Dominar las Instrucciones de Trabajo: 5 Prácticas Probadas para una Guía Clara y Efectiva

Toda organización depende de una documentación eficiente y de calidad para funcionar, avanzar y lograr la mejora continua. En la industria, los documentos esenciales son de diversa naturaleza y, entre ellos, las instrucciones de trabajo son verdaderos repositorios para todos los actores: operarios, nuevos empleados, supervisores, dirección y responsables de decisión.

Pero, ¿cómo asegurar que las instrucciones que creamos sean eficientes y se usen? ¿Cómo redactarlas? Aquí tienes 5 mejores prácticas para lograr instrucciones de trabajo efectivas…

1. ¡Mantén la simplicidad!

Simplicidad y eficiencia suelen ir de la mano en la industria. En esencia, implica liberar el documento de toda información superflua, de cualquier dato que recargue el soporte y arriesgue a confundir o inducir a error al usuario.

También requiere una estructura minimalista estandarizada en el proceso de creación, incluyendo solo los elementos de las instrucciones de trabajo y la integración de referencias necesarias.

2. Redacta documentos claros y precisos

Claridad y precisión. Dos palabras clave para mejorar y optimizar eficiencia, tiempo y reducir posibilidades de error. Hay que describir las operaciones y el procedimiento de trabajo mediante visuales claros y precisos que eliminen cualquier interpretación por parte del lector, guiándolo verdaderamente en su misión.

Esto también permite clarificar y simplificar los enlaces entre puestos en todos sus aspectos: puestos concernidos, tiempo esperado en cada puesto, orden de intervención, condiciones de enlace, medios de transferencia. En suma, claridad y precisión facilitan el procedimiento de trabajo.

3. ¡Elimina el papel!

Contar con soportes fiables, prácticos y fáciles de actualizar es vital para los miembros de la empresa. El objetivo: reducir o eliminar errores, fallos y defectos, especialmente por documentos obsoletos sin revisión. Está claro: el formato papel clásico ya no satisface estos requisitos. Los medios digitales son preferidos desde hace años por: centralización de información con acceso fácil (especialmente en pantallas móviles: tabletas, smartphones) y, principalmente, por seguridad.

Adoptar la desmaterialización / sin papel actualizada para crear instrucciones de trabajo cumple los mismos requisitos reglamentarios y la misma lógica en entornos de trabajo digitalizados, característica de la Industria 4.0.

4. Hacer de las instrucciones de trabajo un pilar del sistema de calidad de la empresa

El SGC (Sistema de Gestión de Calidad) definido por la norma ISO 9001 se centra en el desarrollo, mantenimiento y tipos de mantenimiento para una documentación de calidad efectiva. Las instrucciones de trabajo son un componente esencial de la documentación de calidad. La norma lo simboliza en forma de pirámide documental, con el manual de calidad en la cúspide. Por eso las instrucciones de trabajo se convierten en pilares de la capacidad de una organización para alcanzar sus objetivos cualitativos medibles y asegurar eficiencias.

5. Ponte en el lugar del usuario

Al crear una instrucción de trabajo, parece obvio pensar en quien la consultará y desplegará. Solo poniéndote en su lugar, involucrándolo en el desarrollo y teniendo en cuenta sus observaciones de campo, podrás redactar un documento configurable sobre la materia lo más cercano posible a la realidad.

6. (Extra) Usa un software de instrucciones de trabajo digitales

Una forma adecuada de redactar instrucciones efectivas es usar un software dedicado. Picomto es un software de instrucciones de trabajo digitales que permite crear instrucciones visuales e interactivas. Contacta con nuestros expertos para conocer más sobre nuestra solución.