Cinco áreas donde los oficiales de adquisiciones brindan valor

Las adquisiciones no siempre se han considerado el socio estratégico ideal y ágil de la empresa. Los engorrosos procesos de abastecimiento, los ciclos prolongados de compra y contratación y las lagunas en la experiencia del dominio han dado como resultado una separación entre las adquisiciones y las diversas unidades comerciales a las que sirve.

Aquellos de nosotros con muchos años de experiencia en adquisiciones sabemos que existe un margen significativo de mejora en todo el proceso, especialmente en el ámbito de la contratación de servicios complejos y de alto valor. Aunque las tecnologías de consumo se han adelantado y cambiado enormemente todos los aspectos de las actividades de compra y consumo individuales, el abastecimiento empresarial y la tecnología que emplea se han quedado rezagados notablemente. En términos prácticos, el proceso de adquisición y la tecnología no han cambiado sustancialmente en décadas.

Ahora, con la capacidad adicional de las tecnologías avanzadas, incluida la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, la dinámica está cambiando. Estos avances crean una oportunidad significativa para que los directores de compras y otros líderes de adquisiciones aborden el ritmo rápido y las demandas de un ecosistema empresarial global.

Armado con las ideas sin precedentes que A.I. puede cumplir, el departamento de adquisiciones está equipado para convertirse en un verdadero socio estratégico para todas las líneas de negocio, mejorando en gran medida el alcance del servicio, la identificación y evaluación de proveedores, las compras y la gestión continua. Ser un socio estratégico significa modificar la cultura y la práctica organizacional, pero los líderes transformadores que lo están haciendo bien ya están brindando nuevas e innovadoras fuentes de valor para sus empresas y, como resultado, son reconocidos por sus pares.

El mandato de adquisiciones se ha centrado históricamente en garantizar la gobernanza, el cumplimiento, la continuidad del suministro y la reducción de costos. A menudo, las partes interesadas de la empresa no han recurrido a las adquisiciones en busca de orientación estratégica porque no han sentido que el conocimiento funcional y la experiencia estuvieran disponibles para cumplir con sus objetivos y prioridades. Ha llegado el momento de que este paradigma cambie. Las adquisiciones deben interactuar con las partes interesadas de la empresa, no porque sea obligatorio, sino porque generará resultados más impactantes para la empresa.

Las adquisiciones pueden mejorar todas las funciones comerciales al garantizar que los equipos puedan definir fácil y digitalmente incluso sus necesidades más complejas, llevarlas al mercado y encontrar, comparar, negociar, adjudicar y contratar fácilmente a los mejores proveedores para sus necesidades.

Hay cinco momentos definitorios en el viaje del abastecimiento en los que el abastecimiento puede ofrecer un mayor valor a sus partes interesadas, mejorando las asociaciones internas y asegurando que las funciones comerciales logren resultados sostenibles.

Alcance. El primer momento decisivo es cuando una parte interesada comercial identifica un problema u oportunidad que desea abordar utilizando un proveedor externo. A menudo, en el entorno actual, el proceso comienza con una definición poco clara de las necesidades, o incluso un requisito definido por un proveedor en lugar de la parte interesada comercial. Esto da como resultado que las adquisiciones y los proveedores potenciales pierdan tiempo y ciclos significativos, lo que retrasa la implementación del servicio crítico. Las adquisiciones pueden cambiar esta dinámica al aprovechar el poder de tecnologías avanzadas como A.I. para guiar a las partes interesadas a través de la creación de sus requisitos de una manera más rápida, precisa e intuitiva. Cuando el requisito captura todas las necesidades clave por adelantado, todos los involucrados ahorran un tiempo y ciclos significativos, y evitan compras excesivas o rondas de órdenes de cambio más adelante.

