¿Qué es un informe de mantenimiento y cómo garantizar su precisión?

¿Cuántos filtros usamos el mes pasado? Tenga nuestro MTTR y MTBF mejorado después de la última actualización del procedimiento? ¿Cuál es nuestro porcentaje de mantenimiento planificado? ¿Cuánto dinero gastamos en la reparación de esa cinta transportadora? Todas esas respuestas deben encontrarse fácilmente en un informe de mantenimiento.

La razón por la que usamos "debería ser" en lugar de "son" es porque muchas organizaciones no tienen los datos para generar informes de mantenimiento o los informes son tan inexactos que llevan a conclusiones erróneas.

Es hora de cambiar esa tendencia. Con las herramientas y prácticas adecuadas implementadas, todos pueden tener acceso a información útil y utilizarla para mejorar sus operaciones de mantenimiento. Veamos cómo.

¿Qué es un informe de mantenimiento?

Un informe de mantenimiento es un documento que contiene información específica sobre sus acciones de mantenimiento pasadas y su efecto en el costo, los activos y el desempeño comercial. En general, los informes de mantenimiento se utilizan para rastrear KPI e indicadores de desempeño que el departamento identificó como dignos de seguir.

Para que cualquier informe sea útil, debe ser:

1. Conciso :el informe debe ser breve pero completo; presentado de una manera que hace que los datos complejos sean fáciles de digerir.
2. Basado en hechos :preciso; A hoy; objetivo, basado en datos concretos en lugar de opiniones y especulaciones.
3. Revisado en el contexto adecuado :¿Se prolongó el tiempo de inactividad porque un proveedor retrasó el envío de una pieza de repuesto importante o porque no la pedimos a tiempo? El contexto es crucial para la toma de decisiones.

Con un CMMS, los informes se pueden crear a nivel de partes, activos, pisos, ubicaciones, empleados, turnos, etc., dependiendo de lo que la organización decida rastrear. Además, el CMMS moderno le permitirá profundizar en cada informe de mantenimiento, no solo ver el número de la línea superior. Esta capacidad de profundizar en los datos de mantenimiento es extremadamente útil para encontrar áreas problemáticas y brinda un contexto importante para la toma de decisiones .

Requisitos previos para generar informes precisos

La generación continua de informes precisos requiere algo más que tener acceso a los registros de mantenimiento. Identificamos tres requisitos previos clave. Si los hace bien, estará en el camino correcto.

Acceso a CMMS o sistema digital comparable

CMMS está diseñado para ser un depósito centralizado de sus datos de mantenimiento. Dado que automatiza una gran parte de la entrada de datos, hay menos margen para el error humano. Es casi imposible perder o extraviar registros cuando se almacenan en una base de datos de CMMS.

A diferencia del seguimiento manual, casi todas las acciones de mantenimiento se pueden rastrear a través del software. Tomemos el ejemplo de una orden de trabajo. Un WO se crea en base a un formulario de solicitud de mantenimiento. Un supervisor lo asigna a un técnico. El técnico realiza el trabajo, deja notas y cierra el WO. Esto es lo que CMMS registra sobre esa interacción:

• el número total de solicitudes de trabajo (abiertas) aumentó en 1
• el número total de órdenes de trabajo (abiertas) aumentó en 1
• detalles sobre quién envió la solicitud de trabajo y cuándo
• detalles sobre quién creó el WO y cuándo; a quién se le asignó
• quién realizó el trabajo, cuánto duró la reparación, fue el trabajo realizado a tiempo
• qué piezas de repuesto se han utilizado (la base de datos del inventario de piezas se actualiza automáticamente)
• los comentarios dejados por el técnico se agregan al registro de mantenimiento del equipo correspondiente
• el número total de solicitudes de trabajo cerradas y órdenes de trabajo aumentó en 1

Si observa de cerca, con solo abrir y cerrar una orden de trabajo simple se obtienen al menos 14 puntos de datos, y la mayoría de ellos se registran automáticamente. Ni siquiera incluimos cómo el sistema calcula automáticamente los costos exactos de esta acción en función de las piezas gastadas y la mano de obra.

Simplemente no hay otra forma de acercarse a este nivel de datos sin utilizar un sistema de administración de mantenimiento computarizado.

Estandarización y gestión de datos adecuadas

Aquellos que realizan un seguimiento activo de grandes volúmenes de datos de mantenimiento, lo hacen con software de mantenimiento o mediante hojas de cálculo personalizadas. En ambos escenarios, es importante tener buenas prácticas de gestión de datos.

Se pueden lograr altos niveles de estandarización de datos siguiendo estos pasos:

1. Decida lo que hace y lo que no desea rastrear. El seguimiento de los datos que no utiliza desperdicia sus recursos internos y deja más margen de error, especialmente si requiere una entrada manual.
2. Defina escalas y medidas. ¿Algo se califica en una escala del 1 al 5 o del 1 al 10? ¿Está la unidad de medida en kilogramos o en libras? No querrás terminar comparando manzanas con naranjas.
3. Estandarice la entrada de datos manual. ¿Cómo se ingresan, modifican y eliminan los datos? ¿Cuándo es apropiado utilizar abreviaturas? ¿Qué campos son obligatorios y cuáles son opcionales? ¿Qué convenciones de nomenclatura se deben seguir al agregar nuevos activos a la lista? Establecer pautas simples de entrada de datos contribuirá en gran medida a garantizar registros consistentes.

Es mucho más fácil encontrar el registro correcto o generar un informe si todos usan los datos de la misma manera.

