Entendiendo el Mantenimiento de Emergencia: Protegiendo Personas y Activos

 El mantenimiento de emergencia es una pesadilla de "todos a cubierta" para cualquier equipo. Tiene impactos negativos en el negocio, causa problemas de seguridad o incluso pérdida de vidas. Debes tomar estas situaciones en serio, y una gran parte es prepararse antes de que ocurran para que el equipo reaccione rápido.

Una emergencia donde se requiere mantenimiento inmediato es esencialmente cualquier reparación que debes hacer inmediatamente para mantener a personas y activos seguros. Si se deja sin atender, el daño podría ser sustancial—incluso incluyendo el resultado final y reputación de la organización.

Cada vez que hay una situación donde se necesitan reparaciones de emergencia, la solución no siempre es rápida. Estas situaciones requieren que los miembros coordinen y suspendan todas las demás tareas hasta resolver el problema. Cuanto más tiempo el equipo se enfoca en la emergencia, más tiempo toma volver a ponerse al día con otras tareas.

Las emergencias causan mucho estrés para ti y tu equipo. Estas situaciones pueden causar pérdidas significativas, y a veces es difícil controlar la emergencia. En lugar de correr apagando fuegos y poniendo activos y equipo en peligro, minimiza riesgos con medidas preventivas.

Cuando creas un plan preventivo, te preparas para el futuro reduciendo riesgos y teniendo un procedimiento para cuando las emergencias inevitablemente surjan. Es imposible planear cuándo ocurren, pero así reduces tiempos de respuesta para minimizar pérdida de activos y tiempo, y mantener a la gente fuera de peligro.

¿Cuáles son ejemplos de mantenimiento de emergencia?

Primero, vale notar que mantenimiento "no planificado" no es lo mismo que "emergencia". Aunque es un malentendido común y tienen similitudes, el mantenimiento de emergencia son generalmente eventos como:

• Incendios
• Interrupciones de servicio
• Una tubería de alcantarillado que regresa a una unidad o complejo
• Aire acondicionado fallando en temperaturas extremas
• Ascensores fallando con gente atrapada

El mantenimiento de emergencia se clasifica como cualquier cosa que lleve a problemas de salud y seguridad. Hay dos tipos, según el tipo de edificio y ubicación.

El mantenimiento residencial es cuando las emergencias surgen en lugares donde vive gente, como apartamentos, hoteles o comunidades de vida asistida. Ejemplos:

• Incendio
• Inundación
• Sin agua
• Tuberías reventadas
• Techos con goteras
• Unidades de AC rotas

Atender estas situaciones inmediatamente para mantener seguros a quienes viven en estas áreas y prevenir pérdidas.

El mantenimiento de emergencia industrial ocurre en ubicaciones industriales por accidentes, personal no capacitado, o alguien descuidando una tarea programada que lleva a fallo completo de un activo. Esto puede ser:

• Incendio
• Inundación
• Fugas de gas
• Corte de electricidad
• Fallo o explosión de caldera
• Tuberías o tanques rompiéndose o con fugas

Hay muchas razones por las que ocurren estos eventos, pero la mejor forma de prevenirlos es asegurar trabajadores capacitados y un plan.

¿Cómo prevenir el mantenimiento de emergencia?

Las emergencias son imposibles de evitar, pero hay formas de ayudar a prevenirlas y prepararse mejor para cuando ocurran para arreglar el problema más rápido.

El mejor curso de acción es tener SOPs de mantenimiento planificado y programado. Estos planes deben estar en lugar para mantenerte adelante de la curva. Así tienes control sobre operaciones y puedes estar seguro de que incluso cuando reparaciones inevitables surjan, tu equipo tiene el conocimiento y plan para arreglarlo cuanto antes.

Hay algunas estrategias que necesitas usar para ayudar a prevenir reparaciones de emergencia, y debes elegir cuál se adapta mejor a tus activos. El mantenimiento preventivo es generalmente la mejor opción.

Mantenimiento preventivo

Es un conjunto de tareas rutinarias planificadas que aseguran que el equipo esté en buenas condiciones. El software CMMS ayuda al crear tu plan programado para que las emergencias no te tomen desprevenido.

Hay otras formas menores de ayudar a prevenir reparaciones de emergencia incorporándolas en tus planes preventivos:

• Asegura que tu equipo esté debidamente capacitado
• Usa herramientas solo de las formas recomendadas en sus manuales
• Al hacer un reemplazo, usa piezas del fabricante
• Ten tus listas de verificación y procedimientos fáciles de acceder y entender para tus técnicos
• Asegura que los trabajadores que operan activos potencialmente peligrosos y críticos conozcan todos los aspectos, incluyendo procedimientos de seguridad

Usando el software correcto, gestionar, programar y planear inspecciones y tareas es fácil. Todos tus datos se almacenan y actualizan en la nube, significando nada de listas de papel desactualizadas o hojas de cálculo, y no tendrás que preocuparte por que tu equipo vea órdenes o planes desactualizados.

Tu equipo teniendo acceso a estos planes y tareas te da la ventaja que necesitas sobre tu programa y prevenir reparaciones de emergencia para minimizar riesgo y pérdida y extender la vida de tus activos.

¿Cómo prepararse para el mantenimiento de emergencia?

