7 Formas Comprobadas de Maximizar el Valor de su CMMS

El Día de San Valentín está a la vuelta de la esquina y, junto con agasajar a su pareja, amigo o familia con corazones y besos en este día tan amoroso, nosotros en Hippo CMMS pensamos que es importante mostrar cariño a su fiel software CMMS. Su software de gestión de mantenimiento podría sentirse excluido si no ha creado una orden de trabajo o actualizado sus registros de equipos en un tiempo —así que, ¿qué mejor momento para reorganizarse y volver a la pista que ahora?

Para ponerlo en sintonía, encuestamos a nuestro encantador equipo de integración de datos y capacitación sobre formas de optimizar mejor su sistema CMMS existente. Identificaron problemas comunes que tienen los clientes cuando no dedican suficiente tiempo a su software y formas simples de remediarlo.

1. EL AMOR ES PACIENTE– Configurar su cuenta lleva tiempo

Si acaba de comprar software CMMS para su departamento de mantenimiento, prepárese para dedicarle mucho tiempo. La implementación adecuada requiere un proceso sistemático para asegurar que todos los usuarios, activos, equipos, inventario y documentos correspondientes, etiquetas ID e imágenes se agreguen. Lo que más tiempo toma es recopilar todos estos datos e ingresarlos en su base de datos. Sea paciente con este proceso y entienda que su cronograma depende de cuatro factores principales: si tiene software de mantenimiento existente, su presupuesto de implementación, el plazo requerido, y si tiene un recurso interno dedicado o no. Nuestra publicación sobre cuatro factores que afectan la configuración explica estos elementos en detalle.

Además de asegurar paciencia en la fase de configuración, también debe considerar el tiempo prolongado que puede tomar capacitar adecuadamente a todos sus usuarios en el sistema. Si tiene un equipo de mantenimiento grande, programar sesiones relevantes para cada rol puede tomar tiempo y que un empleado domine funciones importantes, y mucho menos TODOS los módulos, requiere una inversión significativa de horas-hombre. Nuestra publicación sobre cómo optimizar la capacitación para su equipo ofrece excelentes sugerencias para poner a su personal en marcha con un CMMS en el menor tiempo posible.

El punto es entender que los nuevos sistemas pueden tomar tiempo para configurarse y difundir conocimiento al resto de su equipo. Creer que tendrá un CMMS totalmente funcional dentro de un mes después de la compra puede no ser realista. Aplique plazos razonables tanto a la capacitación como a la configuración, y sea paciente con el progreso.

2. EL AMOR NO DEBE SER COMPLICADO– Despeje su base de datos

¿Su CMMS está lleno de equipos obsoletos, usuarios jubilados hace 2 años y una lista de tareas de mantenimiento preventivo completadas hace meses? Si eso suena como su base de datos, es hora de implementar una limpieza de invierno. Mantenerse al día con los cambios departamentales significa actualizar su CMMS para reflejar prácticas actuales; después de todo, su software debe ser un reflejo digital de sus operaciones de mantenimiento. Para una implementación adecuada, tómese tiempo (recomendamos una vez al mes) para eliminar equipos antiguos del sistema, actualizar información de contacto de usuarios y cambiar la frecuencia con que se generan sus PM. Nuestra publicación sobre trampas de CMMS explica mejores prácticas para despejar su base de datos y poner su sistema en marcha.

3. EL AMOR ES CONSISTENTE Y FRECUENTE– Agregue formato de datos consistente, frecuentemente

Un CMMS funcional y fácil de uso recibe la atención que merece de forma frecuente. Su sistema debe incorporarse en actividades de mantenimiento diarias y no ser una ocurrencia de último minuto. Esto le ayudará a evitar doble entrada o ponerse al día con modificaciones de órdenes de trabajo, marcar tareas en su lista y rastrear horas de mano de obra. Usar una app móvil CMMS para ingresar datos es una forma simple de asegurar actualizaciones consistentes y oportunas, ya que la información actualizada a través de la app se difunde por todo el sistema instantáneamente.

Además del uso frecuente, debe esforzarse por mantener consistencia al ingresar datos. Esto puede ser tan granular como asegurar que todos los equipos usen la misma convención de nombres, ej. "Unidad Manejadora de Aire" en lugar de "UNIDAD MANEJADORA de aire", o a mayor escala como asegurar que cada PM tenga una lista de verificación de tareas adecuada o que los niveles de prioridad de órdenes de trabajo se usen siempre. Determine entradas adecuadas al agregar datos por primera vez y mantenga ese formato. Revise su información antes de guardar o designe un empleado dedicado para ingresar información consistentemente. Esto hará que encontrar información sea mucho más fácil y convertirá un desorden visual en una lista informativa.

4. EL AMOR ES AMABLE– Muestre aprecio a su equipo de mantenimiento

Más allá de ser amable con su CMMS está tomarse el tiempo para apreciar a su personal. Su equipo trabaja duro para asegurar que las tareas diarias se completen y la instalación funcione sin problemas, así que muéstreles cariño de vez en cuando. Nuestra publicación sobre 31 formas de motivar a su departamento de mantenimiento tiene excelentes ideas para salidas de equipo divertidas o inculcar propiedad y propósito en sus empleados. Reconocer los esfuerzos de su equipo puede ser tan simple como escribir una nota corta a su técnico en la sección de comentarios de una orden de trabajo o llevarlos a almorzar para celebrar un logro especial. Una fuerza laboral feliz es clave para asegurar productividad y mayor calidad de trabajo.

