Guía de software CMMS gratuito:¿Gratis, de código abierto o de prueba?

El software de gestión de mantenimiento viene en todas las formas y tamaños, incluidas las versiones gratuitas, de código abierto y de prueba de CMMS. Y cada uno tiene su propio conjunto de ventajas y desventajas relacionadas no solo con el precio sino también con la facilidad de implementación y uso.

¿Cómo puede asegurarse de obtener el que mejor se adapte a sus necesidades?

El truco está en conocer las diferencias entre el software gratuito, de código abierto y de prueba.

El primer paso para decidir entre software gratuito, de código abierto y de prueba es comprender sus opciones, así que primero aclaremos cualquier posible confusión.

Definición de software CMMS gratuito, de prueba y de código abierto

Antes de ver los pros y los contras de cada uno, debemos elaborar algunas definiciones claras.

Software CMMS gratuito

Por extraño que parezca, la definición de "gratis" depende de a quién le preguntes.

Para algunos, la palabra está directamente relacionada con la libertad, y el software solo es libre si el usuario puede disfrutar de la libertad de usarlo de la forma que desee, examinar y modificar fácilmente el código fuente y distribuir tanto la versión original como la modificada. Aquí, gratis no se trata de precio. Se trata de la libertad.

Para el resto de nosotros, gratis tiene que ver con el precio. Si no tenemos que pagar por el software, es gratis.

Pero esto lleva a la pregunta:¿Por qué alguien regalaría software gratis?

Hay un montón de posibles razones. Podría ser un proyecto apasionante. Alguien estaba buscando una nueva forma de hacer algo, la construyó y ahora quiere compartirla.

O podría ser una empresa que espera atraer a las personas a su ecosistema de software. Si a las personas les gusta la versión gratuita, podrían actualizarse a una de pago. En muchos casos, el software es gratuito porque eres el producto de esa empresa. Por ejemplo, Facebook le permite usar su software de forma gratuita porque luego pueden vender sus datos de usuario a los anunciantes. Y no son solo las redes sociales las que funcionan de esta manera. ¿Cuándo fue la última vez que pagó por una cuenta de correo electrónico?

Software GMAO de código abierto

Es fácil confundirse entre código abierto y gratuito porque una gran cantidad de software de código abierto también es gratuito. Pero hay diferencias importantes.

El "abierto" en código abierto se relaciona con la licencia, que permite que cualquier persona use, modifique y comparta libremente el software. De hecho, hay un proceso para convertirse oficialmente en código abierto, y las organizaciones pueden elegir entre una larga lista de licencias de código abierto, incluidas las de MIT, Apache y Mozilla.

Por lo tanto, el software puede ser gratuito pero no de código abierto si no se le permite modificarlo o compartirlo libremente.

Una característica común del software de código abierto es que es desarrollado y mantenido por una comunidad dedicada de seguidores. Pero ese no es siempre el caso. Hay muchos ejemplos de software de código abierto que son el resultado de la pasión y el esfuerzo de una persona.

Software de CMMS de prueba

Las pruebas vienen en varias formas, pero la idea central es la misma:probar antes de comprar. Es básicamente lo mismo que tomar un auto para una prueba de manejo. La otra característica importante de los juicios es que terminan. Tienes la oportunidad de patear los neumáticos y dar una vuelta con el coche, pero en algún momento, tienes que traerlo de vuelta.

Aparte de esas dos características comunes, puede haber muchas diferencias entre los ensayos. En algunos casos, solo puede usar algunas de las funciones durante una prueba. En otros, puede usar todas las funciones, pero solo un número limitado de veces. Por lo tanto, en una versión de prueba del software de administración de inventario, es posible que pueda crear una orden de trabajo pero no guardarla. O puede guardarlo pero luego no asignarlo.

Pros y contras del software CMMS gratuito, de prueba y de código abierto

Ahora que sabemos qué son y en qué se diferencian entre sí, veamos los pros y los contras. Al final, no hay una mejor solución para todos. Depende de su situación, necesidades y tolerancia para cada conjunto de inconvenientes.

Beneficios del software de gestión de mantenimiento gratuito

Aquí están las mejores partes del software gratuito de gestión de mantenimiento.

Lo mejor de todo es que es gratis

Lo cual es un gran punto de venta, especialmente cuando la mayoría del software CMMS cuesta dinero.

Entonces, ¿qué costos está eludiendo cuando obtiene un software de mantenimiento gratuito? Primero, puede omitir los costos de implementación, que están relacionados con introducir sus datos en el software y capacitar a su equipo en el software. En segundo lugar, no hay pagos continuos. En general, los proveedores de CMMS utilizan el modelo de negocio de software como servicio (SaaS):en lugar de comprarles el software, usted se suscribe a él. Es lo mismo con Netflix, donde pagas cada mes por el acceso a su servicio.

Menor "riesgo percibido", más fácil cambiar de opinión

Y debido a que es gratis, se siente más fácil comenzar y, si no le gusta, retroceda y deje de usar el software.

