¿Qué son los datos de mantenimiento?

Si desea responsabilidad en el departamento de mantenimiento, primero necesita visibilidad. Pero desarrollar el panorama general del mantenimiento puede ser un desafío porque involucra muchas partes diferentes, y muchas de ellas están en constante movimiento.

Ahí es donde entran en juego los datos de mantenimiento precisos y fiables.

¿Qué son los datos de mantenimiento?

Los datos de mantenimiento son los datos que comparte con el equipo de mantenimiento para que pueda mantener sus activos en funcionamiento. También son los datos que captura sobre sus activos, incluido el trabajo que el equipo realiza en ellos, así como los resultados de ese trabajo, en forma de métricas de mantenimiento, indicadores clave de rendimiento e informes.

¿Cuál es la diferencia entre la documentación de mantenimiento y los datos de mantenimiento?

En algunos niveles, no hay diferencia en absoluto. De hecho, puede ser un poco filosófico al respecto y decir:“Son todos datos. Todo son datos”.

Pero si caes demasiado en la madriguera del conejo, es posible que te encuentres argumentando que The Matrix es un documental. Por lo tanto, es útil trazar líneas prácticas entre la documentación de mantenimiento y los datos de mantenimiento.

La documentación de mantenimiento es básicamente estática. Una vez que lo tienes, no tiende a cambiar. Por lo tanto, sus datos de mantenimiento pueden incluir:

• Políticas
• Procedimientos
• Listas de verificación
• Manuales
• Esquemas
• Diagrama
• Horarios PM
• Garantías

Los datos de mantenimiento son en su mayoría menos estáticos, aunque no es tanto que estén siempre cambiando, sino que están en constante crecimiento. Entonces, aquí tienes:

• Órdenes de trabajo
• Niveles de inventario
• Resultados de la inspección
• Métricas de mantenimiento
• KPI

Según las estrategias de mantenimiento que utilice, también puede incluir datos de indicadores mecánicos e incluso sensores montados directamente en sus activos.

¿Por qué son importantes los datos de mantenimiento?

Hay una gran cita sobre la importancia de los datos del teórico organizacional Geoffrey Moore:"Sin grandes datos, eres un ciervo en medio de una autopista". Pero con los datos de mantenimiento, sabe dónde ha estado, dónde está y hacia dónde se dirige.

La otra gran ventaja es que, cuando tiene buenos datos, no tiene que perder el tiempo confiando en sus instintos, esperanzas y oraciones, o incluso en conjeturas informadas. En cambio, tiene números reales en los que realmente puede confiar.

Aquí hay otra cita sobre los datos:“Si tenemos datos, analicemos los datos. Si todo lo que tenemos son opiniones, vamos con la mía”. Es del ex director ejecutivo de Netscape y destaca cómo los buenos datos son el gran ecualizador. Le ahorra el tiempo de tener que discutir sobre lo que se hizo y lo que debe hacer a continuación. Los datos son una forma perfecta de salir de la rutina de hacer las cosas de cierta manera porque "siempre lo hemos hecho de esa manera".

Entonces, ¿cómo puede obtener buenos datos de mantenimiento?

Comience por evitar todas las formas en que puede terminar con datos incorrectos, incluida la entrada manual y mantener todo en papel o en hojas de cálculo. Si puede alejarse de esos, puede obtener buenos datos.

Pero, ¿por qué esos métodos son tan malos para producir buenos datos? ¿Qué los hace tan confiablemente poco confiables?

Cada vez que alguien en el equipo ingresa datos manualmente, corre el riesgo real de que agreguen errores. Todo lo que se necesita es un momento de distracción para escribir accidentalmente un uno en lugar de un siete. E incluso si el primer técnico lo hace bien, siempre existe la posibilidad de que el siguiente no lo haga. Los unos se parecen mucho a los sietes.

