Documentación de mantenimiento y la canasta de huevos más grande del mundo

La documentación de mantenimiento es cualquier registro que contenga información que pueda necesitar para completar tareas de mantenimiento e inspecciones. Le dice lo que tiene, le muestra cómo mantenerlo y tiene registros de todo su trabajo anterior.

Por supuesto, existe ese viejo dicho sobre "nunca poner todos los huevos en una sola canasta", pero si desea una documentación de mantenimiento precisa y accesible, eso es exactamente lo que debe hacer.

Solo tienes que asegurarte de elegir la cesta adecuada.

¿Qué es la documentación de mantenimiento?

Antes de decidir dónde guardarlo, vale la pena dedicar más tiempo a ver qué es.

Puede considerarlo como su colección de respuestas a preguntas críticas sobre sus operaciones:¿Qué tenemos? ¿Cómo lo cuidamos? ¿Qué trabajo hemos hecho hasta ahora y cuáles fueron los resultados de ese trabajo?

Por ejemplo, un operador de equipo podría enviar una solicitud de mantenimiento relacionada con una prensa que emite un sonido nuevo y extraño. La solicitud es revisada por el líder de mantenimiento, quien luego la usa para generar una orden de trabajo, completa con instrucciones y listas de verificación. A partir de ahí, lo priorizan y lo asignan a un técnico. Una vez que el técnico lo tiene, busca el manual de la prensa, junto con algunas de las órdenes de trabajo cerradas recientes. Una vez en el sitio, notan que hay una fuga en una sección de la tubería. Tiene una fuga pero también parece nuevo, por lo que el técnico verifica la garantía para ver si el fabricante está obligado a cubrirla. Desafortunadamente, no lo son, por lo que el técnico va al inventario y obtiene las piezas y los materiales necesarios. Una vez que completan su trabajo, cierran la orden de trabajo, luego de completar una descripción de lo que hicieron.

En esta situación, la documentación de mantenimiento incluye:

• Solicitud de mantenimiento
• Orden de trabajo asignada
• Manual del equipo
• Garantía del equipo
• Orden de trabajo completada

Cada pieza de documentación juega un papel importante en el proceso. Sin él, el líder de mantenimiento no sabría que había un problema, el técnico no habría sabido cómo solucionarlo y, más tarde, nadie sabe qué hizo el técnico.

¿Cuáles son los diferentes tipos de documentación de mantenimiento?

Aunque hay muchos tipos, todos tienden a caer en una de tres categorías amplias:lo que tienes, lo que haces y cómo lo haces, y lo que hiciste.

Lo que tienes

Aquí puede incluir documentos que describan sus activos y equipos, incluidos:

• Números de serie
• Archivos CAD y BIM
• Esquemas
• Imágenes
• Garantías
• Pólizas de seguro

También puede incluir aquí todos los documentos que le indican a quién tiene en el equipo de mantenimiento, incluidos los certificados de capacitación y los sellos específicos del oficio.

Recopilar toda esta información y compilarla en algo útil puede ser una tarea complicada, pero es necesaria si está tratando de pasar de un mantenimiento totalmente reactivo a uno más preventivo. La buena noticia es que puede encontrar ayuda con la auditoría de sus instalaciones.

Qué haces, cómo lo haces

Aquí tienes todos los documentos que explican cómo cuidar tus bienes, entre ellos:

• Manuales del fabricante de equipos originales (OEM)
• Listas de verificación para inspecciones
• Instrucciones paso a paso
• Procedimientos operativos estándar (SOP)
• Políticas y procedimientos generales
• Programas de mantenimiento preventivo
• Debido a que la seguridad es tan importante, puede ser su propia subcategoría e incluir:
• Políticas y procedimientos específicos de seguridad
• Políticas de bloqueo/etiquetado
• Sistema de información sobre materiales peligrosos en el lugar de trabajo (WHIMIS)
• Documentación OSHA

Según su ubicación, también puede agregar documentos de compensación para trabajadores.

