¿Qué es un director de mantenimiento y qué hace?

A menudo, el primer paso para el mantenimiento de activos es saber cuáles son las piezas y cómo deben funcionar juntas. Y lo mismo ocurre con un departamento de mantenimiento:cuanto más sepa cómo y dónde encajan los puestos, más fácil será que todo funcione sin problemas.

Entonces, ¿cuáles son las funciones y responsabilidades del director de mantenimiento y cómo trabajan con el resto del departamento para mantener todo en funcionamiento?

¿Qué es un director de mantenimiento?

El director de mantenimiento ocupa el puesto más alto dentro del departamento de mantenimiento. Según el organigrama del resto de la empresa, pueden informar al propietario, al presidente o a uno de los vicepresidentes.

Eso es quien está por encima de ellos. Debajo está el gerente de mantenimiento, los supervisores de mantenimiento y luego los técnicos de mantenimiento. Aquí también, según el tamaño y la estructura de la empresa, puede haber uno o varios jefes de mantenimiento debajo de ellos. Si tiene varios sitios, a menudo tiene más sentido tener varios administradores.

¿Qué hace un director de mantenimiento?

Para responder a esa pregunta, es útil revisar la diferencia entre estrategias y tácticas. Una manera fácil de pensar en la diferencia es recordar el dicho "Piensa estratégicamente, actúa tácticamente". Básicamente, sus estrategias son sus objetivos generales, mientras que sus tácticas son los pasos más pequeños y específicos que necesita para llegar allí.

Quieres vivir más tiempo. Su estrategia es ponerse en mejor forma. Tus tácticas son ir al gimnasio y evitar las comidas grasosas.

Entonces, ¿qué significa pensar estratégicamente para un departamento de mantenimiento? El director de mantenimiento establece objetivos generales, establece políticas y procedimientos e implementa programas para ayudar al departamento a cumplir con los requisitos de OSHA. Están a cargo del pensamiento general del departamento, pero también deben prestar atención a los detalles, incluida la forma en que se asigna y se realiza el seguimiento del trabajo. Como parte del análisis del seguimiento, también establecieron los indicadores clave de desempeño para todos los demás en el departamento, creando los estándares que el departamento usa para evaluar qué tan bien las personas están haciendo su trabajo.

Todo eso es muy general, por lo que vale la pena analizar las responsabilidades específicas más de cerca.

¿Cuáles son las responsabilidades de un director de mantenimiento?

Un director de mantenimiento hace muchas cosas, entre ellas:

• Estima los presupuestos anuales de mantenimiento
• Revisa las ofertas de los proveedores
• Supervisa proyectos de capital
• Planifica el uso de recursos
• Ayuda a desarrollar programas de mantenimiento
• Controla los niveles de dotación de personal departamental

También informan al liderazgo de la organización, que a veces necesita ayuda para considerar que el departamento de mantenimiento es fundamental para el éxito general de la organización. Tradicionalmente, el liderazgo ha visto el mantenimiento como un centro de costos, lo que puede ser solo otra forma de decir "mal necesario". El trabajo del director de mantenimiento es actuar como defensor de su departamento, asegurando que los profesionales de mantenimiento obtengan el respeto, el reconocimiento y los recursos que se merecen.

¿Cuáles son los diferentes tipos de directores de mantenimiento?

Debido a que diferentes industrias necesitan diferentes tipos de mantenimiento, no todos los directores de mantenimiento desempeñan las mismas funciones. De hecho, los roles y responsabilidades pueden variar tanto que existen variaciones en el título de cada uno, que incluyen:

• Director de mantenimiento de instalaciones
• Director de mantenimiento de planta
• Director de mantenimiento de edificios
• Director de mantenimiento de obras de la ciudad

Independientemente de los diferentes títulos, siempre hay mucha superposición. Por ejemplo, trabajar con presupuestos, establecer políticas y procedimientos, desarrollar e implementar nuevos programas y rastrear e informar KPI críticos.

En muchas organizaciones más pequeñas, no hay ningún director de mantenimiento y no hay un título especial para eso. Debido a que las demandas de mantenimiento son menores, el gerente cubre todo, incluso informar a las personas que están por encima de él.

¿Cómo facilita un CMMS la vida de los directores de mantenimiento?

Recuerde, un director de mantenimiento hace mucho, por lo que cualquier cosa que facilite los flujos de trabajo y administre los datos ayuda.

Y eso significa que las soluciones modernas de CMMS, que agilizan los flujos de trabajo al facilitar la captura, el intercambio y el acceso a los datos, pueden ser de gran ayuda.

Cuando intenta administrar todo con papel y hojas de cálculo, hay demasiadas posibilidades de que las cosas salgan mal. E incluso cuando salen bien, todo el proceso es dolorosamente lento. Con papel, está copiando todo a mano, lo que significa que puede tener órdenes de trabajo cortas o con al menos algunos errores. Entregar las órdenes de trabajo en papel a los técnicos lleva mucho tiempo, porque tienen que caminar de regreso a la oficina para obtenerlas o tienes que correr por las instalaciones tratando de localizarlas. Cada vez que algo cambia, una nueva tarea ahora tiene prioridad sobre una orden de trabajo anterior, el proceso comienza de nuevo.

