¿Las Soluciones GMAO Gratuitas Son Realmente Gratis? Descubre la Verdad

A quién no le gusta la palabra gratis. La mayoría salta a la oportunidad de ahorrar dinero, y menos aún conseguir algo de valor sin coste alguno.

¿Qué tal software GMAO gratis? Imagina revolucionar todo tu lugar de trabajo con herramientas que prometen automatizar y gestionar mantenimiento preventivo, equipos y activos, órdenes de trabajo, inventario, técnicos y contratistas.

¿Tengo tu atención? Profundicemos en qué es realmente el software GMAO gratis (también conocido como software EAM) y veamos si tiene sentido.

Software GMAO Gratis

Tomemos unos segundos para investigar. ¿Qué ves al escribir "software GMAO gratis" en Google? Mira de cerca los 10 primeros resultados. La mayoría de sitios que aparecen ofrecen realmente una Prueba Gratis y no servicios de software gratis.

Los pocos que ofrecen software GMAO gratis vienen con funcionalidad muy básica o con restricciones de uso que en última instancia derrotan el propósito de usar un GMAO. Si tu departamento procesa en promedio 50-100 órdenes mensuales y el software gratis solo permite 20, no será muy útil.

Lo mismo aplica a aplicaciones gratis que limitan usuarios al número de activos o equipos. Si solo permites 10 activos pero tienes más de 50 que rastrear, el valor disminuye.

Otra consideración clave casi siempre pasada por alto es el coste total de propiedad (TCO) y es el verdadero propósito de este artículo. Esperamos hacer conscientes a profesionales de mantenimiento e instalaciones del concepto de TCO y que lo consideren si buscan un sistema de software de gestión de mantenimiento.

Aunque la idea de gratis parece super atractiva inicialmente, es el TCO en lo que realmente deberíamos pensar.

Coste Total de Propiedad (TCO)

El TCO se explica fácilmente con un escenario familiar: "comprar y poseer una casa".

El TCO incluye no solo el coste de la casa sino también el mantenimiento involucrado en futuras reparaciones, tiempo, facturas y otros...

Ahora apliquemos esto al software GMAO.

Un gerente de mantenimiento de una planta manufacturera es responsable de mantener maquinaria de producción y equipos mecánicos, eléctricos y de fontanería. Tiene las siguientes opciones:

1. Mantener el status quo y confiar en métodos manuales y recursos internos (mano de obra) para gestionar operaciones. El status quo no tiene costes directos adicionales.
2. Usar un GMAO "gratis" que cumpla requisitos mínimos y soporte una fracción de los requisitos de trabajo. Pero aún así, tener algo de automatización.
3. Dedicar un mes, investigar algunos GMAO sólidos e implementar una solución que se ajuste bien al departamento de mantenimiento de la planta. Algo que cumpla las necesidades de la empresa pero de pago.

Cuando las organizaciones eligen confiar solo en recursos internos (Excel, programa interno de TI, sistemas en papel) u optan por software GMAO gratis, a menudo fallan en considerar el TCO.

El TCO incluye variables como:

• Gestión de proyectos
• Gestión de base de datos
• Mantenimiento de servidores
• Firewall
• Seguridad
• Formación y onboarding
• Recursos de help desk

Todo lo anterior involucra tiempo, personas y otros recursos, que en última instancia suman costes.

Los GMAO gratis a menudo se instalan o descargan o las empresas buscan sistemas on-premise para evitar cuotas de suscripción continuas. Lo que no consideran es lo que los modelos de despliegue SaaS (software como servicio) incluyen en la cuota anual o mensual.

Más a menudo, el software GMAO basado en web incluye actualizaciones, soporte técnico, algún nivel de consultoría, alojamiento, copias de seguridad de datos y más. Estos beneficios pueden sumar mucho dinero y son a menudo esenciales.

Consulta la calculadora de TCO de Software Advice para calcular coste de software GMAO y comparar On-premise vs Software como Servicio para ver de cerca estos costes ocultos.

¿Por Qué Optar por un GMAO de Pago?

Obviamente nosotros en Hippo GMAO queremos defender el pago de cuotas de suscripción. Verdaderamente, si tiene sentido ir por un sistema gratis, lo apoyamos.

Pero si tu empresa ha llegado a un punto de inflexión, reconociendo la necesidad de software de gestión de mantenimiento, la operación es lo suficientemente grande que la mayoría de opciones gratis no tendrán lo necesario.

Llevamos más de una década en el negocio GMAO y nos desconcierta por qué las organizaciones malgastan tiempo y recursos buscando un "software GMAO gratis".

Rendición de cuentas

Un GMAO viene con un servicio automatizado que se encarga de todo: desde alertas de calendario diario hasta gestión de equipos e actualizaciones de inventario.

Ser responsable de todos los aspectos y eventos en una instalación es complejo y tener un software GMAO fiable asegura que todo trabajo y activos se registren y responsabiliza a gerentes, técnicos y contratistas.

Menos cosas se escapan y el resultado final es una instalación gestionada más eficientemente.

Expertos a tu servicio 24/7

Los expertos en software GMAO hablan GMAO 24/7. ¿Preferirías que tu instalación la gestionen expertos que conocen los entresijos de equipos y gestión de instalaciones o por gerentes de proyecto que atienden varios otros requisitos a la vez?

Es la experiencia que los expertos aportan junto con software que mejora cómo operan las instalaciones. Pagar por un GMAO permite a los expertos traer su experiencia trabajando en muchas empresas y sectores asegurando que se sigan las mejores prácticas de gestión de mantenimiento de activos.

Asequibilidad

Aunque sea tentador ir por "GMAO gratis", lo que muchas empresas no se dan cuenta es que el coste de suscribirse a GMAO de pago ha disminuido significativamente, y es mucho menor que despliegues on-premise tradicionales.

Recomendamos revisar varios precios de GMAO si no lo has hecho en los últimos 2 años. Si el dinero es un problema, te sorprenderás gratamente con algunas cuotas.

De hecho, la mayoría de empresas de software GMAO permiten "probar y comprar", permitiendo a usuarios experimentar el software antes de invertir.

Las cuotas pueden ser tan bajas como $45 USD/mes para paquetes de entrada y algunos ofrecen usuarios ilimitados como opción económica para departamentos mayores.

Las licencias GMAO no son tan caras si buscas y consideras el servicio, soporte y otros beneficios incluidos.

Personalización

Uno de los beneficios clave de un GMAO sólido es la capacidad de personalizarlo para cumplir requisitos operativos de mantenimiento específicos. Esto a menudo no ocurre con software GMAO gratis.

El software gratis suele ser "out of the box" y muy limitado en personalización. Al ir por una opción gratis, renunciarás a alertas y notificaciones por email oportunas, diseño de interfaz único, campos personalizados y obligatorios, informes, roles y permisos de usuario.

El software GMAO de pago incluye lo anterior y a menudo más: capacidades de integración, escaneo de códigos de barras, mapas y planos interactivos, mantenimiento preventivo, entre muchos otros.

Estas características valen la pena al final al agilizar y mejorar operaciones de instalaciones.

Para concluir, para responder "¿El software GMAO gratis es realmente gratis?", te dejamos decidir. A corto plazo puede ser tentador ir por software GMAO gratis, pero a largo plazo, ¿el Coste Total de Propiedad es menor?