11 consejos sobre cómo sacar más provecho de su sistema EAM

Han pasado 12 meses desde que completó la implementación del sistema de gestión de activos empresariales (EAM) de su planta y celebró la fecha de puesta en funcionamiento del sistema.

Lograste todo lo correcto durante la implementación. Contrató a un consultor experimentado en implementación de EAM. Formó un equipo de implementación interno para proporcionar información y completar las tareas. Documentó los procesos comerciales. Recopiló datos y los ingresó en el EAM. Y realizó sesiones de capacitación. Sin embargo, el EAM no proporciona la información requerida por los distintos gerentes de funciones para respaldar las decisiones comerciales.

¿Qué salió mal? ¿A dónde vamos desde aquí? ¿Es el sistema, los datos o las personas? ¿La información requerida está contenida en el sistema y, de ser así, cómo accedemos a ella? ¿Qué hacemos nosotros, como administradores del sistema EAM, para corregir este problema?

Estas son solo algunas de las preguntas que se hacen todas las organizaciones cuando la información para la toma de decisiones es necesaria y parece no estar disponible. Si esta situación continúa, la alta gerencia puede comenzar a cuestionar la lógica detrás de la compra e implementación de lo que generalmente es un sistema costoso. Pronto se preguntarán cuándo se realizará el retorno de la inversión (ROI) o si alguna vez se realizará. Los usuarios del sistema comenzarán a preguntarse si el nuevo sistema es mejor que ningún sistema como antes. El soporte para el uso continuo del sistema puede disminuir o puede cuestionarse.

Independientemente de lo que haya salido mal, puede determinar cómo sacar más provecho de su EAM. Puede ser solo un caso de determinar dónde buscar. También puede ser solo un caso de qué buscar. Todos los sistemas EAM contienen las mismas capacidades básicas para respaldar sus funciones de mantenimiento, confiabilidad y materiales. La forma en que implemente y utilice estas capacidades determinará qué datos estarán disponibles cuando se necesiten. Primero debe desarrollar un plan de acción (¿hacia dónde vamos desde aquí?).

Las siguientes (sin orden de prioridad) son varias de las actividades básicas que deben incluirse en su plan.

1) Determine qué decisiones comerciales se deben tomar y qué información se necesita para respaldar estas decisiones. Se puede realizar un esfuerzo excesivo para revisar y actualizar los datos del sistema solo para saber que no es necesario para la toma de decisiones. Determine el formato de los requisitos de datos y documente estos requisitos para que todas las partes involucradas permanezcan enfocadas en los mismos objetivos.

2) Realice una revisión de la implementación del sistema para determinar si se pasó por alto un área o no se completó. ¿Escatimó en un área para completar un área que se percibió como de mayor prioridad? ¿Completó todas las acciones que pedía el plan? Y, ¿el consultor de implementación hizo lo que se le contrató?

3) Como se indicó, todos los sistemas contienen las mismas capacidades básicas; sin embargo, ¿el sistema seleccionado respaldó su proceso comercial documentado o intentó cambiar sus procesos para que se ajustaran al sistema? Se implementará un EAM exitoso que produzca resultados para adaptarse a los procesos comerciales de la planta. Revise los procesos comerciales y asegúrese de que se sigan según se documenta. Revise la implementación de EAM para asegurarse de que admita los procesos documentados.

4) Revise el manual del usuario de EAM que se desarrolló durante la implementación del sistema. Este manual debe contener los procedimientos que deben utilizar los distintos roles al utilizar el sistema EAM. ¿Están los usuarios del sistema siguiendo los procedimientos establecidos? ¿Los procedimientos recopilan y registran información que se puede utilizar para la toma de decisiones? ¿Los procedimientos requieren revisión para garantizar que se recopilen datos significativos? Este manual también debería haberse utilizado como base para capacitar a los usuarios.

5) Revise los registros de capacitación para determinar si se llevaron a cabo sesiones de capacitación para cada nivel de función y si todos los usuarios del sistema asistieron a esta capacitación. Revise los materiales de capacitación para determinar que se utilizó el manual del usuario del sistema para desarrollar los materiales de capacitación. Hable con los usuarios del sistema para determinar si se necesita capacitación de actualización. Si es necesario, programe cursos de actualización para todos los usuarios del sistema.

