Cómo las instrucciones de trabajo impulsan la eficiencia y el cumplimiento en su empresa

Las instrucciones de trabajo son el "cómo hacerlo" en la industria

Las instrucciones de trabajo juegan un papel esencial en el funcionamiento de una estructura. Sitios industriales pesados, como empresas de servicios, son usados por todas las empresas. Tras los procesos, que enmarcan toda la secuencia de producción, y a continuación de los procedimientos, que definen los roles de cada uno en el proceso, vienen los modos operativos. Detallan a través del menú la naturaleza de cada tarea a realizar y los pasos involucrados en su finalización.

Las instrucciones de trabajo son, por tanto, los primeros indicadores de la productividad, eficiencia y calidad de una empresa.

La importancia de las instrucciones de trabajo

Las instrucciones de trabajo responden a una pregunta fundamental en un proceso de satisfacción del cliente: ¿Cómo se producirá el producto o servicio proporcionado al cliente? En esto, destacan un reto igualmente importante para la empresa: documentar y analizar cada tarea para hacer toda la estructura productiva y rentable mientras se produce a un alto nivel de calidad. En este sentido, las instrucciones de trabajo son parte integral de la gestión del conocimiento. El objetivo aquí es documentar de forma sinóptica (diagramas) o textual (instrucciones paso a paso) las competencias y conocimientos de cada operador para realizar cada tarea de la mejor manera.

La transmisión del conocimiento es uno de los resultados de las instrucciones de trabajo, la mejora continua es otra.

Instrucciones de trabajo: una herramienta de gestión de la calidad

Las instrucciones de trabajo son parte integral del Sistema de Gestión de la Calidad (SGI). Documentan las tareas a realizar por puesto. Sin embargo, también pueden extenderse transversalmente. En este caso, gestionan, por ejemplo, un flujo de tareas realizadas en diferentes puestos de trabajo. Esto se llama una gama. Integradas en el marco de un enfoque Kaizen, las instrucciones de trabajo se convierten en herramientas de mejora continua que permiten a cada operador:

• Realizar su tarea eficazmente;
• Identificar la relevancia de cada paso definido en las instrucciones de trabajo;
• Proponer mejoras;
• Documentar estas mejoras.

Esta mejora continua y revisión de las instrucciones de trabajo, necesarias para la empresa, deben sin embargo realizarse de manera metódica. De lo contrario, podrían llevar a resultados contraproducentes. En efecto, la debilidad de cualquier SGI reside en el mal control de las diferentes versiones del mismo documento. Por tanto, es esencial que cada documento sea único e identificado por un sistema de revisión que permita a todos asegurar que trabajan en la última revisión.

Documentar mejor las instrucciones de trabajo

Incluso si hoy en día, gracias a la llegada de la tecnología digital, el versionado se gestiona más fácilmente, el problema de las malas versiones de documentos en circulación está lejos de resolverse. En efecto, la tecnología digital no impide que los operadores impriman instrucciones de trabajo y olviden destruirlas cuando una nueva versión está disponible. Esto aumenta el riesgo de usar una versión obsoleta o menos adecuada. Sin mencionar las inevitables anotaciones que los empleados hacen en sus instrucciones de trabajo. Permanecen confinadas a sus puestos mientras algunas podrían beneficiar a toda la estructura... Así cómo crear instrucciones de trabajo? Para superar esto, las empresas deben poder equiparse con soluciones efectivas de gestión de modos operativos. Soluciones que faciliten la realización de instrucciones de trabajo, gestionen actualizaciones asegurando que solo las últimas revisiones circulan...

Ante la importancia de las instrucciones de trabajo para la empresa, los retos son claros: requieren la implementación de soluciones que faciliten su creación y gestión. Así dominadas, las instrucciones de trabajo permitirán a las empresas documentar mejor el conocimiento dentro de ellas pero también aumentar su productividad y competitividad.

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