7 maneras de mostrar amor a su CMMS

El Día de San Valentín está a la vuelta de la esquina y además de colmar a su pareja, amigo o familia con corazones y besos en este hermoso día, aquí en Hippo CMMS creemos que es importante mostrar amor a su fiel software CMMS. Es posible que su software de administración de mantenimiento se sienta excluido si no ha creado una orden de trabajo o actualizado los registros de su equipo por un tiempo, entonces, ¿qué mejor momento para reorganizarse y volver a la normalidad que ahora mismo?

Para ponerlo en el estado de ánimo, encuestamos a nuestro encantador equipo de capacitación e integración de datos sobre formas de optimizar mejor su sistema CMMS existente. Se les ocurrieron algunos problemas comunes que tienen los clientes cuando no dedican suficiente tiempo a su software y formas sencillas de remediarlo.

1. EL AMOR ES PACIENTE:lleva tiempo configurar su cuenta

Si acaba de comprar un software CMMS para su departamento de mantenimiento, prepárese para pasar mucho tiempo con él. La implementación adecuada de CMMS requiere un proceso sistemático para garantizar que se agreguen todos los usuarios, activos, equipos, inventario y documentos correspondientes, etiquetas de identificación e imágenes. Lo que lleva más tiempo es recopilar todos estos datos y luego ingresarlos en su base de datos. Sea paciente con este proceso y comprenda que su cronograma depende de cuatro factores principales; si tiene o no un software de mantenimiento existente, su presupuesto de implementación, el marco de tiempo requerido y si tiene un recurso interno dedicado o no. Nuestra publicación sobre cuatro factores que afectan la configuración explica estos elementos con más detalle.

Además de garantizar la paciencia en la fase de configuración, también debe tener en cuenta el largo tiempo que podría tomar capacitar adecuadamente a todos sus usuarios en el sistema. Si tiene un equipo de mantenimiento más grande, la programación de sesiones relevantes para cada función de trabajo puede llevar tiempo y hacer que un empleado domine las funciones importantes del software, y mucho menos TODOS los módulos, requiere una inversión significativa de horas de trabajo. Nuestra publicación sobre cómo optimizar la capacitación para su equipo ofrece excelentes sugerencias sobre cómo poner a su personal en funcionamiento con un CMMS en la menor cantidad de tiempo.

El punto aquí es comprender que los nuevos sistemas pueden tomar tiempo para configurar y difundir el conocimiento al resto de su equipo. Creer que tendrá un CMMS completamente funcional dentro de un mes después de la compra puede no ser realista. Aplique plazos razonables tanto para la capacitación como para la configuración, y sea paciente con el progreso.

2. EL AMOR NO DEBE SER COMPLICADO:ordena tu base de datos

¿Su CMMS está lleno de equipos obsoletos, usuarios que se han retirado durante 2 años y una lista de tareas de mantenimiento preventivo que completó hace meses? Si eso suena como su base de datos, entonces es hora de implementar una limpieza de invierno. Mantenerse al tanto de los cambios departamentales significa actualizar su CMMS para imitar las prácticas actuales, después de todo, su software debe ser un reflejo digital de sus operaciones de mantenimiento. Para una implementación adecuada de CMMS, tómese el tiempo (recomendamos una vez al mes) para eliminar el equipo antiguo del sistema, actualizar la información de contacto del usuario y cambiar la frecuencia con la que se generan sus PM. Nuestra publicación sobre las trampas de CMMS explica las mejores prácticas para ordenar su base de datos y volver a encarrilar su sistema.

3. EL AMOR ES CONSISTENTE Y FRECUENTE:agregue un formato de datos coherente, con frecuencia

Un CMMS fácil de usar que funcione bien recibe la atención que merece con frecuencia. Su sistema debe incorporarse en las actividades de mantenimiento diarias y no en el último minuto después de pensarlo. Esto lo ayudará a evitar la doble entrada o ponerse al día con las modificaciones de órdenes de trabajo, marcar tareas en su lista y realizar un seguimiento de sus horas de trabajo. El uso de una aplicación CMMS móvil para ingresar datos es una forma sencilla de garantizar actualizaciones constantes y oportunas de su sistema, ya que la información actualizada a través de la aplicación se difunde instantáneamente en todo el sistema.

Además del uso frecuente de su sistema, debe hacer todo lo posible para mantener la coherencia al ingresar datos. Esto puede ser tan granular como garantizar que todos los equipos utilicen la misma convención de nomenclatura, es decir, unidad de tratamiento de aire en lugar de unidad de tratamiento de aire, o puede ser de mayor escala, como asegurarse de que cada PM tenga una lista de verificación de tareas adecuada o que los niveles de prioridad de las órdenes de trabajo se utilicen siempre. Determine las entradas adecuadas cuando agregue datos por primera vez a su sistema y apéguese a ese formato. Verifique su información antes de guardarla o haga que un empleado dedicado ingrese la información de manera consistente. Esto hará que encontrar información sea mucho más fácil y convertirá un ojo desordenado en una lista informativa.

4. EL AMOR ES AMABLE:muestra amor a tu equipo de mantenimiento

Más allá de ser amable con su CMMS está tomarse el tiempo para apreciar a su personal. Su equipo trabaja arduamente para garantizar que las tareas diarias se completen y que las instalaciones en general funcionen sin problemas, así que muéstreles un poco de amor de vez en cuando. Nuestra publicación sobre 31 formas de motivar a su departamento de mantenimiento tiene algunas ideas geniales sobre salidas divertidas en equipo o para inculcar responsabilidad y propósito en sus empleados. Reconocer los esfuerzos de su equipo puede ser tan simple como escribir una breve nota a su técnico de mantenimiento en la sección de comentarios de una orden de trabajo o invitarlos a almorzar para celebrar un logro especial. Una fuerza laboral feliz es clave para garantizar la productividad y una mayor calidad del trabajo.

