¿El software CMMS gratuito es realmente gratuito?

¿Quién no ama la palabra gratis? La mayoría de las personas aprovechan la oportunidad de ahorrar dinero, y mucho menos obtener algo de valor sin costo alguno.

¿Qué hay del software CMMS gratuito? Imagine revolucionar todo su lugar de trabajo con herramientas de software que prometen automatizar y administrar el mantenimiento preventivo, equipos y activos, órdenes de trabajo, inventario, técnicos y contratistas.

¿Tengo tu atención? Profundicemos en qué es realmente el software CMMS gratuito (también conocido como software EAM) y veamos si tiene sentido.

Software GMAO gratuito

Tomemos unos segundos e investiguemos un poco. ¿Qué ves cuando escribes software CMMS gratuito en Google? Eche un vistazo de cerca a los 10 mejores resultados de búsqueda. La mayoría de los sitios web que aparecen realmente ofrecen una prueba gratuita y no servicios de software gratuitos.

Los pocos que ofrecen software CMMS gratuito vienen con una funcionalidad muy básica o con restricciones de uso que, en última instancia, frustran el propósito de usar un CMMS en primer lugar. Si su departamento de mantenimiento procesa en promedio de 50 a 100 órdenes de trabajo por mes y el software gratuito solo le permite procesar 20, el software gratuito no será tan útil.

Lo mismo se aplica a las aplicaciones gratuitas que limitan a los usuarios a la cantidad de activos o equipos. Si solo se le permiten 10 activos, pero tiene más de 50 de los que desea realizar un seguimiento, el valor disminuye.

Otra consideración clave que casi siempre se pasa por alto es el costo total de propiedad (TCO) y es el propósito real de este artículo. Esperamos que los profesionales de las instalaciones y el mantenimiento conozcan el concepto de TCO y lo tengan en cuenta cuando busquen un sistema de software de gestión de mantenimiento.

Si bien la idea de lo gratuito parece muy tentadora inicialmente, es el costo total de propiedad en el que realmente deberíamos pensar.

Coste total de propiedad (TCO)

El TCO se puede explicar fácilmente a través de un escenario con el que la mayoría de nosotros estamos familiarizados:"comprar y ser propietario de una casa".

El TCO incluye no solo el costo de la casa, sino también el mantenimiento involucrado en futuras reparaciones, mantenimiento, tiempo, facturas y otros.

Ahora apliquemos esto al software CMMS.

Un gerente de mantenimiento de una planta de fabricación es responsable de mantener la maquinaria de producción y el equipo mecánico, eléctrico y de plomería de la instalación. El administrador de mantenimiento tiene las siguientes opciones:

1. Siga el statu quo y confíe en métodos manuales y recursos internos (mano de obra) para administrar las operaciones de mantenimiento. El statu quo no implica costes directos adicionales
2. Utilice un CMMS "gratuito" que cumpla con los requisitos mínimos y admita una fracción de los requisitos de trabajo. Pero aún así, tenga algo de automatización en su lugar.
3. Dedique un mes a investigar algunos software de CMMS sólidos e implemente una solución que sea adecuada para el departamento de mantenimiento de la planta de fabricación. Esto sería algo que satisfaga las necesidades de la empresa pero pagado.

Cuando las organizaciones optan por confiar únicamente en los recursos internos (programa Excel.in-house desarrollado por TI, sistemas basados ​​en papel) u optan por un software CMMS gratuito con mayor frecuencia, no tienen en cuenta el TCO. .

El TCO incluye variables como:

• Gestión de proyectos
• Administración de bases de datos
• Mantenimiento del servidor
• Cortafuegos
• Seguridad
• Formación e incorporación
• Recursos de la mesa de ayuda

Todo lo anterior involucra tiempo, personas y otros recursos, que finalmente se suman a los costos.

Los CMMS gratuitos a menudo se instalan o se pueden descargar, o las empresas a menudo también buscan sistemas en las instalaciones para evitar pagar tarifas de suscripción continuas. Lo que no consideran es qué modelos de implementación de SaaS (software como servicio) se agrupan en la tarifa anual o mensual.

La mayoría de las veces, el software CMMS basado en la web incluye actualizaciones, soporte técnico, cierto nivel de consultoría, alojamiento, copias de seguridad de datos y más. Estos beneficios pueden sumar mucho dinero y, en la mayoría de los casos, son esenciales.