Una gran parte de la atracción por el software libre es el bajo “riesgo percibido”. “Existe una relación directa entre los costes asociados a una decisión y cuánto nos estresa. No hay problema en arriesgar unos cuantos dólares probando un nuevo tipo de barra de chocolate o marca de cereal para el desayuno. No pierdes mucho si no te funciona. Pero pocas personas comprarían una casa sin verla.

Inconvenientes del software de gestión de mantenimiento gratuito, es decir, obtienes lo que pagas

El software gratuito viene con inconvenientes que debe considerar cuidadosamente. Con el software gratuito, puede terminar dándose cuenta de que “no existe tal cosa como un almuerzo gratis”.

No hay soporte para configuración, capacitación, ayuda continua cuando tiene problemas

Uno de los beneficios del software de administración de mantenimiento gratuito es que no tiene que pagar por la implementación. Pero la razón por la que no tiene que pagarlo es porque no está recibiendo nada.

Y al final, eso significa que tienes que desarrollarlo y entregarlo tú mismo.

A qué se parece esto? Usted mismo, debe cargar todos los datos en el software, asegurándose de seguir las mejores prácticas actuales de coherencia, precisión y arquitectura de la información. Y luego, debe comenzar a capacitar al equipo de mantenimiento.

Incluso para el software CMMS más básico, necesita manuales y videos de capacitación. Y luego necesita a alguien que lleve a cabo sesiones de capacitación para todos los miembros de la organización que usan el software. Y no solo un conjunto. Debido a que las personas usan el CMMS de manera diferente según su función, necesita materiales de capacitación personalizados. Por ejemplo, un conjunto para los técnicos y otro diferente para el director general.

Software CMMS gratuito pero bases de datos pagas

Incluso si obtiene el software de forma gratuita, debe pagar para que sus datos vivan en algún lugar. Su primera opción es un servidor local, lo que significa que está pagando por el hardware inicial y luego por los costos continuos de actualizaciones y reemplazos. Además de eso, si no sabe cómo configurar y mantener un servidor, debe pagarle a alguien que lo sepa.

Su segunda opción es un servidor basado en la nube, lo que significa alquilar espacio de un proveedor comercial. La ventaja es que otra persona se encarga de algunos de los gastos generales de TI por usted. Pero es un costo adicional proveniente de su software gratuito.

Beneficios del software de mantenimiento preventivo de código abierto

Recuerde, la diferencia entre código abierto y gratuito no es tanto el precio como las formas en que puede modificar y usar el software, creando un conjunto diferente de ventajas y desventajas.

Acceso directo al código fuente

Si lo desea, puede personalizar el software y obtener exactamente lo que necesita. Cada función se ajustará con precisión a sus especificaciones exactas.

Eso suena muy bien en papel, pero es lo mismo que decir que uno de los beneficios de su automóvil es que puede abrir el capó y trabajar en él usted mismo. Eso es excelente para las personas que saben cómo reparar automóviles, pero no tiene ningún valor real para las personas que van a contratar a un mecánico calificado para que haga todo el trabajo de todos modos.

Protección y seguridad

El software de código abierto tiende a ser desarrollado por grandes comunidades de voluntarios dedicados, lo que puede ser una gran ventaja cuando se trata de mantener el software y sus datos seguros y protegidos. La idea es que con tanta gente mirando y trabajando en el software, todos los errores y vulnerabilidades se detecten antes. Y no es solo cuando la comunidad desarrolla el software por primera vez. El soporte continuo y las actualizaciones ayudan a mantener todo seguro y estable durante la vida útil del software.

Inconvenientes del software de mantenimiento preventivo de código abierto

Al igual que con el software libre, existen desventajas que acompañan a todas las ventajas.

Protección y seguridad

¿No era este uno de los beneficios?

Vale la pena permanecer en este tema un poco más. Por las mismas razones por las que se supone que el código abierto es más seguro, también es potencialmente más peligroso.

Con el software propietario (el tipo por el que paga), hay un grupo más pequeño de desarrolladores, lo que hace que sea mucho más fácil para la empresa examinar cuidadosamente a los desarrolladores y rastrear quién hizo qué con el código fuente. Con el código abierto, debido a que es tan abierto, es mucho más fácil que alguien introduzca un código malicioso, bloquee su sistema y robe sus datos.

Los modelos de financiación significan que eventualmente paga de todos modos

Al igual que con el software libre, hay costos involucrados. Primero, debe pagar la configuración y la capacitación. Recuerde, tampoco es solo un conjunto de materiales. Debido a que tiene diferentes tipos de usuarios, necesita diferentes tipos de capacitación.

Con los programas de código abierto más populares, es probable que pueda encontrar algún material de capacitación existente desarrollado por la comunidad del software. E incluso puede haber empresas que brinden capacitación. Pero, de nuevo, tienes que pagarles.

Digamos que te encanta el software pero realmente desearías que tuviera esta característica específica. Por ejemplo, el software CMMS gratuito le permite configurar un PM, pero no puede diferenciar entre flotantes y fijos o basados ​​en metros y tiempo.

