Las cinco medidas principales de análisis de gastos para los directores de adquisiciones

Si se ha unido recientemente a una organización o ha asumido una nueva función que está directamente relacionada con las adquisiciones, puede resultar difícil saber por dónde empezar. Incluso si ha estado en el puesto durante un tiempo, el torbellino de la actividad diaria puede distraerlo de tener una visión integral sólida de la relación de su organización con la base de suministro.

Hay cientos de métricas valiosas que lo ayudarán a comprender mejor la cadena de suministro de su empresa. Pero, como cualquier profesional, tiene un tiempo limitado y las solicitudes de informes pueden distraer a su equipo de las actividades críticas. Si está en adquisiciones y está tratando de comprender mejor el producto básico o la categoría que se le asignó, comprender los números es especialmente importante para tener un gran comienzo.

Estas son las cinco medidas principales de análisis de gastos, junto con cómo definirlas, dónde encontrarlas y qué impacto tienen en su empresa:

Inversión total del proveedor

Desde el principio, necesita una fuente confiable para realizar un seguimiento del gasto total del proveedor (que no incluye cosas como los pagos de los empleados) y una fecha que le permita ser coherente con los informes. Puede resultar tentador ejecutar informes simplemente sobre órdenes de compra aprobadas, pero es posible que esto no incluya diferentes métodos de pago, como tarjetas de compra y proveedores a los que se les paga como parte de una transacción, sin mencionar las facturas que podrían no haber sido pagadas.

Comuníquese con su socio financiero para determinar el estándar de la empresa para considerar algo como un gasto de proveedor y alinear su número con las fechas y categorías del libro mayor de la empresa. Asegúrese de tener en cuenta varios sistemas y la estructura de la empresa, y esté atento a las fusiones o adquisiciones recientes. Este es un número en el que debe ser sólido, especialmente si lo va a mencionar en compañía de ejecutivos. Esto debería aplicarse a todas las siguientes métricas de análisis de gastos como regla fundamental.

Con el gasto total del proveedor, debe preguntarse:¿Qué tan grande es el pastel? ¿Cuántas empresas cubre y cuántos sistemas de registro? ¿Qué tan difícil fue conseguirlo?

Estas respuestas lo ayudarán a comprender las complejidades que debe afrontar el departamento de adquisiciones para lograr sus objetivos y lo difícil que puede ser aplicar políticas contra la organización.

Si desea realmente impresionar, también debe saber cómo se acumula este número como porcentaje de los ingresos de su organización y cómo se compara con los estándares de la industria.

Inversión directa frente a inversión indirecta

En los términos más simples, el gasto directo se refiere a las compras incorporadas directamente en los productos de su empresa, e indirecto son las que no lo están. Se entiende ampliamente en la fabricación y el comercio minorista, pero podría ser más difícil de definir en otras industrias, especialmente en los servicios. Si su empresa está cumpliendo con las obligaciones de sus clientes mediante la subcontratación, o si un producto de un proveedor se revende directamente a sus clientes, debe considerarlo como un gasto directo. El gasto directo debe obtenerse con más cuidado, en estrecha cooperación con los diseñadores de productos, pero puede representar grandes oportunidades al considerar la cadena de suministro. (Los enfoques Lean / Six Sigma a menudo producen excelentes resultados). Es muy importante que su equipo de adquisiciones y abastecimiento comprenda el impacto de sus decisiones en la calidad del producto que ofrece a sus clientes.

El gasto indirecto es donde puede asumir desafíos de ahorro sustanciales:las cosas que su empresa compra para respaldar sus operaciones. Esto a menudo es menos específico de la industria y está listo para ahorrar si aprovecha el mercado. Intente no centrarse solo en el gasto estratégico, sino que también mire todo el informe hasta su gasto final:el 20 por ciento del gasto que generalmente se distribuye entre el 80 por ciento de sus proveedores.

En resumen, debe comprender qué porcentaje de su gasto es directo e indirecto y poder desglosar todas las siguientes métricas para ambos.

Inversión controlable y en la que se puede influir

El gasto influyente es el gasto que las adquisiciones tienen la capacidad de cambiar, ya sea a través de la negociación, la elección de diferentes proveedores o cambiando la demanda. Esta es principalmente una decisión organizacional que varía significativamente entre empresas y líderes. Los pagos de préstamos, los pagos de alquiler o arrendamiento, los reembolsos a los empleados, las donaciones caritativas, los gastos de envío, los impuestos y más pueden caer en áreas que el liderazgo ha marcado como "fuera de los límites" para las adquisiciones. A veces, esta es una conversación sorprendente, donde las suposiciones pueden ser costosas.

El gasto administrado es la cantidad de gasto que las adquisiciones realmente tienen en sus manos. Esto generalmente se define como gasto bajo contrato, pero en realidad representa cualquier transacción en la que la adquisición ha estado involucrada en el abastecimiento o la negociación.

Proveedores estratégicos

Los proveedores estratégicos son una combinación de sus proveedores de mayor gasto y aquellos de quienes su empresa depende para entregar productos o servicios a sus clientes. Debe estar familiarizado con el gasto total, los productos proporcionados, la cantidad de departamentos que compran a los proveedores y, lo que es más importante, el riesgo que esos proveedores representan para las operaciones de su empresa. Estos son los proveedores cuyo desempeño realmente importa para las operaciones, la seguridad y la reputación de su organización.

Como mínimo, revise los proveedores que proporcionan el 80 por ciento de sus compras. Puede que se sorprenda de lo pocos que hay. A partir de ahí, interactúe con sus socios de riesgo o de continuidad comercial para comprender cómo piensan sobre el riesgo de los proveedores y quiénes consideran que son los proveedores más importantes para cada organización o unidad comercial.

Gasto final

En el otro lado de los datos de sus proveedores estratégicos está la cola. Estas compras representan solo el 20 por ciento de su gasto, pero a menudo el 80 por ciento o más de su recuento de proveedores. La cola puede ser un asesino de la productividad y una excelente manera de ahorrar dinero. ¿Hay alguna forma de automatizar mejor la gestión de gastos finales y consolidar proveedores? La inversión en cola es un gran lugar para buscar oportunidades de automatización.

Preguntas que debe hacerse:¿Cómo está trabajando actualmente su empresa para gestionar esto? ¿Está utilizando catálogos y, de ser así, está realmente reduciendo los costos? ¿Cuánto tiempo se dedica a "presionar papel" para administrar estas pequeñas transacciones en dólares?

Los buenos datos pueden ayudar a las empresas a ahorrar hasta un 12 por ciento en su gasto final. Pero independientemente de su área de gasto, comprender los análisis y las métricas de gasto superior le permitirá tomar decisiones de compra más inteligentes y mitigar el riesgo.

Erin McFarlane es jefa de estrategia y ejecución de Fairmarkit.