Impulse la gestión de activos: Cómo el software CMMS optimiza el seguimiento de inventario

Imagine a un técnico de mantenimiento encontrando la pieza que necesita en el sitio, permitiéndole comenzar una orden de trabajo de inmediato. Ahora imagine al mismo técnico necesitando la misma pieza, pero esta vez la pieza está a dos días de distancia en el almacén de un proveedor.

¿Cuál le costará más dinero, tener la pieza en el sitio a tiempo o no?

Si está usando seguimiento de inventario básico, o ninguno en absoluto, probablemente dirá que es mejor tener la pieza en el sitio. El tiempo es dinero. Pero esa no es siempre la respuesta correcta. A veces, no tener una pieza en inventario ahorra dinero, incluso después de considerar una espera de dos días cada vez que la necesita. ¿Cómo es esto posible?

Mantener inventario cuesta mucho

Obtener inventario le cuesta dinero. El proceso requiere:

• Tiempo y energía para rastrear proveedores y negociar precios.
• Costos de transporte para llevar las piezas a sus instalaciones.
• Tarifas legales o de procesamiento para enviar a través de fronteras o cumplir con regulaciones.

Y luego mantener ese inventario también le cuesta dinero. Los costos de mantenimiento de inventario provienen de:

• Mantener el espacio físico requerido para almacenamiento.
• Perder oportunidades de invertir en capacitación o nuevo equipo porque el presupuesto del departamento está atado en inventario.
• Sufrir depreciación, ya que las piezas se pierden por corrosión, obsolescencia y degradación.

Estos costos, también llamados "costos de mantenimiento", se suman rápidamente. En todas las industrias, suelen ser del 20% al 30% del valor del inventario de una empresa. Si una pieza es grande, cara, se degrada rápidamente, o es de "movimiento lento", lo que significa que rara vez o nunca la necesita, y no es crítica, el costo de mantenerla en inventario podría fácilmente ser mayor que el costo de tener que esperar para conseguirla.

Reducir costos de inventario es el objetivo

Ahora que sabemos qué son los costos de mantenimiento, podemos ver que en la gestión de mantenimiento, es mejor tener la cantidad absoluta más pequeña de inventario que aún permita a su departamento mantener las instalaciones en funcionamiento.

Pero optimizar el inventario es un desafío, y muchos departamentos de mantenimiento luchan. Aunque tienen mucho dinero invertido en inventario, anualmente solo alrededor del 8% al 10% del inventario se usa alguna vez, según Wally Wilson, un experto en gestión de plantas con más de 30 años de experiencia en empresas Fortune 500.

La gestión de inventario para mantenimiento de instalaciones que sea tanto ajustada como receptiva es posible. La clave es hacer que su software de gestión de mantenimiento computarizado haga todo el trabajo pesado por usted.

Encuentra el punto óptimo

Un software CMMS puede mantener todos los niveles de stock, manteniéndolos actualizados rastreando su uso a través de órdenes de trabajo. Con el tiempo, estos datos pueden usarse para establecer niveles de stock óptimos. Al ver con qué frecuencia necesita una pieza y cuánto tiempo toma ordenar reemplazos, puede calcular un punto de reorden.

Una vez que los niveles de inventario para una pieza caen por debajo de este punto, puede configurar el CMMS para que le envíe una alerta.

Entregas Justo a Tiempo

Las piezas para mantenimiento preventivo programado se ordenan solo cuando se necesitan. En lugar de acumular polvo en estantes, las piezas llegan justo antes de que el trabajo esté programado para comenzar. Esto también asegura que esté usando las versiones más recientes de las piezas. Si el producto es perecedero, asegura que no esté usando algo que pasó su fecha de caducidad.

Rastrea proveedores y suministradores

El software CMMS también puede mantener registros de todos sus proveedores, incluyendo sus listas de precios actuales y tiempos de entrega.

Conocer los precios actuales le permite abastecerse cuando los precios están bajos, mientras que conocer los tiempos de entrega le permite contenerse cuando los tiempos de entrega se acortan y tiene más sentido dejar que su proveedor asuma el costo de mantener las piezas por usted.

Divide los riesgos

Un CMMS basado en la nube le permite mantener un almacén virtual compartido de piezas a través de varias ubicaciones, donde los técnicos pueden ver rápidamente qué está disponible en cada sitio.

Si un técnico no tiene una pieza que necesita, puede verificar otras instalaciones antes de hacer un pedido con un proveedor ubicado más lejos. Esto lleva las piezas más rápidamente a donde se necesitan, y también ayuda a asegurar que el inventario antiguo se use antes de que se realicen nuevos pedidos.

La comunicación entre varias ubicaciones es importante no solo para piezas que son críticas para mantener una instalación funcionando, sino también para las que son caras y rara vez requeridas. En lugar de tener duplicados de inventario costoso en cada ubicación, puede mantener uno donde sea más barato almacenar, y moverlo a donde lo necesite, cuando lo necesite.

Evita desperdicios

El seguimiento de inventario CMMS le permite rastrear no solo dónde están las piezas, sino también cuánto tiempo han estado allí. Los técnicos ahora usan inventario según "primero en entrar, primero en salir", y las piezas y materiales no se pierden por depreciación.

La información sobre cómo deben almacenarse las piezas y materiales también puede agregarse al software CMMS (también conocido como software de gestión de instalaciones). Esto ayuda al departamento de mantenimiento a almacenar el inventario para que dure el mayor tiempo posible.

Dando los primeros pasos

Implementar un nuevo sistema puede ser abrumador, porque a menudo es difícil saber incluso por dónde empezar. Pero cuando un departamento de mantenimiento quiere tomar el control de su inventario, los primeros pasos son claros. Para tener éxito en la gestión de inventario, debe mantener registros actualizados de las piezas que el departamento de mantenimiento tiene en inventario y luego hacer que esos registros sean accesibles para gerentes y técnicos en tiempo real y desde cualquier lugar. Las características de CMMS le dan estas capacidades, y con el tiempo, todos los beneficios que se pueden aprovechar de ellas.