Cómo combinar datos y narraciones para obtener la aprobación de su proyecto de mantenimiento

Competir por dinero y recursos puede ser brutal. Todos quieren la misma porción de presupuesto que acaba de abrirse. Eso incluye al equipo de mantenimiento. Probablemente haya mil cosas que se le ocurran hacer con un poco de dinero extra. Y sabes que todos marcarían la diferencia.

Pero debe convencer a las personas que tienen las claves del presupuesto de que este dinero estará bien gastado en sus manos. Eso requiere que se destaque entre la multitud y haga que los líderes empresariales acepten su visión para su proyecto de mantenimiento.

Si parece que sería más fácil escalar el Monte Everest que conseguir esa entrada, este artículo es para ti. Le brinda una fórmula para combinar dos fuerzas poderosas en la lucha por la aprobación del proyecto:datos y narración.

Hay seis pasos para construir el terreno perfecto para su proyecto de mantenimiento. En cada etapa, descubrirá cómo utilizar los datos y la narración de historias para elevar su pregunta por encima de otras, de modo que pueda obtener la aprobación de su proyecto y el presupuesto correspondiente.

Descargue una plantilla de presentación completa y rellénela con los siguientes consejos

Paso 1:presente un problema

Por qué funciona

Tu proyecto es un cambio. Y el cambio es doloroso. Es por eso que debe demostrar que el dolor de no hacer nada (también conocido como su situación actual) es peor que el dolor de cambiar. Encuentre un problema que su proyecto resuelva y diríjase con él.

Cómo contar la historia

Hay tres pasos para contar la historia de su problema:

1. Describe el problema
2. Muestre cómo se ve el problema
3. Explique el impacto del problema

Qué datos usar

Haga su mejor esfuerzo para cuantificar su problema. En el ejemplo anterior, podría hablar sobre:​​

• El tiempo promedio para recuperar piezas del almacén
• La cantidad de piezas de emergencia necesarias cada mes
• La cantidad de horas de inactividad relacionadas con el almacén desorganizado

Hablando de problemas de inventario, esta plantilla puede ayudarlo a arreglar un almacén desorganizado

Algunos otros ejemplos de cuantificación de un problema incluyen:

• Costo :¿Cuánto le está costando el problema a su equipo?
• Hora :¿Dedica más tiempo del que debería a una tarea? ¿Qué te impide hacer eso en su lugar?
• Salud y seguridad :¿No se realizan las tareas de cumplimiento de la auditoría o están aumentando los errores?
• Retención de empleados :¿Es difícil aferrarse a los buenos miembros del equipo? (Psst, si esto es un problema para usted, consulte este artículo para reducir la rotación)
• Calidad :¿Cómo afecta una deficiencia de su equipo al producto final? (¿No estás seguro? Consulta este artículo sobre cómo el mantenimiento afecta la producción)

Paso 2:describe tu solución

Por qué funciona

Ahora que tienes un villano en tu historia (el problema), es hora de presentar al héroe (tu proyecto). A la gente le gusta hacer agujeros en un proyecto porque es un salto hacia lo desconocido. Pero es menos probable que hagan esto cuando el proyecto es la respuesta a un problema que les preocupa.

Cómo contar la historia

Describiendo su solución con un enfoque de tres pasos:

• Describa su solución / proyecto
• Explique cómo resuelve el problema
• Describa los resultados / beneficios

Qué datos usar

Adjuntar números a sus afirmaciones ayudará a que resuenen. Por ejemplo, averigüe cuántas horas de mano de obra podría ahorrar si los técnicos no tuvieran que dedicar su tiempo a buscar piezas. Eso puede parecer un número pequeño. Pero si lo multiplica por semanas, meses o años, puede acumularse rápidamente.

Todos esos beneficios no existen en el vacío. Si dedica cinco horas al mes a las reparaciones en lugar de revisar el almacén, podría significar cinco horas más de producción, lo que podría ser enorme para su organización.

Hay varias formas de obtener estos datos:

• Datos de la orden de trabajo :Si desea mejorar un proceso, divídalo en sus órdenes de trabajo y haga que los técnicos registren cuánto tiempo o dinero gastan en ese proceso (aprenda qué más encuentra en los datos de su orden de trabajo)
• Tus compañeros :Si no sabe cuánto vale una hora para el equipo de producción, pregúnteles o consulte las pautas de OEM para obtener un activo.
• Realice un experimento controlado :Pruebe su solución en un activo o proceso pequeño y de bajo riesgo y mida los resultados antes y después (esto también lo ayudará en el paso 4).

