¿Qué es la programación de mantenimiento?

Cuando tiene el programa de mantenimiento adecuado, puede mejorar la eficiencia, la precisión y ahorrar costos.

Pero, ¿cómo se configura el mejor horario?

Todas las organizaciones se esfuerzan por lograr la máxima calidad pero con el mínimo costo, tiempo de inactividad y problemas potenciales. La programación de mantenimiento, junto con la planificación de mantenimiento, lo ayuda a trazar las mejores formas de hacerlo realidad.

Pero primero, asegurémonos de que estamos comenzando desde el lugar correcto.

¿Qué son la planificación y la programación del mantenimiento?

La planificación del mantenimiento y la programación del mantenimiento son dos cosas diferentes.

La programación de mantenimiento es un trabajo planificado que incluye quién, qué, cuándo y dónde de las tareas.

La planificación del mantenimiento es un proceso que lo ayuda a identificar y resolver posibles problemas antes de que se salgan de control.

El mantenimiento programado lo ayuda a programar la cantidad máxima de horas disponibles, según sus recursos. Normalmente se organizan por prioridad, con las órdenes de trabajo de mayor prioridad al frente. Puede usar el mantenimiento programado para minimizar la cantidad de recursos externos y maximizar la mano de obra interna, lo que reduce los costos y acelera drásticamente todas las tareas. El mantenimiento programado le permite implementar trabajos de mantenimiento preventivo cuando sea necesario para minimizar aún más el posible tiempo de inactividad y aumentar la eficiencia.

¿Cuál es el propósito de la programación de mantenimiento?

La programación de mantenimiento es una forma de organizar todas las tareas para mejorar la eficiencia, acelerar el flujo de trabajo, reducir costos y prevenir problemas. Antes de comenzar, considere estos principios básicos de programación de mantenimiento.

Priorizar al planificador

Si su planificador está demasiado ocupado con las órdenes de trabajo de mantenimiento que podrían realizar otros técnicos, su planificación se atrasa. Debe eliminarlos de las tareas generales y hacer que se concentren en el cronograma para que tengan tiempo suficiente para completarlo. Tener tareas generales asignadas a otros miembros del equipo.

Enfócate en el futuro

Su planificador tiene que centrarse en el trabajo futuro. Haga esto dándole a su departamento de mantenimiento una semana ya planificada de trabajo atrasado que su planificador puede usar para ayudar a crear horarios.

Esta semana de trabajo atrasado planificado es beneficiosa para crear un cronograma completo porque los técnicos que completan el trabajo pueden dar retroalimentación al planificador para hacer cambios, dar ideas sobre cómo mejorar el cronograma y plantear cualquier problema que haya ocurrido.

Usar archivos a nivel de componente

Los archivos de su planificador no deben ser archivos a nivel de sistema, sino archivos individuales a nivel de componente. Estos se pueden mantener en un sistema seguro basado en los números de etiqueta del equipo. Cuando haya maquinaria nueva, su planificador debe crear un nuevo mini-archivo (archivo a nivel de componente) y darle la misma etiqueta que al resto de equipos para que puedan usarlo para mejorar procesos futuros.

Su planificador crea estos archivos para todos los equipos después de que el equipo de mantenimiento cierra la primera orden de trabajo. Al agregar archivos y números de etiqueta, organizan mejor eso, cuando lo comparan a lo largo del tiempo, les ayuda a planificar de manera más eficiente.

Confía en tu planificador

Elegiste tu agenda por una razón.

Los planificadores aportan sus propias habilidades y experiencia al trabajo, lo que les ayuda a crear órdenes de trabajo y programar porque saben qué es lo mejor para el equipo. Saben qué hace que las cosas fluyan de manera más eficiente y pueden determinar cuánto tiempo deben tomar tareas específicas.

Para tomar estas decisiones, los planificadores usan su mejor juicio basado en datos técnicos, de comunicación y organizacionales. Pueden asignar empleados de alto nivel con la mayor cantidad de habilidades a órdenes de trabajo de alta prioridad para minimizar problemas potenciales. Contar con un técnico experimentado minimiza la cantidad de errores.

Además, esto les da una ventaja a los planificadores. Debido a que saben cuánto tiempo debe tomar una tarea y saben históricamente cuánto tiempo le toma a un trabajador hacer un trabajo, pueden ver cuándo puede haber un problema o una pérdida de tiempo.

