Eleve su S&OP, datos y sistemas de planificación para el éxito futuro

Para nuestra conferencia anual de clientes en marzo, renovamos nuestra agenda para centrarnos en los desafíos de planificación que plantea la pandemia global de COVID-19. Este año, las presentaciones de los clientes estaban llenas de lenguaje como "anulaciones comerciales", "filtrado de demanda excepcional" y "demanda ficticia". Todos estos términos describen excepciones de emergencia que requieren una simbiosis óptima entre humanos y sistemas de planificación automatizados.

"Simbiosis óptima" suena como algo que todos querrían —pero, ¿qué se necesita realmente para lograrla?

Madurez del S&OP

Nuestros clientes estarían casi de acuerdo unánimemente en que, del lado humano, requiere planificación y toma de decisiones colaborativa e interfuncional. Sin excepción, aquellos que han logrado esa relación simbiótica han implementado procesos como planificación de ventas y operaciones (S&OP, o variantes como IBP, SIOP o SOE).

Tener un proceso S&OP establecido es particularmente importante durante una crisis. Cuando las tensiones son altas, agendas personales, sesgos y presiones de tiempo pueden sesgar el juicio de la toma de decisiones de una sola persona o un equipo aislado. En comparación, los controles y equilibrios inherentes al proceso S&OP ayudan a generar planes que son confiables, sólidos y producen resultados empresariales óptimos.

Sin embargo, para gestionar con éxito a través de un período de crisis, necesita ir mucho más allá de lo que Gartner define como madurez Etapa 2. Es esencialmente un proceso "inside-out" de recopilación de datos históricos de diferentes fuentes, consolidándolos en una hoja de cálculo, y celebrando una reunión mensual para acordar el plan de suministro operativo. Pero para lidiar mejor con una situación sin precedentes y en desarrollo como el COVID-19, no puede ser impulsado por el suministro ni confiar en la historia. Necesita estar al menos en la Etapa 4, con un proceso "outside-in" de poder leer y aprender de señales de demanda para hacer predicciones precisas.

Para lidiar con las excepciones que surgen en crisis, también necesita involucrar a una amplia variedad de partes interesadas en el S&OP. Incluir marketing, por ejemplo, crea oportunidades para introducir actividades de modelado de demanda como promociones para lidiar con situaciones de exceso de inventario. Involucrar el desarrollo de nuevos productos (NPD) ayuda al equipo a decidir si lanzar nuevos artículos para apoyar a los clientes en una crisis, y también medir el impacto de estos en la demanda, abastecimiento estratégico y capacidad operativa y logística.

Madurez de los datos

Antes de abordar los sistemas, vayamos a lo básico y hablemos de higiene de datos. Si entra en una crisis con datos sucios que son sesgados, inexactos, mal segmentados o en el formato incorrecto, nunca se adelantará a la situación. Simplemente hay demasiadas complejidades para lidiar una vez que una crisis está en marcha. Aquí hay solo algunos escenarios que nuestros clientes han enfrentado durante el COVID-19, todos los cuales dependen de una buena higiene de datos para guiar la toma de decisiones:

• Planificación para alimentos perecederos y medicinas que necesitan tránsito y almacenamiento en frío.
• Cómo atender a todos los clientes cuando algunos están acaparando —o más probablemente, comprando "un poco extra".
• Minimizar obsolescencia y desperdicio resultante de cuellos de botella en una cadena de suministro just-in-time.
• Escasez de suministro de materiales y productos terminados "lejanos".
• Cambios en la red de distribución y canales de venta; por ejemplo, usar tiendas minoristas cerradas u "tiendas oscuras" como mini-almacenes para hacer frente al aumento de ventas en línea.
• Cómo planificar el retorno a la "normalidad".

En una crisis, realmente ve los beneficios de tener una amplia gama de fuentes de datos, segmentadas por señal de demanda y patrón de desviación, siendo consideradas en su planificación. Esto implica extender más allá de las fuentes de datos empresariales tradicionales para incluir información externa y causal como pronósticos meteorológicos, sentimiento del cliente en redes sociales y datos de ubicación. Cuantas más fuentes de datos diversas pueda integrar en su planificación, más precisas serán sus predicciones.

