Domine el mantenimiento reactivo: Estrategias para manejar eficientemente el tiempo de inactividad no planificado

El mantenimiento reactivo tiende a tener mala reputación, con gente describiéndolo como «correr apagando incendios». Pero como es inevitable, necesita ser bueno en ello.

Y lecciones importantes del combate de incendios real pueden mostrarnos cómo.

¿Qué es el mantenimiento reactivo?

La forma más rápida de entenderlo es mirar sus otros nombres comunes: avería y mantenimiento a demanda. También puede referirse a él como «correr apagando incendios». Ninguno suena genial.

El mantenimiento reactivo es el trabajo que hace cuando los activos o equipos fallan inesperadamente. Un activo se desconecta, y tiene que apresurarse a ponerlo en marcha de nuevo.

¿Cuál es la diferencia entre mantenimiento reactivo y correctivo?

El mantenimiento correctivo tiene un alcance más amplio. Es el trabajo que hace para poner un activo o equipo de nuevo en orden de funcionamiento. En algunos casos, es planificado, mientras que en otros no lo es.

Si detecta un problema durante una inspección o tarea de mantenimiento preventivo, arreglarlo es mantenimiento correctivo. En algunos casos, hace el trabajo de inmediato. En otros, lo programa para más tarde. Pero es correctivo de cualquier manera.

Si no detecta un problema y tiene la oportunidad de convertirse en un problema mayor, hacer esas reparaciones también es mantenimiento correctivo.

¿El mantenimiento reactivo siempre es malo?

Generalmente, sí. Es malo y debería tomar medidas específicas para evitarlo. Dejar que las cosas corran hasta que se rompan significa que nunca sabe qué tiene que hacer o cuándo tiene que hacerlo. Y eso significa que tiene más problemas para programar trabajo y mantener las piezas correctas en stock. Siempre está haciendo reparaciones con el resto de la organización mirando por encima de su hombro y respirando en su nuca. Nadie quiere trabajar en un activo rodeado de operadores inactivos y gerentes descontentos.

Pero el mantenimiento reactivo no siempre es malo. Depende del activo y equipo.

Si tiene un activo o equipo que tiene baja criticidad, es difícil de mantener pero fácil de arreglar o reemplazar, y las piezas son baratas de llevar en inventario, el mantenimiento reactivo podría ser su mejor estrategia de mantenimiento.

El ejemplo clásico son las bombillas. Cuando una se quema, el trabajo en la línea no se detiene. No puede realmente hacer mantenimiento preventivo en ellas pero puede reemplazarlas rápidamente. Y como suelen ser baratas y duran mucho en el estante, no tiene que preocuparse por los costos de almacenamiento.

¿Cómo podemos reducir el mantenimiento reactivo?

Así que, en algunos casos, es la mejor opción. Pero fuera de esa categoría estrecha de activos y equipos, quiere reducir su dependencia del mantenimiento reactivo.

Hay más de una forma de alcanzar esta meta, y todo depende de sus activos y equipos. Puede elegir la estrategia de mantenimiento que funcione mejor para cada uno. También puede usar diferentes combinaciones. Es lo mismo con su auto, donde usa mantenimiento preventivo para decidir cuándo cambiar el aceite pero mantenimiento a demanda para saber cuándo agregar líquido limpiaparabrisas.

¿Pero podemos reducirlo todo a cero?

No. Eso simplemente no es posible.

Una razón es que para algunos activos y equipos, tiene más sentido cuidarlos con mantenimiento reactivo. Recuerde sus bombillas.

Pero para todos sus otros activos y equipos, los que no quiere usar mantenimiento reactivo, a veces todavía tiene que hacerlo. Y no importa qué estrategia de mantenimiento use, preventivo, basado en condición o predictivo. Podría estar siguiendo las mejores prácticas de la industria y tener una combinación finamente ajustada de todas estas estrategias y aún tener que lidiar con mantenimiento reactivo. Como regla general, debería apuntar a una división 80/20, con el reactivo representando aproximadamente el 20 % de sus actividades de mantenimiento generales.

Así que su mejor opción es evitarlo tanto como pueda pero también prepararse para ello lo mejor que pueda.

Lo que nos lleva a nuestra analogía de bomberos. Ser bueno en mantenimiento reactivo comparte mucho con ser bueno combatiendo incendios.

Primero, es mucho más fácil prevenirlos que combatirlos, por eso invertimos muchos recursos en prevención. Todo, desde detectores de humo hasta campañas de Smokey the Bear que enseñan a la gente la importancia de la seguridad contra incendios forestales.

Segundo, como sabe que la prevención nunca es perfecta, necesita estar preparado para combatir.

Entonces, ¿cómo podemos ser buenos en mantenimiento reactivo?

Una forma es ver cómo trabajan los bomberos y tomar prestados sus métodos probados en batalla.

Nick, a la derecha, con compañeros bomberos

Nicholas Bradshaw es nuestro Gerente de Marketing al Cliente, y en 2012 era bombero en el Medio Oeste. Le pedimos sus ideas sobre cómo combatir mejor los incendios.

