Maximice la eficiencia de instalaciones: Cómo el software CMMS protege el valor y reduce costes

Con la incertidumbre económica actual impulsada por el COVID-19, la eficiencia en mantenimiento de instalaciones se ha vuelto crucial. Ahora más que nunca, gestores de instalaciones y mantenimiento necesitan hacer más con menos. El software CMMS puede ayudar. Es una herramienta poderosa para proteger valor y recortar costes.

Si el software CMMS solicitara trabajo en su departamento, su currículum diría: "Gran comunicador con memoria de acero y verdadera cabeza para números."

Introducción rápida al software CMMS

Las plataformas CMMS modernas usan cloud computing, lo que significa que todos sus datos viven en una base de datos segura a la que todo el equipo accede desde cualquier sitio, en cualquier momento. Sin más perseguir órdenes garabateadas en papel. Sin más buscar archivos de hojas de cálculo obsoletos en emails antiguos. Todo en un sitio, seguro, protegido y accesible. Y como todo es en tiempo real, su departamento reacciona a demandas cambiantes sin fricciones. Todos en el bucle, trabajando con los mismos datos actualizados.

El software CMMS es muy bueno capturando datos y manteniéndolos seguros. También es muy bueno procesándolos y generando informes llenos de gráficos y KPIs para toma de decisiones basada en datos. Con un par de clics, ve el panorama general del mantenimiento. Y saber a dónde va su presupuesto es el primer paso para reducir desperdicio.

Algo que siempre fue cierto pero recientemente se volvió más importante: su proveedor CMMS hace todo el trabajo pesado de TI por usted. Mantienen servidores, aseguran y respaldan datos, actualizan y mejoran el software. Eso significa cero trabajo extra para su equipo TI, que probablemente ya está ocupado apoyando otros departamentos que hicieron un cambio no planificado a trabajo remoto.

Ahora que sabemos qué es y cómo funciona, veamos cómo el CMMS protege valor y recorta costes.

Proteja el "conocimiento tribal" con software CMMS

Para muchos departamentos, su posesión más valiosa es el conocimiento ganado con esfuerzo de los activos que mantienen. Nadie conoce una máquina o equipo mejor que los técnicos que la mantienen funcionando. Cuando alguien diagnostica un problema solo escuchando un activo o poniendo la mano para sentir vibraciones, es impresionante. Y muy peligroso.

Porque en cuanto pierde a los técnicos, pierde todo ese know-how. No es un problema nuevo, y hay una gran leyenda urbana. En la historia, un técnico de mantenimiento se jubila tras muchos años. Al mes, su jefe desesperado le llama. Una máquina está parada y los técnicos nuevos no saben cómo arrancarla. El jubilado viene, rodea la máquina unas veces y marca un punto con tiza. Esa es la pieza que hay que cambiar, explica. Luego presenta la factura. ¿La marca de tiza? Un céntimo. ¿Saber dónde ponerla? Diez mil dólares.

El software CMMS protege toda la experiencia y know-how de sus técnicos facilitando incluir mucha información en órdenes. Recuerde: las órdenes no están garabateadas en papel ni atrapadas en hojas de cálculo. Están dentro del CMMS, facilitando añadir todo lo que necesitan los técnicos para trabajar bien y cerrar eficientemente, incluyendo:

• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Esquemas digitales, manuales e imágenes
• Repuestos y materiales asociados

Un buen software CMMS incluso tiene planos interactivos de sitio y mapas de planta.

Esa historia del técnico jubilado y la factura de diez mil dólares es solo eso, una historia. Pero los departamentos sí pierden mucho valor cuando técnicos se jubilan o se van a otras empresas.

Gestione inventario con software CMMS

La mala gestión de inventario lleva a desperdicio. Cuando un activo está offline, la empresa paga operarios para estar parados sin hacer nada. Paga técnicos para trabajar en el activo, y si tarda mucho, también paga horas extra. Está el coste de producción perdida. Si el downtime se alarga, la empresa puede verse forzada a turnos extra. Si no tiene las piezas y materiales a mano, todo tarda más, y cada coste se dispara. Encima, gasta extra en envíos urgentes para conseguir lo que necesita.

Pero tener el máximo inventario posible no es la respuesta. El inventario tiene costes de mantenimiento. Necesita dónde guardarlo, y si es sensible a temperatura o luz, debe crear y mantener el ambiente adecuado. Si no lo usa a tiempo, expira, degrada u obsoleta. Por ejemplo, las correas de ventilador se secan y agrietan. Repuestos de una carretilla vieja se vuelven inútiles en el instante que la venden para chatarra. Cuando tiene demasiado inventario, tras pagarlo y pagar guardarlo, termina tirándolo.

Con inventario, demasiado es tan malo como poco. El CMMS le ayuda a fijar los niveles correctos para cada material y repuesto mirando órdenes históricas, calendarios de preventivo y plazos de proveedores. Encuentra el punto dulce donde tiene la cantidad mínima a mano sin quedarse sin stock antes de que llegue el siguiente envío justo a tiempo.

La gestión de inventario siempre fue importante, pero con tensiones nuevas y crecientes en cadenas de suministro, realmente necesita asegurar que tiene los controles adecuados. Hace unos meses, podía quedarse sin una pieza y no preocuparse mucho porque sabía que podía conseguirla express overnight. Pero ahora eso puede no ser opción. Al centrarse empresas de envío solo en productos esenciales, se vuelve cada vez más difícil conseguir piezas y materiales.

Programe mantenimiento preventivo con software CMMS

Es simple. El downtime cuesta mucho dinero. El preventivo atrapa pequeños problemas antes de que crezcan en grandes. Eso reduce downtime y recorta costes.

¿Dónde entra el CMMS? Facilita mucho configurar y seguir un calendario de preventivo. Recuerde: su CMMS estará cargado de datos sobre sus operaciones. Al configurar la base de datos, se carga con datos de sus activos. Luego, cada vez que alguien genera o cierra una orden, el software de órdenes captura esos datos también. Cada dato importante se añade.

Y todo se puede usar. Con esos datos, ve fácilmente no solo qué activos necesitan más atención sino también qué tipo. Ejemplo: la cinta transportadora paró tres veces en dos meses. Siempre por correa desalineada. Puede programar una orden preventiva cada pocas semanas para inspeccionar y ajustar visualmente la correa. Una vez fijado el calendario, el CMMS facilita seguirlo. Cada MP está en el calendario. Puede incluso configurar recordatorios por email.

Independiente de cómo le afecte el COVID-19, el preventivo puede ser parte importante de la respuesta. Si lidia con producción reducida, ahora tiene tiempo para invertir en configurar un CMMS, poniéndole en mejor posición cuando las cosas inevitablemente repunten. O su organización puede haber sido empujada a marcha alta para atender demanda nueva e inesperada. Reducir downtime mediante preventivo debería ser uno de sus focos principales.

Empiece con software CMMS

Para entender el software CMMS, necesita hacer más que leer sobre él. Para realmente sentir cómo funciona y cómo puede funcionar para su departamento, necesita verlo en acción.