Gestión de cierres de instalaciones durante COVID-19 con software CMMS

La pandemia COVID-19 ha creado cambios bruscos y generalizados en la economía, incluyendo cierres en todas las industrias. Pero cuando las cosas se frenan o paran, aún queda mucho por hacer. Veamos formas de manejar cierres no planificados.

Pero antes, entendamos por qué estos cierres actuales son tan desafiantes.

Cierres por COVID-19

Las instalaciones ponen equipos offline por muchas razones, algunas positivas. Por ejemplo, los turnarounds son cuando las organizaciones ponen equipos offline para reparaciones o reemplazo. En la mayoría de casos, este downtime se mide en turnos o días. Los turnarounds de planta, donde toda la instalación está offline, pueden durar semanas. Independientemente de duración, siempre hay mucha preplanificación. Como las organizaciones controlan cuándo empiezan los turnarounds, aseguran que todo está listo. También saben cuándo deben volver online, permitiendo programar desde entrega de materias primas hasta mano de obra.

Los cierres (shutdowns) son distintos. Las organizaciones no los ven venir, así que tienden a estar desprevenidas. Pero aunque no sepan cuándo empiezan, a menudo pueden hacer estimaciones sobre cuándo terminarán. Eso es por las causas comunes: cortes de energía y disrupciones en cadenas de suministro de materias primas. Por ejemplo, cuando una tormenta derriba la subestación del barrio, fábricas locales esperan volver online en días, si no horas. Lo mismo con cierres por problemas de suministro. En muchos casos, las organizaciones tienen buena idea de cuánto durará la disrupción.

Pero con la pandemia COVID-19, es más difícil hacer predicciones precisas. Nadie sabe cuándo volverán las cosas a la normalidad. O incluso cómo será la nueva normalidad. Y esa incertidumbre lo dificulta todo.

¿Cuál es la solución? Aquí tiene algunas cosas que puede hacer para adaptarse rápido y lidiar con un cierre por COVID-19.

Ponga equipos offline correctamente con software CMMS

Apagar activos el tiempo suficiente para mantenimiento y reparaciones básicas es distinto a ponerlos offline por lo que podría ser mucho tiempo. Una analogía rápida: lo mismo con su coche. Cada día al llegar a casa, apaga el motor, saca las llaves y cierra la puerta. Eso es todo cuando sabe que mañana volverá a conducir. Pero ¿y si lo va a guardar todo el invierno? Ahora añade estabilizador de combustible, cambia el aceite, revisa niveles de fluidos, calza las ruedas, bloquea escape y admisión, y prepara la batería. Igual que con su coche, debe poner activos offline correctamente si quiere que estén listos cuando los necesite.

El problema que enfrentan algunos departamentos es que sus técnicos pueden no conocer los procedimientos correctos de apagado. Y no es sorprendente. Los departamentos se centran en mantener activos arriba y corriendo, no en apagarlos. Saben exactamente cómo apagarlos, bloquearlos, trabajar eficientemente y volver a ponerlos online. Pero ahora se les pide algo muy distinto.

Los departamentos deben hacer dos cosas: conseguir la info que necesitan los técnicos y asegurar que tengan fácil acceso. Al final, conseguir la info no será lo difícil. Debería estar en manuales O&M y disponible de fabricantes. Pero ¿cómo asegurar que los técnicos accedan fácil?

Cargue datos en órdenes de trabajo y plantillas

El software CMMS facilita cargar mucha información en órdenes, incluyendo:

• Listas de verificación personalizables
• Instrucciones paso a paso
• Imágenes digitales, manuales O&M y esquemas
• Repuestos y materiales asociados
• Planos interactivos de sitio y planta

Los técnicos llegan al sitio con todo lo necesario para hacer el trabajo bien. Si hay mucha superposición de información entre órdenes, también puede usar plantillas de órdenes integradas en el software. Una vez configurada una plantilla, la usa para generar nuevas órdenes con toda la info ya incluida.

Haga las órdenes accesibles y actualizadas desde cualquier sitio

Ahora que sus órdenes tienen la info correcta, debe ponerlas en las manos correctas. Con COVID-19, la mejor forma es a distancia. En lugar de pasar papeleo, asigna órdenes a través del CMMS. Los técnicos entran y ven sus tareas al instante, desde cualquier sitio, en cualquier momento. Y como la plataforma corre en cloud computing, sus datos están en una base de datos siempre segura y siempre actualizada.