Sistemas de planificación

Finalmente, si va a considerar datos diversos y grandes, definitivamente no puede confiar en hojas de cálculo y viejos sistemas de planificación que se basan en datos históricos, y usan metodologías fechadas y simplistas como promedios móviles ponderados. Estos sistemas no son aptos para las complejidades del negocio moderno, y mucho menos para una crisis. ¡Es hora de ponerlos en un museo!

El santo grial del S&OP es la Etapa 5, que según Gartner incluye "un movimiento hacia SCP [planificación de cadena de suministro] algorítmica con automatización apropiada de elementos clave de la toma de decisiones". Hemos abogado durante mucho tiempo que la previsión sea lo más automatizada posible, para que las personas involucradas en la planificación queden libres para aplicar conocimiento contextual de circunstancias excepcionales y cambiantes —en algunos casos, para anular y ajustar las previsiones.

Con este tiempo extra liberado, ¿por qué no aprovechar uno de los mayores poderes del S&OP: el uso de planes de escenario para crear modelos "qué pasaría si" de diversas interrupciones de demanda y suministro? De esa manera, cuando los datos comienzan a sugerir que se está desplazando hacia uno de esos escenarios, ya ha elaborado un plan interfuncional. Esto le permite reaccionar más rápidamente a los cambios en el mercado, y idealmente obtener ventaja competitiva de la respuesta más rápida.

El mejor software para apoyar S&OP emplea métodos de previsión "estocásticos" o de probabilidad, que funcionan como sistemas de pronóstico del tiempo, proporcionando un rango de resultados posibles, ponderados alrededor del más probable.

Casos de planificación de excepción COVID-19

Ulabox: satisfaciendo la demanda creciente de entrega de alimentos a domicilio

Para algunas empresas, el COVID-19 trajo picos en la demanda. Ulabox, el primer supermercado puramente en línea en España, reaccionó eficientemente a picos de demanda excepcionales. La empresa pudo entender el impacto de los cambios en los tiempos de envío, restricciones de capacidad, preocupaciones de vida útil y otros factores en su entorno multinivel. Al cambiar una cosa —en este caso, la previsión— el sistema entiende cómo almacenar y dónde pueden surgir problemas. Esta capacidad de "anulación comercial" ayuda a Ulabox a alcanzar el nivel de servicio objetivo para todas sus categorías "Clase A", incluso en condiciones de crisis.

Franke: colaborando para entender mejor la demanda

Franke, un fabricante de equipos de cocina con sede en Suiza, usa software de planificación avanzado en más de 50 regiones globales. Para apoyar su proceso S&OP, utiliza varias capacidades para minimizar la interrupción de la cadena de suministro, incluyendo anulaciones comerciales, filtrado de demanda excepcional, adición de demanda ficticia, y considerando el cierre parcial de calendarios de ventas. Estas funciones han permitido a Franke generar una previsión más precisa en medio de cambios extremos de demanda.

Estos valores de previsión ajustados se comparten a través de un "centro de colaboración", donde los mercados regionales tienen dos días para ajustar las previsiones ajustadas para sus regiones antes de que las anulaciones comerciales se importen de nuevo al sistema de planificación.

McDonald's Mesoamérica: enfrentando desafíos de restaurantes

El impacto del COVID-19 en los restaurantes ha sido significativo. Para McDonald's Mesoamérica, los desafíos principales son la reducción de volumen y la incertidumbre de la previsión. Su equipo también debe cumplir niveles de servicio excepcionalmente altos mientras gestiona productos perecederos. La empresa puede ver todo el inventario por almacén, ubicación y artículo en tiempo casi real. También puede consolidar por región para categorías, ya sea carne, lácteos o productos de panadería; en el sur o norte, o en un país o un solo almacén.

El equipo está trabajando actualmente en previsión a corto plazo. En lugar de confiar en cuatro años de información, usan dos días de información para modelar las realidades del COVID-19. Estas herramientas han hecho a la empresa altamente eficiente en la toma de decisiones clave.

Avanzar la madurez de su S&OP, datos y software de planificación no es solo para gestionar a través de crisis. Hará a su empresa resiliente, competitiva y lista para cualquier cosa —incluyendo poder aprovechar y beneficiarse de cambios positivos del mercado.

David Barton es gerente general para Norteamérica en ToolsGroup.