Comprender el Mantenimiento No Planificado: Cuándo y Por Qué Ocurre

¿Qué tan "no planificado" es el mantenimiento no planificado? No solo el problema fue inesperado, sino que tampoco tienes un plan para lidiar con él. Es como cuando pinchamos un neumático pero no llevamos repuesto, gato ni llave de ruedas.

Suena terrible, y puede serlo, pero en algunos casos el mantenimiento no planificado puede ser tu mejor apuesta.

Antes de ver cuándo usarlo o evitarlo, necesitamos saber exactamente qué es.

¿Qué es el mantenimiento no planificado?

Puedes pensar en el mantenimiento no planificado como mantenimiento "no vi eso venir". Básicamente, no esperabas que ocurriera la avería y tampoco tenías un plan para cuando sucediera.

¿Cómo habría sido un plan? Una idea de las piezas que necesitas, un proceso establecido para usarlas, una noción de cuánto tiempo llevaría todo y cuánto costaría. Incluso podrías saber quién del equipo haría el trabajo.

¿Qué es el mantenimiento no planificado vs. mantenimiento no programado?

Aunque suenan parecido, hay una diferencia entre no planificado y no programado. En ambos casos, no sabes cuándo va a ocurrir la avería, así que no sabes cuándo serán las reparaciones.

Pero con el mantenimiento no programado, hay un plan para las reparaciones. Así que, cuando pinchas una rueda, es una sorpresa. Pero planificaste, así que ya tienes el repuesto, el gato y la llave en el maletero. Incluso sabes quién va a hacer el trabajo; en este caso, muy probablemente tú. Arreglar el pinchazo no estaba en el horario, pero sabías qué harías cuando ocurriera y tenías las piezas y herramientas adecuadas.

En un entorno de fabricación, podrías usar mantenimiento no programado para cuidar activos que tienden a fallar después de un cierto número de ciclos. Podrías saber que una prensa tiende a fallar aproximadamente cada 10,000 ciclos, pero lo que no puedes predecir es cuándo llega a ese número. Debido a todas las variables en las corridas de producción, esa prensa podría llegar a 10,000 esta semana o el próximo mes.

¿Cuáles son ejemplos de mantenimiento no planificado?

Hay tres tipos generales de mantenimiento no planificado, y el primero es el más obvio: mantenimiento correctivo. Algo simplemente deja de funcionar sin previo aviso, y el equipo debe entrar en acción para volver a ponerlo en marcha. En la mayoría de los casos, es algo en lo que nunca pensaste que se rompería, por eso no tienes un plan para arreglarlo si lo hace.

Otro tipo es el mantenimiento correctivo no planificado. Aquí tienes un programa de mantenimiento preventivo para encontrar y arreglar pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes. Generalmente, eso significa tener un horario establecido de inspecciones y tareas para tus activos. Así, para una prensa hidráulica, podrías inspeccionar la mesa de trabajo y el panel de control cada X días, mientras revisas fugas cada Y días. En términos de tareas de mantenimiento, esas podrían incluir cambio de aceite y varios filtros.

Pero en cuanto el activo comienza a mostrar signos tempranos de problemas, independientemente del horario existente, el equipo de mantenimiento realiza mantenimiento correctivo para que todo vuelva a funcionar sin problemas.

El tercer tipo de mantenimiento no planificado es el oportunista. Si durante una inspección rutinaria, el equipo de mantenimiento tropieza y luego arregla otro problema, es mantenimiento no planificado oportunista. Nadie sabía que iban a hacer ese trabajo, y nunca hubo un plan establecido para cómo hacerlo, pero una vez que el equipo descubrió el problema latente, pudieron cortarlo de raíz.

Por ejemplo, cuando un técnico está debajo de la carretilla elevadora cambiando el aceite, puede echar un vistazo y descubrir que las pastillas de freno están peligrosamente desgastadas. O un técnico podría estar añadiendo lubricante a una prensa solo para encontrar una grieta en una de las líneas.

¿El mantenimiento no planificado es siempre malo?

Hay muchos casos donde es la peor estrategia posible. ¿Recuerdas el ejemplo del neumático pinchado? Sin un repuesto confiable y las herramientas adecuadas, todo lo que puedes hacer es esperar que la grúa no tarde demasiado en rescatarte del arcén. Confiar en el mantenimiento no planificado para algo como los neumáticos es malo.

Pero, ¿qué pasa con la luz interior del coche? Esa pequeña luz que se enciende cuando abres una de las puertas. ¿Necesitas un horario de inspecciones para mantenerte al día con el mantenimiento de la luz interior? Si una se funde, ¿necesitas un plan para arreglarla? ¿Deberías llevar bombillas de repuesto cada vez que sacas el coche, incluso para un viaje rápido? Podrías, pero probablemente estarías perdiendo tiempo y energía, que siempre escasean.

Y la gestión de mantenimiento se trata de obtener los mayores resultados con el menor esfuerzo. Trabaja inteligentemente, no duro.