5. EL AMOR ESTÁ EN LOS DETALLES– Agregue documentos, imágenes, etiquetas ID y más a su base de datos

¿Busca frecuentemente manuales de O&M o fichas técnicas en papel en sus archivadores? ¿Se confunde entre una unidad manejadora de aire y otra? Si gasta un mínimo esfuerzo buscando información, debería reevaluar seriamente su proceso. Una de las mejores partes de un software CMMS es la capacidad de asociar documentos, etiquetas ID e imágenes a su respectivo activo o equipo. La información adjunta al equipo puede accederse rápida y fácilmente a través del sistema. Puede adjuntar facturas, contratos y más a cada orden de trabajo para que estos documentos nunca se pierdan en series de carpetas o archivadores. Tómese tiempo para agregar materiales importantes a activos que use frecuentemente. Una buena regla: agregue un documento/imagen al sistema si lo ha necesitado más de una vez. Para hacer este proceso más manejable, fíjese metas de entrada de documentos/imágenes como agregar cinco documentos nuevos frecuentes al día. Gastar más tiempo al principio le ahorrará tiempo valioso en el futuro.

Consejo extra: En lugar de rebuscar en su oficina para encontrar y escanear documentos importantes como manuales O&M o pasar horas caminando por su instalación tomando fotos de equipos/etiquetas ID, búsquelos en línea. La mayoría de instrucciones y manuales O&M pueden descargarse del sitio web del proveedor, mientras que imágenes de equipos requieren una simple búsqueda en Google Imágenes. Confíe en nosotros, es un enorme ahorro de tiempo y sus técnicos le agradecerán por darles más información al alcance de la mano.

6. EL AMOR TIENE LÍMITES– Conozca las limitaciones de su sistema

Como todas las cosas buenas, un sistema CMMS tiene sus limitaciones. El software es tan bueno como los datos que ingresa. No mostrará mágicamente sus órdenes de trabajo por telepatía —alguien debe ingresar manualmente datos en los campos y guardar. Aunque el software de reconocimiento de voz y herramientas de escritura automática han avanzado mucho, nada es tan bueno como un humano. El punto es: entienda las características y funciones de su sistema antes de comprarlo. Sepa qué datos se actualizan automáticamente y cuáles necesitan entrada manual para tener expectativas claras de las capacidades del software.

Si su software no ofrece toda la funcionalidad que su negocio requiere, puede necesitar reevaluar su elección o quizás sea cuestión de invertir un poco más en integración de datos. La mayoría de proveedores CMMS ofrecen servicios completos de integración, donde el proveedor es responsable de la recopilación de datos (subir manuales O&M, inventariar repuestos, agregar todos los equipos, etc.) así como la configuración de la cuenta. Contratar este trabajo puede ahorrar mucho tiempo a su organización y asegurar que su base de datos esté configurada correctamente y optimizada desde el inicio. El desarrollo personalizado también puede superar las limitaciones actuales de su sistema. Muchos proveedores trabajarán con usted para crear módulos personalizados para su organización a un precio. Si esta nueva herramienta muestra valor para otros clientes, el proveedor puede acordar dividir la tarifa de desarrollo. Explore sus opciones y entienda cómo lidiar mejor con limitaciones.

7. EL AMOR ES AVENTURERO– Pruebe un nuevo módulo

La tecnología evoluciona constantemente, volviéndose más ágil y fácil de usar para todo tipo de niveles técnicos. Asegúrese de estar al tanto de nuevas características que su proveedor CMMS haya desarrollado desde que compró el sistema inicialmente. Puede ser que pueda aprovechar un valor excepcional de un sistema de códigos de barras o planos interactivos sin pagar más por la característica. Si no se siente lo suficientemente aventurero para usar funciones avanzadas, intente aprovechar una función básica en la que no ha tenido tiempo de profundizar. Las potentes herramientas de informes pueden proporcionar información sobre todos los aspectos de sus operaciones de mantenimiento y, aún mejor, son muy fáciles de crear. Incluso puede «configurarlo y olvidarlo» activando envíos de informes por email a la frecuencia que elija. Dé un paseo por el lado salvado y sumérjase en una nueva característica, su empresa seguramente verá beneficio al usar funciones más allá de la simple gestión de órdenes de trabajo.

Demostrar cariño a su sistema le permitirá sacarle más provecho, ya sea aprovechando nuevas funciones o ajustando el mantenimiento de la base de datos. Al dedicar más tiempo al principio para agregar información de activos correctamente y limpiar una interfaz desordenada, usted y su equipo trabajarán mucho más eficientemente después. Recuerde, a todos les gusta sentirse apreciados, y su software CMMS no es una excepción.

Para aprender más sobre cómo optimizar su CMMS, contacte a nuestro amable equipo de soporte.