Domine la programación de mantenimiento: Aumente la eficiencia y reduzca costos

Cuando tiene el programa de mantenimiento adecuado, puede mejorar la eficiencia, la precisión y ahorrar en costos.

Pero, ¿cómo configura el mejor programa?

Todas las organizaciones buscan la máxima calidad pero con el costo mínimo, tiempo de inactividad y problemas potenciales. La programación de mantenimiento, junto con la planificación de mantenimiento, le ayuda a trazar las mejores formas de hacer eso realidad.

Pero primero, asegurémonos de partir del punto correcto.

¿Qué son la planificación y la programación de mantenimiento?

La planificación y la programación de mantenimiento son dos cosas diferentes.

La programación de mantenimiento es trabajo planificado que incluye el quién, qué, cuándo y dónde de las tareas.

La planificación de mantenimiento es un proceso que le ayuda a identificar y resolver problemas potenciales antes de que se salgan de control.

El mantenimiento programado le ayuda a programar la máxima cantidad de horas disponibles, basándose en sus recursos. Normalmente se organizan por prioridad, con las órdenes de trabajo de mayor prioridad al frente. Puede usar el mantenimiento programado para minimizar el número de recursos externos y maximizar la mano de obra interna, lo que reduce costos y acelera dramáticamente todas las tareas. El mantenimiento programado le permite implementar trabajos de mantenimiento preventivo cuando es necesario para minimizar aún más el tiempo de inactividad potencial y aumentar la eficiencia.

¿Cuál es el propósito de la programación de mantenimiento?

La programación de mantenimiento es una forma de organizar todas las tareas para mejorar la eficiencia, acelerar el flujo de trabajo, reducir costos y prevenir problemas. Antes de empezar, considere estos principios básicos de la programación de mantenimiento.

Priorice al planificador

Si su planificador está demasiado ocupado haciendo órdenes de trabajo de mantenimiento que otros técnicos podrían hacer, su planificación se retrasa. Debe sacarlos de las tareas generales y hacer que se enfoquen en el programa para que tengan tiempo suficiente para completarlo. Asigne tareas generales a otros miembros del equipo.

Enfoque en el futuro

Su planificador tiene que enfocarse en el trabajo futuro. Hágalo dando a su departamento de mantenimiento una semana ya planificada de trabajo atrasado que su planificador pueda usar para ayudar a crear programas.

Esta semana de trabajo atrasado planificado es beneficiosa para crear un programa completo porque los técnicos que completan el trabajo pueden dar retroalimentación al planificador para hacer cambios, dar ideas sobre cómo mejorar el programa y plantear cualquier problema que ocurrió.

Use archivos a nivel de componente

Los archivos de su planificador no deberían ser archivos a nivel de sistema, sino archivos individuales a nivel de componente. Estos pueden mantenerse en un sistema seguro basado en números de etiqueta de equipo. Cuando hay maquinaria nueva, su planificador debe crear un nuevo mini-archivo (archivo a nivel de componente) y darle la misma etiqueta que el otro equipo para que puedan usarlo para mejorar procesos futuros.

Su planificador crea estos archivos para todo el equipo después de que el equipo de mantenimiento cierra la primera orden de trabajo. Al agregar archivos y números de etiqueta, organizan mejor eso que, cuando lo comparan con el tiempo, les ayuda a planificar de manera más eficiente.

Confíe en su planificador

Eligió a su planificador por una razón.

Los planificadores traen sus propias habilidades y experiencia al trabajo, lo que les ayuda en la creación de órdenes de trabajo y programación porque saben lo que es mejor para el equipo. Saben qué hace que las cosas fluyan más eficientemente y pueden determinar cuánto tiempo deberían tomar tareas específicas.

Para tomar estas decisiones, los planificadores usan su mejor juicio basado en datos técnicos, de comunicación y organizacionales. Pueden asignar empleados de nivel senior con más habilidades a órdenes de trabajo de alta prioridad para minimizar problemas potenciales. Tener un técnico experimentado minimiza la cantidad de errores.

