Retos de actualizar instrucciones de trabajo en papel en industrias modernas

Elemento clave de la documentación industrial, el modo operativo es el soporte básico que permite a los operadores ser guiados en el desempeño de tareas inherentes a sus respectivos puestos. Es, por tanto, vital para la empresa que estos documentos no solo sean perfectamente claros y legibles, sino también libres de cualquier error que lleve a no conformidades en la ejecución de operaciones.

Actualizar instrucciones de trabajo en papel: una pérdida de tiempo y energía

Como el entorno en el que opera la empresa evoluciona y se vuelve dinámico, también debe hacerlo la forma en que opera y produce. Las instrucciones de trabajo no pueden permanecer congeladas en el tiempo, porque deben adaptarse a la llegada de nuevos factores: nuevas normas, nuevas herramientas, nuevos procesos, nuevas demandas, etc. Además, errores o fuentes de ineficiencia y no conformidad pueden detectarse en estas instrucciones de trabajo una vez aplicadas en el terreno.

Por tanto, hay cambios regulares que hacer en estos procedimientos operativos, lo que significa que deben actualizarse cada vez. Sin embargo, esto es obviamente un problema serio cuando se trata de soportes tradicionales basados en papel.

Esto significa que todas las copias de las versiones antiguas (las que no están actualizadas) de las instrucciones de trabajo deben retirarse de circulación para asegurar que ningún empleado las use aún para hacer su trabajo. El siguiente paso es reimprimir los soportes, luego asegurar que todos los operadores tengan los documentos actualizados tras validación por los diversos actores concernidos (gestor de producción, gestor de calidad, operadores que también pueden estar involucrados en estas actualizaciones…). Todo esto moviliza recursos (materiales y humanos), energía y tiempo.

Por tanto, es imposible actualizar documentos en papel sin que haya una cierta cantidad de desperdicio, sin mencionar las consecuencias medioambientales, ya que el papel es un material reciclable pero representa una cantidad considerable de residuos potenciales.

Dificultad en la gestión y seguridad de documentos

Como la documentación corporativa debe archivarse, es fácil imaginar el volumen de documentos a almacenar y gestionar a medida que se acumulan. Requieren un espacio dedicado, con recursos materiales significativos (armarios, archivadores, protección contra desgaste, etc.) y organizativos.

Actualizar instrucciones de trabajo también plantea un problema de seguridad y confidencialidad. Existe problema de seguridad, ya que cualquier soporte en papel puede alterarse o incluso destruirse en caso de accidente, manipulación incorrecta o desastre (incendio, inundación…). En cuanto a confidencialidad, hay preocupaciones sobre posibles filtraciones de datos a competidores, ya que los documentos en papel pueden ocultarse y malutilizarse.

Problemas a los que el paso a lo digital aporta soluciones. Cuando están debidamente asegurados, los procedimientos operativos digitalizados son menos vulnerables a este riesgo de divulgación. Además, las instrucciones de trabajo, almacenadas y accesibles en medios digitales, no pueden perderse o destruirse de la misma manera que los documentos en papel. La desmaterialización también facilita poner a disposición documentos nuevos, modificados y actualizados. Estos se transmiten automática y rápidamente a los terminales usados por operadores en el terreno.

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