Paso 3:alinee su solución con los objetivos comerciales

Por qué funciona

Todos, desde el director ejecutivo hasta un técnico subalterno, tienen un objetivo que alcanzar. Si su proyecto acerca a las personas a alcanzar sus objetivos, es más probable que obtenga su apoyo. Convierte su proyecto de algo que el departamento de mantenimiento quiere hacer a algo que la empresa tiene que hacer. Crea una inversión emocional en la idea, que puede convertirse rápidamente en una inversión financiera.

Cómo contar la historia

Esta historia se cuenta en tres partes:

1. Determine los objetivos de la empresa :Esto podría ser cualquier cosa, desde reducir costos hasta abrir nuevos sitios en todo el mundo.
2. Conecte ese objetivo con el trabajo de mantenimiento :Resalte lo que está haciendo el equipo de mantenimiento y cómo eso afecta el objetivo de nivel superior
3. Vincular ese trabajo al proyecto :Explique cómo su proyecto puede cerrar una brecha o mejorar lo que ya está haciendo en su programa de mantenimiento

Esta útil plantilla puede ayudarlo a alinear el trabajo de mantenimiento con los objetivos comerciales

Qué datos usar

Ha identificado el impacto de su proyecto de mantenimiento en los objetivos comerciales. Ahora es el momento de responder a la pregunta:"¿Por cuánto?" A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo vincular un proyecto de mantenimiento a las iniciativas de la empresa con datos:

• Rentabilidad :Contratar a un especialista nos permitirá reducir los costos de los contratistas en $ 100,000 al año y aumentar el tiempo de producción en un 8% al año
• Expansión :Comprar software de mantenimiento nos da el poder de estandarizar los procesos de mantenimiento para que podamos configurar nuevos equipos de mantenimiento en 30 días en lugar de 60 (esta guía tiene muchos más consejos para convencer a su jefe de que invierta en software)
• Reducción de riesgos :Un administrador de inventario dedicado rastreará y pronosticará el uso de piezas para que podamos prepararnos para las interrupciones de la cadena de suministro y reducir las compras de emergencia en un 40%.

Paso 4:demuestre que el proyecto funcionará

Por qué funciona

La gente odia lo desconocido. El riesgo es una mala palabra, especialmente en las discusiones presupuestarias. Es por eso que demostrar que su proyecto funcionará es esencial para que se apruebe, y su presupuesto. Mucho escepticismo en torno a su plan desaparecerá si puede demostrar que su idea puede, y se ha hecho, antes.

Cómo contar la historia

Hay algunos ángulos diferentes que puede tomar para demostrar que su proyecto es seguro:

1. Busque ejemplos de otras empresas que hayan realizado el mismo proyecto con buenos resultados. Puntos de bonificación si es un competidor o una empresa conocida.
2. Vea si otro equipo o sitio en su empresa ha pasado por un proyecto similar y cuáles fueron los resultados positivos. Por ejemplo, ¿cómo han abordado los equipos de mantenimiento de otros sitios el problema que está tratando de resolver?
3. Realice un pequeño experimento o piloto de su idea y presente los hallazgos. Si realiza una prueba de software de mantenimiento gratuito, puede mostrar cómo una versión paga generará un retorno de la inversión.

Qué datos usar

Recopilar datos de estudios de casos o proyectos piloto es solo la mitad de la batalla. Los lanzamientos más sólidos toman estos resultados y los traducen para que se ajusten a su equipo y a la escala del proyecto. Por ejemplo, otra empresa puede haber visto un 30% menos de averías después de instalar sensores en todas sus máquinas. Pero, ¿qué pasa si solo es realista para usted monitorear las lecturas de los sensores en un puñado de activos? ¿Dará los mismos resultados?

Aquí hay otro ejemplo:supongamos que un proyecto piloto de un mes le ha ayudado a ahorrar 20 horas de trabajo administrativo. Si pone en marcha este proyecto a tiempo completo, le ahorraría 240 horas al año. En otras palabras, liberaría el 12% de su tiempo.

Paso 5:Identifique los riesgos

Por qué funciona

Todo proyecto tiene sus riesgos. Esto no es un secreto. Ignorar las posibles trampas enviará rápidamente su proyecto a un territorio "demasiado bueno para ser verdad". Anticipar estos obstáculos demuestra que está preparado para sortearlos sin gastar demasiado tiempo ni dinero. Y eso hará que su jefe (y su jefe) se sienta más cómodo con el proyecto.

