El Rol del Director de Mantenimiento: Responsabilidades e Impacto

A menudo, el primer paso para el mantenimiento de activos es saber qué son las piezas y cómo necesitan trabajar juntas. Y lo mismo ocurre con un departamento de mantenimiento: cuanto más sepas sobre cómo y dónde encajan las posiciones, más fácil es hacer que todo funcione sin problemas.

Entonces, ¿cuáles son los roles y responsabilidades del director de mantenimiento y cómo trabajan con el resto del departamento para mantener todo en marcha?

¿Qué es un director de mantenimiento?

El director de mantenimiento ocupa el puesto más alto dentro del departamento de mantenimiento. Dependiendo del organigrama del resto de la empresa, podrían reportar al propietario, presidente o uno de los vicepresidentes.

Ese es quién está encima de ellos. Debajo está el gerente de mantenimiento, supervisores de mantenimiento y luego los técnicos de mantenimiento. Aquí también, dependiendo del tamaño y estructura de la empresa, podría haber uno o varios gerentes de mantenimiento debajo de ellos. Si tienes múltiples sitios, a menudo tiene más sentido tener múltiples gerentes.

¿Qué hace un director de mantenimiento?

Para responder a esa pregunta, ayuda revisar la diferencia entre estrategias y tácticas. Una forma fácil de pensar en la diferencia es recordar el dicho "Piensa estratégicamente, actúa tácticamente". Básicamente, tus estrategias son tus objetivos de panorama general, mientras que tus tácticas son los pasos más pequeños y específicos que necesitas para llegar allí.

Quieres vivir más tiempo. Tu estrategia es ponerte en mejor forma. Tus tácticas son ir al gimnasio y evitar comidas grasosas.

Entonces, ¿qué significa pensar estratégicamente para un departamento de mantenimiento? El director de mantenimiento establece objetivos generales, establece políticas y procedimientos, e implementa programas para ayudar al departamento a cumplir los requisitos de OSHA. Están a cargo del pensamiento de panorama general para el departamento, pero también tienen que prestar atención a los detalles, incluyendo cómo se asigna y rastrea el trabajo. Como parte de ver el rastreo, también establecen los indicadores clave de rendimiento para todos los demás en el departamento, creando los estándares que el departamento usa para evaluar qué tan bien la gente está haciendo su trabajo.

Eso es todo muy general, así que vale la pena ver las responsabilidades específicas más de cerca.

¿Cuáles son las responsabilidades de un director de mantenimiento?

Un director de mantenimiento hace muchas cosas, incluyendo:

• Estimar presupuestos anuales de mantenimiento
• Revisar ofertas de proveedores
• Supervisar proyectos de capital
• Planificar uso de recursos
• Ayudar a desarrollar programas de mantenimiento
• Controlar niveles de personal del departamento

También reportan a la dirección organizacional, quienes a veces necesitan ayuda para ver el departamento de mantenimiento como crítico para el éxito general de la organización. Tradicionalmente, la dirección ha visto el mantenimiento como un centro de costos, lo que puede ser solo otra forma de decir "mal necesario". Es trabajo del director de mantenimiento actuar como defensor de su departamento, asegurando que los profesionales de mantenimiento obtengan el respeto, reconocimiento y recursos que merecen.

¿Cuáles son los diferentes tipos de directores de mantenimiento?

Porque diferentes industrias necesitan diferentes tipos de mantenimiento, no todos los directores de mantenimiento juegan los mismos roles. De hecho, los roles y responsabilidades pueden variar tanto que hay variaciones en el título para cada uno, incluyendo:

• Director de mantenimiento de instalaciones
• Director de mantenimiento de planta
• Director de mantenimiento de edificios
• Director de mantenimiento de obras municipales

Independientemente de los diferentes títulos, siempre hay mucho solapamiento. Por ejemplo, trabajar con presupuestos, establecer políticas y procedimientos, desarrollar e implementar nuevos programas, y rastrear e informar KPIs críticos.

En muchas organizaciones más pequeñas, no hay director de mantenimiento en absoluto, y no hay un título especial para eso. Debido a que las demandas de mantenimiento son menores, el gerente cubre todo, incluyendo reportar a la gente de arriba.

¿Cómo facilita la vida un GMAO a los directores de mantenimiento?

Recuerda, un director de mantenimiento hace mucho, así que cualquier cosa que suavice flujos de trabajo y gestione datos ayuda.

Y eso significa que las soluciones GMAO modernas, que optimizan flujos de trabajo al hacer más fácil capturar, compartir y acceder a datos, pueden ayudar mucho.