Tus prioridades principales son salud y seguridad. Debes asegurar que tus trabajadores no estén en peligro inmediato y que los técnicos hagan su trabajo segura y efectivamente. Por eso debes tener un plan para cuando ocurran emergencias.

Además, hay cuatro pasos al enfrentar una situación de mantenimiento de emergencia:

1. Haz una lista de posibles emergencias

Antes de hacer un plan, necesitas saber la diferencia entre "emergencia" y "urgente" para ti y tu empresa. Debes definir esto claramente a tu equipo ya que los dos tipos a veces se superponen.

¿Cómo identificas las emergencias "reales"?

Emergencias: ocurren rápido y causan problemas de seguridad o salud. También causan disrupciones mayores y necesitan atención inmediata.

Urgentes: no emergencias que son fáciles de arreglar en horario laboral.

Definir tus emergencias ayuda a tu empresa a mantener mejor tus activos y recursos.

2. Esquema tus flujos de trabajo de mantenimiento de emergencia

Aquí creas un flujo de qué hacer cuando ocurren emergencias. Las formas de reportar, registrar y procesar:

Respuesta manual: cuando un trabajador reporta un problema a alguien a cargo, se evalúa y se genera orden de trabajo. Esta debe monitorearse de inicio a fin.

Respuesta automatizada: un sistema que detecta algo mal en tus activos y equipos de alto riesgo sin persona haciéndolo manualmente. El sistema se apaga si detecta fallo o peligro y genera solicitudes por sí solo.

CMMS: usar software CMMS ayuda a registrar incidentes, tareas, mantenimiento de emergencia y datos para que tengas acceso y puedas analizar datos importantes que ayudan a prevenir emergencias futuras y mejora general. El CMMS simplifica estos procesos en lugar de depender de hojas de cálculo y documentos en papel poco fiables.

Ten en cuenta que el flujo que decidas puede ser una mezcla de cualquiera. Solo depende de qué es mejor para ti y tu departamento.

3. Esquema procedimientos de mantenimiento de emergencia

Cuando hayas definido tus emergencias, necesitas planear qué pueden ocurrir y crear listas de procedimientos para que tus técnicos sigan cuando enfrenten una. Así, si llegara a pasar, tu equipo ya sabe qué pasos tomar.

Pueden ser pasos como evaluar la situación y daño, notificar a la persona correcta, y aislar el peligro. Tener un esquema general para tu equipo de qué hacer ayuda a reducir peligro.

¿Cómo ayuda el software CMMS con el mantenimiento de emergencia?

Error humano, incompetencia y falta de capacitación, y fallo de máquina son las razones más comunes de emergencias. Para asegurar que tus tareas programadas no se ignoren u olviden, necesitas automatizar el mantenimiento. El CMMS ayuda a automatizar estos procesos, reduciendo carga de trabajo y haciendo tareas más claras y accesibles.

El CMMS facilita tu vida ayudándote a:

• Programar trabajo y avisar a tu equipo, para que nada se escape
• Almacenar datos para fácil acceso a todo historial lo que ayuda a diagnosticar
• Entregar comunicación en tiempo real entre miembros y responsables
• Conceder acceso instantáneo a listas, procedimientos de bloqueo/etiquetado, documentos y guías de seguridad

Cuando ocurre una emergencia, una de las cosas más importantes es determinar qué salió mal llegando a la raíz del problema.

¿Cómo hacerlo? Usa el método "5 Porqués", parte del análisis de causa raíz.

Aunque el número de preguntas puede variar, la idea general es que abordas las respuestas obvias primero, pero haciendo más preguntas, tus respuestas eventualmente se reducen a la causa raíz. Cualquiera que sea la causa, entenderás cómo prevenirla en el futuro, o al menos que ocurra menos.

El software CMMS hace tu trabajo más fácil. Datos, tareas y horarios están todos en un lugar, y reduce error humano, tareas olvidadas y malentendidos.

Tú y tu equipo se benefician tomando los pasos adecuados para asegurar que tienen un plan para cuando ocurran emergencias. Ambos equipos y gerentes necesitan saber cómo minimizar riesgos y prevenir pérdida de vidas y recursos teniendo un procedimiento entendido por todos.

Esto es más fácil cuando usas el CMMS correcto para mantener tus tareas, reparaciones programadas e inspecciones y tener datos precisos y actualizados disponibles, para que nada se escape.

Tener un sistema sólido con técnicos capacitados es el paso más importante para prevenir solicitudes de mantenimiento de emergencia.

Próximos pasos

La mejor forma de decidir es hablar con alguien de la industria. Solo necesitas encontrar el proveedor correcto.

Hippo tiene muchas formas de ayudar. Podemos responder preguntas, ayudarte a reservar una demo en vivo, o incluso configurarte una prueba gratis.

Resumen

Las soluciones CMMS ayudan a los departamentos a mantener activos críticos en línea por menos dinero al agilizar procesos y capturar y aprovechar datos fiables. A diferencia de sistemas antiguos, un CMMS moderno vive en la nube, asegurando que todos tengan acceso a datos actualizados. Organizaciones de todas las industrias ven beneficios concretos, incluyendo más tiempo de actividad y menos tiempo y dinero desperdiciado. Al elegir un CMMS, es esencial considerar no solo las funciones sino también la experiencia completa del usuario, incluyendo implementación, capacitación y soporte continuo.