Por qué la documentación actualizada es crítica: Beneficios y desafíos para su negocio

Ninguna empresa, independientemente de su tamaño y tipo de actividad, puede operar sin documentación. Desde su política general hasta las instrucciones de trabajo más detalladas, pasando por procedimientos de seguridad e informes de todo tipo, toda la información importante y útil sobre el buen funcionamiento de la empresa se registra. Deben ser claras, precisas y fácilmente accesibles por los empleados concernidos. También es vital que esta documentación esté actualizada, incorporando las últimas evoluciones y modificaciones, mientras se eliminan los elementos obsoletos. En resumen, los documentos deben actualizarse para ser aplicables.

El procedimiento de control de documentos

Ya sea SGI, seguridad o cualquier otro sistema de gestión, establecer y aplicar un procedimiento de control de documentos es imprescindible en la industria actual. Sin embargo, esta obligación concierne tanto a la documentación producida internamente como a la de origen externo a la empresa.

El propósito de tal enfoque es esencialmente garantizar la exactitud y fiabilidad de la información utilizada en la actividad empresarial. Pero también, asegurar que todas las operaciones se realicen de manera oportuna, coherente con lo planificado y escrito.

El procedimiento para controlar documentos internos implica su verificación y aprobación antes de su difusión. También incluye la necesidad de identificar y resaltar los cambios realizados, así como garantizar que los empleados tengan las versiones correctas de los documentos que necesitan. La disponibilidad, accesibilidad y claridad de la información también son parte de los aspectos cubiertos por el procedimiento de control de documentos internos. También podemos encontrar la identificación, destrucción y archivo de documentos obsoletos si aún se incluyen junto a los documentos aplicables.

Volvamos a la información sobre intercambios con clientes y proveedores, regulaciones, normas y otras documentaciones que se originan fuera de la empresa. El procedimiento de control de documentos que incluye estos últimos consiste principalmente en identificar aquellos cuya utilidad para la empresa está probada (separar lo necesario de lo superfluo) y verificar su contenido antes de difundirlos.

La revisión documental, la actualización y sus retos

En la industria, mantener actualizada la documentación es uno de los ejes principales de la revisión documental. Esto corresponde a un enfoque para asegurar que el contenido de los documentos sea siempre válido, aplicable y actual. Lo exigen la mayoría de normas de gestión, incluyendo ISO 9001 (versión 2008, párrafo 4.2.3) que establece específicamente que "Revisar, actualizar si es necesario y re-aprobar los documentos". Esto asume que la documentación aplicable necesita modificarse para estar en línea con la realidad del negocio.

Al actualizarse, la documentación se deshace de la información obsoleta. Esto reduce en gran medida el riesgo de cometer errores, enviar instrucciones erróneas a nuevos empleados y terminar con documentación obsoleta.

Siempre que la gestión de revisiones y documentos obsoletos sea eficaz. En esto, la actualización de documentos juega un papel determinante en la mejora continua. Porque aborda los factores que pueden afectar la calidad e integra las medidas para apoyarla.

La documentación actualizada asegura una eficiencia óptima en cada puesto de trabajo. Cada empleado tiene una guía fiable y actualizada para realizar su misión correctamente. Al mismo tiempo, ayuda a mejorar la seguridad del empleado reduciendo el riesgo de incidentes mediante procedimientos o instrucciones de trabajo apropiados. Al tener en cuenta eventos peligrosos pasados y nuevos desarrollos en esta área.

¿Cómo mantener una documentación actualizada?

Para mantener una documentación actualizada, las empresas industriales usan un Software de Instrucciones de Trabajo Digital. Así, permite siempre proporcionar a operadores y técnicos la última versión del documento. Picomto es el software líder para digitalizar la documentación operativa. Contáctenos para saber más.