Elegir el CMMS correcto: Software gratuito, open source o de prueba explicado

El software de gestión de mantenimiento viene en todas las formas y tamaños, incluyendo versiones gratuitas, open source y de prueba (trial) de CMMS. Y cada una tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas conectadas no solo a precio sino también a facilidad de implementación y uso.

¿Cómo asegurarse de conseguir el que mejor funcione para usted?

El truco está en conocer las diferencias entre software gratuito, open source y de prueba.

El primer paso para decidir entre gratuito, open source y prueba es entender sus opciones, así que primero aclaremos cualquier confusión posible.

Definición de software CMMS gratuito, de prueba y open source

Antes de ver pros y contras de cada uno, necesitamos definiciones claras.

Software CMMS gratuito

Curiosamente, la definición de "gratuito" depende de a quién pregunte.

Para algunos, la palabra se relaciona directamente con libertad, y el software solo es libre si el usuario disfruta libertad para usarlo como quiera, examinar y modificar el código fuente fácilmente, y distribuir tanto la versión original como modificada. Aquí, gratis no va de precio. Va de libertad.

Para el resto, gratis es todo sobre precio. Si no pagamos por el software, es gratis.

Pero esto lleva a la pregunta: ¿Por qué alguien regalaría software gratis?

Hay un montón de razones posibles. Puede ser un proyecto pasión. Alguien buscaba nueva forma de hacer algo, lo construyó, y ahora quiere compartir.

O podría ser una empresa queriendo meter gente en su ecosistema de software. Si a la gente le gusta la versión gratis, quizás suban a una de pago. En muchos casos, el software es gratis porque usted es el producto de esa empresa. Por ejemplo, Facebook le deja usar su software gratis porque luego venden sus datos de usuario a anunciantes. Y no solo redes sociales funcionan así. ¿Cuándo pagó por última vez por una cuenta de email?

Software CMMS open source

Es fácil confundir gratis y open source porque mucho software open source también es gratis. Pero hay diferencias importantes.

El "open" en open source se refiere a la licencia, que permite a cualquiera usar, modificar y compartir el software libremente. Hay un proceso para volverse oficialmente open source, y las organizaciones pueden elegir de una larga lista de licencias, incluyendo MIT, Apache y Mozilla.

Así, el software puede ser gratis pero no open source si no le dejan modificarlo o compartirlo libremente.

Una característica común del software open source es que es desarrollado y mantenido por una comunidad dedicada de seguidores. Pero no siempre. Hay muchos ejemplos de software open source que es resultado de la pasión y esfuerzo de una persona.

Software CMMS de prueba (trial)

Las pruebas vienen en varias formas, pero la idea central es la misma: pruébelo antes de comprarlo. Es básicamente lo mismo que probar un coche. La otra característica importante es que terminan. Puede kick the tires y dar una vuelta, pero en algún momento tiene que devolverlo.

Fuera de esas dos características comunes, puede haber muchas diferencias entre pruebas. En algunos casos, solo puede usar algunas funciones durante la prueba. En otras, puede usar todas pero solo un número limitado de veces. Así, en una versión de prueba de software de inventario, quizás pueda crear una orden pero no guardarla. O guardarla pero no asignarla.

Pros y contras de software CMMS gratuito, de prueba y open source

Ahora que sabemos qué son y cómo difieren, veamos pros y contras. Al final, no hay una solución mejor para todos. Depende de su situación, necesidades y tolerancia a cada conjunto de inconvenientes.

Beneficios del software de mantenimiento gratuito

Aquí están todas las mejores partes del software de mantenimiento gratuito.

Lo mejor de todo, es gratis

Gran punto de venta, especialmente cuando la mayoría de software CMMS cuesta dinero.

¿Qué costes evita al conseguir software de mantenimiento gratis? Primero, salta costes de implementación, relacionados con meter sus datos en el software y formar a su equipo. Segundo, no hay pagos continuos. Generalmente, proveedores CMMS usan modelo SaaS: en lugar de comprarles el software, se suscribe. Igual que Netflix, paga cada mes por acceso a su servicio.

"Riesgo percibido" menor, más fácil cambiar de opinión

Y como es gratis, parece más fácil empezar, y si no le gusta, salir y dejar de usarlo.

