Domine la documentación de mantenimiento: Un enfoque confiable para proteger sus activos

La documentación de mantenimiento es cualquier registro que contiene información que podría necesitar para completar tareas e inspecciones de mantenimiento. Le dice qué tiene, le muestra cómo mantenerlo y tiene registros de todo su trabajo pasado.

Por supuesto, está ese viejo dicho sobre «nunca poner todos los huevos en una sola canasta», pero si quiere documentación de mantenimiento precisa y accesible, eso es exactamente lo que debería hacer.

Solo tiene que asegurarse de elegir la canasta correcta.

¿Qué es la documentación de mantenimiento?

Antes de decidir dónde guardarla, vale la pena dedicar más tiempo a ver qué es.

Puede pensarlo como su colección de respuestas a preguntas críticas sobre sus operaciones: ¿Qué tenemos? ¿Cómo lo cuidamos? ¿Qué trabajo hemos hecho hasta ahora y cuáles fueron los resultados de ese trabajo?

Por ejemplo, un operador de equipo podría enviar una solicitud de mantenimiento relacionada con una prensa que está haciendo un sonido nuevo y extraño. La solicitud es revisada por el líder de mantenimiento, quien luego la usa para generar una orden de trabajo, completa con instrucciones y listas de verificación. Desde ahí, la prioriza y la asigna a un técnico. Una vez que el técnico la tiene, busca el manual de la prensa, junto con algunas de las órdenes de trabajo cerradas recientemente. Una vez en el sitio, nota que hay una fuga en una sección de tubería. Está goteando pero también se ve nueva, así que el técnico verifica la garantía para ver si el fabricante está obligado a cubrirla. Desafortunadamente, no lo están, así que el técnico va al inventario y consigue las piezas y materiales requeridos. Una vez que completan su trabajo, cierran la orden de trabajo, después de llenar una descripción de lo que hicieron.

En esta situación, la documentación de mantenimiento incluye:

• Solicitud de mantenimiento
• Orden de trabajo asignada
• Manual del equipo
• Garantía del equipo
• Orden de trabajo completada

Cada pieza de documentación juega un papel importante en el proceso. Sin ella, el líder de mantenimiento no sabría que había un problema, el técnico no habría sabido cómo arreglarlo, y más tarde, nadie sabe lo que el técnico hizo.

¿Cuáles son los diferentes tipos de documentación de mantenimiento?

Aunque hay muchos tipos, todos tienden a caer en una de tres categorías amplias: lo que tiene, lo que hace y cómo lo hace, y lo que hizo.

Lo que tiene

Aquí, puede incluir documentos que describen sus activos y equipos, incluyendo:

• Números de serie
• Archivos CAD y BIM
• Esquemas
• Imágenes
• Garantías
• Pólizas de seguro

También puede incluir aquí todos los documentos que le dicen quién tiene en el equipo de mantenimiento, incluyendo certificados de capacitación y sellos específicos del oficio.

Recopilar toda esta información y compilarla en algo útil puede ser una tarea complicada, pero es necesaria si está intentando moverse de todo reactivo a más mantenimiento preventivo. La buena noticia es que puede encontrar ayuda con su auditoría de instalaciones.

Lo que hace, cómo lo hace

Aquí, tiene todos los documentos que explican cómo cuidar sus activos, incluyendo:

• Manuales del fabricante original (OEM)
• Listas de verificación para inspecciones
• Instrucciones paso a paso
• Procedimientos operativos estándar (POE)
• Políticas y procedimientos generales
• Programas de mantenimiento preventivo
• Porque la seguridad es tan importante, puede ser su propia subcategoría, e incluir:
• Políticas y procedimientos específicos de seguridad
• Políticas de bloqueo/etiquetado (LOTO)
• Sistema de Información de Materiales Peligrosos en el Lugar de Trabajo (SIMDUT/WHMIS)
• Documentación OSHA

Dependiendo de su ubicación, también podría agregar documentos de compensación para trabajadores.

Un problema común para muchos departamentos es que tienen toda esta información revoloteando dentro de las cabezas de sus técnicos senior. En lugar de tenerla escrita donde está segura y accesible, está encerrada. Y en cuanto esos técnicos senior salen por la puerta ya sea porque se mudan a una nueva empresa o se jubilan, pierde todo ese conocimiento crítico de mantenimiento.

Lo que hizo

Y aquí, son todos los documentos relacionados con el trabajo completado por el equipo de mantenimiento así como cualquier proveedor externo. Puede incluir:

• Solicitudes de mantenimiento
• Órdenes de trabajo
• Métricas de mantenimiento
• Indicadores clave de rendimiento
• Informes

Las órdenes de trabajo tienen muchos documentos dentro de ellas, incluyendo notas e imágenes creadas por el técnico.

¿Por qué es importante la documentación de mantenimiento?

Pasar auditorías a menudo se reduce a qué tan bien puede responder estas preguntas:

• ¿Tiene un proceso en marcha?
• ¿El equipo siguió sus procesos?
• Si los siguieron, ¿cuándo hicieron el trabajo?
• Si tiene POE y el equipo los sigue, ¿cuándo fue la última vez que los actualizó?

Ahora que sabemos qué es y por qué es importante, podemos responder la siguiente pregunta: ¿Cuál es la mejor forma de mantenerla segura y accesible?

¿Por qué un CMMS es la mejor canasta para sus huevos?

Volviendo a los huevos y su canasta, nuestra frágil metáfora. La idea sobre los huevos y cualquier otra cosa que quiera mantener segura es que no debería mantenerlos todos en un solo lugar. Pero para documentos de mantenimiento, es lo opuesto.

Solo tiene que asegurarse de tener el tipo correcto de canasta, un sistema moderno computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS).

Con métodos manuales tradicionales, está luchando contra pilas de papeleo y archivos de hojas de cálculo aleatorios. Y cada vez que necesita conectar dos documentos, hay una buena probabilidad de que sean dos formatos diferentes. El programa de MP podría estar en una hoja de cálculo, pero las garantías relacionadas son todas en papel. La orden de trabajo que acaba de asignar está en papel, pero los esquemas del activo son todos archivos PDF.

Con un CMMS moderno, todos sus documentos van a una base de datos central, donde están todos seguros, accesibles y conectables. El proveedor de CMMS se quita todo el peso de TI de sus hombros, y ellos están a cargo de asegurar que sus datos estén respaldados y ahí cuando los necesite. Y también se aseguran de que sus datos estén en todos lados donde los necesite, accesibles por todos en el equipo a través de sus dispositivos conectados a Internet.

Cuando necesita generar y asignar una orden de trabajo, todo se hace en un solo lugar, dentro del software. Cuando el técnico usa su dispositivo móvil para acceder a la información en tiempo real, también puede abrir las imágenes y POE relacionadas que necesita para trabajar de forma inteligente y segura.

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