Cuando intentas gestionar todo con papel y hojas de cálculo, hay demasiadas oportunidades para que las cosas salgan mal. Y incluso cuando salen bien, el proceso entero es dolorosamente lento. Con papel, estás copiando todo a mano, lo que significa que puedes tener órdenes de trabajo cortas o unas con al menos algunos errores. Sacar las órdenes de trabajo en papel a los técnicos lleva mucho tiempo, porque tienen que caminar de vuelta a la oficina a buscarlas o tú tienes que correr por las instalaciones intentando localizarlos. Cada vez que algo cambia, una nueva tarea ahora tiene prioridad sobre una orden de trabajo más antigua, el proceso comienza de nuevo.

Con hojas de cálculo, solo estás cambiando un conjunto de problemas por otro. Ahora, en lugar de tener problemas para sacar datos, es difícil mantener los datos actualizados. Puedes enviar por correo una orden de trabajo a un técnico, pero en cuanto actualizan su copia, está fuera de sincronía con la original. Pronto, tienes muchas copias de diferentes datos.

El software GMAO moderno te ayuda a resolver todos estos problemas con una base de datos central donde viven todos tus datos. Una vez que tienes una única fuente de verdad, puedes confiar en que todos están trabajando con los mismos datos, trabajando hacia los mismos objetivos.

Además, hay un montón de características que ayudan a los directores de mantenimiento a alcanzar sus objetivos. Aquí hay parte de la lista de la sección de roles y responsabilidades:

• Ayuda a desarrollar programas de mantenimiento
• Revisa ofertas de proveedores
• Estima presupuestos anuales de mantenimiento

Y aquí están las características que ayudan directamente a los directores de mantenimiento.

Mantenimiento preventivo

Para muchas organizaciones, el objetivo es dar el salto del mantenimiento a demanda al mantenimiento preventivo, donde el departamento puede planificar todo con antelación, asegurando que completen inspecciones y tareas críticas antes de las fallas. Es mucho más rápido, barato y fácil lidiar con pequeños problemas temprano, antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas.

El software GMAO moderno puede hacer que todo el proceso de configurar, ejecutar y rastrear PMs sea más fácil. El director de mantenimiento puede trabajar con gerentes para asegurar que el trabajo correcto se haga en los momentos correctos. A partir de ahí, pueden rastrear cuántos PMs cierra el equipo cada mes, lo que les ayuda a asignar recursos.

Control de inventario

Una vez que has establecido tus niveles de stock en el software, recibes una alerta en cuanto caes demasiado bajo. ¿Cómo sabe el software cuándo advertirte? Porque no solo tiene niveles de stock, también tiene conteos en tiempo real de todo tu inventario crítico. Cuando asocias piezas y materiales con una orden de trabajo, el software ajusta automáticamente los conteos de inventario cuando el técnico cierra.

Esto es una gran ayuda para los técnicos y el gerente de mantenimiento porque les ayuda a asegurar que tienen el inventario MRO que necesitan, cuando lo necesitan.

Pero también es una gran ayuda para el director de mantenimiento, quien necesita revisar ofertas de proveedores. En lugar de buscar las mejores ofertas basadas en compras por volumen, pueden comprar basándose en insights sobre qué y con qué frecuencia necesita el departamento de mantenimiento.

Informes automatizados

Poder estimar lo que va a pasar en el futuro requiere una comprensión sólida de lo que ya ha pasado en el pasado. Por eso la historia es una asignatura escolar.

Para el director de mantenimiento, hacer buenos planes comienza con tener los datos correctos. Las plataformas GMAO facilitan la captura y conservación de datos. Pero también ayudan a procesar esos números en insights accionables.

Usando las funciones de informes automatizados, los directores de mantenimiento pueden ver qué activos les cuestan más mantener en funcionamiento, lo cual es crítico para decisiones de reparar o reemplazar. También pueden ver métricas de mantenimiento y KPIs en su programación de PM, permitiéndoles afinar qué hace el equipo y con qué frecuencia lo hace.

Próximos pasos

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Resumen

El director de mantenimiento es la posición de mantenimiento más alta en una organización, reportando directamente al propietario, presidente o uno de los VPs. Debajo de ellos están los gerentes de mantenimiento, supervisores y técnicos. Su trabajo es pensar estratégicamente y ver el panorama general. Al mismo tiempo, supervisan la configuración de muchos procedimientos y políticas específicas en el departamento. Eso puede incluir implementar nuevas estrategias de mantenimiento para confirmar que el departamento sigue las regulaciones de OSHA. El título específico puede cambiar según la industria porque los roles y responsabilidades pueden ser diferentes, pero también hay mucho solapamiento. Si la organización es lo suficientemente pequeña, podría no tener un director en absoluto; el gerente de mantenimiento se encarga de todo. Independientemente de quién esté a cargo, el software GMAO moderno los hace más eficientes. Por ejemplo, los directores de mantenimiento pueden usar una plataforma de mantenimiento para configurar un programa de mantenimiento preventivo, rastrear y controlar inventario, y generar informes para insights críticos en sus operaciones. Los directores de mantenimiento son los pensadores de "panorama general" del departamento, y el GMAO adecuado captura, guarda y procesa datos para pintar un panorama preciso.