Compromiso de todo el personal que maneja los datos

Es inevitable una cierta cantidad de entrada de datos manual, incluso con un CMMS. Esto siempre deja la posibilidad de errores humanos. La complacencia y la falta de atención al ingresar datos en el sistema son problemas comunes. Los gerentes de mantenimiento deben hacer hincapié en la importancia de tener datos precisos y crear una cultura que refleje eso.

Imagina la siguiente situación. Un nuevo empleado está cerrando una orden de trabajo. Se le pide que introduzca qué piezas utilizó y cuánto tiempo dedicó a realizar la reparación. Le pide al colega más experimentado que lo ayude. Dependiendo de la cultura de la empresa, la respuesta será " Seguro, revisemos todo. "O" Solo escribe una cifra aproximada, nadie comprueba estas cosas de todos modos. ”

Si el personal de mantenimiento no está haciendo su debida diligencia a este respecto, es poco probable que tenga registros de mantenimiento confiables.

¿Qué se debe incluir en un informe de mantenimiento?

Esto depende completamente de para qué está haciendo el informe. Es imposible dar una plantilla unificada. En general, un informe de mantenimiento oficial puede incluir:

• información sobre la organización (nombre, logotipo, dirección, información de contacto ...)
• nombre / tipo del informe
• período de tiempo para el que se generó el informe
• detalles del informe (la parte principal del informe que describe todos los datos)
• cualquier información adicional que pueda ser útil (considerada caso por caso)

Ahora, si está buscando informes de servicio de mantenimiento utilizados para realizar trabajos de mantenimiento específicos, puede encontrar una variedad de plantillas de formularios de informes de mantenimiento aquí. Estos formularios individuales se pueden utilizar como entrada al crear los informes resumidos que discutimos a continuación.

Los tipos más comunes de informes de mantenimiento

Con los datos correctos, los administradores de instalaciones y mantenimiento pueden generar docenas de informes de mantenimiento útiles. A continuación, se muestra una lista de los más comunes:

• Desglose de costos totales de mantenimiento :puede incluir el costo de las piezas, el costo de la mano de obra, el costo del proveedor y más.
• Informe de mantenimiento preventivo: incluye una descripción general de las actividades de mantenimiento preventivo y los programas de mantenimiento (número de tareas de mantenimiento preventivo abiertas, programadas, cerradas y diferidas, porcentaje de mantenimiento planificado ...). Puede desglosarse por ubicación, tipo de equipo, proveedor, etc.
• Informe de orden de trabajo: una descripción general de las actividades de administración de órdenes de trabajo:recibo tickets de mantenimiento y OT creadas, abiertas, cerradas y diferidas.
• Informe del historial de activos: Puede incluir la lista de órdenes de compra, PM, WO, repuestos y otros recursos gastados en un activo o grupo de activos específico.
• Informe de orden de compra: lista de órdenes de compra creadas, enviadas, programadas, recibidas y cerradas; se puede desglosar por proveedor, instalación, prioridad, tipo de pedido, estado del pedido y más.
• Informe del historial del proveedor: una descripción general del trabajo realizado por un proveedor de mantenimiento y los costos asociados.
• Informe de resumen laboral: puede incluir cosas como el total de horas dedicadas, horas extra, horas dedicadas al trabajo reactivo frente al proactivo, actuaciones individuales y más.
• Informe de rendimiento: Se pueden generar numerosos informes para rastrear métricas como MTTR, MTBF, número de tareas planificadas frente a no planificadas, número de averías, duración del tiempo de inactividad, etc.

Cada informe de mantenimiento se crea para un intervalo de tiempo específico. Si está utilizando un CMMS, puede crear una plantilla y utilizarla para generar informes futuros con un par de clics. Esto puede resultar muy útil para generar informes diarios, semanales y mensuales. Algunas organizaciones incluso pueden usarlo para optimizar los informes anuales.

En lugar de acumular documentos y columnas de hojas de cálculo cada vez que necesita enviar un informe, solo necesita configurarlo una vez y dejar que el sistema haga el resto.

Cree y automatice informes de mantenimiento con Limble CMMS

Limble CMMS le permite crear campos personalizados para rastrear básicamente cualquier cosa que necesite. Los usuarios limitados pueden abrir nuestro generador de informes personalizados . y combine cualquiera de esos campos personalizados con campos predefinidos estándar para crear una tonelada de informes únicos para cualquier situación.

Se necesita un clic para compartir los informes con otros usuarios de Limble o para generar un PDF que se puede enviar a cualquier otra persona.

Una característica estrechamente relacionada que realmente gusta a nuestros clientes es la opción para crear un panel personalizado . de diferentes informes (como se ve en la imagen a continuación).

En resumen, puede completar el tablero con todo tipo de informes que se actualizan en tiempo real. Luego, puede compartir el tablero en un televisor. Es alentador ver que los números cambian a medida que se completan las tareas.

Hay una cantidad limitada de información que puede caber en una pantalla. No hay problema aqui. Puede crear varios paneles y decirle a Limble que los recorra cada X segundos. Es una función pequeña, pero hemos recibido excelentes comentarios sobre ella en el pasado.

Lo último que queda por hacer es mostrar cómo funciona todo esto en la práctica. Para cualquier persona interesada en aprender más sobre los paneles personalizados de Limble y las capacidades de informes de mantenimiento, tómese unos minutos para leer el video a continuación. El video en sí es más largo, pero muestra cuán poderoso y flexible es realmente nuestro sistema de informes.

Si parece que esto le permitiría ahorrar varias horas a la semana, puede consultar nuestra página de precios . para iniciar una prueba de 30 días. Alternativamente, puede contactarnos para obtener un recorrido personalizado y obtenga una descripción general de todas las funciones principales.

¡Y recuerde, necesita buenos informes para tomar buenas decisiones!