Además, esto da a los planificadores una ventaja. Como saben cuánto tiempo debería tomar una tarea y saben históricamente cuánto tiempo le toma a un trabajador hacer un trabajo, pueden ver cuándo puede haber un problema o tiempo desperdiciado.

Por ejemplo, si una tarea generalmente toma dos horas en completarse, y los datos que llegan muestran que un trabajador está tomando 8 horas en completarla, entonces los supervisores pueden intervenir y llegar al fondo de por qué está pasando eso. Desde allí, pueden implementar una solución para minimizar el tiempo de inactividad y resolver el problema eficientemente.

Reconozca las habilidades de sus técnicos

Sus técnicos tienen las habilidades para hacer el trabajo correctamente y a tiempo. Su planificador debería aprovechar estas habilidades y trabajar en tándem con los técnicos para crear los mejores procedimientos y listas de verificación más detallados para aumentar la eficiencia.

Cuando el planificador está creando el programa de mantenimiento, asegúrese de que estén programando las tareas correctas para los técnicos correctos. No programe a un trabajador menos calificado para una tarea de alta prioridad, y trate de no usar a un trabajador altamente calificado para una tarea más básica.

Use muestreo de trabajo para medir el rendimiento

El «tiempo de llave» es la cantidad de tiempo que los técnicos pueden trabajar en tareas. A menudo, los técnicos son interrumpidos y forzados a trabajar en mantenimiento de emergencia, o encuentran retrasos en su trabajo, como si los dejan esperando autorización, una herramienta para llegar, o tener que viajar a ubicaciones. El tiempo de llave mide el tiempo que los técnicos realmente trabajan en sus tareas asignadas.

Esto ayuda a los planificadores a entender cuánto tiempo se pierde por retrasos o mantenimiento no planificado y cuánto tiempo se gasta haciendo trabajo asignado. Cuando planifica y programa el trabajo, reduce drásticamente los retrasos. Entender el cuándo y por qué de los retrasos ayuda al planificador a planificar para esos retrasos y tenerlos en cuenta en la programación.

Use el programa para crear planes de trabajo

Necesita conocer los detalles de un trabajo para crear el programa correcto para su finalización. Para programar trabajo, los planes de trabajo deberían incluir:

• Número de técnicos disponibles
• Nivel mínimo de habilidad de los técnicos
• Horas de trabajo disponibles por nivel de habilidad
• Estimación del tiempo requerido

El planificador necesita hacerse preguntas sobre qué implica el trabajo. ¿Requiere cableado el trabajo? ¿Cuánto tiempo pasa antes de que los técnicos puedan entrar y terminar el trabajo? Asegúrese de que todas las personas necesarias estén en el programa para completar el trabajo eficientemente.

Priorice todos los trabajos

Que su equipo sepa qué es prioridad cada semana y qué es menos urgente es la clave para completar tareas importantes rápidamente y aumentar la productividad. Los programas semanales son útiles para coordinar estas tareas, y puede enfocarse en las prioridades de la semana en lugar del trabajo atrasado.

Al priorizar órdenes de trabajo, tiene la capacidad de ver si necesitan convertirse en parte de un programa diario o semanal. Cuando programa por prioridad, aumenta la productividad y asegura que el equipo esté cerrando el trabajo más importante, lo que significa menos tiempo de inactividad para sus activos y equipos, tanto programado como no programado.

Programe basado en el equipo disponible

Su planificador debe crear un plan basado en el número de horas de técnico disponibles estimadas para una semana usando datos de atraso. Cuando empieza su programa, un pronóstico de una semana es suficiente. Sin embargo, a medida que pasa el tiempo, su planificador desarrolla un mejor control sobre cuántos técnicos están disponibles y las prioridades de las tareas, así que pueden programar más hacia el futuro.

Programe basado en horas disponibles

En general, el programa debería mostrar cuánto trabajo puede y necesita ser programado. Como se refleja en las secciones anteriores, el planificador junta qué tareas asignar basándose en prioridad, horas de trabajo disponibles, técnicos disponibles y su nivel de habilidad.

