El trabajo desde casa ha invertido las adquisiciones de TI para siempre

La pandemia COVID-19 provoca una orden de trabajo remota para cumplir con los requisitos de distanciamiento social. Los cambios provocados por la pandemia llegaron para quedarse y se manifestarán en una nueva normalidad en el mundo pospandémico.

La función de adquisiciones ha estado en el centro de atención durante esta crisis. Las empresas miran hacia sus equipos de adquisiciones para crear resiliencia en sus cadenas de suministro y mejorar la colaboración con los empleados y otras partes interesadas.

Las industrias de TI se vieron afectadas significativamente durante la pandemia. Los costos de gasto de las industrias de TI crecieron a una tasa de crecimiento anual compuesta de alrededor del 4,323% en 2020 a medida que la fuerza laboral global cambió a la orden de trabajo remoto de la noche a la mañana.

La función de adquisiciones en las industrias de TI es predominantemente indirecta y es responsable de adquirir los suministros necesarios para las operaciones diarias.

El papel de la función de adquisiciones en las industrias de TI se mejoró aún más debido a la orden de trabajo remota comprada por la pandemia. Una vez responsable de garantizar que todas las oficinas estén bien equipadas para realizar las operaciones diarias, el equipo de adquisiciones es responsable de apoyar a los clientes internos de la organización y permitirles trabajar desde sus hogares.

Cambios a largo plazo

Ha pasado más de un año desde que las empresas de TI se pasaron por completo al modelo de trabajo remoto. Desde entonces, los equipos de adquisiciones de estas empresas han superado gran parte de los impactos negativos que el trabajo remoto ha tenido en las adquisiciones. Los efectos a corto plazo incluyen la extensión del proceso de adquisición y retrasos en el procesamiento de cada orden de compra y solicitud de compra.

Sin embargo, los cambios a largo plazo que las empresas de TI adoptaron para hacer frente a las complejidades causadas por el trabajo remoto llegaron para quedarse, algunos de los cuales son:

Cambio de categoría. La orden de trabajo remota ha provocado un cambio de categoría significativo para el equipo de adquisiciones de la compra de suministros de oficina a la recepción de solicitudes de los empleados de forma remota.

Las prácticas de adquisición tradicionales no están equipadas para hacer frente a este complejo desafío de proporcionar a los empleados los suministros necesarios de forma remota. Por ejemplo, en el mundo prepandémico, si un empleado informa un mal funcionamiento en su computadora portátil al departamento de TI, el departamento de TI envía una orden de demanda al departamento de adquisiciones para los suministros necesarios para reparar la computadora portátil, el equipo de adquisiciones verifica la disponibilidad en el inventario. y emite una orden de compra al punto de contacto de los proveedores.

La computadora se repara en dos días o menos. Después de la orden de trabajo remota, el mismo problema con la computadora portátil se convierte en un problema complejo.

Por ejemplo, siguiendo el pedido de trabajo desde casa, el equipo de adquisiciones de Microsoft tuvo que volver a imaginar la función de adquisiciones indirectas que antes se realizaba manualmente para manejar el aumento significativo en el volumen de solicitudes de empleados de 168.000 personas.

Para resolver este problema, Microsoft utiliza una función de adquisición automatizada para configurar oficinas en el hogar para sus empleados, manejando el 70% de todas las solicitudes de los empleados en 20 países diferentes.

Repriorización del gasto. A nivel mundial, las empresas están sufriendo una demanda deprimida, incluso después del pico de la pandemia, debido a sus prioridades de inversión. Sus implicaciones incluirán menos liquidez para las empresas que pueden requerir la solución óptima a través de prácticas efectivas de gestión del flujo de caja.

Los equipos de adquisiciones deben reinventar sus funciones de adquisiciones para permitir la repriorización del gasto mediante la inversión en tecnologías como capacidades de documentos y firmas digitales. Se enfrentan a un aumento de los desafíos, específicamente en la preservación de la entrada de efectivo, el manejo de los cambios en las funciones de la cadena de suministro y la previsión de la demanda impredecible.

Incluso después de que la pandemia disminuya, es probable que la demanda permanezca reprimida y es posible que las empresas tengan que hacer frente a la falta de liquidez. Por lo tanto, volver a priorizar las inversiones de manera responsable en la digitalización de las funciones de adquisición, como el manejo de facturas, permite la facilitación en situaciones como una pandemia.

El objetivo principal de los equipos de adquisiciones de las empresas de TI para los próximos meses será aumentar la productividad de los empleados con tecnología y automatización aumentadas. El equipo de adquisiciones debe optimizar el capital de trabajo y la liquidez mientras adopta un presupuesto de base cero.

Automatización. La orden de trabajo remota de la pandemia ha acelerado la adopción de soluciones de adquisiciones automatizadas que ya estaban siendo consideradas por los líderes de adquisiciones. La digitalización es un facilitador esencial de la comunicación y la colaboración entre las diferentes funciones de una organización a medida que el trabajo desde casa se convierte en la nueva normalidad.

Procesar manualmente cientos de solicitudes de suministros de los empleados es prácticamente imposible con la orden de trabajo remota. Una solución de compras automatizada puede mejorar la visibilidad de los datos y permitir una mayor agilidad en la organización y en las redes de suministro extendidas.

Los departamentos de adquisiciones de alto rendimiento son probablemente los primeros en adoptar la automatización de adquisiciones. Según Deloitte, los CPO de mayor rendimiento tienen 18 veces más probabilidades de utilizar soluciones de adquisición en la nube y 10 veces más probabilidades de haber adoptado soluciones de automatización de procesos robóticos (RPA).

Los equipos de adquisiciones pueden utilizar soluciones de adquisiciones en la nube para crear una solución integral que reciba la solicitud de los empleados, la empareje con el inventario de artículos disponible y genere y apruebe automáticamente una orden de compra.

La automatización de adquisiciones también se puede utilizar para desarrollar un sistema de soporte que ayudaría a los empleados y proveedores que trabajan de forma remota a mejorar la satisfacción de los empleados, lo que desempeñará un papel fundamental en el aumento de la productividad durante la orden de trabajo remota. Además, las nubes de automatización ayudan a los gerentes a administrar cómodamente a los proveedores y eliminar los fraudes.

Cambios de proceso

A medida que la orden de trabajo remota se convierte en la nueva normalidad, los riesgos de ciberseguridad han aumentado significativamente para las empresas de TI.

Las empresas deben determinar las funciones críticas que deben permanecer en el sitio. La política y los procesos de adquisiciones deben reinventarse para respaldar las nuevas estructuras operativas de las empresas de TI. Los equipos de adquisiciones deben aprovechar las herramientas de automatización para realizar los cambios necesarios en el proceso, de modo que faciliten el trabajo en el lugar y permitan que otros empleados trabajen desde sus hogares.

Las políticas de adquisiciones deben reestructurarse para que estén más centradas en las personas, ya que comprometerse con un bienestar más colectivo puede ayudar a generar resiliencia en la cadena de suministro de la empresa y, por lo tanto, ayudar a los empleados que trabajan de forma remota para garantizar la continuidad del negocio en general.

La función de adquisición automatizada que se usaba anteriormente para equipar las oficinas en el hogar de los empleados ahora también se puede usar para movilizar estructuras de apoyo para los empleados y garantizar la resiliencia del ecosistema al proporcionar a los proveedores acceso a la misma estructura de soporte.

Mohammed Kafil es consultor de adquisiciones para Kissflow Procurement Cloud.