Por ejemplo, si una tarea generalmente demora dos horas en completarse, y los datos que ingresan muestran que un trabajador está demorando 8 horas en completarla, entonces los supervisores pueden intervenir y llegar al fondo de por qué sucede eso. A partir de ahí, pueden implementar una solución para minimizar el tiempo de inactividad y resolver el problema de manera eficiente.

Reconozca las habilidades de sus técnicos

Sus técnicos tienen las habilidades para hacer el trabajo correctamente ya tiempo. Su planificador debe aprovechar estas habilidades y trabajar en conjunto con los técnicos para crear los mejores y más detallados procedimientos y listas de verificación para aumentar la eficiencia.

Cuando el planificador esté creando el programa de mantenimiento, asegúrese de programar las tareas correctas para los técnicos correctos. No programe a un trabajador menos calificado para una tarea de alta prioridad y trate de no usar a un trabajador altamente calificado para una tarea más básica.

Utilice muestras de trabajo para medir el rendimiento

El “tiempo de llave” es la cantidad de tiempo que los técnicos pueden trabajar en las tareas. A menudo, los técnicos son interrumpidos y se ven obligados a trabajar en el mantenimiento de emergencia, o se encuentran con retrasos en su trabajo, como si se quedaran esperando la autorización, la llegada de una herramienta o si tuvieran que viajar a los lugares. El tiempo de llave mide el tiempo que los técnicos realmente se ponen a trabajar en sus tareas asignadas.

Esto ayuda a los planificadores a comprender cuánto tiempo se pierde debido a retrasos o mantenimiento no planificado y cuánto tiempo se dedica a realizar el trabajo asignado. Cuando planifica y programa el trabajo, reduce drásticamente los retrasos. Comprender el cuándo y el por qué de los retrasos ayuda al planificador a planificar esos retrasos y a tenerlos en cuenta en la programación.

Usar la programación para crear planes de trabajo

Necesita conocer los detalles de un trabajo para crear el cronograma correcto para su finalización. Para programar el trabajo, los planes de trabajo deben incluir:

• Número de técnicos disponibles
• Nivel mínimo de habilidad de los técnicos
• Horas de trabajo disponibles por nivel de habilidad
• Estimación del tiempo requerido

El planificador debe hacerse preguntas sobre todo lo que implica el trabajo. ¿El trabajo requiere cableado? ¿Cuánto tiempo pasa antes de que los técnicos puedan entrar y terminar el trabajo? Asegúrese de que todas las personas necesarias estén en el cronograma para completar el trabajo de manera eficiente.

Priorizar todos los trabajos

Hacer que su equipo sepa qué es una prioridad cada semana y qué es menos urgente es la clave para completar tareas importantes rápidamente y aumentar la productividad. Los horarios semanales son útiles para coordinar estas tareas y puede concentrarse en las prioridades de la semana en lugar del trabajo atrasado.

Al priorizar las órdenes de trabajo, tiene la capacidad de ver si deben formar parte de un programa diario o semanal. Cuando programa por prioridad, aumenta la productividad y se asegura de que el equipo esté cerrando el trabajo más importante, lo que significa menos tiempo de inactividad para sus activos y equipos, tanto programados como no programados.

Horario basado en el personal disponible

Su planificador debe crear un plan basado en la cantidad de horas de técnico disponibles estimadas para una semana utilizando los datos de trabajo pendiente. Cuando comienza su horario, un pronóstico de una semana es suficiente. Aún así, a medida que pasa el tiempo, su planificador desarrolla un mejor manejo de cuántos técnicos están disponibles y las prioridades de las tareas, para que puedan programar más en el futuro.

Horario basado en horas disponibles

En general, el cronograma debe mostrar cuánto trabajo se puede y se debe programar. Al igual que lo reflejado en las secciones anteriores, el planificador reúne qué tareas se asignarán en función de la prioridad, las horas de trabajo disponibles, los técnicos disponibles y su nivel de habilidad.

El cien por ciento de todas las horas disponibles para la próxima semana se pueden programar con anticipación, por lo que no hay tiempo de inactividad en el que los técnicos no sepan lo que deben hacer.

