Cómo los directores de compras impulsan valor en cinco áreas clave

Las compras no siempre han sido vistas como el socio estratégico ideal y ágil de la empresa. Procesos de abastecimiento engorrosos, ciclos de compra y contratación largos, y brechas en experiencia de dominio han resultado en una separación entre compras y las diversas unidades de negocio a las que sirve.

Aquellos de nosotros con muchos años de experiencia en compras sabemos que hay un margen significativo de mejora en todo el proceso, especialmente en el ámbito del abastecimiento de servicios complejos de alto valor. Aunque las tecnologías de consumo han avanzado a pasos agigantados y han cambiado enormemente todos los aspectos de las actividades individuales de compra y consumo, el abastecimiento empresarial y la tecnología que emplea han quedado notablemente rezagados. Prácticamente hablando, el proceso y la tecnología de compras no han cambiado materialmente en décadas.

La oportunidad de la IA y el aprendizaje automático

Ahora, con la capacidad añadida de tecnologías avanzadas, incluyendo inteligencia artificial y aprendizaje automático, la dinámica está cambiando. Estos avances crean una oportunidad significativa para directores de compras y otros líderes de abastecimiento para abordar el ritmo rápido y las demandas de un ecosistema empresarial global.

Armados con los conocimientos sin precedentes que la IA puede ofrecer, las compras están equipadas para convertirse en un verdadero socio estratégico para todas las líneas de negocio, mejorando enormemente la definición de alcance de servicios, identificación y evaluación de proveedores, compras y gestión continua. Ser un socio estratégico significa modificar la cultura y la práctica organizacional, pero los líderes transformacionales que lo están haciendo bien ya están entregando nuevas y innovadoras fuentes de valor para sus empresas, y siendo reconocidos por sus pares como resultado.

El mandato tradicional y el cambio de paradigma

El mandato de compras se ha centrado históricamente en garantizar gobernanza, cumplimiento, continuidad de suministro y reducción de costos. A menudo, las partes interesadas del negocio no han buscado en compras orientación estratégica porque no han sentido que el conocimiento y la experiencia funcional estuvieran allí para cumplir sus objetivos y prioridades. Ha llegado el momento de que este paradigma cambie. Las compras necesitan involucrarse con las partes interesadas del negocio, no porque esté mandatado, sino porque conducirá a resultados más impactantes para el negocio.

Las compras pueden mejorar cada función empresarial asegurando que los equipos puedan definir fácil y digitalmente incluso sus necesidades más complejas, llevarlas al mercado, y encontrar, comparar, negociar, adjudicar y contratar fácilmente con los mejores proveedores para sus necesidades.

Cinco momentos decisivos en el viaje de abastecimiento

Hay cinco momentos decisivos en el viaje de abastecimiento donde las compras pueden entregar mayor valor a sus partes interesadas, mejorando las asociaciones internas y asegurando que las funciones empresariales logren resultados sostenibles.

1. Alcance (Scope)

El primer momento decisivo es cuando una parte interesada del negocio identifica un problema u oportunidad que quiere abordar usando un proveedor externo. A menudo en el entorno actual, el proceso comienza con una definición poco clara de necesidades, o incluso un requisito definido por un proveedor en lugar de la parte interesada del negocio. Esto resulta en que compras y proveedores potenciales pierdan tiempo y ciclos significativos, retrasando el despliegue del servicio crítico. Las compras pueden cambiar esta dinámica aprovechando el poder de tecnologías avanzadas como la IA para guiar a las partes interesadas a través de la creación de sus requisitos de una manera más rápida, precisa e intuitiva. Cuando el requisito captura todas las necesidades clave por adelantado, todos los involucrados ahorran tiempo y ciclos significativos, y evitan sobrecompra o rondas de órdenes de cambio posteriores.