¿Cómo vas a obtener la función imprescindible?

En algunos casos, debe desarrollarlo usted mismo, lo que solo es posible si tiene un departamento de TI con el personal adecuado y los niveles adecuados de financiación. ¿Cuánto le cuesta que el jefe de TI pase horas codificando y probando una nueva característica?

Su otra opción es usar recompensas de funciones. Publique su solicitud en una página como BountySource y luego espere a que alguien cree o ajuste la función por usted. Aquí nuevamente, debe pagar dinero. Pero eso es solo si tiene la suerte de que alguien decida trabajar en su solicitud.

Beneficios del software de gestión de inventario de prueba

A diferencia de los dos primeros, el software de prueba es una mirada por tiempo limitado al software propietario que está pensando adoptar. Pero al igual que los dos primeros, tiene sus pros y sus contras.

Obtenga una idea real del software

¿Recuerda la primera vez que se puso al volante de un automóvil y trató de conducir? Esa mezcla de emoción y nervios. Sólo una especie de saber lo que estabas haciendo...

Lo cual es extraño porque la primera vez que condujo un automóvil probablemente también fue la millonésima vez que estuvo en uno. De hecho, piensa en todas las veces que ya has visto a alguien más conducir un automóvil en películas, en la televisión y en la vida real. Y a pesar de tanto mirar, todavía no estabas 100% seguro de cómo hacerlo.

Es lo mismo con el software. Es posible que haya visto videos en línea e incluso demostraciones en vivo, pero hacerlo usted mismo siempre es diferente. La única forma de saber realmente si el software es fácil de aprender es intentar aprenderlo. Y la única forma de saber si satisface tus necesidades es intentar usarlo. No hay nada mejor que la experiencia directa.

Si desea tener una mejor idea de cómo funcionaría el software para usted en la práctica, no solo en la teoría, una prueba es una excelente manera de averiguarlo sin riesgos.

Poner más atención en el software

Las demostraciones son una excelente manera de ver el software en vivo y en acción. Pero puede ser un desafío hacer coincidir los horarios de las personas para que todos tengan la oportunidad de asistir. Además, hay un límite para la cantidad de personas que puedes meter alrededor de una pantalla.

Pero muchas pruebas de software duran dos semanas o más, tiempo más que suficiente para que todos los miembros del equipo de mantenimiento prueben el software. Tiene la oportunidad de configurar algunas órdenes de trabajo a pedido e inspecciones y tareas de mantenimiento preventivo, y los técnicos tienen la oportunidad de trabajar con el software en el campo.

Inconvenientes del software de gestión de inventario de prueba

Las pruebas son geniales, pero no sin algunos problemas menores.

Algunos de ellos podrían ser datos ficticios

Una buena base de datos lleva tiempo, lo cual es una de las razones por las que el software gratuito no está exento de costes, incluidos los de introducir sus datos en la base de datos. Incluso para una operación pequeña sin una gran cantidad de activos y equipos, no desea pasar gran parte de sus 14 días preparando la base de datos.

Por lo tanto, el proveedor de CMMS podría precargar el software con un poco de datos ficticios. De esa manera, tiene la oportunidad de probar el software de inmediato.

El problema es que no puede ver todos sus datos y flujos de trabajo empaquetados y construidos como lo haría después de una implementación integral. Pero la buena noticia es que puede comenzar a jugar con el software de inmediato, y puede agregar suficientes datos propios para tener una idea real del CMMS y sus funciones, incluida la gestión de activos, la orden de trabajo y la gestión de mantenimiento preventivo, y control de inventario.

Todas las cosas buenas deben llegar a su fin, incluso una versión de prueba del software CMMS

Depende del proveedor, pero no importa cuánto dure la prueba, eventualmente termina. Para aprovechar al máximo su prueba y asegurarse de que no parezca que terminó demasiado pronto, es importante planificar con anticipación.

Asegúrese de tener una idea de las funciones específicas que desea probar y los flujos de trabajo de mantenimiento que desea configurar. Podría ser una buena idea crear una lista de verificación para asegurarse de cubrir todo.

Además, asegúrese de coordinar con otros miembros clave del equipo. No comience la prueba justo cuando su técnico senior de mayor confianza se tome una semana libre de vacaciones. Desea que las personas adecuadas pasen suficiente tiempo con el software.

Y asegúrese de tener un contacto confiable en el proveedor de CMMS en caso de que tenga alguna pregunta. Recuerde, incluso el software CMMS más fácil de usar viene con capacitación, por lo que es perfectamente natural que tenga preguntas durante la prueba. Cuando tiene a alguien en el proveedor que puede guiarlo a través de cualquier contratiempo, obtiene mucho más valor del período de prueba.

Siguientes pasos

Si está buscando dejar el papel y las hojas de cálculo, ahora es el momento de comunicarse con los proveedores de CMMS y comenzar la conversación. Podrán explicarle sus opciones y ayudarlo a encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades.

Una vez que haya reducido su lista, puede configurar una prueba de software, patear los neumáticos y sacar algunos datos para dar una vuelta.