El Rol del Planificador de Mantenimiento: Optimizar Operaciones y Garantizar Confiabilidad

En equipos de mantenimiento más pequeños, todos usan muchos sombreros diferentes, con el gerente de mantenimiento igual de probable configurando el horario que arremangándose para trabajar en equipos. Pero cuando tus operaciones empiezan a crecer tanto en tamaño como en complejidad, necesitas a alguien en el equipo enfocado en todos los pequeños detalles pero sin perder de vista el panorama general. Alguien que no solo pueda trabajar con el equipo sino también entre departamentos.

Necesitas un planificador de mantenimiento.

Como siempre, ayuda empezar con definiciones básicas.

¿Qué es un planificador de mantenimiento?

Los planificadores de mantenimiento aseguran que el departamento de mantenimiento obtenga lo máximo de sus técnicos, herramientas y tiempo al garantizar que todos tengan lo que necesitan para trabajar eficientemente. Es su trabajo planificar el trabajo que los técnicos van a hacer, emparejar los técnicos correctos con las tareas correctas, y luego controlar el inventario para que el equipo tenga exactamente lo que necesita justo cuando lo necesita.

Eso cubre su rol estratégico en el departamento. Pero, ¿qué pasa con sus tácticas? ¿Cuáles son los pasos específicos que dan, día a día, para alcanzar esos objetivos?

¿Cuáles son las responsabilidades de un planificador de mantenimiento?

Los planificadores comienzan asegurándose de entender las capacidades del departamento y sus responsabilidades, incluyendo estimar tanto lo que el equipo necesita hacer y cuánto tiempo debería tomar cada trabajo. También necesitan mirar los objetivos empresariales de la organización en general, para saber cómo apoyarlos mejor a través de actividades de mantenimiento.

Planificación del mantenimiento

A partir de ahí, determinan qué estrategias de mantenimiento implementar para cada activo, y luego configuran y programan programas de mantenimiento preventivo. También necesitan configurar una serie de flujos de trabajo para lidiar con órdenes de trabajo a demanda, incluyendo formas de revisar solicitudes, priorizar trabajo, asignar órdenes de trabajo y luego rastrear tasas de finalización.

Equilibrar intereses

Gran parte de su trabajo se enfoca en actividades para el departamento de mantenimiento, pero una de las habilidades clave también es poder apoyar indicadores clave de rendimiento (KPIs) a través de la organización, arriba y abajo del organigrama. Así que saben que necesitan programar inspecciones y tareas para el equipo de mantenimiento, pero también saben que tienen que intentar programarlas alrededor del horario de producción.

Por ejemplo, cuando el mantenimiento necesita sacar una prensa de línea para probar o cambiar el lubricante, el planificador de mantenimiento intenta programarlo entre corridas de producción, minimizando el tiempo de inactividad.

¿Cuál es la diferencia entre planificador de mantenimiento vs programador de mantenimiento?

Si has oído hablar de programadores de mantenimiento, podrías preguntarte sobre todo el solapamiento entre las dos posiciones. La realidad es que la planificación y la programación son de hecho dos trabajos separados, pero dependiendo del tamaño de la operación, podrían ser hechos por una sola persona.

Si el departamento de mantenimiento es lo suficientemente grande para tener tanto un planificador como un programador, el planificador se enfocaría más en asegurar que los técnicos tengan lo que necesitan para trabajar bien, incluyendo las herramientas y piezas correctas, mientras que el programador se encargaría de decidir cuándo los técnicos hacen el trabajo, incluyendo priorizar cuidadosamente órdenes de trabajo y equilibrar necesidades de mantenimiento y producción.

Si entregan tantos beneficios, ¿por qué no todos los departamentos de mantenimiento tienen un planificador?

Es la misma razón por la que incluso si un departamento tiene un planificador, todavía podría no tener un programador. Todo se reduce al tamaño de la operación.

Así que, en casos donde el tamaño de las instalaciones, el número y complejidad de los activos y equipos, y el tamaño del departamento de mantenimiento no requieren un planificador de mantenimiento a tiempo completo, el gerente de mantenimiento hace toda la planificación y programación de mantenimiento ellos mismos.

Es una verdad general sobre todas las organizaciones: mientras menos gente en la banda, más instrumentos cada uno tiene que tocar.

¿Cuáles son las formas de convertirse en planificador de mantenimiento?

