenible a medida que su organización crece.

No puede encontrar la solución adecuada si no sabe a qué problemas se enfrenta. La búsqueda de un CMMS comienza con la definición de los problemas que desea resolver y el establecimiento de metas a corto y largo plazo.

Evaluación de las características y beneficios de un CMMS

Cada CMMS tiene docenas de funciones con diferentes niveles de capacidad y personalización. El simple hecho de leer una lista de todas las herramientas no lo acercará más a elegir un CMMS que sea mejor para su operación. Esta sección le ayuda a evaluar estratégicamente las características de CMMS e identificar qué software es el más adecuado para su operación.

Plantilla de puntuación de funciones de CMMS

Nuestra plantilla integral de puntuación de funciones de CMMS puede ayudarlo a evaluar a cada proveedor de CMMS en función de sus funciones disponibles, su valor y su desempeño en función de los objetivos y prioridades de su instalación. Haga clic en la imagen a continuación para descargar nuestra plantilla de puntuación de funciones de CMMS.

Otras cosas a considerar al evaluar las funciones de CMMS

1. No dude en ponerse en contacto con un proveedor si tiene preguntas sobre una función. Pueden explicar si esa función está disponible y cómo se ve en acción.
2. Verifique si cada opción de CMMS tiene una versión móvil. Una aplicación CMMS móvil le permite trabajar sobre la marcha y puede ser una herramienta extremadamente valiosa.
3. Piense en otros sistemas que deben integrarse con su CMMS (como sistemas de software en otros departamentos) y descubra si esas integraciones son posibles con cada opción.
4. Cada nivel de precios de CMMS viene con características adicionales. Asegúrese de que las funciones que está evaluando estén disponibles en el nivel que se ajuste a su presupuesto.
5. Algunos proveedores de CMMS le permiten personalizar ciertas funciones, como paneles de control o informes. Descubra si cada solución ofrece esa opción.
6. Sea realista. Es posible que necesite o desee una determinada función, pero eso no significa que podrá utilizarla correctamente con los recursos y la experiencia disponibles.
7. Piense en funciones fuera de la plataforma CMMS, como capacitación y soporte.

¿Qué CMMS ofrece la mejor relación calidad-precio?

Cualquier CMMS que obtenga una puntuación mucho menor que otros candidatos en la tabla de evaluación debe eliminarse de su lista. Es posible que tenga la tentación de mantener algunas de las opciones de menor puntuación si cuestan menos. Sin embargo, si no tienen las funciones que necesita, no valdrá la pena la inversión a ningún precio. Recorte su lista de líderes de CMMS entre los dos y cinco primeros. El siguiente paso es ver si alguno de tus finalistas es demasiado bueno para ser verdad. Esa es la pregunta que buscamos responder en nuestra próxima sección.

Definición del alcance de la implementación de su CMMS

Elegir un CMMS no se trata solo de números. Sí, el precio es importante y también las características, pero el factor humano también debe tenerse en cuenta al elegir el mejor CMMS. Esta sección explora cómo puede navegar por el elemento humano al elegir un CMMS.

Cinco cosas a considerar para la implementación de CMMS

1. ¿Qué tan fácil es usar el CMMS? Los técnicos, operaciones y otros no usarán el software correctamente (o en absoluto) si no es fácil de usar. Solicite a los proveedores de CMMS una prueba gratuita y descubra por sí mismo lo fácil que es operar.
2. ¿Cómo son los procesos de implementación, capacitación y soporte? Usted y su equipo necesitarán ayuda para configurar y usar el software. Investigue cuánta asistencia ofrecen los proveedores de CMMS para la configuración, la capacitación y los recursos de soporte (centro de ayuda digital, videos de capacitación, atención al cliente, etc.).
3. ¿Qué puede salir mal? El camino hacia el éxito de CMMS no estará exento de desafíos. Saber qué obstáculos le esperan le ayudará a prepararse para ellos. Pregunte a los proveedores de CMMS sobre los desafíos comunes de implementar su sistema. Hable con las empresas que utilizan el software y pregunte sobre los obstáculos que enfrentaron.
4. ¿Qué sigue? Determine cómo serían los próximos pasos si se decidiera por un CMMS mañana. Piense en quién debe ser notificado y establezca un cronograma para la implementación.
5. ¿Qué sucede después de la implementación? La implementación de software es solo el comienzo de su viaje hacia el éxito de CMMS. Debe decidir cómo realizar un seguimiento de los resultados, asegurarse de que el sistema se utilice correctamente, incorporar nuevos empleados y escalar para crecer. Pregunte a los proveedores potenciales sobre el soporte y los recursos que ofrecen implementaciones anteriores.

¿Qué CMMS es el ganador?

Este es el final del camino. El acto final. Tiempo de decisión. Ha hecho su investigación, ha hecho las preguntas correctas y ha hablado con todas las personas que necesita. La última llamada se reduce a elegir un CMMS para abordar sus necesidades comerciales más urgentes a corto y largo plazo, con los servicios y el equipo que lo apoyarán durante la transición.

Conclusión

Elegir un CMMS puede parecer aterrador al principio. Mirar los signos del dólar y pensar en la implementación durante semanas puede ser un gran dolor de cabeza. Cuando todo parezca demasiado, solo da un vistazo profundo y sigue tres sencillos pasos:

1. Consulte a los jugadores clave mientras obtiene la compra
2. Defina sus objetivos
3. Evalúe el software según el ajuste, el costo, las funciones y la implementación.

Con toda esta información y conocimientos, las nubes de tormenta se separarán y puede estar seguro de que el CMMS que seleccione es el que mejor se adapta a su operación.