Con las hojas de cálculo, solo estás intercambiando un conjunto de problemas por otro. Ahora, en lugar de tener problemas para obtener datos, es difícil mantenerlos actualizados. Puede enviar una orden de trabajo por correo electrónico a un técnico, pero tan pronto como actualizan su copia, no está sincronizada con el original. Pronto, tienes muchas copias de diferentes datos.

El software CMMS moderno lo ayuda a resolver todos estos problemas con una base de datos central donde residen todos sus datos. Una vez que tenga una única fuente de verdad, puede confiar en que todos trabajan a partir de los mismos datos, trabajando hacia los mismos objetivos.

Además de eso, hay un montón de funciones que ayudan a los directores de mantenimiento a alcanzar sus objetivos. Esta es parte de la lista de la sección de roles y responsabilidades:

• Ayuda a desarrollar programas de mantenimiento
• Revisa las ofertas de los proveedores
• Estima los presupuestos anuales de mantenimiento

Y aquí están las funciones que ayudan directamente a los directores de mantenimiento.

Mantenimiento preventivo

Para muchas organizaciones, el objetivo es dar el salto del mantenimiento a pedido al mantenimiento preventivo, donde el departamento puede planificar todo con anticipación, asegurándose de completar las inspecciones y tareas críticas antes de que se produzcan fallas. Es mucho más rápido, más barato y, en general, más fácil lidiar con pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas.

El software CMMS moderno puede facilitar todo el proceso de configuración, ejecución y seguimiento de PM. El director de mantenimiento puede trabajar con los gerentes para garantizar que se realice el trabajo correcto en el momento adecuado. A partir de ahí, pueden realizar un seguimiento de cuántos PM cierra el equipo cada mes, lo que les ayuda a asignar recursos.

Control de inventarios

Una vez que haya establecido sus niveles de par en el software, recibirá una advertencia tan pronto como baje demasiado. ¿Cómo sabe el software cuándo avisarle? Es porque no solo tiene niveles a la par, sino que también tiene recuentos en tiempo real de todo su inventario crítico. Cuando asocia piezas y materiales con una orden de trabajo, el software ajusta automáticamente los recuentos de inventario cuando el técnico cierra.

Esta es una gran ayuda para los técnicos y el gerente de mantenimiento porque les ayuda a asegurarse de tener el inventario MRO que necesitan, cuando lo necesitan.

Pero también es de gran ayuda para el director de mantenimiento, que necesita revisar las ofertas de los proveedores. En lugar de buscar las mejores ofertas en función de las compras por volumen, pueden comprar en función de los conocimientos sobre qué necesita el departamento de mantenimiento y con qué frecuencia.

Informes automatizados

Ser capaz de estimar lo que sucederá en el futuro requiere una comprensión sólida de lo que ya sucedió en el pasado. Es por eso que la historia es una materia escolar.

Para el director de mantenimiento, hacer buenos planes comienza con tener los datos correctos. Las plataformas CMMS facilitan la captura y el mantenimiento de datos. Pero también ayudan a convertir esos números en información procesable.

Con las funciones de informes automatizados, los directores de mantenimiento pueden ver qué activos les cuesta más mantener en funcionamiento, lo cual es fundamental para las decisiones de reparación o reemplazo. También pueden ver métricas de mantenimiento y KPI en su programación de PM, lo que les permite ajustar lo que hace el equipo y con qué frecuencia lo hace.

Siguientes pasos

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Resumen

El director de mantenimiento es el puesto de mantenimiento más alto en una organización y reporta directamente al propietario, presidente o uno de los vicepresidentes. Debajo de ellos están los gerentes de mantenimiento, supervisores y técnicos. Su trabajo es pensar estratégicamente y ver el panorama general. Al mismo tiempo, supervisan el establecimiento de muchos procedimientos y políticas específicos en el departamento. Eso puede incluir la implementación de nuevas estrategias de mantenimiento para confirmar que el departamento está siguiendo las regulaciones de OSHA. El título específico puede cambiar según la industria porque los roles y las responsabilidades pueden ser diferentes, pero también hay mucha superposición. Si la organización es lo suficientemente pequeña, es posible que no tenga ningún director; el gerente de mantenimiento se encarga de todo. Independientemente de quién esté a cargo, el software CMMS moderno los hace más eficientes. Por ejemplo, los directores de mantenimiento pueden usar una plataforma de mantenimiento para configurar un programa de mantenimiento preventivo, rastrear y controlar el inventario y generar informes para obtener información crítica sobre sus operaciones. Los directores de mantenimiento son los pensadores del "panorama general" del departamento, y el CMMS adecuado captura, conserva y analiza los datos para pintar un panorama preciso.