No hay camino real, pero algunas rutas son más comunes que otras. Muchos planificadores empiezan con un título universitario o asociado, a menudo en gestión de instalaciones o algo relacionado con ingeniería. A partir de ahí, estudian gestión de proyectos.

Pero como esto es mantenimiento, también están los aprendizajes tradicionales. Es posible empezar en una posición de asistente de planificación, ganar mucha capacitación en el trabajo y experiencia directa, e intentar ascender desde ahí.

Independientemente de la ruta, los futuros planificadores de mantenimiento necesitan ser detallistas, multitarea que nunca pierdan de vista el panorama general.

Y necesitan ser versátiles usando una variedad de diferentes tecnologías, incluyendo software de gestión de mantenimiento asistido por computadora (GMAO).

¿Cómo facilita la vida un GMAO a los planificadores de mantenimiento?

Si un departamento de mantenimiento es lo suficientemente grande para tener un planificador de mantenimiento, es demasiado grande para funcionar con papel y hojas de cálculo. Hay demasiadas partes móviles para métodos manuales antiguos. El GMAO adecuado hace posible mantenerse al día con el trabajo y un paso adelante de los problemas al automatizar flujos de trabajo críticos, ayudándote a mantener tus datos seguros, protegidos y accesibles.

Aquí hay solo dos de las formas en que un GMAO ayuda.

Programación de mantenimiento

Recuerda, la gran diferencia entre métodos manuales y una solución GMAO moderna es que el software te ayuda a mantener todos tus datos en un solo lugar, una base de datos central donde todo está seguro, protegido y accesible para todos en el equipo.

Y eso hace que la programación sea mucho más fácil. En lugar de intentar organizar todo en notas adhesivas o hojas de cálculo difíciles de leer, el planificador de mantenimiento puede ver todas las tareas e inspecciones que necesita asignar en calendarios intuitivos. Cuando necesitan cambiar el horario para acomodar una nueva orden de trabajo a demanda, pueden arrastrar y soltar asignaciones a nuevas fechas rápidamente.

Control de inventario

Con papel y hojas de cálculo, es imposible rastrear piezas y materiales con precisión debido al error humano. E incluso si todos siempre escriben los números correctos, los retrasos de tiempo entre cuando el equipo usa piezas y cuando actualizan los registros significa que siempre estás un poco atrás. Podrías tener buenos números de lo que tenías la semana pasada, pero nunca estás seguro de lo que tienes ahora.

Con un GMAO, esos problemas desaparecen. En lugar de tener que confiar en que los técnicos lleven la cuenta, el software te ayuda a hacerlo automáticamente. Cuando el planificador de mantenimiento configura una orden de trabajo, puede asociar las piezas y materiales requeridos dentro del software. Luego, cuando los técnicos cierran, el GMAO actualiza automáticamente los conteos de inventario.

Y tan pronto como los niveles alcanzan los mínimos personalizables, el GMAO envía una alerta, para que el departamento sepa que debe hacer un pedido.

Próximos pasos

Queremos asegurarnos de que obtengas la solución que mejor funcione para ti. Podemos ayudar con todo, desde responder tus preguntas sobre todo lo relacionado con el mantenimiento hasta reservar una demostración en vivo del software.

Resumen

Un planificador de mantenimiento trabaja para asegurar que el departamento de mantenimiento obtenga lo máximo de sus herramientas, técnicos y tiempo organizando cuidadosamente inspecciones, tareas y horarios. Aunque trabajan desde dentro del departamento de mantenimiento, a menudo coordinan con el lado de producción de la organización para asegurar que todos puedan cumplir sus objetivos y KPIs específicos. Por ejemplo, intentarían programar tiempo de inactividad planificado entre corridas de producción.

No todos los departamentos de mantenimiento tienen un planificador, y en equipos más pequeños, el gerente de instalaciones o el líder de mantenimiento hace toda la planificación. En equipos más grandes, sin embargo, podría haber tanto un planificador como un programador.

Independientemente del número de técnicos y activos, la planificación de mantenimiento se hace más fácil con un GMAO moderno. En lugar de intentar planificar y rastrear trabajo usando papeles fáciles de perder y difíciles de leer o archivos de hojas de cálculo, puedes mantener todos tus datos en un solo lugar, actualizados en tiempo real. Y como has automatizado el rastreo de inventario, tus números son precisos y actualizados, nunca tienes que preocuparte por quedarte sin piezas o materiales críticos.