Guía de mantenimiento reactivo y cómo ser bueno apagando incendios

El mantenimiento reactivo tiende a tener una mala reputación, y las personas lo describen como "correr, apagar incendios". Pero debido a que es inevitable, debes ser bueno en eso.

Y las lecciones importantes de la lucha contra incendios reales pueden mostrarnos cómo hacerlo.

¿Qué es el mantenimiento reactivo?

La forma más rápida de entenderlo es mirar sus otros nombres comunes, avería y mantenimiento bajo demanda. También puede referirse a él como "correr apagando incendios". Ninguno de esos suena genial.

El mantenimiento reactivo es el trabajo que realiza cuando los activos o el equipo fallan inesperadamente. Un activo se desconecta y debe apresurarse para que vuelva a funcionar.

¿Cuál es la diferencia entre mantenimiento reactivo y correctivo?

El mantenimiento correctivo tiene un alcance más amplio. Es el trabajo que realiza para que un activo o equipo vuelva a funcionar. En algunos casos, está planificado, mientras que en otros no.

Si detecta un problema durante una inspección o tarea de mantenimiento preventivo, solucionarlo es mantenimiento correctivo. En algunos casos, usted hace el trabajo de inmediato. En otros, lo programa para más tarde. Pero es correctivo de cualquier manera.

Si no detecta un problema y tiene la posibilidad de convertirse en un problema mayor, hacer esas reparaciones también es un mantenimiento correctivo.

¿El mantenimiento reactivo siempre es malo?

Generalmente, sí. Es malo y debes tomar medidas específicas para evitarlo. Dejar que las cosas funcionen hasta que se rompen significa que nunca sabes lo que tienes que hacer o cuándo tienes que hacerlo. Y eso significa que tiene más problemas para programar el trabajo y mantener las piezas correctas en stock. Siempre estás haciendo reparaciones con el resto de la organización mirando por encima del hombro y respirando en tu nuca. Nadie quiere trabajar en un activo rodeado de operadores inactivos y gerentes descontentos.

Pero el mantenimiento reactivo no siempre es malo. Depende del activo y del equipo.

Si tiene un activo o equipo que tiene una criticidad baja, es difícil de mantener pero se repara o reemplaza fácilmente, y las piezas son baratas de mantener en inventario, el mantenimiento reactivo podría ser su mejor estrategia de mantenimiento.

El ejemplo clásico son las bombillas. Cuando uno se quema, el trabajo en la línea no se detiene. Realmente no puede hacerles un mantenimiento preventivo, pero puede reemplazarlos rápidamente. Y debido a que generalmente son baratos y duran mucho tiempo en el estante, no tiene que preocuparse por los costos de transporte.

¿Cómo podemos reducir el mantenimiento reactivo?

Entonces, en algunos casos, es la mejor opción. Pero fuera de esa categoría restringida de activos y equipos, desea reducir su dependencia del mantenimiento reactivo.

Hay más de una forma de alcanzar este objetivo, y todo depende de sus activos y equipos. Puede elegir la estrategia de mantenimiento que mejor funcione para cada uno. También puedes usar diferentes combinaciones. Es lo mismo con su automóvil, donde utiliza el mantenimiento preventivo para decidir cuándo cambiar el aceite, pero el mantenimiento a pedido para saber cuándo agregar líquido limpiaparabrisas.

¿Pero podemos reducirlo a cero?

No. Eso simplemente no es posible.

Una de las razones es que, para algunos activos y equipos, tiene más sentido cuidarlos con un mantenimiento reactivo. Recuerda tus bombillas.

Pero para todos sus otros activos y equipos, aquellos en los que no desea utilizar el mantenimiento reactivo, a veces aún tiene que hacerlo. Y no importa qué estrategia de mantenimiento utilice, preventiva, basada en condiciones o predictiva. Podría estar siguiendo las mejores prácticas de la industria y tener una combinación finamente ajustada de todas estas estrategias y aún así tener que lidiar con el mantenimiento reactivo. Como regla general, debería apuntar a una división 80/20, con reactivos que representen aproximadamente el 20% de sus actividades generales de mantenimiento.

Por lo tanto, su mejor opción es evitarlo tanto como pueda, pero también prepararse lo mejor que pueda.

Lo que nos lleva a nuestra analogía de extinción de incendios. Ser bueno en el mantenimiento reactivo comparte mucho con ser bueno en la lucha contra incendios.

Primero, es mucho más fácil prevenirlos que combatirlos, razón por la cual dedicamos muchos recursos a la prevención. Todo, desde detectores de humo hasta campañas de Smokey the Bear que enseñan a las personas la importancia de la seguridad contra incendios forestales.

En segundo lugar, como sabe que la prevención nunca es perfecta, debe estar preparado para luchar.

Entonces, ¿cómo podemos ser buenos en el mantenimiento reactivo?

Una forma es ver cómo trabajan los bomberos y tomar prestados sus métodos probados en batalla.

Nick, a la derecha, con sus compañeros bomberos

Nicholas Bradshaw es nuestro gerente de marketing de clientes y, en 2012, era bombero en el Medio Oeste. Le preguntamos por sus ideas sobre la mejor manera de combatir las llamas.

Establecer roles definidos y una cadena de mando clara

Uno de los pasos más importantes para organizarse también debería ser el más obvio:necesita una organización bien definida con algunas redundancias integradas. Todo el mundo consigue un trabajo y conoce sus responsabilidades. Idealmente, todos también saben un poco sobre el trabajo de los demás, para que puedan asumir diferentes roles en un apuro.

