5 métricas esenciales de analítica de gasto para gerentes de compras

Si te has unido recientemente a una organización o has pasado a un nuevo rol directamente relacionado con compras, puede ser difícil saber por dónde empezar. Incluso si llevas un tiempo en el rol, el torbellino de la actividad diaria puede distraerte de tener una visión holística fuerte de la relación de tu organización con la base de proveedores.

Hay cientos de métricas valiosas para entender mejor la cadena de suministro de tu empresa. Pero como cualquier profesional, tienes tiempo limitado, y las solicitudes de informes pueden distraer a tu equipo de actividades críticas. Si estás en compras y buscas entender mejor la materia prima o categoría que te han asignado, entender los números es especialmente importante para empezar con buen pie.

Aquí están las cinco principales medidas de analítica de gasto, junto con cómo definirlas, dónde encontrarlas y qué impacto tienen en tu empresa:

Gasto total con proveedores (Total Vendor Spend)

Desde el principio, necesitas una fuente de confianza para rastrear el gasto total con proveedores (que no incluye cosas como pagos a empleados) y una fecha que te permita ser consistente con los informes. Puede ser tentador ejecutar informes simplemente sobre órdenes de compra aprobadas, pero esto podría no ser inclusivo de diferentes métodos de pago, como tarjetas de compra y proveedores que se pagan como parte de una transacción —sin mencionar facturas que podrían no haber sido pagadas.

Colabora con tu socio financiero para determinar el estándar de la empresa para considerar algo un gasto de proveedor, y alinear tu número con las fechas y categorías del libro mayor general de la empresa. Asegúrate de contabilizar múltiples sistemas y la estructura de la empresa, vigilando fusiones o adquisiciones recientes. Este es un número en el que necesitas ser sólido, especialmente si vas a mencionarlo en presencia de ejecutivos. Esto debe aplicarse a todas las siguientes métricas de analítica de gasto como regla fundamental.

Con el gasto total con proveedores, debes preguntarte: ¿Qué tan grande es la tarta? ¿Cuántas empresas cubre y cuántos sistemas de registro? ¿Qué tan difícil fue obtenerlo?

Estas respuestas te ayudarán a entender las complejidades que compras tiene que navegar para lograr sus objetivos, y qué tan difícil podría ser aplicar políticas contra la organización.

Si realmente quieres impresionar, también deberías saber cómo se compara este número como porcentaje de los ingresos de tu organización, y cómo eso se compara con estándares de la industria.

Gasto directo vs. indirecto (Direct vs. Indirect Spend)

En términos simples, el gasto directo se refiere a compras incorporadas directamente en los productos de tu empresa, e indirecto son las que no lo están. Es ampliamente entendido en manufactura y retail, pero podría ser más difícil de definir en otras industrias, especialmente servicios. Si tu empresa cumple sus obligaciones con clientes mediante subcontratación, o si un producto de proveedor se revende directamente a tus clientes, deberías considerar esto un gasto directo. El gasto directo debe ser abastecido más cuidadosamente, en estrecha cooperación con diseñadores de producto, pero puede representar grandes oportunidades al considerar la cadena de suministro (enfoques Lean/Six Sigma a menudo dan grandes resultados). Es muy importante que tu equipo de compras y abastecimiento entienda el impacto de sus decisiones en la calidad del producto que proporcionas a tus clientes.

El gasto indirecto es donde puedes asumir retos de ahorro sustanciales —las cosas que tu empresa compra para apoyar sus operaciones. Esto suele ser menos específico de la industria y maduro para ahorros si aprovechas el mercado. Intenta no centrarte solo en el gasto estratégico, sino mira también hasta el final del informe a tu gasto de cola (tail spend) —el 20% del gasto que suele estar repartido entre el 80% de tus proveedores.

En resumen, deberías entender qué porcentaje de tu gasto es directo e indirecto, y ser capaz de desglosar todas las siguientes métricas para ambos.

Gasto influenciable y gestionado (Influenceable and Managed Spend)

El gasto influenciable es el gasto que compras tiene la capacidad de cambiar, ya sea mediante negociación, eligiendo diferentes proveedores o cambiando la demanda. Esto es principalmente una decisión organizativa que varía significativamente entre empresas y liderazgos. Pagos de préstamos, alquileres o arrendamientos, reembolsos a empleados, donaciones caritativas, correo, impuestos y más pueden caer en áreas que el liderazgo ha marcado como «fuera de límites» para compras. A veces es una conversación sorprendente, donde las suposiciones pueden ser costosas.

El gasto gestionado es la cantidad de gasto que compras realmente tiene en sus manos. Esto se define usualmente como gasto bajo contrato, pero realmente representa cualquier transacción donde compras ha estado involucrado en el abastecimiento o negociación.

Proveedores estratégicos (Strategic Suppliers)

Los proveedores estratégicos son una combinación de tus proveedores de mayor gasto y aquellos de los que tu empresa depende para entregar productos o servicios a sus clientes. Deberías estar familiarizado con el gasto total, materias primas proporcionadas, número de departamentos que compran a los proveedores y, lo más importante, el riesgo que esos proveedores plantean a las operaciones de tu empresa. Estos son los proveedores cuyo rendimiento realmente importa para las operaciones, seguridad y reputación de tu organización.

Como mínimo, revisa los proveedores que proporcionan el 80% de tus compras. Podrías sorprenderte de lo pocos que son. A partir de ahí, colabora con tus socios de riesgo o continuidad de negocio para entender cómo piensan sobre el riesgo de proveedores y a quién consideran los proveedores más críticos para cada organización o unidad de negocio.

Gasto de cola (Tail Spend)

Al otro lado de tus datos de proveedores estratégicos está la cola. Estas compras representan solo el 20% de tu gasto, pero a menudo el 80% o más de tu cuenta de proveedores. La cola puede ser tanto un asesino de productividad como una gran forma de ahorrar dinero. ¿Hay una forma para que gestiones mejor tu gasto de cola de forma automatizada y consolidar proveedores? El gasto de cola es un gran lugar para buscar oportunidades de automatización.

Preguntas para autoevaluarte: ¿Cómo está trabajando tu empresa actualmente para gestionar esto? ¿Usa catálogos y, de ser así, ¿realmente están reduciendo costes? ¿Cuánto tiempo se gasta «empujando papel» para gestionar estas transacciones de pocos dólares?

Buenos datos pueden ayudar a las empresas a ahorrar hasta un 12% en su gasto de cola. Pero independientemente de tu área de gasto, entender las principales métricas y analíticas de gasto te permitirá tomar decisiones de compra más inteligentes y mitigar riesgos.

Erin McFarlane es directora de estrategia y ejecución para Fairmarkit.