Datos de Mantenimiento Explicados: La Clave para una Gestión de Activos Confiable

Si quieres responsabilidad en el departamento de mantenimiento, primero necesitas visibilidad. Pero construir el panorama general de mantenimiento puede ser un desafío porque involucra tantas partes diferentes, y muchas de ellas están constantemente en movimiento.

Ahí es donde entran los datos de mantenimiento precisos y fiables.

¿Qué son los datos de mantenimiento?

Los datos de mantenimiento son los datos que compartes con el equipo de mantenimiento para que pueda mantener tus activos en funcionamiento. También son los datos que capturas sobre tus activos, incluyendo el trabajo que el equipo hace en ellos, así como los resultados de ese trabajo, en forma de métricas de mantenimiento, indicadores clave de rendimiento e informes.

¿Cuál es la diferencia entre documentación de mantenimiento y datos de mantenimiento?

En algunos niveles, no hay diferencia en absoluto. De hecho, puedes ser filosófico al respecto y decir "Todo son datos. Todo es datos".

Pero si caes demasiado en esa madriguera, podrías encontrarte argumentando que The Matrix es un documental. Así que es útil trazar líneas prácticas entre documentación de mantenimiento y datos de mantenimiento.

La documentación de mantenimiento es básicamente estática. Una vez que la tienes, no tiende a cambiar. Así que tu documentación de mantenimiento puede incluir:

• Políticas
• Procedimientos
• Listas de verificación
• Manuales
• Esquemas
• Diagramas
• Programas PM
• Garantías

Los datos de mantenimiento son mayormente menos estáticos, aunque no es tanto que siempre estén cambiando, es que están creciendo constantemente. Así que aquí tienes:

• Órdenes de trabajo
• Niveles de inventario
• Resultados de inspecciones
• Métricas de mantenimiento
• KPIs

Dependiendo de las estrategias de mantenimiento que uses, también podrías incluir datos de medidores mecánicos hasta sensores montados directamente en tus activos.

¿Por qué son importantes los datos de mantenimiento?

Hay una gran cita sobre la importancia de los datos del teórico organizacional Geoffrey Moore: "Sin big data, eres un ciervo en medio de una autopista". Pero con datos de mantenimiento, sabes dónde has estado, dónde estás y hacia dónde vas.

La otra gran ventaja es que, cuando tienes buenos datos, no tienes que perder tiempo confiando en corazonadas, esperanzas y oraciones, o incluso conjeturas educadas. En su lugar, tienes números reales en los que realmente puedes confiar.

Aquí hay otra cita sobre datos: "Si tenemos datos, miremos los datos. Si todo lo que tenemos son opiniones, vayamos con la mía". Es del ex CEO de Netscape y destaca cómo los buenos datos son el gran igualador. Te ahorra el tiempo de tener que discutir sobre qué se hizo y qué necesitas hacer a continuación. Los datos son una forma perfecta de salir del surco de hacer las cosas de cierta manera porque "siempre lo hemos hecho así".

Entonces, ¿cómo puedes obtener buenos datos de mantenimiento?

Empieza evitando todas las formas en que puedes terminar con malos datos, incluyendo confiar en la entrada manual y mantener todo en papel o en hojas de cálculo. Si puedes alejarte de esos, puedes obtener buenos datos.

Pero, ¿por qué esos métodos son tan famosos por ser malos produciendo buenos datos? ¿Qué los hace tan confiablemente poco fiables?

Cada vez que alguien en el equipo está ingresando datos manualmente, corres el riesgo real de que agreguen errores. Solo toma un momento de distracción para escribir accidentalmente un uno en lugar de un siete. Y aunque el primer técnico lo haga bien, siempre hay la posibilidad de que el siguiente no. Los unos se parecen mucho a los sietes.

