Dominando la Causa Raíz y Acción Correctiva (RCCA): Guía Completa para Fabricantes

Si su empresa manufacturera desarrolla un problema en el camino con uno de sus procesos, ¿cómo lo resuelve? Mientras que la opción de atajo es simplemente parchear los síntomas de ese problema, la solución a largo plazo es realizar un proceso RCCA.

Al utilizar este proceso de causa raíz y acción correctiva, su organización manufacturera fortalece sus procedimientos internos y externos al llegar al corazón del problema en lugar de gestionar las consecuencias. Pero, ¿qué es RCCA y cómo puede implementarlo en su organización? ¡Esta guía completa tiene todo lo que necesita para comenzar!

Enlaces Rápidos:

• ¿Qué es RCCA y Por Qué es Importante?
• Cuándo Realizar RCCA
• Visión General del Proceso RCCA
• Empleando un Enfoque de Pensamiento Sistémico al Proceso RCCA
• Herramientas de Calidad para Utilizar en Procesos RCCA
• ¡CMTC Está Aquí para Ayudar a Desarrollar su Proceso RCCA!

¿Qué es RCCA y Por Qué es Importante?

RCCA es un proceso usado para analizar sistemáticamente un problema para determinar sus causas subyacentes. Lleva a identificar la relación causa-efecto en el proceso de manufactura.

En lugar de culpar a las personas por errores, RCCA tiene como objetivo analizar cada paso de un procedimiento para entender verdaderamente dónde pueden surgir errores, rastrear patrones y más.

Cuándo Realizar RCCA

Su organización manufacturera debería realizar RCCA como parte de un plan de acción correctiva, o cuando no hacerlo podría impactar sus niveles de calidad, entrega o satisfacción del cliente. Algunos grandes clientes a menudo lo hacen una parte obligatoria de su negocio; por ejemplo, el RCCA de Toyota es reconocido como best-in-class en la industria automotriz.

Los problemas de calidad siempre deberían resolverse en equipo; reúna a los expertos en proceso que deberían ayudar con este problema y que tienen una amplia variedad de habilidades y conocimientos para proporcionar diferentes perspectivas.

Visión General del Proceso RCCA

El proceso RCCA generalmente sigue estos pasos:

1. Comenzar con la Declaración del Problema
2. Confirmar "Yendo al Gemba"
3. Recopilar Datos para Análisis
4. Formular una Teoría
5. Lograr Contención a Corto Plazo
6. Desarrollar Teorías para la Acción Correctiva a Largo Plazo
7. Implementar las Acciones a Largo Plazo
8. Monitorear la Solución
9. Verificar que Todo está Resuelto, No Solo Parcheado
10. Actualizar Documentos Relevantes

Antes de sumergirse en cada paso, sin embargo, es importante aplicar un enfoque de pensamiento sistémico al proceso general.

Empleando un Enfoque de Pensamiento Sistémico al Proceso RCCA

Muchas veces, debido a presión de tiempo y horarios, y otros factores, parece más fácil resolver un problema tratando los síntomas, no la causa raíz. Sin embargo, el mismo problema recurrirá, y si la Ley de Murphy tiene algo que decir al respecto, en el peor momento posible. Con el tiempo, las causas raíz no resueltas se acumulan resultando en una situación donde uno salta de una crisis a la siguiente. Rápidamente se vuelve una situación bastante inefectiva e ineficiente.

En su lugar, intente usar un enfoque de pensamiento sistémico enumerando todos los factores que crearon la situación, considere el panorama general, elicite perspectivas de otros y busque verdaderamente entender la debilidad en el proceso. Este enfoque es más lento y metódico pero vale la pena el esfuerzo para entender completamente el proceso de manufactura y reducir el número de "incendios" que combatir a largo plazo.

A continuación se presenta una visión general de cada paso del Proceso RCCA:

Comience con la Declaración del Problema

La Declaración del Problema debería:

• Enfocarse en un problema estrechamente definido
• Ser clara, concisa y factual
• Indicar el resultado/consecuencia
• Describir el problema en términos medibles

La Declaración del Problema NO debería:

• Asignar una causa para el problema
• Describir cómo arreglar el problema

Esencialmente, ¡debería poder definir el quién, qué, cuándo, dónde y cómo del problema!