El 100 % de todas las horas disponibles para la próxima semana puede programarse con anticipación, así que no hay tiempo de inactividad entre medio donde los técnicos no saben qué necesitan hacer.

Deje que los líderes de equipo manejen el día a día

Basado en prioridades, su equipo debería referirse a un programa diario creado por el planificador para hacer los trabajos importantes primero y enfocarse en trabajos que ya están en progreso para que puedan completarse rápidamente.

Los líderes de equipo también deberían estar a cargo de manejar cualquier problema de emergencia que surja durante la semana laboral.

Use el cumplimiento del programa para medir el rendimiento

Cuando su planificador hace el programa de una semana, después de que la semana se ha completado, use los datos recopilados de ese programa para ver qué tan exitoso fue.

Donde vea que hubo problemas o cosas completadas en menos tiempo del esperado, haga ajustes.

¿Cuáles son los beneficios del mantenimiento programado?

La programación de mantenimiento y la planificación de mantenimiento van de la mano. Cuando usa ambas correctamente y a su máximo potencial, la programación de mantenimiento viene con muchos beneficios, incluyendo:

• Mayor productividad
• Eficiencia aumentada
• Disminución de repuestos
• Flujos de trabajo generales mejorados
• Menos lesiones y menos estrés
• Tiempo de inactividad reducido
• Menos movimiento de recursos
• Menos y menores costos

Por eso es crucial asegurar que su planificador programe todo correctamente, usando los datos más precisos para tomar las mejores decisiones.

¿Cómo hago un programa de mantenimiento?

Empiece desarrollando una estrategia general para el 100 % de las horas de trabajo posibles. Si tiene alguno, incluya notas previas de técnicos anteriores que hayan trabajado en equipos en sus planes de trabajo. Además, si hay notas de procedimientos existentes, también puede incluirlas.

Aquí hay seis pasos para crear un programa de mantenimiento.

1. Asegúrese de que está listo para empezar

Asegúrese de que su organización está a bordo. Presente sus ideas explicando cómo reduce costos, entrega un mayor ROI para su organización, aumenta la eficiencia y productividad, y ayuda a localizar y arreglar puntos débiles.

2. Analice la situación

Reúna representación de todos los departamentos — técnicos, líderes de equipo, supervisores, partes interesadas, quien pueda ayudar a dar una imagen clara de dónde está la organización actualmente. Con todos juntos, construya un esquema de la situación actual y los problemas que enfrenta actualmente, y cree un programa que pueda ayudar a arreglarlos.

3. Comience los preparativos

Su planificador necesita trabajar directamente con el equipo de mantenimiento para crear documentación, mapas de procesos, roles y responsabilidades. Es esencial actualizar su CMMS y hacer los cambios necesarios con esta nueva información. Con una solución CMMS moderna, solo tiene que hacer estos cambios una vez porque la información se actualiza en toda la organización para todos los que tienen acceso, así que no tiene que preocuparse por malentendidos.

Desde aquí, puede implementar sesiones de capacitación para roles recién establecidos.

4. Inicie la implementación

El objetivo aquí es hacer que esos programas semanales sean parte de la nueva normalidad. Puede tomar unos meses de coaching, pero el equipo puede adaptarse al programa con el tiempo. Un sistema CMMS ayuda a lograr esto al tener todos sus datos fácilmente en un solo lugar.

Recuerde que el planificador no debería estar haciendo ningún otro trabajo excepto crear programas, y todo el otro trabajo debería recaer en el resto del equipo.

5. Configure un proceso de revisión

Finalmente, está en las etapas de envolver su nuevo programa. Una vez que finalmente termine con la fase de coaching, quiere asegurar que todo su trabajo duro no se deshaga.

No deje que sus trabajadores sientan que su trabajo duro no se ve. Han estado trabajando duro para entrar en el ritmo del nuevo programa, así que celebre sus victorias. Envíe una revisión, vea qué cosas podrían ir mejor, qué piensan que funciona y qué no, y así sucesivamente. Haga check-in con su equipo de vez en cuando para asegurar que las cosas vayan bien de su lado también.