Deje que los líderes de equipo se encarguen del día a día

En función de las prioridades, su equipo debe consultar un cronograma diario creado por el planificador para realizar primero los trabajos importantes y concentrarse en los trabajos que ya están en progreso para que puedan completarse rápidamente.

Los líderes de la cuadrilla también deben estar a cargo de manejar cualquier problema de emergencia que surja durante la semana laboral.

Use el cumplimiento del cronograma para medir el desempeño

Cuando su planificador haga el cronograma de una semana, después de que se haya completado la semana, use los datos recopilados de ese cronograma para ver qué tan exitoso fue.

Donde vea que hubo problemas o que las cosas se completaron en menos tiempo de lo esperado, haga ajustes.

¿Cuáles son los beneficios del mantenimiento programado?

La programación del mantenimiento y la planificación del mantenimiento van de la mano. Cuando usa ambos correctamente y en todo su potencial, la programación de mantenimiento tiene muchos beneficios, que incluyen:

• Mayor productividad
• Mayor eficiencia
• Disminución de repuestos
• Flujos de trabajo generales mejorados
• Menos lesiones y menos estrés
• Reducción del tiempo de inactividad
• Menos movimiento de recursos
• Menos y más bajos costos

Por eso es crucial asegurarse de que su planificador programe todo correctamente, utilizando los datos más precisos para tomar las mejores decisiones.

¿Cómo hago un programa de mantenimiento?

Comience por desarrollar una estrategia general para el 100% de las horas de trabajo posibles. Si tiene alguno, incluya notas anteriores de técnicos anteriores que hayan trabajado en equipos en sus planes de trabajo. Además, si hay notas de procedimientos existentes, también puede incluirlas.

aquí hay seis pasos a seguir para crear un programa de mantenimiento.

1. Asegúrate de estar listo para ir

Asegúrese de que su organización esté a bordo. Presente sus ideas explicando cómo reduce los costos, brinda un mayor retorno de la inversión para su organización, aumenta la eficiencia y la productividad, y ayuda a localizar y solucionar los puntos débiles.

2. Analizar la situación

Reúna a toda la representación de todos los departamentos:técnicos, líderes de equipo, supervisores, partes interesadas, cualquiera que pueda ayudar a dar una imagen clara de dónde se encuentra actualmente la organización. Con todos juntos, construya un resumen de la situación actual y los problemas que enfrenta actualmente, y cree un cronograma que pueda ayudarlo a solucionarlos.

3. Comienza los preparativos

Su planificador debe trabajar directamente con el equipo de mantenimiento para crear documentación, mapas de procesos, funciones y responsabilidades. Es esencial actualizar su CMMS y hacer los cambios necesarios con esta nueva información. Con una solución CMMS moderna, solo tiene que hacer estos cambios una vez porque la información se actualiza en todos los ámbitos para todos los que tienen acceso, por lo que no tiene que preocuparse por errores de comunicación.

Desde aquí, puede implementar sesiones de capacitación para roles recién establecidos.

4. Iniciar la implementación

El objetivo aquí es hacer que esos horarios semanales sean parte de la nueva normalidad. Puede tomar algunos meses de entrenamiento, pero el equipo puede ajustarse al cronograma con el tiempo. Un sistema CMMS ayuda a lograr esto al tener todos sus datos fácilmente en un solo lugar.

Recuerde que el planificador no debe hacer ningún otro trabajo excepto crear horarios, y todo el resto del trabajo debe recaer en el resto del equipo.

5. Configure un proceso de revisión

Finalmente, estás en las etapas de terminar tu nuevo horario. Una vez que finalmente haya terminado con la fase de entrenamiento, querrá asegurarse de que todo su arduo trabajo no se deshaga.

No permita que sus trabajadores sientan que no se ve su arduo trabajo. Han estado trabajando duro para adaptarse al nuevo calendario, así que celebra tus victorias. Envíe una revisión, vea qué cosas podrían ir mejor, qué hacen y qué no creen que funciona, etc. Comuníquese con su equipo de vez en cuando para asegurarse de que las cosas también funcionen sin problemas.

6. Apunta a "siempre verde"

Ahora tiene sus horarios establecidos. Sin embargo, los procedimientos deben mejorar continuamente y siempre debe revisar sus métricas en las reuniones para asegurarse de que todavía está alcanzando sus objetivos.