6) Revise las herramientas utilizadas durante la implementación del sistema para recopilar datos que se cargarán en el EAM. Estos pueden ser en forma de hojas de cálculo manuales, bases de datos electrónicas o una combinación de ambos. En algunos casos, estos datos pueden haber sido proporcionados por el proveedor / vendedor. Incluya lo siguiente en su revisión de datos:datos de placa de identificación para activos (equipos), datos de inventario de materiales, procedimientos de mantenimiento preventivo y predictivo, datos de empleados (trabajadores), etc. Revise el proceso seguido al cargar estos datos en el sistema EAM. ¿Fue este proceso completo y minucioso?

7) Revise los códigos del sistema desarrollados en el sistema EAM para respaldar los procesos comerciales. ¿Fueron ingresados ​​correctamente? ¿Apoyan el proceso de toma de decisiones? ¿Los usuarios del sistema los están empleando correctamente? ¿Es necesario modificar estos códigos para proporcionar los datos necesarios para la toma de decisiones?

8) Revise cada módulo del sistema para determinar los campos estándar disponibles para registrar datos. Determine si estos campos estándar, cuando se completen correctamente, proporcionarán la información solicitada. Determine si existe la capacidad de crear campos adicionales en los distintos módulos. Determine si se crearon campos adicionales durante la implementación del sistema y si están documentados en el manual del usuario del sistema.

9) Revise cada módulo contenido en el sistema EAM para comprender la integridad y aplicabilidad de los datos contenidos. Los diversos módulos deben incluir:activo (equipo), inventario, lista de tareas (procedimientos de PM / PdM), órdenes de trabajo, historial de activos, etc. Determine si el manual del usuario del sistema describe qué datos requería cada módulo y cómo ingresarlos adecuadamente. Determine si se llevó a cabo la capacitación para garantizar que cada usuario entendiera estos requisitos y su importancia.

10) Determine qué informes estándar están disponibles en el sistema EAM. Utilice el manual del usuario del sistema desarrollado durante la implementación para determinar si los campos de datos contenidos en estos informes estándar se abordaron en los diversos procedimientos de recopilación e ingreso de datos. Compare los campos de estos informes estándar con la información requerida por la administración para determinar si se están recopilando, ingresando al sistema y recuperando los datos correctos mediante los informes.

11) Si es necesario, solicite la ayuda de un representante de tecnología de la información (TI) para crear informes personalizados para intentar recuperar los datos solicitados de la base de datos del sistema EAM. Utilice los requisitos de la administración para desarrollar estos informes. Determine a partir de estos informes si los datos se ingresan en el formato correcto y si se ingresan en el campo de registro correcto. Estos informes deben indicar si hay datos disponibles para respaldar el proceso de toma de decisiones comerciales. Si se pueden recuperar los datos, se debe tomar la decisión de mantener el formato del informe y tenerlo disponible para que lo utilicen otros o mantenerlo como un informe especial que se utilizará cuando sea necesario. Si los datos no se pueden recuperar, es una indicación de que es posible que se requiera más investigación o una posible modificación del sistema.

Esta lista de actividades es un punto de partida para sacar más provecho de su sistema EAM. Es posible que no todas las actividades se apliquen a su sistema. El sistema en uso y los procesos comerciales establecidos determinarán qué actividades deben realizarse y en qué orden deben realizarse. Para todas las actividades necesarias, es importante completarlas en su totalidad y documentar adecuadamente los resultados. Continúe haciendo preguntas hasta que reciba respuestas o se corrija la situación. Lo más importante es documentar los resultados y volver a comunicar y capacitar a todos los usuarios. ¡Hazlo importante!

También podemos determinar a partir de esta lista de actividades que un sistema EAM es un paquete de software (herramienta) que requiere y, en cierto sentido, exige la disciplina de cualquier paquete de software corporativo. Esta herramienta no será eficaz a menos que las personas reciban la formación adecuada, utilicen el sistema de acuerdo con los procesos definidos y proporcionen retroalimentación para la mejora continua. Un sistema EAM es como cualquier otro paquete de software:su éxito depende de cómo se implemente y, lo que es más importante, de cómo se utilice.

Acerca del autor:
Mike Willard, CMRP, es consultor senior de Life Cycle Engineering (LCE) con más de 30 años de experiencia en mantenimiento y confiabilidad. A lo largo de su carrera, Mike ha trabajado con organizaciones industriales, de instalaciones y gubernamentales para implementar procesos de confiabilidad dentro de varios flujos de trabajo que incluyen control del trabajo, planificación y programación, ingeniería de confiabilidad, administración de materiales, cuidado del operador y sistemas EAM. Puede comunicarse con Mike en [email protected]. Para obtener más información sobre LCE, visite www.LCE.com.