Revolucione el mantenimiento hotelero con software CMMS

Se estima que hay 700,000 instalaciones hoteleras en todo el mundo con ingresos anuales combinados de $830 mil millones (Lake, 2016). Solo en EE. UU., hay 4.9 millones de habitaciones de huéspedes que componen el 68% de sus ingresos anuales totales (Mandelbaum, 2007). Eventos especiales, instalaciones de spa y clubes de salud, golf, alquiler de películas, estacionamiento y arrendamientos comerciales componen el balance de los ingresos de hospitalidad. Considerados juntos, la industria hotelera es vibrante, robusta, desafiante y un valioso contribuyente económico.

En varias formas importantes, los hoteles son muy similares a los hospitales, especialmente cuando se trata de su gestión de operaciones. Por ejemplo, hoteles y hospitales operan en un horario 24/7, atienden a una amplia gama de clientela en constante cambio y ambos deben adherirse a los más altos estándares de seguridad y regulatorios. Aunque difieren en los servicios que proporcionan, las operaciones de mantenimiento eficientes deben ser una prioridad para los hoteles, al igual que para las instalaciones de salud. Y con tantos activos que gestionar en cualquier hotel dado, no es ni expedito ni seguro dejar la tarea de gestión de mantenimiento solo a enfoques manuales.

Por estas razones, así como la necesidad de mantenerse competitivos mientras encuentran formas de mejorar su resultado final, un número creciente de propietarios de hoteles están recurriendo a CMMS como su solución preferida de gestión de mantenimiento hotelero.

Antes de entrar en las formas en que el software de gestión de mantenimiento hotelero contribuye a operaciones de instalaciones mejoradas, comencemos por entender qué son los CMMS. El Software de Gestión de Mantenimiento Computarizado, también conocido como software CMMS, es un poderoso sistema de software que puede proporcionar a sus usuarios una visión general de todas las operaciones de equipos. También tiene la capacidad de proporcionar información sobre el estado de cualquier pieza individual de equipo. Todo esto se logra ingresando información relevante del equipo (es decir, números de serie, códigos de barras, fotos, datos de inspección, historial de mantenimiento previo, manuales de mantenimiento, etc.) en la base de datos del sistema.

Los sistemas CMMS actuales hacen posible que una amplia gama de empresas monitoricen niveles de inventario, rastreen órdenes de trabajo, generen informes precisos rápidamente y determinen instantáneamente cuáles de sus activos requieren mantenimiento preventivo. Es esta última característica —el mantenimiento preventivo— la que se ve como el centro nervioso de los CMMS. Así que empecemos allí.

Programas de Mantenimiento Preventivo (MP)

Hasta la introducción del software de gestión de mantenimiento hotelero (a menudo conocido como software de gestión de instalaciones), los gerentes de mantenimiento hotelero generalmente realizaban mantenimiento de operaciones en una base "según necesidad". Esto a menudo se conoce como mantenimiento reactivo. Con este tipo de mantenimiento, el equipo era atendido solo cuando algo salía mal o, más específicamente, cuando se reportaba que una pieza de equipo se había descompuesto. El mantenimiento en esta base es ineficiente a largo plazo y también costoso porque las averías de equipos suelen ser imprevistas. Más importante aún, la falta de mantenimiento rutinario también puede resultar en falla del equipo y, en última instancia, su reemplazo. En ambos casos, las interrupciones inesperadas en las operaciones son problemáticas, especialmente para hoteles que funcionan las 24 horas. Considere las consecuencias para las operaciones hoteleras cuando hay una falla del sistema HVAC, una avería de ascensor o un problema de plomería.

Todos requieren atención inmediata mientras causan interrupciones significativas para huéspedes y personal. Con la característica de software de mantenimiento preventivo de CMMS, los programas de MP pueden implementarse para eliminar la mayoría, si no todas, las averías imprevistas de equipos, manteniendo las operaciones hoteleras y, al mismo tiempo, extendiendo la vida útil de los equipos.

Como característica central del software de gestión de mantenimiento hotelero, los programas de mantenimiento preventivo ofrecen a los gerentes de mantenimiento la personalización que necesitan para controlar completamente cómo ocurren las operaciones de mantenimiento hotelero. Dado que no hay dos operaciones hoteleras iguales, un sistema que pueda adaptarse a las necesidades específicas y quizás cambiantes de una instalación es imperativo. Hay varias formas en que los programas de MP pueden configurarse. Para nuevos usuarios de sistemas de software de gestión de mantenimiento hotelero, un buen punto de partida comienza revisando historiales de reparación de equipos, así como tiempos de bajo uso para activos específicos. Revisar historiales de reparación ayudará a los gerentes de mantenimiento a priorizar equipos basados en la edad y/o frecuencia de reparación. Un ejemplo de mantenimiento realizado durante tiempo de bajo uso en hoteles es realizar mantenimiento preventivo en equipos de limpieza durante la noche después de que todas las operaciones de limpieza hayan terminado para el día. De manera similar, las inspecciones de plomería pueden realizarse durante las tardes cuando la mayoría de los huéspedes están fuera de sus habitaciones o durante períodos lentos cuando las habitaciones pueden no estar ocupadas.

Otras opciones para la programación de MP pueden incorporar fechas de inspección, así como ubicaciones de colocación de equipos. Los CMMS también hacen posible ejecutar múltiples programas de MP simultáneamente. Finalmente, los informes generados por CMMS de MP completados pueden revisarse y evaluarse. Al hacerlo, la gerencia de mantenimiento puede tomar decisiones informadas sobre cualquier ajuste necesario a programas y/o reemplazos o actualizaciones de equipos.

Órdenes de trabajo automatizadas

Dos de los mayores problemas asociados con órdenes de trabajo generadas manualmente son demoras de tiempo innecesarias y errores. Ambos son costosos para los propietarios de hoteles en términos de tiempo y dinero perdidos. Con la característica de software de órdenes de trabajo de CMMS, las órdenes de trabajo ya no se quedarán sentadas en la ranura de correo de un técnico de mantenimiento por días o contendrán errores causados por transcribir incorrectamente el número de serie de una parte a mano. En su lugar, los CMMS generan automáticamente órdenes de trabajo con la parte del equipo y su número de serie correctamente identificados usando las capacidades integradas de escaneo de código de barras y foto del sistema. El software lo envía inmediatamente al técnico de mantenimiento designado. Las notificaciones también pueden enviarse a los gerentes de mantenimiento informándoles del progreso de la orden de trabajo desde el inicio hasta el final. Todas estas tareas se realizan con solo unos pocos clics del ratón en una computadora o toques en un smartphone o tablet.

Conclusión

Las operaciones hoteleras nunca cesan y tampoco debería el software que supervisa su gestión de mantenimiento. Dado que la reputación de un hotel se basa principalmente en proporcionar buen servicio y comodidad, tiene sentido que se haga todo lo posible para mantener las interrupciones imprevistas en el funcionamiento de la instalación al mínimo. Los sistemas de software de gestión de mantenimiento ofrecen a sus clientes una solución viable y rentable para este problema. Los CMMS hacen posible que los huéspedes del hotel se vayan satisfechos y que los propietarios del hotel logren un resultado final incrementado.

Referencias:

https://www.creditdonkey.com/hotel-industry-statistics.html

https://feuring.typepad.com/feuring/2007/02/insight_into_re.html