¿Cómo se sale de control el trabajo pendiente de mantenimiento?

Es posible que haya escuchado la noticia; en realidad, no es nada nuevo. El Servicio de Parques Nacionales (NPS) ha acumulado $ 11,9 mil millones en mantenimiento atrasado. Y dado que el Congreso solo asigna alrededor de $ 3.250 millones al año para dicho trabajo, se ha pospuesto indefinidamente, una montaña aparentemente insuperable de mantenimiento que es poco probable que se complete sin una intervención radical.

Estas órdenes de trabajo sin completar incluyen monumentos y carreteras que se derrumban administrados por el NPS, pero también hoteles privados, tiendas de regalos y otras concesiones, lo que agrega capas de complejidad a un problema que se ha estado filtrando durante años.

No vamos a profundizar en esas complejidades aquí, otros ya lo han hecho. De lo que vamos a hablar es de qué es exactamente la acumulación de mantenimiento, cómo ocurre y cómo llega una organización a este punto.

¿Qué es el trabajo pendiente de mantenimiento?

La acumulación de mantenimiento es un trabajo que debe completarse por razones operativas o de seguridad para evitar una mayor avería de los activos, que aún no se ha realizado.

¿Cuál es la cantidad correcta de trabajo pendiente?

Los equipos de mantenimiento no pueden estar en todas partes a la vez, por lo que es inevitable y esperado cierto retraso en el mantenimiento. Pero es importante determinar el nivel adecuado de acumulación de pedidos en relación con las necesidades de su industria y negocio. El escenario ideal es una acumulación de trabajo que sea estable y controlable, incluso si su organización se ve afectada por un número récord de averías de emergencia. Mantener un equilibrio entre la asignación de recursos y los costos asociados con el mantenimiento es esencial.

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El software de mantenimiento puede ayudar

Controlar la acumulación de mantenimiento es realmente difícil sin la ayuda de un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS). Un CMMS ayuda a los gerentes de mantenimiento a controlar qué trabajo se debe hacer y cuándo, brindándoles una visibilidad completa de la acumulación. También tiene en cuenta el mantenimiento y no deja que los proyectos pequeños se pierdan.

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Sin embargo, el seguimiento del mantenimiento con un CMMS por sí solo no es suficiente para evitar los retrasos. El Servicio de Parques Nacionales tiene un CMMS. Según su sitio web, han estado usando software de mantenimiento desde 1986, con la versión actual de su sistema de administración de instalaciones implementada en 1998 y "modificada con el tiempo para satisfacer las necesidades únicas de NPS para un sistema de administración de activos".

Entonces, ¿cómo se sale de control el trabajo pendiente de mantenimiento?

El contexto, así como el nivel de riesgo asociado con cada activo, determina el nivel de atraso que es aceptable:los activos de bajo riesgo toleran atrasos de mantenimiento más prolongados, mientras que los activos de alto riesgo toleran atrasos de mantenimiento más cortos.

Pero independientemente del nivel de riesgo de los activos, la acumulación puede resultar en fallas en el equipo, incumplimiento de los requisitos de seguridad obligatorios y la legislación de seguridad legal, costos de remoción y reemplazo de activos, pérdidas de producción y garantías que no se sostienen en los tribunales, todo lo que puede llevar a precios más altos en el futuro.

La situación del NPS ilustra lo fácil que puede ser dejar que el mantenimiento se reduzca a las limitaciones presupuestarias. Al aplazar continuamente el mantenimiento preventivo, corre el riesgo de dejar que las pequeñas reparaciones se conviertan en proyectos grandes y costosos que su presupuesto simplemente no puede cubrir.

En julio de 2013, el Comité de Energía y Recursos Naturales celebró una audiencia para considerar opciones de financiamiento suplementario para el problema de mantenimiento de NPS (que, en ese momento, era de solo $ 11.5 mil millones). Durante la audiencia, el senador Tom Coburn sacó a la luz el peligro de ignorar el mantenimiento preventivo.

“Porque todos los años no realiza mantenimiento preventivo, se atrasa. Entonces, muy pronto ahora, reemplazará una carretera en lugar de volver a pavimentar ", dijo Coburn.

Continuó señalando el círculo vicioso que estaba creando la falta de fondos del Congreso junto con el retraso existente.

“Es la mitad de lo que [el NPS] necesita. Ahora, tienen un déficit de $ 377 millones en mantenimiento cada año. Así que cada año, se atrasan más y más. El grado de mantenimiento para recuperarse, el costo se vuelve más complejo porque no está haciendo mantenimiento preventivo, está haciendo mantenimiento estructural ".

El NPS es un ejemplo extremo. Es una organización masiva con importantes proyectos de infraestructura que abarca la totalidad de los EE. UU., Y no es exagerado ver cómo un poco de retraso puede tener consecuencias tan graves. Pero es una buena advertencia que ilustra la facilidad con la que el mantenimiento puede salirse de control. Algunos trabajos diferidos que pasan desapercibidos pueden acumularse y eventualmente resultar en reparaciones mucho más extensas. Y una vez que se atrasa en el mantenimiento, puede ser increíblemente difícil ponerse al día.

Su primera línea de defensa contra este tipo de acumulación catastrófica de órdenes de trabajo no es solo usar un CMMS, sino implementar una estrategia de mantenimiento que le permita estar al tanto de las reparaciones y monitorear sus actividades de mantenimiento, para detectar el atraso antes de que se salga de control.