Gran parte de la atracción del software gratis es el bajo "riesgo percibido". Hay relación directa entre costes asociados a una decisión y cuánto nos estresa. No hay problema arriesgar unos euros probando nueva barrita de chocolate o marca de cereales. No pierde mucho si no le convence. Pero poca gente compraría una casa sin verla.

Inconvenientes del software de mantenimiento gratuito: obtiene lo que paga

El software gratis viene con inconvenientes que debe considerar cuidadosamente. Con software gratis, puede terminar chocando de frente con la realidad de que "No existe almuerzo gratis".

Sin soporte para configuración, formación, ayuda continua cuando surgen problemas

Uno de los beneficios del software gratuito es que no paga implementación. Pero la razón por la que no paga es que no recibe ninguna.

Y al final, eso significa que usted tiene que desarrollarla y entregarla usted mismo.

¿Cómo se ve esto? Todo solo, debe cargar todos los datos en el software, asegurando que sigue mejores prácticas actuales para consistencia, precisión y arquitectura de información. Y luego, debe empezar a formar al equipo de mantenimiento.

Incluso para el CMMS más básico, necesita manuales y vídeos de formación. Y luego necesita a alguien que corra sesiones para todos en la organización que usen el software. Y no solo un set. Como la gente usa el CMMS distinto según su rol, necesita materiales de formación a medida. Por ejemplo, uno para técnicos y otro distinto para el CEO.

Software CMMS gratis pero bases de datos de pago

Incluso si consigue el software gratis, debe pagar para que sus datos vivan en algún sitio. Su primera opción es servidor on-premise, lo que significa pagar hardware inicial y luego costes continuos de actualizaciones y reemplazos. Encima, si no sabe configurar y mantener un servidor, debe pagar a alguien que sí.

Su segunda opción es servidor cloud, lo que significa alquilar espacio a un proveedor comercial. Ventaja: otro se encarga de parte de la sobrecarga TI. Pero es un coste adicional viniendo de su software gratis.

Beneficios del software de preventivo open source

Recuerde: la diferencia entre gratis y open source no es tanto el precio como las formas en que puede modificar y usar el software, creando un conjunto distinto de pros y contras.

Acceso directo al código fuente

Si quisiera, podría personalizar el software y conseguir exactamente lo que necesita. Cada función afinada a sus especificaciones exactas.

Suena genial en papel, pero es lo mismo que decir que uno de los beneficios de su coche es que puede abrir el capó y arreglarlo usted mismo. Genial para quien sabe arreglar coches, pero valor real cero para quien va a llevar un mecánico cualificado de todos modos.

Seguridad y protección

El software open source tiende a ser desarrollado por grandes comunidades de voluntarios dedicados, lo que puede ser gran ventaja para mantener software y datos seguros. La idea: con tanta gente mirando y trabajando en el software, todos los bugs y vulnerabilidades se pillan antes. Y no solo al desarrollar inicialmente. El soporte continuo y actualizaciones mantienen todo seguro y estable durante la vida del software.

Inconvenientes del software de preventivo open source

Igual que con software gratis, hay contras que acompañan a todos los pros.

Seguridad y protección

¿No era esto uno de los beneficios?

Vale la pena quedarse en este tema un poco más. Por las mismas razones que open source se supone más seguro, también es potencialmente más peligroso.

Con software propietario (el que paga), hay un grupo menor de desarrolladores, lo que hace mucho más fácil para la empresa vetar cuidadosamente a los desarrolladores y rastrear quién hizo qué al código fuente. Con open source, al ser tan abierto, es mucho más fácil para alguien colar código malicioso, tumbar su sistema y robar sus datos.

Modelos de financiación significan que al final paga igual

Igual que con software gratis, hay costes involucrados. Primero, paga configuración y formación. Recuerde: no es solo un set de materiales. Como tiene distintos tipos de usuarios, necesita distintos tipos de formación.

Con programas open source más populares, probablemente encuentre material de formación existente desarrollado por la comunidad. Incluso puede haber empresas que den formación. Pero, de nuevo, debe pagarlas.

Digamos que le encanta el software pero ojalá tuviera esta función específica. Ejemplo: el CMMS gratis le deja configurar un MP, pero no puede diferenciar entre flotantes y fijas o por medidor y por tiempo.

¿Cómo consigue la función imprescindible?