Identificación. Las partes interesadas deben identificar de manera rápida y eficiente a los proveedores que puedan brindar los servicios que necesitan para lograr las prioridades comerciales. Para hacer esto, el aprovisionamiento debe poder hacer emerger dinámicamente proveedores altamente calificados para cualquier necesidad dada en un momento dado. No pueden esperar al proceso tradicional de RFI / RFP, buscar una gran base de datos de proveedores o un maestro de proveedores, solicitar referencias o recomendaciones, o confiar únicamente en las relaciones existentes para encontrar el mejor proveedor.

Comparación. Las partes interesadas del negocio necesitan una forma sencilla de realizar una comparación cualitativa y un análisis financiero en paralelo de las propuestas de proveedores que reciben. para que puedan evaluar rápidamente sin sesgos qué proveedor es el más adecuado para sus necesidades de servicio específicas. El papel de las adquisiciones no debe ser la normalización de datos y el análisis de hojas de cálculo. Debe ser apoyo a la toma de decisiones y entrenamiento de las partes interesadas. Estamos completamente acostumbrados a que esto se haga por nosotros en el mundo del consumidor. y no debería esperar menos en el mundo empresarial.

Selección. Reducir significativamente el tiempo desde la determinación del alcance hasta la selección de proveedores y permitir que los miembros del equipo participen durante todo el proceso proporciona una mayor transparencia y eficiencia. Dado el ritmo vertiginoso de los negocios en la economía digital, el proceso tradicional de meses de investigación y calificación de los proveedores antes de que se firmen los acuerdos y comience el trabajo real simplemente ya no es viable. Hemos llegado a confiar en la información digital para tomar decisiones críticas de consumo personal, y este también debería ser el estándar en las empresas.

Procure-to-pay sin contacto. Cada empresa tiene múltiples socios, proveedores y soluciones con las que trabaja para abordar requisitos comerciales específicos, y la función de adquisiciones no es una excepción. Es fundamental que los CPO seleccionen las mejores plataformas y aplicaciones que se integren a la perfección con sus sistemas troncales de registro. Con las soluciones digitales adecuadas en su lugar, los CPO pueden garantizar que los métodos para lograr los controles; cumplimiento; aprobación presupuestaria; y la conciliación, aprobación y pago de facturas se realizan de forma completamente automatizada. Simplemente, no hay ningún papel para los profesionales de adquisiciones altamente capacitados y capacitados que tocan manualmente solicitudes, órdenes de compra, facturas o contratos. El resultado de cualquier proceso de abastecimiento, en particular los servicios complejos, debe ser una configuración basada en la automatización de procesos robóticos sin interrupciones y sin contacto en el sistema de registro de planificación de recursos empresariales, de modo que la experiencia para las partes interesadas del negocio y las adquisiciones continúe siendo simple, rápida y transparente.

Las empresas están adoptando y empleando rápidamente tecnología para automatizar el trabajo transaccional, brindando a las adquisiciones la oportunidad ideal. Al aprovechar el poder de la automatización, los líderes de adquisiciones transformacionales y sus equipos pueden ser más estratégicos e impactantes, entregando un mayor valor a sus partes interesadas comerciales y empresas a lo largo del proceso de abastecimiento. Las adquisiciones deben centrarse en actividades de alto valor, convertirse en asesores de confianza para sus partes interesadas, alinearse con los objetivos y prioridades comerciales y aportar ideas y enfoques innovadores para la contratación de servicios.

Ya estamos viendo un cambio dramático en cómo se percibe el aprovisionamiento dentro de muchas empresas a medida que surgen más líderes transformadores. Estos equipos de adquisiciones tienen una mentalidad centrada en el cliente y brindan plataformas de autoservicio que brindan a las partes interesadas una forma de ser más autónomas, al tiempo que garantizan el nivel adecuado de gobernanza e impulsan procesos y resultados consistentes.

Al liderar astutamente la reingeniería digital del abastecimiento, los líderes de adquisiciones están reinventando la profesión y elevando su estatura organizacional como socio comercial indispensable y catalizador del cambio en toda la empresa.

Keith Hausmann es director de ingresos de Globality.