Mantenimiento proactivo explicado: Prevenga el tiempo de inactividad y ahorre costos

El mantenimiento proactivo es más que solo lo opuesto al mantenimiento reactivo a demanda. En su lugar, es un primo cercano del mantenimiento preventivo, y eso significa que puede ofrecer muchos de los mismos beneficios, incluyendo ayudarle a evitar todos los costos y frustraciones del tiempo de inactividad no programado.

Pero antes de poder ser proactivo, primero necesita datos en los que pueda confiar y aprovechar.

La definición más corta de mantenimiento proactivo es «lo opuesto al mantenimiento reactivo». Pero resulta que la forma más rápida de entender el mantenimiento proactivo es revisar rápidamente el mantenimiento preventivo.

¿Qué es el mantenimiento preventivo?

La respuesta está en el nombre; el mantenimiento preventivo es la colección de inspecciones y tareas programadas que usa para encontrar y arreglar problemas pequeños antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas. En lugar de esperar a que los activos y equipos se deslicen por la curva P-F, está buscando activamente signos tempranos de problemas.

Ejemplos de mantenimiento preventivo

Un ejemplo extremo: en lugar de esperar a que un activo se incendie, está revisando periódicamente la temperatura para asegurar que las cosas no estén empezando a calentarse demasiado. Mucho antes de que haya humo, hace el mantenimiento y las reparaciones que previenen problemas.

Uno menos extremo: en lugar de esperar a que la cinta transportadora se desalineé por sí sola, configura un programa para inspeccionarla visualmente por cualquier signo temprano de problemas. Además de esas inspecciones, tiene un programa establecido para entrar y reemplazar los rodillos y cintas.

¿Qué es el mantenimiento proactivo?

Aquí, básicamente está haciendo lo mismo. En lugar de esperar a que ocurran problemas, entra temprano para prevenirlos. La gran diferencia, sin embargo, es cuándo lo hace.

Con el mantenimiento preventivo, tiene un programa establecido de inspecciones y tareas. Con algunos activos, configura el programa según el tiempo. Así que revisa cada dos semanas o cada vez que cambia la estación. Con otros activos, sin embargo, no es el tiempo sino el uso. Así que tiene una prensa, y la revisa y añade lubricación cada 10 mil ciclos.

El inconveniente es que siempre hay la posibilidad de que el activo no necesitara ese mantenimiento en absoluto. Con el mantenimiento preventivo, corre el riesgo de derivar en «sobre-mantenimiento», donde está haciendo trabajo que no necesitaba hacer, desperdiciando recursos.

El mantenimiento proactivo le ayuda a evitar ese problema porque en lugar de seguir un programa establecido, está usando datos relevantes para encontrar los mejores momentos para hacer el trabajo.

Ejemplo de mantenimiento proactivo

Volvamos a nuestra prensa. Con el mantenimiento preventivo, tiene un programa establecido de inspecciones y tareas. Con el proactivo, mira hacia atrás en todos los datos que tiene sobre la prensa, cuándo tuvo problemas y cuáles fueron esos problemas, para elegir el mejor momento posible para programar sus inspecciones y tareas. Y como sabe qué salió mal en el pasado, puede adaptar sus actividades de mantenimiento para ayudar a evitar problemas recurrentes.

Si la última vez que la prensa falló fue porque se gripó, entonces sabe que debe mirar la lubricación. Pero si el último tiempo de inactividad no programado fue por un problema con la hidráulica, entonces se enfoca allí.

¿Cuáles son los beneficios del mantenimiento proactivo?

Cuando hace mantenimiento, cuanto más cerca pueda llegar a un punto de falla sin dañar su activo, más valor puede sacar de ese activo.

Si sabe que una prensa tiende a fallar después de cada diez mil ciclos, puede sacar el máximo provecho de la prensa de forma segura haciendo el mantenimiento a los 9 mil ciclos. Si lo hace demasiado tarde, a los once mil, corre el riesgo de costoso tiempo de inactividad no programado. Pero si lo hace demasiado temprano, por ejemplo a los 7 mil ciclos, está «tirando» 2 mil ciclos de valor.

El beneficio del mantenimiento proactivo es que sus inspecciones y tareas coinciden más de cerca con los activos y equipos. Todo obtiene lo que necesita cuando lo necesita. Es una forma de «Goldilocks-ear» sus MPs.

