Tres formas de adaptar las cadenas de suministro en la era de COVID-19

A medida que la pandemia de COVID-19 se ha extendido, las empresas se han visto obligadas a adaptar sus operaciones de distribución y logística en consecuencia. Para muchos, los rápidos cambios han expuesto debilidades en lo que creían que eran procesos confiables, revelando fracturas preocupantes.

Con cambios drásticos en la demanda, acceso fluctuante a piezas y productos y requisitos cambiantes de salud y seguridad, es más importante que nunca tener que manejar los datos de primera línea.

La mejor manera de lidiar con estas condiciones cambiantes es saber en tiempo real lo que está sucediendo en los puntos de contacto más vulnerables de su cadena de suministro. Este nivel de conocimiento es necesario para mantenerse al día con el entorno que cambia rápidamente y evitar problemas que, de lo contrario, pueden descarrilar el negocio. Aquí hay tres formas de utilizar los datos de campo para mantenerse ágil durante la crisis de COVID-19.

Manténgase a la vanguardia de los procesos de calidad. A medida que aumenta la demanda de productos esenciales tanto de usted como de sus proveedores, los procesos de calidad pueden sufrir un gran impacto. No se puede esperar que la misma cantidad de trabajadores realice el doble de verificaciones al azar sin perder detalles cruciales. De manera similar, contratar trabajadores nuevos e inexpertos para llenar los vacíos requiere que realice una capacitación adicional y lo obliga a colocar decisiones críticas de calidad en manos impávidas.

Esto es doblemente cierto para el envío de productos desde sus propios centros de distribución y almacenes. Un importante minorista en línea confiaba en un solo trabajador para realizar cientos de auditorías de empaque por turno. Estas auditorías garantizarían que los artículos estuvieran en nuevas condiciones y empaquetados para evitar daños, pero el más mínimo error podría resultar en artículos inutilizables o productos devueltos. Los formularios en papel simplemente no funcionaban:las auditorías eran lentas, poco fiables y empeoraban con el aumento de la demanda. La digitalización cambió todo eso, proporcionando a los trabajadores herramientas más precisas y confiables para auditar los productos salientes.

Con el aumento de la demanda de productos esenciales, la digitalización se ha vuelto vital para rastrear procesos de calidad como AQL (límite de calidad aceptable) y auditorías de paquetes. El uso de una aplicación móvil en un teléfono inteligente brinda a los trabajadores la capacidad de evaluar con precisión muchos más envíos. Los formularios inteligentes pueden utilizar la lógica condicional para mantener a los trabajadores no capacitados en el buen camino, mostrándoles solo información relevante y solicitándoles los estándares esperados cuando los necesiten. Lo más importante es que los datos de primera línea contribuyen directamente a tomar decisiones más inteligentes y rápidas para los líderes de su empresa.

Supervisar el cumplimiento de proveedores y trabajadores. Es especialmente crítico durante la pandemia de COVID-19 que los trabajadores sigan los protocolos de seguridad e higiene. Lavar y desinfectar el equipo de protección personal (EPI) y los espacios de trabajo es esencial para la seguridad de los trabajadores que dota de personal a sus almacenes, así como para la continuidad del negocio. Los teléfonos inteligentes y otros dispositivos de mano son particularmente susceptibles de propagar el virus y deben limpiarse con regularidad. El incumplimiento lo pone a usted, a sus proveedores y a sus clientes en riesgo. Si bien es poco probable que un trabajador cause daño intencionalmente, la negligencia juega un papel importante en la seguridad de la cadena de suministro.

No hay forma de garantizar que los trabajadores cumplan con las políticas de COVID-19 a menos que los controle de cerca con controles diarios. Asimismo, vigilar a los proveedores requiere evaluaciones consistentes. Los datos de primera línea que le dicen exactamente lo que está sucediendo en el negocio pueden resultar cruciales en momentos como estos. Debe crear formularios para rastrear el comportamiento del proveedor y del trabajador, e insistir en que se llenen al pie de la letra. Si bien es fácil crear estos formularios, no es tan fácil distribuirlos y recopilarlos. La digitalización es la clave para simplificar este proceso.

Al usar formularios digitales para monitorear los comportamientos relacionados con la higiene en ubicaciones clave, puede mantenerse ágil y tener una visión clara de los riesgos a los que se enfrenta. Los formularios digitales pueden ayudarlo a reforzar las pautas de higiene, el EPP y los protocolos de permanencia en el hogar, entre otras políticas. También pueden rastrear los posibles síntomas de un brote. Los formularios digitales le permiten observar tendencias en tiempo real y planificar su respuesta en consecuencia. Es posible que la recopilación proactiva de datos digitales desde el piso del almacén no evite por completo la negligencia o el riesgo de infección, pero puede mitigar los factores contribuyentes a largo plazo.

Mantenga la visibilidad y la transparencia. La prioridad más crucial que puede establecer en este momento es evaluar constantemente sus procesos. Anticípese a las condiciones cambiantes mediante inspecciones, auditorías y comprobaciones continuas. Haga un esfuerzo por comprender lo que está sucediendo en su cadena de suministro y tenga en cuenta que cualquier plan que haga puede ser temporal. Es posible que los proveedores de referencia de repente no estén disponibles o no sean confiables debido al clima actual, así que esté preparado para cambiar. En este momento de disrupción sin precedentes, la visibilidad de los procesos y la transparencia con los proveedores es clave. Eso es lo que hace que los datos de primera línea sean tan importantes:obtiene una vista en tiempo real de lo que está sucediendo en su empresa en este momento.

Nunca antes los cuadros de mando diarios en tiempo real habían sido tan viables. Todos los días, los medios de comunicación publican información que afecta al mercado y, por poder, a su cadena de suministro. Los precios de varios productos fluctúan tan rápidamente que es difícil mantener una visión clara de hacia dónde se dirige la cadena de suministro y cómo puede corregir el rumbo. Con los paneles, puede aplicar sus datos y obtener la flexibilidad que necesita para mantenerse en el camino correcto.

Los tableros son herramientas visuales esenciales que dividen la información recopilada en fragmentos comprensibles y del tamaño de un bocado. Se basan en formularios, auditorías e inspecciones para crear representaciones simples y fáciles de digerir de lo que está sucediendo ahora mismo a lo largo de su cadena de suministro. Cuando varias señales de alerta muestran incumplimiento en la línea de empaque o con un nuevo proveedor, ya lo sabrá antes de que el problema se agrave.

La digitalización es la clave para mantenerse flexible y es un componente crucial para comprender lo que está sucediendo en la primera línea de la empresa. A medida que el polvo se asienta y el distanciamiento social llega a su fin, no espere un regreso directo a la normalidad. Estas tres prioridades seguirán siendo tan importantes como lo fueron durante la crisis.

Alex Brown es el editor técnico de Form.com.