La guía definitiva de FRACAS: Domine el reporte, análisis y acción correctiva de fallas

Su objetivo es mantener los activos y equipos en funcionamiento de la manera más eficiente posible, y la mejor forma de hacerlo es encontrando y arreglando problemas lo más temprano posible. El mantenimiento preventivo es una excelente forma de encontrar problemas.

Pero para arreglar problemas sistemáticamente, necesita un sistema de reporte, análisis y acción correctiva de fallas (FRACAS).

Y eso nos lleva a la pregunta inevitable.

¿Qué es FRACAS?

FRACAS es un sistema de circuito cerrado que le ayuda a organizar, rastrear y gestionar cómo arregla problemas.

Lo que nos lleva a la siguiente pregunta inevitable.

¿Qué es un sistema de circuito cerrado?

Una acción correctiva de circuito cerrado (CLCA) es un proceso sistemático para lidiar con problemas y evitar que vuelvan a ocurrir. Al seguir cada uno de los pasos, asegura, lo mejor posible, que un problema no vuelva a suceder.

Un modelo típico para un proceso de circuito cerrado tiene cinco pasos.

1. Reúna a su equipo y defina el problema
2. Contenga el problema para que las cosas no empeoren
3. Identifique la causa raíz del problema
4. Tome acción correctiva y preventiva
5. Confirme con datos que su solución funciona

Por ejemplo, pidió prestado un soplador de hojas a un vecino, pero ahora el pequeño motor de dos tiempos está produciendo demasiado humo. Reunir al equipo y definir el problema podría significar juntarse con el vecino y verificar si esa cantidad de humo es normal. Si no lo es, necesita trabajar en establecer el alcance del problema. ¿Es solo demasiado humo o el motor también está caliente? ¿Sopla tan fuerte como debería?

Desde ahí, pasa al segundo paso, contener el problema. En este ejemplo, es tan simple como apagar el soplador de hojas. Siguiente, paso tres: análisis de causa raíz. Una vez que ha hecho suficientes preguntas, llega a la causa original del problema, que aquí podría ser que agregó el tipo equivocado de aceite a la mezcla de combustible de gas-aceite.

En el paso cuatro, corrige y previene. Lo mejor que puede, elimina el mal combustible que agregó accidentalmente. Para prevenir el problema en el futuro, puede usar un marcador y escribir una nota rápida en el soplador: «NO ACEITE DE MOTOR EN MEZCLA DE COMBUSTIBLE».

Luego, en el paso cinco, confirma que su solución funciona encendiendo el soplador con el combustible correcto y verificando el humo.

¿Cómo se pronuncia correctamente FRACAS?

Ahora que sabe básicamente qué es, es importante saber cómo decirlo. «Sistema de reporte, análisis y acción correctiva de fallas» es un trabalenguas, así que siempre será más fácil usar el acrónimo.

La pronunciación más común es /frah-cuss/. Algunos dicen /frey-cuss/.

La forma más fácil es decirlo igual que diría «fracas», que es otra palabra para pelea o discusión.

¿Cuáles son los beneficios de FRACAS?

Generalmente, siempre es bueno tener un sistema que estandarice cómo alcanza una meta específica. Una vez que tiene el sistema, nunca tiene que perder tiempo preguntándose qué hacer a continuación. Solo sigue el sistema. Y cuando tiene un sistema para todo el departamento de mantenimiento, sabe que su equipo no está perdiendo tiempo reinventando la rueda.

Y cuando las cosas salen mal, un buen sistema hace más fácil rastrear sus pasos. Si siempre hace todo diferente cada vez, es mucho más difícil trabajar hacia atrás para encontrar dónde cometió sus nuevos errores.

Específicamente para FRACAS, uno de los beneficios es que con el tiempo obtiene soluciones que realmente funcionan. Recuerde, el último paso es recopilar datos para confirmar que su solución resuelve el problema. Con el soplador, lo enciende de nuevo y se asegura de que hay la cantidad correcta de humo. Al verificar su solución, se da la oportunidad de descubrir temprano si necesita una solución diferente.

FRACAS también puede ayudarle a cumplir estándares ISO, incluyendo ISO-9001, porque sigue de cerca muchos de los mismos pasos.

¿Cómo funciona FRACAS, paso a paso?