Nick explica:“Yo era aserrador, así que mi trabajo consistía en hacer funcionar la sierra, centrándome en talar árboles grandes, cualquier cosa que fuera peligrosa para el equipo. También teníamos líderes de escuadrón e incluso líderes de respaldo. Siempre hubo una cadena de mando clara”.

Es lo mismo con el mantenimiento reactivo. Necesita saber quién está a cargo de tomar las decisiones, quién está listo para hacer el trabajo y, si las cosas salen mal, quién viene para obtener apoyo adicional.

Almacene las piezas y los materiales que probablemente necesite

Una gran parte de estar preparado es tener las herramientas adecuadas listas para usar.

“Mi contraparte, también aserrador, llevó el combustible, un hacha y un juego completo de piezas de repuesto en nuestra sierra”, dice Nick.

Debido a que ya conoce sus activos y tiene una idea bastante buena de lo que puede salir mal y, a menudo, lo hace, puede tener todas las piezas y materiales de MRO a mano para cuando los necesite. Los bomberos no se presentan sin sus palas. Los técnicos deben llegar al sitio con la caja de herramientas adecuada.

Conozca bien sus herramientas y equipos

Pero tener las herramientas adecuadas no es suficiente. También es necesario saber cómo usarlos.

“Podíamos desmontar y cambiar cualquier pieza de nuestra sierra y hacer que volviera a funcionar en minutos, con los ojos vendados”.

Hay diferentes maneras de hacer que esto suceda. Una es asegurarse de tener técnicos experimentados que conozcan su trabajo. Pero otra parte importante del rompecabezas es encontrar formas de hacer que los datos sobre sus activos y equipos sean fácilmente accesibles. Si alguien trabaja en un activo por primera vez, necesita datos confiables para ayudarlo.

Establezca pasos para después de toda la acción para que pueda volver a estar listo rápidamente

Incluso después de que el humo se haya disipado, aún queda trabajo por hacer, explica Nick.

“Después de que terminamos un despliegue, hicimos un análisis exhaustivo de nuestro equipo, limpiamos, cambiamos piezas, hicimos una inspección completa de cada equipo que usamos o no usamos”.

Para el mantenimiento reactivo, debe incluir un par de pasos después de que el activo o equipo vuelva a estar en funcionamiento.

En primer lugar, puede concentrarse en sus herramientas y en su inventario de MRO, asegurándose de que todo siga funcionando y de que sus existencias estén listas para reponerse. En segundo lugar, como parte de un programa FRACAS más grande, puede establecer formas de confirmar que usó las correcciones correctas y que es probable que duren.

¿Cómo hace un CMMS que apagar los incendios de mantenimiento sea más fácil?

Si desea aplicar los mejores conocimientos de extinción de incendios a su programa de mantenimiento reactivo, vale la pena implementar un software CMMS moderno.

Los métodos antiguos basados ​​en papel y hojas de cálculo podrían haber estado bien en el pasado, pero ahora no son lo suficientemente buenos. Piénselo de esta manera:los bomberos de hoy no usan bombas ni baldes tirados por caballos.

Las soluciones modernas de gestión de mantenimiento lo ayudan a crear una organización clara con roles asignados para todos. El líder de mantenimiento puede controlar cada paso de la gestión de tareas, revisar las solicitudes y luego generar, priorizar, asignar y realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo. Y debido a que se puede acceder a la información a través de cualquier dispositivo conectado a Internet, los técnicos saben de inmediato dónde los necesita.

Y cuando llegan allí, tienen todo lo que necesitan para trabajar de manera rápida y eficiente, lo que incluye:

• Historias detalladas de mantenimiento y reparación de activos
• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Esquemas digitales, imágenes y manuales OEM
• Piezas y materiales asociados

Y debido a que puede realizar un seguimiento de su inventario utilizando el software, puede asegurarse de que esas piezas y materiales asociados estén ahí para ellos. Establece niveles de par personalizables para cada artículo, y cuando se sumerge por debajo, el software automáticamente le envía una advertencia y ayuda a automatizar algunos de los pasos para pedir más a los proveedores.

Siguientes pasos

¿Listo para mejorar en la extinción de incendios?

Hippo está aquí para ayudarlo a obtener la solución que mejor se adapte a sus necesidades, lo que incluye responder sus preguntas sobre el software de administración de mantenimiento, ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo o incluso programarle una prueba gratuita.

Resumen

El mantenimiento reactivo tiene mala reputación, y en gran parte se lo merece. Es el trabajo que tiene que hacer cuando los activos y el equipo fallan sin previo aviso. Aunque puede tomar medidas para prevenirlo, no puede evitarlo por completo, por lo que tiene sentido invertir en el conjunto de habilidades reactivas del departamento de mantenimiento. Debido a que los bomberos son expertos y "se dedican a apagar incendios", puede aplicar sus conocimientos para luchar contra el mantenimiento reactivo, lo que incluye tener funciones y responsabilidades definidas, llevar siempre las herramientas adecuadas y saber cómo usarlas, y establecer un proceso posterior a la acción. para asegurarse de que está listo para el próximo brote. Un buen CMMS lo hace todo más fácil al agilizar la forma en que administra los recursos y garantiza que el equipo tenga las herramientas y los conocimientos que necesita.