6. Apunte a «siempre verde»

Ahora tiene sus programas en su lugar. Sin embargo, los procedimientos deberían mejorar continuamente, y siempre debería estar revisando sus métricas en reuniones para asegurar que sigue alcanzando sus objetivos.

Consejos adicionales

Aquí hay algunos consejos más para asegurar que su planificador haga el mejor programa posible para su organización:

• Asegúrese de que todos sus planes de trabajo sean concisos y fácilmente comprensibles. Los técnicos no deberían tener que jugar a adivinar al intentar averiguar cómo completar una tarea, y no deberían tener que perder tiempo pidiendo ayuda o información adicional.
• Cuando reciba retroalimentación, úsela. La información viene de alguien que está trabajando actualmente en la tarea, y es una forma fácil de aprender dónde hacer mejoras. También es bueno que sus técnicos y empleados sepan que los escuchan.
• Siempre considere el historial del equipo. Si hay información existente para una pieza de equipo, incluyendo notas de quienes han trabajado en ella antes, asegúrese de incluirla. Cualquier información omitida podría causar retrasos o fallas en el futuro.

Mientras todas las horas de trabajo se estén llenando, las tareas estén organizadas por prioridades y su CMMS esté en su lugar, un programa debería hacer que su flujo de trabajo sea suave y eficiente.

¿Cuáles son algunos ejemplos de mantenimiento programado?

Hay infinitas posibilidades para lo que puede incluir en su programa de mantenimiento específico, pero aquí hay solo algunos ejemplos para darle una idea de los tipos de tareas usualmente incluidas en los programas de mantenimiento.

Programa de mantenimiento de transporte público:

• Agencia/organización
• Código de equipo
• Descripción del equipo
• Condición
• Edad
• Vida útil restante
• Costo de reemplazo

Esta lista es para transporte público pero se puede usar fácilmente para muchos tipos de lugares de trabajo. Lo siguiente es similar pero incluye programas adicionales para ser aún más detallado. Esto ayudará a los técnicos a ser aún más precisos y aumentar la eficiencia.

Programa de mantenimiento de maquinaria:

• Nombre de la máquina
• Condición
• Ubicación
• Asignado a
• Fecha del último mantenimiento
• Frecuencia de mantenimiento (en días)
• Próxima fecha de mantenimiento
• Próxima fecha de mantenimiento
• Notas

La lista es para fechas de mantenimiento completado para refrigeración.

Programa de mantenimiento de refrigeración:

• Limpieza a presión de todas las bobinas de condensador enfriadas por aire
• Inspección de evaporadores
• Limpieza a presión de todos los drenajes
• Revisar todos los motores y aspas de ventilador
• Verificación de temperatura
• Verificación de ciclos
• Verificación de nivel de refrigerante
• Inspección de juntas y sellos de puertas
• Inspección de bisagras y cierrapuertas automáticos
• Aceitar motores o rodamientos cuando existan puertos de aceite
• Verificar termostato de la unidad
• Para precisión
• Verificar aislamiento de la unidad
• Inspeccionar cableado de la unidad
• Verificar configuración y operación del reloj de deshielo
• Inspeccionar compresor de la unidad
• Recomendaciones/notas

Cada programa de mantenimiento es único para cada organización y debería ser lo más detallado posible para que el equipo no se pierda nada.

Próximos pasos

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Resumen ejecutivo

Las soluciones de software CMMS ayudan a los departamentos de mantenimiento a mantener activos críticos en línea por menos dinero al optimizar procesos y capturar y aprovechar datos confiables. A diferencia de los sistemas de gestión antiguos, un CMMS moderno vive en la nube, asegurando que todos tengan acceso a datos actualizados. Esto significa menos malentendidos y errores, ahorrándole dinero y recursos. Las organizaciones en todas las industrias pueden ver beneficios concretos de los sistemas, incluyendo más tiempo de actividad y menos tiempo y dinero desperdiciados. Al elegir un CMMS, es importante considerar no solo las características sino también la experiencia de usuario completa, incluyendo implementación, capacitación y soporte continuo. Usar software CMMS para su programación de mantenimiento le ayuda a reducir costos y minimizar el tiempo de inactividad.