2. Identificación (Identification)

Las partes interesadas necesitan identificar rápida y eficientemente proveedores que puedan entregar los servicios que requieren para lograr prioridades empresariales. Para hacer esto, las compras deben poder mostrar dinámicamente proveedores altamente calificados para cualquier necesidad dada en cualquier momento. No pueden esperar al proceso tradicional de RFI/RFP, buscar en una gran base de datos de proveedores o maestro de vendedores, pedir referencias o recomendaciones, o depender únicamente de relaciones existentes para encontrar el mejor proveedor.

3. Comparación (Comparison)

Las partes interesadas del negocio necesitan una manera fácil de realizar una comparación cualitativa lado a lado y un análisis financiero de las propuestas de proveedores que reciben, para que puedan evaluar rápidamente y sin sesgo qué proveedor es el más adecuado para su necesidad de servicio específica. El rol de las compras no debe ser la normalización de datos y análisis de hojas de cálculo. Debe ser apoyo a la decisión y coaching de las partes interesadas. Estamos completamente acostumbrados a que esto se haga por nosotros en el mundo del consumidor, y no deberíamos esperar menos en el mundo empresarial.

4. Selección (Selection)

Reducir significativamente el tiempo desde el alcance hasta la selección de proveedores, y permitir que los miembros del equipo participen durante todo el proceso, proporciona mayor transparencia y eficiencia. Dado el ritmo vertiginoso de los negocios en la economía digital, el proceso tradicional de meses de verificación y calificación de proveedores antes de que se firmen acuerdos y comience el trabajo real ya no es viable. Hemos llegado a confiar en la información digital para tomar decisiones críticas de consumo personal, y este debería ser el estándar en la empresa también.

5. Compra a pago sin intervención manual (Touchless procure-to-pay)

Cada empresa tiene múltiples socios, proveedores y soluciones con los que trabaja para abordar requisitos empresariales específicos, y la función de compras no es una excepción. Es crítico que los CPO seleccionen plataformas y aplicaciones de clase mundial que se integren perfectamente con sus sistemas de registro. Con las soluciones digitales adecuadas en su lugar, los CPO pueden asegurar que los métodos para lograr controles, cumplimiento, aprobación presupuestaria y coincidencia, aprobación y pago de facturas se realicen de manera completamente automatizada. Simplemente no hay papel para profesionales de compras altamente capaces y educados tocando manualmente requisiciones, órdenes de compra, facturas o contratos. El resultado de cualquier proceso de abastecimiento, particularmente servicios complejos, debería ser una configuración fluida y sin intervención manual impulsada por automatización de procesos robóticos en el sistema de planificación de recursos empresariales de registro, para que la experiencia para la parte interesada del negocio y compras continúe siendo simple, rápida y transparente.

El futuro de las compras: estratégico e impactante

Las empresas están adoptando y empleando rápidamente tecnología para automatizar el trabajo transaccional, proporcionando a compras la oportunidad ideal. Al aprovechar el poder de la automatización, los líderes transformacionales de compras y sus equipos pueden ser más estratégicos e impactantes, entregando mayor valor a sus partes interesadas y empresas a lo largo del proceso de abastecimiento. Las compras deben centrarse en actividades de alto valor, convirtiéndose en asesores de confianza para sus partes interesadas, alineándose con objetivos y prioridades empresariales, y aportando ideas e enfoques innovadores al abastecimiento de servicios.

Ya estamos viendo un cambio dramático en cómo se ven las compras dentro de muchas empresas a medida que emergen más líderes transformacionales. Estos equipos de compras tienen una mentalidad centrada en el cliente, y proporcionan plataformas de autoservicio que dan a las partes interesadas una forma de ser más autónomas, mientras aseguran el nivel apropiado de gobernanza e impulsan procesos y resultados consistentes.

Al liderar astutamente la reingeniería digital del abastecimiento, los líderes de compras están reinventando la profesión, y elevando su estatura organizacional como un socio empresarial indispensable y catalizador de cambio en toda la empresa.

Keith Hausmann es director de ingresos en Globality.