Fortaleciendo las cadenas de suministro durante el COVID-19: Tres estrategias probadas

A medida que la pandemia de COVID-19 se ha extendido, las empresas se han visto obligadas a adaptar sus operaciones de distribución y logística en consecuencia. Para muchas, los cambios rápidos han expuesto debilidades en lo que creían eran procesos confiables —revelando fracturas preocupantes.

Con cambios dramáticos en la demanda, acceso fluctuante a partes y productos, y requisitos cambiantes de salud y seguridad, es más importante que nunca tener control sobre los datos de primera línea.

La mejor manera de lidiar con estas condiciones cambiantes es saber en tiempo real qué está sucediendo en los puntos de contacto más vulnerables de su cadena de suministro. Este nivel de conocimiento es necesario para mantener el ritmo con el entorno que cambia rápidamente y evitar problemas que de otro modo podrían descarrilar el negocio. Aquí hay tres formas de usar datos de campo para mantenerse ágil durante la crisis del COVID-19.

Manténgase por delante de los procesos de calidad

A medida que aumenta la demanda de bienes esenciales tanto de usted como de sus proveedores, los procesos de calidad pueden sufrir un gran golpe. No puede esperar que la misma cantidad de trabajadores realice el doble de controles puntuales sin perder detalles cruciales. De manera similar, incorporar trabajadores nuevos e inexpertos para llenar los vacíos requiere capacitación adicional, y le obliga a poner decisiones críticas de calidad en manos no verificadas.

Esto es doblemente cierto para el envío de productos desde sus propios centros de distribución y almacenes. Un importante minorista en línea dependía de un solo trabajador para realizar cientos de auditorías de empaque por turno. Estas auditorías garantizaban que los artículos estaban en condición nueva y empaquetados para evitar daños, pero el más mínimo error podía resultar en productos inutilizables o devoluciones. Los formularios en papel simplemente no servían —las auditorías eran lentas, poco fiables y empeoraban con el aumento de la demanda. La digitalización cambió todo eso, proporcionando a los trabajadores herramientas más precisas y fiables para auditar productos salientes.

Con la demanda de bienes esenciales en aumento, la digitalización se ha vuelto vital para rastrear procesos de calidad como LCA (límite de calidad aceptable) y auditorías de empaque. El uso de una aplicación móvil en un smartphone da a los trabajadores la capacidad de evaluar con precisión significativamente más envíos. Los formularios inteligentes pueden usar lógica condicional para mantener a los trabajadores no capacitados en el camino, mostrándoles solo información relevante y pidiéndoles los estándares esperados cuando se necesitan. Lo más importante, los datos de primera línea contribuyen directamente a decisiones más inteligentes y rápidas para los líderes de su empresa.

Monitorear el cumplimiento de proveedores y trabajadores

Es especialmente crítico durante la pandemia de COVID-19 que los trabajadores sigan protocolos de seguridad e higiene. Lavar y desinfectar equipos de protección personal (EPP) y espacios de trabajo es esencial para la seguridad de los trabajadores que atienden sus almacenes, así como para la continuidad del negocio. Los smartphones y otros dispositivos portátiles son particularmente susceptibles a propagar el virus, y deben limpiarse regularmente. El incumplimiento lo pone a usted, a sus proveedores y a sus clientes en riesgo. Si bien es poco probable que un trabajador cause daño intencionalmente, la negligencia juega un papel significativo en la seguridad de la cadena de suministro.

No hay forma de asegurar que los trabajadores cumplan con las políticas de COVID-19 a menos que los monitoree de cerca con controles diarios. Del mismo modo, mantener un ojo en los proveedores requiere evaluaciones consistentes. Los datos de primera línea que le dicen exactamente qué está pasando en el negocio pueden ser cruciales en tiempos como estos. Debe crear formularios para rastrear el comportamiento de proveedores y trabajadores, e insistir en que se completen al pie de la letra. Si bien es fácil crear tales formularios, no es tan fácil distribuirlos y recopilarlos. La digitalización es la clave para simplificar este proceso.

Al usar formularios digitales para monitorear comportamientos relacionados con la higiene en ubicaciones clave, puede mantenerse ágil y mantener una visión clara de los riesgos que enfrenta. Los formularios digitales pueden ayudarle a reforzar pautas de higiene, EPP y protocolos de quedarse en casa, entre otras políticas. También pueden rastrear síntomas potenciales de un brote. Los formularios digitales le permiten observar tendencias en tiempo real y planificar su respuesta en consecuencia. La recopilación proactiva de datos digitales desde el piso del almacén podría no prevenir totalmente la negligencia o el riesgo de infección, pero puede mitigar los factores contribuyentes a largo plazo.

Mantener visibilidad y transparencia

La prioridad más crucial que puede establecer ahora es evaluar constantemente sus procesos. Adelántese a las condiciones cambiantes a través de inspecciones, auditorías y controles continuos. Haga un esfuerzo por entender qué está pasando en su cadena de suministro, y sea consciente de que cualquier plan que haga puede ser temporal. Los proveedores habituales podrían de repente no estar disponibles o ser confiables debido al clima actual, así que esté preparado para pivotar. En este tiempo sin precedentes de interrupción, la visibilidad en los procesos y la transparencia con los proveedores es clave. Eso es lo que hace que los datos de primera línea sean tan significativos: obtiene una vista en tiempo real de lo que está pasando en todo su negocio ahora mismo.

Nunca antes los paneles de control diarios en tiempo real han sido tan viables. Cada día, los medios de comunicación publican información que afecta el mercado y, por ende, su cadena de suministro. Los precios de varios bienes fluctúan tan rápidamente que es difícil mantener una visión clara de hacia dónde se dirige la cadena de suministro y cómo puede corregir el rumbo. Con paneles de control, puede aplicar sus datos y obtener la flexibilidad que necesita para mantenerse en el camino correcto.

Los paneles de control son herramientas visuales esenciales que dividen su información recopilada en trozos pequeños y comprensibles. Extraen datos de formularios, auditorías e inspecciones para crear representaciones simples y fáciles de digerir de lo que está pasando ahora mismo en toda su cadena de suministro. Cuando múltiples banderas rojas muestran incumplimiento en la línea de empaque o con un nuevo proveedor, ya lo sabrá antes de que el problema escale.

La digitalización es la clave para mantenerse flexible, y es un componente crucial para entender qué está pasando en la primera línea del negocio. A medida que el polvo se asienta y el distanciamiento social llega a su fin, no espere un retorno sencillo a la normalidad. Estas tres prioridades seguirán siendo tan significativas como lo fueron durante la crisis.

Alex Brown es editor técnico de Form.com.