Hay tres pasos principales:

1. Reporte
2. Análisis
3. Acción correctiva

Cada uno de los pasos es una colección de otros más pequeños, así que vale la pena mirarlos más de cerca.

Reporte

La parte más importante del reporte es el informe de incidente, donde recopila la información inicial sobre el problema. Lo que necesita incluir en el informe varía según la industria y organización, pero debería enfocarse en datos que puedan decirle qué causó el problema y cualquier paso que alguien tomó de inmediato para arreglarlo.

Por ejemplo, si un activo se desconecta, quiere saber:

• Fecha y hora cuando alguien notó el problema por primera vez
• Nombre y trabajo de la persona que notó el problema
• Primeros signos de que un problema estaba ocurriendo

Todos los pasos que la gente tomó para lidiar con el problema. Más tarde, cuando intente averiguar qué salió mal, cuantos más datos tenga, mejores serán sus posibilidades de encontrar la causa. Al mismo tiempo, hay límites prácticos, y no quiere estar vadear toneladas de datos sin importancia.

 

Análisis

En este paso, necesita decidir cómo puede arreglar el problema. En algunos casos, la persona asignada a la tarea podría ser simplemente quien estuviera disponible en ese momento. En otros, el líder de mantenimiento elige a alguien por su experiencia y pericia específica.

Quien esté a cargo necesita mirar el informe de incidente para determinar la causa original del problema. Generalmente, pueden usar una combinación de análisis de causa raíz y una revisión cuidadosa del historial de mantenimiento y reparaciones del activo.

Acción correctiva

Finalmente, en este paso implementa la solución. Luego, debe verificar que su solución fue exitosa. Para eso, necesita una idea clara de qué puede y debería rastrear.

Por ejemplo, un activo que debería producir diez latas de hojalata por minuto solo puede producir tres. Después de algún análisis, determina que el problema es una cinta transportadora desalineada. Después de arreglarlo, entonces necesita volver y asegurar que el activo está de vuelta produciendo diez latas por minuto.

¿Cómo facilita un CMMS el FRACAS?

Un buen CMMS moderno hace cada paso de FRACAS más fácil.

Recuerde, la clave de FRACAS es obtener buenos datos desde el principio. Con el portal de solicitudes de mantenimiento abiertas, sería fácil para el equipo ingresar datos relevantes en tiempo real. En lugar de tener que recordar todo y luego escribirlo, sus técnicos pueden acceder rápidamente al CMMS e ingresar datos instantáneamente. Y una vez que los datos están en el sistema, la base de datos central los hace disponibles para todo el equipo.

Más tarde, en la etapa de análisis, los técnicos tienen acceso a historiales completos de mantenimiento y reparaciones de activos. Como saben exactamente qué se hizo al activo y cuándo, pueden buscar más fácilmente tendencias que revelen causas raíz.

Para la acción correctiva, puede construir órdenes de trabajo llenas de todo lo que un técnico necesita para hacer el trabajo correctamente, incluyendo:

• Instrucciones paso a paso
• Listas de verificación personalizables
• Piezas y materiales asociados
• Imágenes digitales, esquemas y manuales OEM

Y como puede usar el software para ver en tiempo real cuando el técnico cierra la orden de trabajo, sabe exactamente cuándo empezar a verificar que la solución fue la correcta.

Próximos pasos

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Resumen

El mantenimiento preventivo es una excelente forma de encontrar problemas temprano. Pero para asegurar que está usando las soluciones correctas, también necesita un sistema de reporte, análisis y acción correctiva de fallas (FRACAS). Empieza recopilando datos sobre un problema usando un informe de incidente personalizado. Desde ahí, puede usar análisis de causa raíz para determinar la razón real del problema, que es el primer paso para determinar la mejor solución posible. Finalmente, cierra el circuito implementando su solución y rastreándola. FRACAS le ayuda a estandarizar su sistema de resolución de problemas, haciendo que su equipo de mantenimiento nunca pierda tiempo decidiendo qué hacer a continuación o reinventando la rueda. También hace más fácil trabajar hacia atrás cuando sus soluciones no funcionan. El software CMMS moderno hace la vida más fácil en cada paso al ayudarle a capturar datos críticos en tiempo real y compartirlos con todo el equipo de mantenimiento.