Cómo elegir el software CMMS simple adecuado para una gestión de mantenimiento fluida

Sin duda, dar el salto a un sistema de Software de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) puede ser una experiencia abrumadora, especialmente para propietarios de negocios que durante muchos años han confiado en hojas de cálculo para gestionar sus operaciones de mantenimiento. Reconocer la necesidad de cambio puede ser un desafío por sí solo, porque significa encontrar una solución más robusta y eficiente para reemplazar un método que ya no satisface las necesidades de la empresa; así comienza su búsqueda de un software CMMS simple. Además, muchos propietarios de negocios luchan por comprender la adopción de un sistema de mantenimiento automatizado que es completamente diferente a los enfoques tradicionales de "lápiz y papel". Aquí hay algunas preguntas comunes que se hacen:

¿Realmente mejorará un CMMS mis operaciones de mantenimiento?
¿Cuánto me costará un software CMMS en términos de desembolso financiero, recursos y tiempo?
¿Cuánto esfuerzo implica la transición a un CMMS?
¿Qué tan fácil es operar un CMMS?
¿Realmente utilizarán mis empleados un CMMS?
¿Cómo se adaptará el CMMS a las necesidades cambiantes de mi empresa?
¿Puedo acceder al CMMS desde dondequiera que esté?
Al final, ¿ahorrará dinero un CMMS a mi empresa?

Dadas estas y otras preocupaciones, es comprensible por qué muchos propietarios de negocios dudan en avanzar con un sistema de software de mantenimiento basado en tarifas. Afortunadamente, hay una forma de hacer una prueba de manejo primero con un sistema de software CMMS simple y gratuito. Aunque estos sistemas no tienen todas las características ni son tan personalizables como los CMMS de pago, darán a los propietarios de negocios una idea de cómo funcionan y qué pueden hacer. Para algunos propietarios de negocios, el software CMMS gratuito puede ser la solución perfecta a largo plazo, mientras que para otros puede ser un trampolín hacia un sistema más avanzado. Aquí hay algunas cosas a considerar al adquirir una versión gratuita y simple de software de mantenimiento automatizado.

Conceptos básicos de un software CMMS simple

Un buen punto de partida para quienes son nuevos en el software automatizado de gestión de mantenimiento es primero entender de qué se tratan estos sistemas. Los software actuales de gestión de mantenimiento ofrecen a las empresas la capacidad de rastrear órdenes de trabajo, generar informes precisos rápidamente y determinar instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo. Esta mejora ha llevado a prolongar la vida útil de los equipos, mejorar la organización, una mejor gestión del tiempo y utilización de la mano de obra, y en última instancia, reducir costos operativos e incrementar las ganancias de la empresa.

En el núcleo de una operación gestionada eficientemente, se encuentran equipos y activos bien mantenidos. Los equipos mal mantenidos generalmente resultan en averías imprevistas, reparaciones costosas y a menudo reemplazo de equipos. Realizar mantenimiento preventivo regular es la mejor manera de evitar fallas imprevistas de equipos y, al mismo tiempo, prolongar su vida útil. Cuando se trata de mantenimiento preventivo, los CMMS proporcionan una lista de verificación de todas las tareas involucradas en el mantenimiento de cada pieza de equipo, así como crean programas rutinarios, envían notificaciones y recordatorios, y generan informes. Dado que el mantenimiento preventivo es el aspecto más valorado de un CMMS, es importante que cualquier sistema automatizado elegido —gratuito o no— sea capaz de monitorear las revisiones de mantenimiento rutinarias.

Características ofrecidas en sistemas de software CMMS gratuitos

Estos sistemas son ofrecidos por varios proveedores de CMMS principalmente como prueba para sus sistemas de pago o como plataforma publicitaria. El software CMMS gratuito está disponible en formato descargable o como formato on-premise, lo que significa que el software debe alojarse y mantenerse en el servidor de una empresa. En una palabra, el software de mantenimiento gratuito es "básico", donde encontrará características razonables de mantenimiento preventivo con algunos proveedores que ahora ofrecen capacidades de correo electrónico. Estos sistemas son más adecuados para operaciones de pequeña escala con menos de 100 activos.

Aspectos a tener en cuenta con CMMS gratuito

Al pensar en adquirir software CMMS simple y gratuito, dos refranes vienen inmediatamente a la mente: "obtienes lo que pagas" y "nada en la vida es gratis". Es importante tener en cuenta que, si bien el software básico es gratuito o de acceso abierto, existen algunas limitaciones importantes que resultan en costos adicionales y restricciones de tiempo. Aquí hay algunos que vale la pena considerar:

• El acceso a algunos sistemas de software CMMS gratuitos viene con límites de tiempo, como 30 o 60 días.
• Algunos software de acceso abierto están cargados de publicidad.
• Si se selecciona un formato on-premise, el usuario es totalmente responsable de instalar y mantener el software. Los costos adicionales incluyen un técnico on-site responsable del mantenimiento del sistema, hardware informático y el costo de compra de software antivirus.
• Los sistemas CMMS gratuitos no vienen con actualizaciones rutinarias del software.
• No hay soporte técnico ni tutoriales disponibles con software CMMS gratuito.
• El software CMMS de acceso abierto es estático, lo que significa que no puede personalizarse para satisfacer las necesidades específicas de una empresa.
• Características como acceso móvil, escaneo de código de barras, carga de documentos e imágenes que están disponibles rutinariamente con sistemas CMMS de pago no se incluyen con el software CMMS gratuito.

Conclusión

Dar el paso a un sistema automatizado de gestión de mantenimiento es una decisión enorme no solo en términos de costo, sino también en términos de asignación de tiempo y recursos. Por esto, tiene perfecto sentido que los propietarios de negocios quieran estar bien informados sobre lo que están comprando antes de firmar en la línea punteada. Una prueba de manejo parece un enfoque razonable solo si se puede hacer de manera rentable y con una inversión mínima de energía. Las operaciones que pueden beneficiarse más del software CMMS gratuito son aquellas con:

• Menos de 100 activos
• Un suministro limitado de repuestos
• Mantenimiento reactivo mínimo
• Sin necesidad de soporte técnico
• Sin necesidad de acceso móvil

Para empresas que pueden trabajar dentro de estos parámetros, un paquete de software CMMS simple y gratuito puede ser una excelente opción, ya sea como solución de gestión de mantenimiento a largo plazo o como opción a corto plazo al determinar si un CMMS es una forma apropiada de gestionar operaciones de mantenimiento a lo largo del tiempo. Alternativamente, si los sistemas CMMS de acceso abierto no son una opción viable, los proveedores de sistemas de pago ofrecen demostraciones de sus sistemas, así como oportunidades para tener discusiones profundas sobre sus productos, opciones de servicio y estructuras de tarifas. Estar al tanto de las limitaciones mencionadas servirá como una guía útil para decidir si adquirir software CMMS simple de pago es el camino correcto para su negocio.