Incluso cuando obtiene perfectamente todos los datos correctos, los registros en papel son difíciles de compartir y rastrear. Si desea enviar la nueva orden de trabajo a un técnico, la "entrega" consiste en encontrarlo y poner el papel directamente en sus manos. Si logran no perder ni dañar la documentación, es posible que incluso la recupere después de que cierren la orden de trabajo.

Para las hojas de cálculo, puede crear fácilmente una gran cantidad de datos nuevos, pero eso termina en su contra. Debido a que no hay nada que conecte todas esas copias de los archivos, tampoco hay forma de saber cuál es la más reciente, cuál tiene los datos más actualizados.

¿Cómo ayuda un CMMS a garantizar que obtenga buenos datos que pueda aprovechar para un mejor mantenimiento?

Con los métodos anticuados, siempre tendrá problemas para recopilar buenos datos, mantenerlos seguros, compartirlos fácilmente y asegurarse de que todos tengan la versión más actualizada.

Una buena solución de software de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) lo ayuda a evitar todos esos problemas porque tiene una base de datos central donde puede mantener todos sus datos seguros, protegidos y accesibles.

Automatiza la captura

Una vez que haya configurado su CMMS, la entrada de datos es mucho más fácil, lo que también lo hace mucho más confiable. En lugar de tener que escribir todo, puede usar el software para hacer todo, desde revisar solicitudes de mantenimiento hasta generar, priorizar, asignar y rastrear órdenes de trabajo. Y debido a que todo está en un solo lugar, no tiene que copiar cosas constantemente, eliminando los pasos en los que es más probable que agregue errores.

Para los técnicos, el software hace que sea mucho más fácil actualizar las órdenes de trabajo en el sitio y en tiempo real. En lugar de tener que recordar lo que hicieron y luego escribirlo todo una vez que regresan a la oficina de mantenimiento, los técnicos pueden usar la aplicación móvil CMMS para ingresar sus actualizaciones de inmediato. Y como ya hay campos de datos y menús desplegables, pueden ver exactamente qué datos necesitan incluir.

Automatiza el crujido

Una vez que tenga buenos datos de mantenimiento, puede ponerlos a trabajar. Con el CMMS, puede tomar todos esos datos sin procesar y convertirlos en información práctica sobre sus operaciones de mantenimiento. Ahora ya sabes:

• Qué activos le cuesta más mantener
• Cuánto está gastando en a pedido vs preventivo
• Cuánto tiempo suelen durar las reparaciones en activos críticos
• Por qué los costos de inventario aumentan o disminuyen
• Qué PM necesitan ajustes o nuevos horarios

Y eso es solo el comienzo. Mediante el seguimiento de importantes métricas de mantenimiento e indicadores clave de rendimiento (KPI), finalmente puede obtener la visibilidad que necesita para hacer cumplir la responsabilidad que desea.

Siguientes pasos

Hippo está aquí para ayudarlo a obtener la solución que mejor se adapte a sus necesidades, desde responder sus preguntas sobre todo lo relacionado con el mantenimiento hasta ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo.

Resumen

Si bien es cierto que “los datos son el rey”, no todos los datos son iguales. La documentación de mantenimiento tiende a ser más estática e incluye sus manuales, plantillas, garantías, imágenes y esquemas. Los datos de mantenimiento tienden a ser menos estáticos, pero eso se debe principalmente a que están en constante crecimiento. Aquí puede incluir órdenes de trabajo y datos de sensores. Una vez que tenga buenos datos, puede tomar mejores decisiones sobre cómo ejecutar y mejorar sus operaciones de mantenimiento. Una vez que sepa dónde ha estado y dónde se encuentra ahora, podrá decidir más fácil y mejor adónde quiere ir. Pero obtener buenos datos es difícil si está tratando de usar métodos manuales antiguos. Hay demasiados lugares donde se agregan datos incorrectos o se pierden datos buenos. El software CMMS moderno hace la vida mucho más fácil porque lo ayuda a mantener todos sus datos en una base de datos central. A partir de ahí, el software lo ayuda a convertir esos datos sin procesar en información sobre sus operaciones.