En algunos casos, debe desarrollarla usted mismo, lo que solo es posible si tiene departamento TI con la gente y financiación adecuadas. ¿Cuánto le cuesta que el jefe de TI pase horas programando y testeando una función nueva?

Su otra opción: recompensas por funciones (feature bounties). Publique su petición en página como BountySource y espere a que alguien la cree o afine. Aquí también paga dinero. Pero solo si tiene suerte y alguien decide trabajar en su petición.

Beneficios del software de inventario de prueba

A diferencia de los dos primeros, el software de prueba es una mirada por tiempo limitado al software propietario que está pensando adoptar. Pero igual que los dos primeros, tiene sus propios pros y contras.

Consiga una sensación real del software

Recuerde la primera vez que se puso al volante e intentó conducir. Esa mezcla de emoción y nervios. Solo sabiendo más o menos qué hacía…

Extraño porque la primera vez que condujo probablemente también fue la millonésima que estuvo en uno. De hecho, piense en todas las veces que ya había visto a otro conducir en películas, TV y vida real. Y por todo ese mirar, aún no estaba 100% seguro de cómo hacerlo.

Es lo mismo con software. Puede haber visto vídeos online e incluso demos en vivo, pero hacerlo usted mismo es siempre distinto. La única forma de saber si software es fácil de aprender es intentar aprenderlo. Y la única de saber si cubre sus necesidades es intentar usarlo. Nada supera la experiencia directa.

Si quiere mejor idea de cómo funcionaría el software en la práctica, no solo en teoría, una prueba es forma genial sin riesgo de averiguarlo.

Consiga más ojos en el software

Las demos son geniales para ver software en vivo y en acción. Pero puede ser difícil cuadrar horarios para que todos tengan oportunidad. Además, hay límite de cuánta gente cabe alrededor de una pantalla.

Pero muchas pruebas duran dos semanas o más, tiempo más que suficiente para que todo el equipo de mantenimiento pruebe el software. Tiene oportunidad de configurar algunas órdenes a demanda e inspecciones y tareas de MP, y los técnicos tienen oportunidad de trabajar con el software en campo.

Inconvenientes del software de inventario de prueba

Las pruebas son geniales, pero no sin algunos problemas menores.

Parte pueden ser datos ficticios (dummy data)

Una buena base de datos lleva tiempo, que es una razón por la que software gratis no está exento de costes, incluyendo los de meter sus datos. Incluso para operación pequeña sin muchos activos, no quiere gastar muchos de sus 14 días preparando la base de datos.

Así que el proveedor CMMS puede precargar el software con unos datos ficticios. Así, usted tiene oportunidad de probar el software ya.

El problema: no ve todos sus datos y flujos empaquetados y construidos como tras implementación completa. Pero la buena noticia: empieza a jugar con el software ya, y puede meter suficientes datos propios para sentir realmente el CMMS y sus funciones, incluyendo gestión de activos, órdenes y MP, y control de inventario.

Todas las cosas buenas se acaban, incluso una prueba de software CMMS

Depende del proveedor, pero sin importar cuánto dure, eventualmente termina. Para sacar el máximo de su prueba y asegurar que no se sienta que terminó muy pronto, es importante planear un poco.

Asegúrese de tener idea de funciones específicas que quiere probar y flujos de mantenimiento que quiere configurar. Puede ser buena idea crear checklist para cubrir todo.

También coordine con otros miembros clave del equipo. No inicie la prueba justo cuando su técnico senior de confianza se toma semana de vacaciones. Quiere que la gente correcta tenga tiempo suficiente con el software.

Y asegúrese de tener contacto fiable en el proveedor CMMS por si surgen dudas. Recuerde: incluso el CMMS más fácil de usar viene con formación, así que es perfectamente natural tener preguntas durante la prueba. Cuando tiene a alguien en el proveedor que le guía por cualquier tropiezo, saca mucho más valor del período de prueba.

Próximos pasos

Si busca dar el salto de papel y hojas de cálculo, ahora es momento de contactar proveedores CMMS y empezar la conversación. Les podrán explicar sus opciones y ayudarle a encontrar la que mejor funcione para usted.

Una vez acorte su lista, puede montar una prueba de software, kick the tires, y sacar algunos datos a dar una vuelta.