Cómo contar la historia

El secreto es emparejar cada riesgo que haya identificado con un plan para superarlo, como estos ejemplos:

1. Riesgo :Los técnicos no utilizarán el software que presentamos
   Plan :Involucrarlos en el proceso de selección para que se sientan cómodos con el sistema (al igual que lo hizo esta organización)
2. Riesgo :Llevará más tiempo de lo que pensamos incorporar a un nuevo
   Plan :Grabe tutoriales breves para tareas rutinarias para acortar la curva de aprendizaje
3. Riesgo :Nuestra cartera de pedidos aumentará mientras implementamos el proyecto
   Plan :Desarrolle un sistema para priorizar y completar el trabajo atrasado para reducir el riesgo (lo que podrá hacer en unos minutos con esta plantilla)
4. Riesgo :Gastaremos de más en el proyecto
   Planifica :Cree una hoja de ruta del proyecto bien definida para evitar el aumento del alcance y el gasto excesivo (y descargue esta plantilla de presupuesto para realizar un seguimiento de todos sus costos)

Qué datos usar

La prevención de riesgos consiste en detectar banderas rojas en el horizonte. Al igual que un alto nivel de vibración podría indicar una avería inminente, existen datos que lo ayudarán a encontrar una amenaza para su proyecto y detenerla. Presentar estos KPI durante su presentación mostrará que no está midiendo el riesgo basándose en una corazonada.

Por ejemplo, podría medir las tasas de adopción si estuviera implementando un nuevo software. Si las tasas de adopción son bajas, podría realizar más capacitación para que su equipo se sienta cómodo con el sistema.

Otros ejemplos de datos de bandera roja incluyen:

Paso 6:describa su plan y requisitos

Por qué funciona

Este paso consiste en completar los detalles de su plan para que todos comprendan cómo lo afectará a usted, a su equipo y al resto de la organización en las próximas semanas o meses. También muestra que los recursos y la asistencia que solicita se utilizarán de forma rápida y eficaz para producir resultados fiables con mayor rapidez.

Cómo contar la historia

Evite una lista masiva de todo lo que planea lograr y los recursos que necesita. Divida su proyecto en hitos. Luego, averigüe qué necesitará y cómo medirá el éxito en cada paso utilizando este marco:

1. Cronología :¿Cuánto tiempo llevará este paso del proyecto? Consejo profesional:si lleva más de un par de meses, considere dividir este paso en puntos de contacto aún más pequeños.
2. Tareas :¿Qué logrará en este paso del proyecto? Si el objetivo final de este paso es completar una auditoría de todo el mantenimiento programado semanalmente, una de sus tareas podría ser revisar todas las listas de tareas para verificar su precisión.
3. Partes interesadas :Determine quiénes participarán en cada paso del proyecto. Consejo profesional:resalte la participación de cada uno de los interesados. Por ejemplo, ¿quién es responsable, responsable, consultado e informado? (Obtenga más información sobre el modelo RACI)
4. Recursos y costos :¿Qué recursos necesitará para realizar cada tarea y cuánto costarán? Esto puede variar desde mano de obra y costos de piezas hasta suscripciones de software.
5. KPI :¿Cómo medirá el éxito en cada etapa? Esto podría ser cualquier cosa, desde lo que ha logrado (es decir, auditar el 50% de las órdenes de trabajo) hasta su impacto (es decir, tiempo de trabajo en los últimos 90 días).

Qué datos usar

Se prestará mucha atención a los costos en este paso. La mejor manera de suavizar el golpe es comparar el costo del proyecto con lo que la empresa está gastando (o perdiendo) sin su solución.

Por ejemplo, contratar a un gerente de almacén y crear un programa de inventario costará alrededor de $ 125,000 al año. Actualmente, la compañía está gastando alrededor de $ 250,000 al año en tiempo de producción perdido y compras de repuestos de emergencia.

Al medir las métricas de éxito, observe los promedios móviles para marcar el progreso. Configure sus métricas de esta manera:

1. Defina sus métricas de éxito. Es decir. Es hora de recuperar las piezas
2. Establecer puntos de referencia. Es decir. Se tarda un promedio de 20 minutos en recuperar las piezas
3. Realice un seguimiento del progreso de 90 días. Es decir. El tiempo medio para recuperar piezas se ha reducido en un 33% (6,5 minutos) durante los últimos 90 días

El discurso perfecto combina datos y narración

La gente no invierte en proyectos. Invierten en problemas, soluciones y resultados. Y la mejor forma de llamar su atención es con historias. Al esparcir algunos datos allí, se identifica el tamaño, la escala y el impacto de esos problemas, soluciones y resultados.

No necesita una idea innovadora para utilizar este marco. Funciona tan bien para una revisión masiva de sus sistemas de mantenimiento como para obtener dinero extra para un contratista. Entonces, la próxima vez que necesite justificar su presupuesto, presentar una idea o simplemente querer un voto de confianza para un nuevo proceso, recuerde que la narración y los datos son sus mejores amigos.