Serie Experto CMMS: Elegir el Software de Mantenimiento Correcto – Parte 1

Aunque la mayoría del software de gestión de mantenimiento contiene módulos y características similares, los proveedores también presumen variedad de servicios únicos, funcionalidad especial, diferentes esquemas de precios, etc. Con una larga lista de diferencias en características y costos, el proceso de encontrar el software adecuado para su presupuesto y necesidades es un verdadero acto de equilibrio. Además de las infinitas opciones de software, entender el mejor lugar para comenzar su búsqueda también puede resultar desafiante.

Cuando encuestamos a un grupo de expertos de Hippo CMMS sobre sus pensamientos respecto a mejores prácticas de investigación de software, regresaron con consejos y trucos muy útiles. Tan útiles que desarrollamos un marco simple diseñado para reducir sus dolores de cabeza de investigación, ahorrarle tiempo y esfuerzo, y por supuesto guiarlo en su camino para encontrar el CMMS correcto para su negocio. Cuando se hace correctamente, esta evaluación cubre el 50% de su investigación sin tener que consultar con un vendedor de software.

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¿Qué es una Evaluación de Necesidades?

Una evaluación de necesidades es un marco usado para identificar el paquete de software óptimo para su negocio al delinear primero sus objetivos, características, funcionalidad y un presupuesto preliminar. Antes de sumergirnos en estos 4 pasos de evaluación, queremos enfatizar la importancia de llevar sus métodos de investigación fuera de línea primero. Aunque internet está lleno de información útil, también puede ser un lugar de desorden y propaganda de venta, que puede obstaculizar su proceso. No se enganche en la exageración de venta, realice una evaluación de necesidades fuera de línea primero. Una evaluación cubre beneficios y desventajas del software para su negocio antes de hablar con un proveedor. Proporciona un enfoque más enfocado para comprar lo que necesita en lugar de navegar sin rumbo por lo que no necesita.

Por último, es crítico que durante la evaluación tenga la perspectiva de todo su equipo en todos los niveles organizacionales involucrados. Desde el técnico de mantenimiento hasta el gerente de nivel C hasta el departamento de TI, todos los usuarios deben estar de acuerdo con el mismo sistema pero tendrán diferentes necesidades. Al entender mejor estas diferencias, asegurará que el software proporcione una solución pensada para todas las partes interesadas. A menudo encontramos que organizaciones que dejan usuarios fuera de este proceso inicial tienen más dificultad para lograr su aceptación posterior; ya sea porque el software no cumple su necesidad particular o es demasiado difícil de usar para algunos. Al entender las necesidades únicas de todo su equipo, puede asegurar que encuentre un producto adecuado que resista el paso del tiempo.

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En la Parte 2 de nuestra Serie Experto CMMS discutimos 5 preguntas que debe saber responder antes de hablar con un proveedor de software.