Trabajo Remoto: La Transformación Permanente de la Adquisición de TI

La pandemia de COVID-19 trajo una orden de trabajo remoto para cumplir con los requisitos de distanciamiento social. Los cambios provocados por la pandemia llegaron para quedarse y se manifestarán en una nueva normalidad en el mundo post-pandémico.

La función de adquisiciones ha estado en el centro de atención durante esta crisis. Las empresas miran a sus equipos de adquisiciones para construir resiliencia en sus cadenas de suministro y mejorar la colaboración con empleados y otras partes interesadas.

Las industrias de TI se vieron afectadas significativamente durante la pandemia. Los costes de gasto de las industrias de TI crecieron a una tasa de crecimiento anual compuesto de alrededor del 4,323% en 2020, ya que la fuerza laboral global pasó al trabajo remoto de la noche a la mañana.

La función de adquisiciones en las industrias de TI es predominantemente indirecta y es responsable de adquirir los suministros necesarios para las operaciones diarias.

El papel de la función de adquisiciones en las industrias de TI se vio reforzado aún más debido a la orden de trabajo remoto traída por la pandemia. Antes responsable de asegurar que todas las oficinas estuvieran bien equipadas para realizar operaciones diarias, el equipo de adquisiciones es responsable de apoyar a los clientes internos de la organización y permitirles trabajar desde sus hogares.

Cambios a Largo Plazo

Ha pasado más de un año desde que las empresas de TI se desplazaron completamente al modelo de trabajo remoto. Desde entonces, los equipos de adquisiciones de estas empresas han superado gran parte de los impactos negativos que el trabajo remoto ha tenido en las adquisiciones. Los efectos a corto plazo incluyen la extensión del proceso de adquisición y retrasos en el procesamiento de cada orden de compra y solicitud de compra.

Sin embargo, los cambios a largo plazo que las empresas de TI adoptaron para lidiar con las complejidades causadas por el trabajo remoto llegaron para quedarse, algunos de los cuales son:

Cambio de Categoría

La orden de trabajo remoto ha causado un cambio significativo de categoría para el equipo de adquisiciones, pasando de comprar suministros de oficina a recibir solicitudes de empleados remotamente.

Las prácticas de adquisición tradicionales no están equipadas para lidiar con este desafío complejo de proporcionar a los empleados los suministros necesarios remotamente. Por ejemplo, en el mundo pre-pandémico, si un empleado reporta una falla en su portátil al departamento de TI, el departamento de TI envía una orden de demanda al departamento de adquisiciones para los suministros necesarios para arreglar el portátil, el equipo de adquisiciones verifica la disponibilidad en inventario y emite una orden de compra al punto de contacto del proveedor. El ordenador se arregla en dos días o menos. Tras la orden de trabajo remoto, el mismo problema con el portátil se convierte en un problema complejo.

Por ejemplo, tras la orden de trabajo desde casa, el equipo de adquisiciones de Microsoft tuvo que reimaginar la función de adquisición indirecta que se hacía manualmente para manejar el pico significativo en el volumen de solicitudes de empleados de 168.000 personas.

Para resolver este problema, Microsoft usa una función de adquisición automatizada para configurar oficinas en casa para sus empleados, manejando el 70% de todas las solicitudes de empleados en 20 países diferentes.

Repriorización del Gasto

Globalmente, las empresas sufren de demanda deprimida, incluso después del pico de la pandemia, debido a sus prioridades de inversión. Sus implicaciones incluirán menos liquidez para empresas que pueden requerir la solución óptima mediante prácticas efectivas de gestión de flujo de caja.

Los equipos de adquisiciones deben reimaginar sus funciones de adquisición para permitir la repriorización del gasto invirtiendo en tecnologías como capacidades de documentos y firmas digitales. Enfrentan un aumento de desafíos, específicamente en preservar la entrada de efectivo, lidiar con cambios en las funciones de la cadena de suministro y pronósticos de demanda impredecibles.

Incluso después de que la pandemia se alivie, es probable que la demanda permanezca suprimida, y las empresas pueden tener que enfrentar iliquidez. Por lo tanto, repriorizar inversiones responsablemente en la digitalización de funciones de adquisición como el manejo de facturas permite facilitar situaciones como una pandemia.

El objetivo principal para los equipos de adquisiciones de empresas de TI para los próximos meses será aumentar la productividad de los empleados con automatización aumentada y tecnología. El equipo de adquisiciones debe optimizar el capital de trabajo y la liquidez mientras adopta presupuestos basados en cero.

Automatización

La orden de trabajo remoto de la pandemia ha acelerado la adopción de soluciones de adquisición automatizadas que ya estaban bajo consideración por los líderes de adquisiciones. La digitalización es un habilitador esencial de la comunicación y colaboración entre diferentes funciones de una organización a medida que el trabajo desde casa se convierte en la nueva normalidad.

Procesar manualmente cientos de solicitudes de empleados para suministros es prácticamente imposible con la orden de trabajo remoto. Una solución de adquisición automatizada puede mejorar la visibilidad de datos y permitir mayor agilidad en la organización y a través de las redes de suministro extendidas.

Los departamentos de adquisiciones de alto rendimiento son muy probablemente los primeros en adoptar la automatización de adquisiciones. Según Deloitte, los CPO de mayor rendimiento son 18 veces más propensos a usar soluciones de adquisición en la nube y 10 veces más propensos a haber adoptado soluciones de automatización de procesos robóticos (RPA).

Los equipos de adquisiciones pueden usar soluciones de adquisición en la nube para construir una solución de extremo a extremo que reciba la solicitud del empleado, la empareje con el inventario de artículos disponible, y genere y apruebe automáticamente una orden de compra.

La automatización de adquisiciones también puede usarse para desarrollar un sistema de soporte que asista a empleados y proveedores trabajando remotamente para mejorar la satisfacción del empleado, lo cual jugará un papel crítico en el aumento de la productividad durante la orden de trabajo remoto. Además, las nubes de automatización ayudan a los gerentes a gestionar proveedores convenientemente y eliminar fraudes.

Cambios en Procesos

A medida que la orden de trabajo remoto se convierte en la nueva normalidad, los riesgos de ciberseguridad han aumentado significativamente para las empresas de TI.

Las empresas deben determinar las funciones críticas que deben permanecer in situ. La política y los procesos de adquisición deben reimaginarse para apoyar las nuevas estructuras operativas de las empresas de TI. Los equipos de adquisiciones deben aprovechar herramientas de automatización para hacer los cambios de proceso necesarios de modo que faciliten el trabajo in situ y permitan a otros empleados trabajar desde sus hogares.

Las políticas de adquisición deben reestructurarse para ser más centradas en el ser humano, ya que comprometerse con un mayor bienestar colectivo puede ayudar a construir resiliencia en la cadena de suministro de la empresa, y así ayudar a los empleados que trabajan remotamente, para garantizar en general la continuidad del negocio.

La función de adquisición automatizada previamente usada para equipar oficinas en casa de empleados ahora también puede usarse para movilizar estructuras de soporte para empleados y asegurar la resiliencia del ecosistema proporcionando a los proveedores acceso a la misma estructura de soporte.

Mohammed Kafil es consultor de adquisiciones para Kissflow Procurement Cloud.