Ajuste su calendario de mantenimiento preventivo con software CMMS

Si no tiene un calendario de preventivo, ahora es el momento. Probablemente nunca tenga este tipo de oportunidad otra vez. Con operadores de equipos fuera, puede moverse libremente por las instalaciones, recogiendo la info de activos que necesita. Y una vez tiene los datos, los envía a un proveedor CMMS que configurará su base de datos y formará a su personal en el software. Recuerde: todo esto puede hacerse remotamente, incluida la formación.

Si ya tiene un programa preventivo funcionando, probablemente querrá empezar a añadir y mover MPs.

Primero, empiece a programar todo el preventivo que siempre quiso tener tiempo para. Volviendo a la analogía del coche: digamos que su rutina regular es añadir líquido limpiaparabrisas, revisar aceite e inspeccionar neumáticos visualmente. Ahora que tiene tiempo, querrá revisar todos los fluidos, cambiar escobillas y sacar el medidor de presión. Para MPs existentes, piense en moverlas y ajustar frecuencia. Si un activo no se usa, no necesitará el mismo tipo o nivel de mantenimiento.

El software CMMS lo facilita con la vista de calendario. Una vez ve todas las MPs a la vez, obtiene una verdadera sensación de cómo reprogramar las próximas semanas.

Controle inventario con software CMMS

Con las cosas lentas, puede ser buen momento para un conteo manual de inventario. Por bueno que sea su software de tracking, aún necesita verificar conteos periódicamente.

También debería pensar en resetear sus niveles de reposición (par levels), los mínimos y máximos de cada tipo de inventario que lleva. Si ha ajustado tanto el tipo como la frecuencia de su calendario preventivo, sus necesidades de inventario cambiarán. Los rodillos de una cinta transportadora quizás necesitaban realineación o reemplazo cada seis meses, pero eso era cuando su organización corría tres turnos. Ahora que la cinta está inactiva, no necesitará tantas piezas a mano. No baje demasiado los niveles, aunque. Un efecto secundario del COVID-19 es la disrupción de cadenas de suministro. Piezas que solían estar disponibles overnight ahora pueden tardar días o semanas. Asuma plazos aumentados y abastezca en consecuencia.

Y si tiene más de una instalación, puede empezar a ver formas de compartir inventario. En lugar de esperar a un proveedor, probablemente consiga cosas de su otra instalación más rápido.

Todo esto es más fácil con CMMS. Como incluyen piezas y materiales asociados, en cuanto un técnico cierra una orden, el software ajusta niveles de inventario en tiempo real. Y cuando baja de un mínimo personalizable en cualquier pieza o material, el software le ayuda a reabastecer automatizando parte del proceso de orden de compra.

Siempre asegure manipulación segura de envíos de inventario. Canadian Manufacturers & Exporters publicó recientemente guías y mejores prácticas. Todavía hay dudas sobre cuánto tiempo el virus permanece estable e infeccioso en superficies, así que necesita políticas y procedimientos para asegurar seguridad. Por ejemplo, imponer distanciamiento social al interactuar con conductores de reparto y usar guantes al manipular papeleo relacionado.

Rastree e informe con software CMMS

Para turnarounds programados de planta y mantenimiento, siempre hay métricas. Las organizaciones fijan objetivos y rastrean su éxito relativo. Ejemplos: cero daños, dentro de presupuesto, a tiempo, y ratio de trabajo planificado vs no planificado.

Para cierres parciales y totales por COVID-19, deberá considerar su definición de éxito y rastrear su desempeño. Puede ver el porcentaje de MPs completadas a tiempo. O rastrear cuántos proyectos de mantenimiento en segundo plano finalmente se cierran. Para cierre parcial, aún puede ver uptime y ratio de órdenes a demanda vs programadas.

Es importante enfocarse en seguridad y pasos que su organización toma para combatir la propagación del COVID-19, y una gran parte de fomentar mejores prácticas es el tracking exhaustivo. Por ejemplo, puede tener todas sus órdenes de saneamiento bajo la misma categoría en el CMMS, facilitando llevarlas al módulo de informes.

Prepárese para volver más fuerte con software CMMS

Todo lo que haga durante el cierre debe prepararle para el inevitable retorno a plena capacidad. Apague activos correctamente para volver a ponerlos online más fácil. Haga mantenimiento ahora para que corran más suave luego. Gestione inventario para tener las piezas correctas en el momento correcto, ahora y en el futuro. Haga todo según mejores prácticas actuales de seguridad.

El software CMMS siempre tiene sentido, pero ahora más que nunca, necesita tomar control de sus operaciones de mantenimiento. Si no tiene CMMS aún o tiene uno que no cumple lo prometido, ahora es el momento de conseguir la solución correcta.

Estamos aquí para ayudar. Podemos programar una demo remota en vivo y guiarle por todas las funciones clave para gestionar cierres.