Incluso cuando obtienes todos los datos perfectos, los registros en papel son difíciles de compartir y rastrear. Si quieres llevar la nueva orden de trabajo a un técnico, la "entrega" implica encontrarlos y poner el papel directamente en sus manos. Si logran no perder o dañar el papeleo, podrías incluso recuperarlo después de que cierren la orden de trabajo.

Para hojas de cálculo, puedes crear fácilmente muchos datos nuevos, pero eso termina jugando en tu contra. Como no hay nada conectando todas esas copias de archivos, tampoco hay forma de saber cuál es la más reciente, cuál tiene los datos más actualizados.

¿Cómo ayuda un GMAO a asegurar que obtienes buenos datos que puedes aprovechar para un mejor mantenimiento?

Con métodos anticuados, siempre vas a tener problemas para recopilar buenos datos, mantenerlos seguros, compartirlos fácilmente y asegurar que todos tengan la versión más actualizada.

Una buena solución de software de gestión de mantenimiento asistido por computadora (GMAO) te ayuda a evitar todos esos problemas porque tiene una base de datos central donde puedes mantener todos tus datos seguros, protegidos y accesibles.

Automatiza la captura

Una vez que tienes tu GMAO configurado, la entrada de datos es mucho más fácil, lo que también la hace mucho más fiable. En lugar de tener que escribir todo, puedes usar el software para hacer todo, desde revisar solicitudes de mantenimiento hasta generar, priorizar, asignar y rastrear órdenes de trabajo. Y como está todo en un solo lugar, no estás constantemente teniendo que copiar cosas, eliminando los pasos donde es más probable que agregues errores.

Para los técnicos, el software hace que sea mucho más fácil actualizar órdenes de trabajo en sitio y en tiempo real. En lugar de tener que recordar qué hicieron y luego escribirlo todo una vez que vuelven a la oficina de mantenimiento, los técnicos pueden usar la app móvil del GMAO para ingresar sus actualizaciones de inmediato. Y como ya hay campos de datos y menús desplegables, pueden ver exactamente qué datos necesitan incluir.

Automatiza el procesamiento

Una vez que tienes buenos datos de mantenimiento, puedes ponerlos a trabajar. Usando el GMAO, puedes tomar todos esos datos crudos y procesarlos en insights accionables sobre tus operaciones de mantenimiento. Ahora sabes:

• Qué activos te cuestan más mantener
• Cuánto estás gastando en a demanda vs preventivo
• Cuánto duran las reparaciones en activos críticos
• Por qué los costos de inventario suben o bajan
• Qué PMs necesitan ajuste o nuevos horarios

Y eso es solo el principio. Al rastrear métricas de mantenimiento importantes e indicadores clave de rendimiento (KPIs), finalmente puedes obtener la visibilidad que necesitas para exigir la responsabilidad que quieres.

Próximos pasos

Hippo está aquí para ayudarte a obtener la solución que mejor funcione para ti, desde responder tus preguntas sobre todo lo relacionado con el mantenimiento hasta ayudarte a reservar una demostración en vivo del software.

Resumen

Aunque es cierto que "Los datos son el rey", no todos los datos son iguales. La documentación de mantenimiento tiende a ser más estática, e incluye tus manuales, plantillas, garantías, imágenes y esquemas. Los datos de mantenimiento tienden a ser menos estáticos, pero eso es principalmente porque están creciendo constantemente. Aquí puedes incluir órdenes de trabajo y datos de sensores. Una vez que tienes buenos datos, puedes tomar mejores decisiones sobre cómo operar y mejorar tus operaciones de mantenimiento. Una vez que sabes dónde has estado y dónde estás ahora, puedes decidir más fácil y mejor hacia dónde quieres ir. Pero obtener buenos datos es difícil si intentas usar métodos manuales antiguos. Hay demasiados lugares donde se agregan datos incorrectos o tus buenos datos se pierden. El software GMAO moderno hace la vida mucho más fácil porque te ayuda a mantener todos tus datos en una base de datos central. A partir de ahí, el software te ayuda a convertir esos datos crudos en insights sobre tus operaciones.