Un problema común para muchos departamentos es que tienen toda esta información dando vueltas dentro de la cabeza de sus técnicos senior. En lugar de tenerlo en un lugar seguro y accesible, está bajo llave. Y tan pronto como esos técnicos senior salen por la puerta, ya sea porque se mudan a una nueva empresa o porque se jubilan, pierde todo ese conocimiento crítico de mantenimiento.

Lo que hiciste

Y aquí, están todos los documentos relacionados con el trabajo realizado por el equipo de mantenimiento, así como por cualquier proveedor externo. Puede incluir:

• Solicitudes de mantenimiento
• Órdenes de trabajo
• Métricas de mantenimiento
• Indicadores clave de rendimiento
• Informes

Las órdenes de trabajo contienen muchos documentos, incluidas notas e imágenes creadas por el técnico.

¿Por qué es importante la documentación de mantenimiento?

Aprobar las auditorías a menudo se reduce a qué tan bien puede responder estas preguntas:

• ¿Tiene un proceso en marcha?
• ¿El equipo siguió sus procesos?
• Si los siguieron, ¿cuándo hicieron el trabajo?
• Si tiene SOP y el equipo los sigue, ¿cuándo fue la última vez que los actualizó?

Ahora que sabemos qué es y por qué es importante, podemos responder la siguiente pregunta:¿Cuál es la mejor manera de mantenerlo seguro y accesible?

¿Por qué un CMMS es la canasta de huevos más grande del mundo?

Volvamos a los huevos y su cesta, nuestra frágil metáfora. La idea sobre los huevos y cualquier otra cosa que desee mantener a salvo es que no debe guardarlos todos en un solo lugar. Pero para los documentos de mantenimiento, es todo lo contrario.

Solo tiene que asegurarse de tener el tipo correcto de canasta, un moderno sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS).

Con los métodos manuales tradicionales, lucha contra montones de papeleo y archivos de hojas de cálculo aleatorios. Y cada vez que necesite conectar dos documentos, es muy probable que sean de dos formatos diferentes. El cronograma de PM puede estar en una hoja de cálculo, pero las garantías relacionadas son todas en papel. La orden de trabajo que acaba de asignar está en papel, pero los esquemas del activo son todos archivos PDF.

Con un CMMS moderno, todos sus documentos van a una base de datos central, donde están seguros, accesibles y conectables. El proveedor de CMMS le quita todo el peso de TI de los hombros y está a cargo de asegurarse de que sus datos estén respaldados y disponibles cuando los necesite. Y también se aseguran de que sus datos estén donde los necesite, accesibles para todos en el equipo a través de sus dispositivos conectados a Internet.

Cuando necesita generar y asignar una orden de trabajo, todo se hace en un solo lugar, dentro del software. Cuando el técnico usa su dispositivo móvil para acceder a la información en tiempo real, también puede obtener las imágenes relacionadas y los SOP que necesita para trabajar de manera inteligente y segura.

Siguientes pasos

Hippo está aquí para ayudarlo a obtener la solución que mejor se adapte a sus necesidades, desde responder sus preguntas sobre todo lo relacionado con el mantenimiento hasta ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo.

Resumen

La documentación de mantenimiento es su colección de registros que lo ayudan a completar el trabajo de mantenimiento. Es cómo sabes lo que tienes, cómo cuidarlo y qué trabajo has completado hasta ahora. Por lo tanto, la primera categoría puede incluir números de serie de activos, imágenes, archivos CAD y BIM, garantías, pólizas de seguro e información sobre su equipo de mantenimiento, incluidos certificados y sellos comerciales. Para el segundo, tiene SOP, programas de mantenimiento preventivo, listas de verificación y manuales. En el tercero, hay órdenes de trabajo, informes y KPI cerrados. Toda esta información es vital para sus operaciones y puede considerarla colectivamente como un mapa que le muestra dónde ha estado, dónde está ahora y cómo alcanzar sus objetivos. Para garantizar que sus documentos estén seguros y accesibles, necesita una solución CMMS moderna. Debido a que todo vive en una base de datos central y su proveedor se encarga de todas las copias de seguridad y actualizaciones, nunca tendrá que preocuparse por perder o perder el acceso a su documentación de mantenimiento.