Consejos adicionales

Aquí hay algunos consejos más para asegurarse de que su planificador haga el mejor horario posible para su organización:

• Asegúrese de que todos sus planes de trabajo sean concisos y fácilmente comprensibles. Los técnicos no deberían tener que jugar un juego de adivinanzas cuando intentan descubrir cómo completar una tarea, y no deberían tener que perder el tiempo pidiendo ayuda o información adicional.
• Cuando reciba comentarios, utilícelos. La información proviene de alguien que está trabajando actualmente en la tarea y es una manera fácil de aprender dónde hacer mejoras. También es bueno que sus técnicos y empleados sepan que están siendo escuchados.
• Tenga siempre en cuenta el historial del equipo. Si hay alguna información existente para una pieza de equipo, incluidas las notas de quienes han trabajado en ella antes, asegúrese de incluirla. Cualquier información omitida podría causar retrasos o fallas en el futuro.

Siempre que se completen todas las horas de trabajo, las tareas estén organizadas por prioridades y su CMMS esté en su lugar, un cronograma debería hacer que su flujo de trabajo sea fluido y eficiente.

¿Cuáles son algunos ejemplos de mantenimiento programado?

Existen infinitas posibilidades de lo que puede incluir en su programa de mantenimiento específico, pero estos son solo algunos ejemplos para darle una idea de los tipos de tareas que normalmente se incluyen en los programas de mantenimiento.

Calendario de mantenimiento del transporte público:

• Agencia/organización
• Código de equipo
• Descripción del equipo
• Condición
• Edad
• Vida útil restante
• Coste de reemplazo

Esta lista es para el transporte público, pero se puede usar fácilmente para muchos tipos de lugares de trabajo. El siguiente es similar pero incluye horarios adicionales para ser aún más detallados. Esto ayudará a que los técnicos sean aún más precisos y aumenten la eficiencia.

Calendario de mantenimiento de maquinaria:

• Nombre de la máquina
• Condición
• Ubicación
• Asignado a
• Última fecha de mantenimiento
• Frecuencia de mantenimiento (en días)
• Próxima fecha de mantenimiento
• Próxima fecha de mantenimiento
• Notas

La lista es para fechas de mantenimiento completo para refrigeración.

Calendario de mantenimiento de refrigeración:

• Limpieza a presión de todos los serpentines del condensador enfriados por aire
• Inspección de evaporadores
• Limpieza a presión de todos los desagües
• Revise todos los motores y aspas del ventilador
• Control de temperatura
• Comprobación de ciclismo
• Comprobación del nivel de refrigerante
• Inspección de juntas y sellos de puertas
• Inspección de bisagras y cierrapuertas automáticos
• Motores o cojinetes de aceite cuando existen puertos de aceite
• Comprobar el termostato de la unidad
• Para mayor precisión
• Revise el aislamiento de la unidad
• Inspeccione el cableado de la unidad
• Verifique la configuración y el funcionamiento del reloj de descongelación
• Inspeccionar el compresor de la unidad
• Recomendaciones/notas

Cada programa de mantenimiento es único para cada organización y debe ser lo más detallado posible para que el equipo no se pierda nada.

Siguientes pasos

¿Listo para mejorar su programación de mantenimiento?

Hippo está aquí para ayudarlo a obtener la solución de CMMS que mejor se adapte a sus necesidades, lo que incluye responder sus preguntas sobre el software de CMMS, ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo o incluso configurarlo con una prueba gratuita.

Resumen del director ejecutivo

Las soluciones de software CMMS ayudan a los departamentos de mantenimiento a mantener los activos críticos en línea por menos dinero al optimizar los procesos y capturar y aprovechar datos confiables. A diferencia de los sistemas de gestión más antiguos, un CMMS moderno vive en la nube, lo que garantiza que todos tengan acceso a datos actualizados. Esto significa menos malentendidos y errores, lo que le permite ahorrar dinero y recursos. Las organizaciones de todas las industrias pueden ver beneficios concretos de los sistemas, que incluyen más tiempo de actividad y menos tiempo y dinero desperdiciados. Al elegir un CMMS, es importante considerar no solo las funciones, sino también la experiencia completa del usuario, incluida la implementación, la capacitación y el soporte continuo. El uso del software CMMS para su programación de mantenimiento lo ayuda a reducir costos y minimizar el tiempo de inactividad.