Así que, para algunos activos, equipos y piezas, puede tener más sentido optar por el mantenimiento no planificado. Pero, ¿qué activos, equipos y piezas?

Piensa en usar mantenimiento no planificado cuando algo es:

• Irreparable
• Derivable (bypass-able)
• Redundante
• No crítico

No tiene que tener todas estas cualidades. Solo necesita cualquiera de ellas, pero cuantas más tenga, mejor.

Por ejemplo, las bombillas son básicamente irreparables, y la expectativa es que las uses hasta que lleguen al final de su ciclo de vida. Para derivable y redundante, significaría que tienes los mismos activos o equipos ya en funcionamiento que podrían asumir la carga. Así que podrían ser unidades de A/C en una configuración HVAC que divide el trabajo de mantener el edificio fresco.

Para no crítico, debes pensarlo muy bien, y nunca es una respuesta única. Algo crítico para una operación podría no ser tan importante en otra. ¿Son críticas las carretillas elevadoras? Si tienes una, probablemente lo sea. Pero, ¿qué pasa si tienes 15? No hay una respuesta simple. Primero, necesitas ver cuánto trabajo hace cada una en tu operación y seguir desde ahí.

¿Cómo ayuda un GMAO con el mantenimiento no planificado?

Primero, la solución de software adecuada puede ayudarte a decidir qué activos y equipos cuidar usando mantenimiento no planificado. Segundo, puede ayudarte a ti y al equipo de mantenimiento a entrar en acción más rápido cuando esos activos y equipos se desconectan.

Registros de activos fiables

Para la mayoría de tus activos y equipos, el mantenimiento preventivo es tu mejor apuesta. Con la combinación correcta de inspecciones y tareas, puedes adelantarte a la curva de mantenimiento. Pero para algunos activos y equipos, tiene más sentido ir sin planificar.

Y una buena forma de saberlo es revisando historiales de mantenimiento y reparación de activos precisos y buscables. Una vez que tienes una idea de los tipos de fallos con los que lidias y cuánto tiempo te ha llevado abordarlos, puedes tomar decisiones basadas en datos sobre qué estrategias de mantenimiento aplicar y dónde aplicarlas.

Un buen GMAO ayuda porque hace que sea mucho más fácil recopilar, salvaguardar y buscar buenos datos. En lugar de usar la entrada manual de datos a la antigua, ya sea con papel o hojas de cálculo, las soluciones de software modernas hacen gran parte del trabajo por ti, eliminando todas esas oportunidades de error humano. Y una vez que tiene los datos, un buen GMAO mantiene todo dentro de una base de datos central, donde no solo está seguro sino también buscable.

Órdenes de trabajo optimizadas

Una vez que sabes dónde usar el mantenimiento no planificado, el software GMAO hace el proceso más fácil. Por ejemplo, un motor que siempre ha sido confiable de repente no lo es. Si un operador es el primero en notar el problema, puede usar rápidamente el portal de solicitudes abiertas para enviar una solicitud de mantenimiento. Ya no más corriendo intentando localizar a alguien del departamento de mantenimiento.

La solicitud va directamente al departamento, donde puedes usar el software para revisarla y luego generar, priorizar, asignar y rastrear una orden de trabajo llena de todo lo que un técnico necesita para cerrar eficientemente, incluyendo:

• Historiales completos de mantenimiento y reparación de activos
• Instrucciones paso a paso
• Imágenes digitales, esquemas y manuales O&M
• Piezas y materiales asociados

Incluso puedes incluir mapas interactivos del sitio y planos de planta, para que los técnicos lleguen exactamente donde los necesitas, con todo lo que necesitan para trabajar rápido e inteligentemente.

Próximos pasos

Hippo está aquí para ayudarte a obtener la solución que mejor funcione para ti, desde responder tus preguntas sobre todo lo relacionado con el mantenimiento hasta ayudarte a reservar una demostración en vivo del software.

Resumen

Puedes pensar en el mantenimiento no planificado como mantenimiento "nadie vio eso venir". No solo no sabías cuándo ibas a hacer el trabajo, tampoco tenías un plan para cómo hacerlo. Es como cuando de repente tienes un pinchazo pero no tienes repuesto, gato ni llave. Aunque los dos suenen similares, no programado no es lo mismo que no planificado. Con no programado, no sabes cuándo el equipo necesita hacer el trabajo, pero ya sabes cómo pueden hacerlo. Así que es más como pinchazo pero teniendo el repuesto en el maletero. Con algunos activos y equipos, el mantenimiento no planificado es la elección correcta. Pero debes tener cuidado. Solo funciona cuando los activos y equipos son irreparables, derivables, redundantes o no críticos.

El software GMAO moderno puede ayudarte con el mantenimiento no planificado. Primero, porque hace que sea mucho más fácil tener y trabajar con datos fiables, puedes encontrar activos donde el mantenimiento no planificado podría ser una buena idea. Además, porque optimiza la gestión de órdenes de trabajo, un buen GMAO te ayuda a ti y al equipo de mantenimiento a reaccionar eficientemente cuando los activos se desconectan.