5. EL AMOR ESTÁ EN LOS DETALLES:agregue documentos, imágenes, etiquetas de identificación y más a su base de datos

¿Busca con frecuencia manuales de operación y mantenimiento u hojas de datos en papel en sus archivadores? ¿Te confundes entre una unidad de tratamiento de aire y otra? Si está gastando una onza de esfuerzo buscando información, entonces debería reevaluar seriamente su proceso. Una de las mejores partes de un software CMMS es la capacidad de asociar documentos, etiquetas de identificación e imágenes a sus respectivos activos o equipos. Se puede acceder rápida y fácilmente a la información que se adjunta al equipo a través del sistema. Puede adjuntar facturas, contratos y más a cada orden de trabajo para que estos documentos nunca se pierdan en una serie de carpetas o gabinetes. Tómese el tiempo para agregar materiales importantes a los activos que usa con frecuencia. Una buena regla general es agregar un documento/imagen al sistema si alguna vez lo ha requerido más de una vez. Para que este proceso sea más manejable, plantéese objetivos de entrada de documentos/imágenes, como agregar cinco nuevos documentos de uso frecuente al día a su sistema. Pasar más tiempo por adelantado le ahorrará un tiempo valioso en el futuro.

Sugerencia adicional:en lugar de recorrer su oficina para encontrar y escanear documentos importantes como manuales de O&M o pasar horas caminando por sus instalaciones para tomar fotografías de equipos/etiquetas de identificación, búsquelos en línea. La mayoría de las instrucciones y los manuales de operación y mantenimiento se pueden descargar del sitio web del proveedor, mientras que las imágenes del equipo requieren una simple búsqueda de imágenes en Google. Confíe en nosotros, es un gran ahorro de tiempo y sus técnicos le agradecerán que les proporcione más información al alcance de la mano.

6. EL AMOR TIENE SUS LÍMITES:conoce las limitaciones de tu sistema

Como todas las cosas buenas, un sistema CMMS tiene sus limitaciones. El software es tan bueno como los datos que pones en él. No mostrará mágicamente sus órdenes de trabajo por telepatía:alguien debe ingresar datos manualmente en los campos y presionar Guardar. Aunque el software de reconocimiento de voz y las herramientas de escritura automática han recorrido un largo camino, nada es tan bueno como un ser humano. El punto es comprender las características y funciones de su sistema antes de comprarlo. Sepa qué datos se actualizan automáticamente y cuáles deben ingresarse manualmente para que tenga expectativas claras de las capacidades del software.

Si su software no le ofrece toda la funcionalidad que requiere su negocio, es posible que deba volver a acceder a su elección de software o tal vez sea cuestión de gastar un poco más de dinero en la integración de datos. La mayoría de los proveedores de CMMS ofrecen servicios completos de integración de datos, en los que el proveedor es responsable de la recopilación de datos (carga de sus manuales de operación y mantenimiento, revisión de su inventario de piezas de repuesto, adición de todo el equipo, etc.), así como de la configuración de la cuenta. Contratar este trabajo puede ahorrarle mucho tiempo a su organización y garantizar que su base de datos esté configurada correctamente y optimizada desde el principio. Desarrollo personalizado también puede superar las limitaciones actuales de su sistema. Muchos proveedores trabajarán con usted para crear módulos personalizados para su organización a un precio. Si esta nueva herramienta muestra valor para otros clientes, el proveedor puede acordar dividir la tarifa de desarrollo. Explore sus opciones y comprenda la mejor manera de lidiar con las limitaciones.

7. EL AMOR ES AVENTURERO:prueba un módulo nuevo

La tecnología está en constante evolución, cada vez más optimizada y fácil de usar para todo tipo de niveles de habilidad técnica. Asegúrese de estar al tanto de las nuevas funciones que su proveedor de CMMS ha desarrollado desde que compró el sistema inicialmente. Puede darse el caso de que pueda aprovechar un valor excepcional de un sistema de código de barras o planos de planta interactivos. sin tener que pagar más por la característica. Si no se siente lo suficientemente aventurero como para usar funciones avanzadas, intente aprovechar una función más básica en la que no ha tenido tiempo de profundizar. Las poderosas herramientas de generación de informes pueden proporcionar información sobre todos los aspectos de sus operaciones de mantenimiento y, lo que es aún mejor, son muy fáciles de crear. Incluso puede "configurarlo y olvidarlo" activando correos electrónicos de informes con la frecuencia que elija. Dé un paseo por el lado salvaje y sumérjase en una nueva característica, su empresa seguramente verá el beneficio de utilizar características más allá de la simple administración de órdenes de trabajo.

Demostrar amor por su sistema le permitirá sacar más provecho de él, ya sea aprovechando nuevas funciones o reforzando el mantenimiento de la base de datos. Al dedicar más tiempo por adelantado agregando información de activos y limpiando una interfaz desordenada, usted y su equipo trabajarán de manera mucho más eficiente más adelante. Recuerde, a todo el mundo le gusta sentirse apreciado y su software CMMS no es una excepción.

Para obtener más información sobre cómo optimizar su CMMS, póngase en contacto nuestro amigable equipo de soporte.