¿Cuáles son las desventajas del mantenimiento proactivo?

«Desventajas» es una palabra demasiado fuerte, y también es un poco engañosa. No es tanto que haya problemas incorporados e inevitables con esta estrategia de mantenimiento. Es más un caso de tener que tener cuidado. Las cosas pueden salir mal, pero no tienen que hacerlo.

Primero, puede tener problemas si usa mantenimiento proactivo donde no lo necesita realmente. Aunque el mantenimiento reactivo tiende a tener mala reputación, hay muchos lugares donde es la mejor opción. Si su activo o equipo no es crítico, es difícil de revisar y mantener pero también fácil de arreglar o reemplazar, y es barato de llevar en inventario, debería dejarlo correr hasta que falle. El ejemplo clásico es una bombilla.

El mantenimiento proactivo necesita inversiones en tiempo, capacitación y recursos, que está desperdiciando si el activo no lo necesita.

Segundo, para implementar mantenimiento proactivo, necesita formas de capturar datos confiables y luego formas confiables de aprovecharlos para una buena toma de decisiones. Si no tiene ambos, puede cometer errores costosos.

¿Cómo podemos elegir entre mantenimiento preventivo y proactivo?

La buena noticia es que no tiene que elegir. De hecho, cuando usa ambos, tienden a complementarse.

Primero, configura un programa de MPs con todas sus inspecciones y tareas usando cualquier sugerencia que viniera con los activos y equipos. Es como cuando compra un auto y sigue las recomendaciones del fabricante sobre cuándo revisar el aceite y hacer afinaciones básicas.

Pero más tarde, una vez que tiene suficientes datos sólidos, puede afinar sus MPs. Basado en su experiencia directa con los activos y equipos, puede volver y cambiar las inspecciones y tareas y moverlas. No es un trato único, aunque. A lo largo de todo el ciclo de vida de cualquier activo dado, ajusta periódicamente todo para que coincida mejor con los datos más actuales.

¿Cómo ayuda un CMMS con el mantenimiento preventivo y proactivo?

Un buen CMMS mejora cada paso del proceso.

Primero, las soluciones CMMS hacen que sea mucho más fácil programar y rastrear MPs. En lugar de intentar seguir haciendo todo con papeles garabateados al azar, tiene todo su programa en un solo lugar, dentro de la base de datos central basada en la nube, donde siempre está seguro, protegido y accesible. Y como todos están mirando los mismos datos, nadie está nunca fuera de circuito.

Y un CMMS moderno protege más que solo sus programas de MPs. Mantiene todos sus datos y asegura que todo se mantenga actualizado en tiempo real. Eso significa que tiene datos en los que puede confiar, lo cual es crítico para el mantenimiento proactivo. Y una vez que tiene los datos, obtiene la información. Con características robustas de informes automatizados, el software le ayuda a traducir datos en bruto en informes llenos de gráficos, métricas de mantenimiento y KPIs.

Así que puede volver al programa de MPs y empezar a afinar todo. Con plantillas personalizables, puede actualizar las listas de verificación de inspección de MPs y tareas de mantenimiento. Luego, usando la vista de calendario y la función de arrastrar y soltar, puede mover MPs a nuevas fechas.

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Resumen ejecutivo

El mantenimiento proactivo es más que solo lo opuesto al mantenimiento reactivo a demanda. Es un primo cercano del mantenimiento preventivo, y aunque comparte muchas similitudes, hay algunas diferencias importantes. Al igual que el mantenimiento preventivo, el objetivo es encontrar y arreglar problemas pequeños antes de que tengan la oportunidad de convertirse en costoso tiempo de inactividad no programado. Pero en lugar de confiar en un programa establecido de tareas e inspecciones, los gerentes de mantenimiento usan datos relevantes sobre sus activos para adaptar mejor las inspecciones y tareas. La ventaja es que el departamento no tiene que preocuparse por el sobre-mantenimiento, donde los técnicos están desperdiciando tiempo y recursos haciendo trabajo innecesario. El mantenimiento proactivo no es un reemplazo para el mantenimiento preventivo estándar, aunque. En su lugar, los gerentes pueden usarlo para afinar sus programas de MP existentes. Para tanto el preventivo como el proactivo, el software CMMS moderno hace todo más fácil, desde configurar MPs hasta capturar y aprovechar datos confiables.