5 Formas Comprobadas en que el Software GMAO Impulsa la Organización del Mantenimiento

El Software de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador es una herramienta increíble que ayuda a los profesionales de mantenimiento a ser más organizados. El software GMAO agiliza los procesos de mantenimiento, haciendo todo: desde solicitudes simples, órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo, gestión de inventario y seguimiento de tiempos de inactividad.

Con actividades diarias siempre en movimiento, mantener órdenes de trabajo y otra información junta es un desafío. Si sabes cómo usar mejor tu software de mantenimiento, completar el trabajo que hay que hacer es mucho más fácil. Aquí tienes cinco beneficios del software de órdenes de trabajo GMAO para organizar mejor y mejorar eficiencias en sus departamentos de mantenimiento.

Categorizar el trabajo de mantenimiento

Típicamente, las órdenes de trabajo pueden variar entre diferentes acciones y responsabilidades. Según los detalles de una orden, puede haber diferentes procedimientos. Algunos trabajos pueden relacionarse con infraestructura, otros con reparación de equipos. La asociación adecuada de órdenes de trabajo relacionadas ayuda a encontrar patrones en el mantenimiento de instalaciones. También puede haber proyectos o departamentos que necesiten distinguir su historial de órdenes de trabajo del resto.

Un recurso para usar en GMAO es el software de órdenes de trabajo. Crea nombres personalizados de actividades y departamentos de mantenimiento (fontanería, electricidad, suelos, etc.). Cualquier orden de trabajo creada se archiva entonces bajo una de las categorías, asociándola con todas las órdenes de la misma categoría o subcategoría.

Al crear una lista de categorías y subcategorías, puedes organizar mejor las actividades de mantenimiento entre sí y estructurar mejor los informes. Esto puede revelar patrones en averías o departamentos con problemas de mantenimiento más críticos.

Asignar permisos de usuario para roles de mantenimiento

Si tienes múltiples usuarios en tu sistema de software de gestión de mantenimiento, ten en cuenta lo que tus técnicos y miembros del equipo ven. Si su rol es monitorizar lo eléctrico, probablemente no deberían ver órdenes de trabajo para limpiar ventanas al iniciar sesión. Los gerentes, cuyo rol es verificar trabajo completado, deberían ser los únicos en marcar órdenes como completadas. Para ayudarles a enfocarse, su acceso de usuario debería estar solo relacionado con sus roles y responsabilidades.

Dependiendo de tu software, puedes tener un número fijo de licencias de usuario para tu sistema de mantenimiento. Tómate tiempo para revisar el rol de cada persona y sus permisos. Si es necesario, muchas empresas de software tienen soporte técnico para ayudarte. Contacta con ellos para que te guíen sobre qué acceso debe tener cada miembro.

Programar informes de mantenimiento

Como se mencionó, los informes pueden consumir mucho tiempo sin las herramientas adecuadas. Si conoces el tipo de informes de mantenimiento que necesitas rastrear, muchos sistemas pueden preconfigurarlos para ti. Con Hippo GMAO, nuestros clientes crean informes guardados para revisar actividad específica: tiempo de inactividad de equipos, costes de reparación, rendimiento de proveedores, etc. Estos están disponibles para ver o programar para enviarse a una lista de email regularmente.

Minimizar o eliminar el papeleo

Mejorar la gestión de órdenes de trabajo implica usar el mejor método para rastrear el proceso de principio a fin. Las órdenes de trabajo impresas pueden perderse al transferirse entre personas. Esto dificulta su recuperación para revisiones importantes. Puede ser un verdadero problema buscar contenido y documentos cuando más se necesitan. Por eso es útil considerar la alternativa al papel: menos papel o ninguno.

Si es posible, escanea tus copias impresas de manuales de equipos u O&M para guardarlas en tu ordenador. Estas pueden subirse a tu software como archivos PDF para acceder cuando sea necesario.

Importar contactos de proveedores y vendedores

Al contactar proveedores para servicios, siempre es bueno agilizar el proceso en lo posible. Proporcionar la información correcta es clave para obtener el servicio o presupuesto necesario.

Importando los contactos de tus proveedores, estos pueden asociarse directamente a órdenes de trabajo en tu sistema. Esto se convierte en una herramienta para hacer seguimiento y revisar el rendimiento de proveedores en el tiempo. También es útil para saber si recibes el mejor valor. Programa un informe de rendimiento de proveedores con las órdenes de trabajo asignadas. Podrás ver si obtienes gran valor o si es hora de buscar otro proveedor.

Con el uso de estos recursos puedes aligerar la carga de la organización diaria. Configurando categorías y subcategorías apropiadas para recuperar tareas relacionadas. Estructurando cada cuenta de usuario en el sistema según sus roles en el equipo de mantenimiento. Programando informes de mantenimiento con antelación para revisar información adecuadamente. Teniendo tus proveedores en tu software GMAO (también conocido como software de gestión de instalaciones) ayuda a agilizar la comunicación y revisar su rendimiento.

Planificando con antelación, reduciendo lo innecesario y agilizando tus pasos, se tarda menos en hacer más en tu carga de trabajo.