Consulte la calculadora TCO de Software Advice para calcular el costo del software CMMS y compare On-premise vs Software as a Service para ver más de cerca estos costos ocultos.

¿Por qué optar por un CMMS por el que usted paga?

Obviamente, en Hippo CMMS querremos presentar un caso para pagar una tarifa de suscripción por un CMMS. Sinceramente, si tiene sentido optar por un sistema gratuito, todos estamos a favor y apoyamos la idea.

Pero si su empresa ha llegado a un punto de inflexión, reconociendo la necesidad de un software de gestión de mantenimiento, entonces la operación es lo suficientemente grande como para que la mayoría de las opciones de CMMS gratuitas no tengan lo que se necesita.

Después de haber estado en el negocio de CMMS durante más de una década, nos desconcierta por qué las organizaciones desperdician tiempo y recursos valiosos buscando un "software CMM gratuito".

Responsabilidad

Un CMMS viene con un servicio automatizado que se encarga de todo, desde alertas de calendario diarias hasta administración de equipos y actualizaciones de inventario.

Ser responsable de todos los aspectos y eventos en una instalación es complejo y tener un software CMMS confiable garantiza que todo el trabajo y los activos se registren y responsabilice a los gerentes, técnicos y contratistas de mantenimiento y de las instalaciones.

Menos cosas se pasan por alto y el resultado final es una instalación administrada de manera más eficiente.

Expertos a su servicio las 24 horas del día, los 7 días de la semana

Los expertos en software de CMMS hablan CMMS las 24 horas del día, los 7 días de la semana. ¿Preferiría que sus instalaciones fueran administradas por expertos que conozcan los entresijos de la gestión de equipos e instalaciones o por gerentes de proyectos que atenderían otros requisitos de la empresa al mismo tiempo?

Es la experiencia que los expertos en software de CMMS aportan junto con el software que mejora la forma en que operan las instalaciones. Pagar por un CMMS permite a los expertos aportar su experiencia de trabajo en muchas empresas y sectores, lo que garantiza que se sigan las mejores prácticas de gestión de mantenimiento de activos.

Asequibilidad

Si bien puede ser tentador optar por el "software CMM gratuito", muchas empresas no se dan cuenta de que el costo de suscribirse al CMMS pago ha disminuido significativamente y es mucho menor que las implementaciones locales tradicionales.

Recomendamos revisar varios precios de CMMS si no lo ha investigado en los últimos 2 años. Si el dinero es un problema, se sorprenderá gratamente con algunas de las tarifas de suscripción.

De hecho, la mayoría de las empresas de software de CMMS permiten "probar y comprar", lo que permite a los usuarios experimentar el software antes de invertir en él.

Las tarifas de usuario pueden ser tan bajas como $ 45 USD / mes para paquetes de nivel de entrada y algunos ofrecen usuarios ilimitados como una opción económica para departamentos más grandes.

Las tarifas de licencia de CMMS no son tan costosas si compara precios y considera el servicio, el soporte y otros beneficios incluidos.

Personalización

Uno de los beneficios clave de un CMMS sólido es la capacidad de los usuarios de personalizarlo para cumplir con sus requisitos operativos de mantenimiento específicos. Este no suele ser el caso con el software CMMS gratuito.

El software gratuito suele estar listo para usar y tiene funciones de personalización muy limitadas. Al optar por una opción gratuita, renunciará a la capacidad de recibir alertas y notificaciones por correo electrónico oportunas, un diseño de interfaz de usuario único, campos obligatorios y personalizados, informes y funciones y permisos de usuario.

El software CMMS de pago, por otro lado, incluye las funciones de personalización anteriores y, a menudo, más; capacidades de integración, escaneo de códigos de barras, mapas interactivos y planos de planta, mantenimiento preventivo, entre muchos otros.

Estas características dan sus frutos al final al optimizar y mejorar las operaciones de las instalaciones.

Para concluir, para responder a la pregunta:"¿El software CMMS gratuito es realmente gratuito?", le dejaremos decidir. A corto plazo, puede ser tentador optar por un software CMMS gratuito, pero a la larga, ¿el costo total de propiedad es menor?