Establezca roles definidos y una cadena de mando clara

Uno de los pasos más importantes para organizarse debería ser también el más obvio: necesita una organización bien definida con redundancias integradas. Todos tienen un trabajo y conocen sus responsabilidades. Idealmente, todos también saben un poco sobre el trabajo de los demás, para que puedan asumir diferentes roles en un apuro.

Nick explica: «Yo era sierra, así que mi trabajo era manejar la sierra, enfocándome en cortar árboles grandes — cualquier cosa que fuera peligrosa para el equipo. También teníamos líderes de escuadrón e incluso líderes de respaldo. Siempre había una cadena de mando clara».

Es lo mismo con el mantenimiento reactivo. Necesita saber quién está a cargo de tomar las decisiones, quién está listo para hacer el trabajo y, si las cosas se tuercen, quién entra para apoyo extra.

Abastézcase de las piezas y materiales que más probablemente necesite

Una gran parte de estar preparado es tener las herramientas correctas listas para usar.

«Mi contraparte, también sierra, llevaba el combustible, un hacha y un kit completo de repuestos para nuestra sierra», dice Nick.

Como ya conoce sus activos y tiene una bastante buena idea de qué puede y a menudo sale mal, puede tener todas las piezas y materiales MRO a mano para cuando los necesite. Los bomberos no se presentan sin sus palas. Los técnicos necesitan llegar al sitio con la caja de herramientas correcta.

Conozca bien sus herramientas y equipos

Pero tener las herramientas correctas no es suficiente. También necesita saber cómo usarlas.

«Podíamos desarmar e intercambiar cualquier parte de nuestra sierra y tenerla funcionando de nuevo en minutos, con los ojos vendados».

Hay diferentes formas de lograr esto. Una es asegurándose de tener técnicos experimentados que conozcan su trabajo. Pero otra parte importante del rompecabezas es encontrar formas de hacer que los datos sobre sus activos y equipos sean fácilmente accesibles. Si alguien está trabajando en un activo por primera vez, necesita datos confiables para ayudarle.

Configure pasos para después de toda la acción para que esté rápidamente listo de nuevo

Incluso después de que el humo se ha aclarado, todavía hay trabajo que hacer, explica Nick.

«Después de bajar de un despliegue, hicimos un análisis exhaustivo de nuestro equipo, limpiamos, cambiamos partes, hicimos una inspección completa en cada pieza de equipo que usamos o no usamos».

Para el mantenimiento reactivo, debería incluir un par de pasos después de que el activo o equipo esté de nuevo en funcionamiento.

Primero, puede enfocarse en sus herramientas e inventario MRO, asegurándose de que todo siga funcionando y sus existencias estén listas para reponerse. Segundo, como parte de un programa FRACAS más grande, puede configurar formas de confirmar que usó las soluciones correctas y que es probable que duren.

¿Cómo facilita un CMMS apagar incendios de mantenimiento?

Si quiere aplicar las mejores ideas de los bomberos a su programa de mantenimiento reactivo, vale la pena implementar software CMMS moderno.

Los métodos anticuados basados en papel y hojas de cálculo podrían haber estado bien en el pasado, pero ahora no son lo suficientemente buenos. Piénselo así: los bomberos de hoy no usan bombas tiradas por caballos y cubos.

Las soluciones modernas de gestión de mantenimiento le ayudan a crear una organización clara con roles asignados para todos. El líder de mantenimiento puede controlar cada paso de la gestión de tareas, revisando solicitudes y luego generando, priorizando, asignando y rastreando órdenes de trabajo. Y como la información es accesible a través de cualquier dispositivo conectado a Internet, los técnicos saben de inmediato dónde los necesita.

Y cuando llegan, tienen todo lo que necesitan para trabajar rápido y eficientemente, incluyendo:

• Historiales detallados de mantenimiento y reparación de activos
• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Esquemas digitales, imágenes y manuales OEM
• Piezas y materiales asociados

Y como puede rastrear su inventario usando el software, puede asegurar que esas piezas y materiales asociados estén ahí para ellos. Establece niveles de par personalizables para cada artículo, y cuando baja de ellos, el software le envía automáticamente una advertencia y ayuda a automatizar algunos de los pasos para pedir más a los proveedores.

Próximos pasos

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Hippo está aquí para ayudarle a obtener la solución que mejor funcione para usted, incluyendo responder sus preguntas sobre software de gestión de mantenimiento, ayudarle a reservar una demostración de software en vivo, o incluso configurarle una prueba gratuita.

Resumen

El mantenimiento reactivo tiene mala reputación, y mucha es merecida. Es el trabajo que tiene que hacer cuando los activos y equipos fallan sin aviso. Aunque puede tomar medidas para prevenirlo, no puede evitarlo completamente, por eso tiene sentido invertir en el conjunto de habilidades reactivas del departamento de mantenimiento. Como los bomberos son expertos en «correr apagando incendios», puede aplicar sus ideas para combatir el mantenimiento reactivo, incluyendo tener roles y responsabilidades definidos, siempre traer las herramientas correctas y saber cómo usarlas, y configurar un proceso post-acción para asegurar que está listo para el próximo brote. Un buen CMMS lo hace todo más fácil al optimizar cómo gestiona recursos y asegura que el equipo tenga las herramientas y el conocimiento que necesitan.