Confirmar "Yendo al Gemba"

"Ir al Gemba" es el acto de visitar el piso de planta en Lean. Traducido como "El Lugar Real", impulsa la importancia de que el liderazgo entienda lo que está sucediendo en cada nivel.

Esto implica:

• Hacer un recorrido del proceso; también conocido como Genchi Genbutsu, que se traduce como "Ir y Ver" o "Ir al lugar real para ver las circunstancias reales"
• Analizar el proceso: ¿cuáles son las debilidades?
• Preguntarse si el problema puede duplicarse. Si no, ¿qué tendría que cambiar para que suceda de nuevo?

Parte de esto también incluye entrevistar a los usuarios del proceso, como personal de planta, líderes de producción, supervisores, clientes y proveedores para revisar procedimientos, métodos, actividades y tareas.

Recopilar Datos para Análisis

Una vez que puede definir el problema, usted y su equipo necesitan establecer por qué sucedió. Este paso incorpora reunir todos los hechos de la situación y procesarlos para determinar relaciones causales. ¡Esto le apuntará en la dirección de la causa raíz del problema!

Factores a considerar incluyen:

• Evaluar el Equipo: ¿El desempeño y mantenimiento de la máquina están a la par? ¿Se siguen los métodos y procedimientos apropiados? ¿Estas políticas tienen suficiente detalle o hay margen para error humano?
• Materiales: ¿Los materiales involucrados son del grado o calidad apropiados? ¿Se almacenan y manejan correctamente? ¿Hay evidencia de contaminación?

Formular una Teoría

Después de adquirir los hechos y contexto mencionados del problema, establezca la(s) causa(s) potencial(es) de la no conformidad y enumere todas las tareas involucradas en el proceso de manufactura particular. Formule una teoría de causa raíz y designe cómo la información (fecha de vencimiento, días, conteo, total, etc.) se registrará objetivamente.

Revise estos registros; ¿qué le dice esta información? ¿Puede identificar factores causales potenciales? ¿Qué cualidades están llevando al problema: ambiente de trabajo, flujo de trabajo, iluminación, capacitación de personal, distracciones, u otra cosa?

Lograr Contención a Corto Plazo

Para "detener la hemorragia", necesitará establecer acciones de contención. Esto podría implicar cambiar equipos, reentrenar operadores y cambiar proveedores de materiales. La contención a corto plazo asegura que el cliente esté protegido de ser afectado inmediatamente por el problema; no es una solución a largo plazo, ni cuenta como que el problema haya sido resuelto.

Desarrollar Teorías para la Acción Correctiva a Largo Plazo

Luego, seleccione e implemente la solución de acción correctiva a largo plazo apropiada. Puede haber varias soluciones disponibles para usted; asegúrese de elegir la solución que:

• Eliminará mejor la causa raíz
• Sea más rentable
• Sea la más apropiada para la magnitud del problema
• Cambie efectivamente el proceso

De estos factores, identifique la mejor solución clasificándolas y asignando importancia a cada camino posible. Esto ayudará a determinar objetivamente el mejor curso de acción para su equipo de manufactura.

Implementar las Acciones a Largo Plazo

Después de seleccionar la mejor solución, necesita implementar estos cambios. Comience dividiendo la solución en tareas secuenciales y cree una lista de elementos de acción con responsabilidades y fechas de vencimiento asignadas a cada miembro pertinente del equipo. Asegúrese de tener un plan de contingencia, sin embargo, y pregúntese qué podría salir mal, cómo sabrá que algo ha salido mal y qué podría hacerse para prevenirlo. ¡Tales preguntas no son pesimistas, de hecho, demuestran tomar iniciativa y participar activamente con el proceso RCCA!

Monitorear la Solución

Monitoree el problema para asegurar que la no conformidad no vuelva a ocurrir. Si vuelve a ocurrir, rechace la causa raíz, luego implemente una solución alternativa. Siempre determine si la no conformidad afectó el producto en otra parte de la organización, o si algún producto no conforme fue enviado al cliente. ¡Querrá resolver eso con ellos lo antes posible!

Verificar que Todo está Resuelto, No Solo Parcheado

Permita suficiente tiempo para que el problema vuelva a ocurrir y determine que lo abordó adecuadamente. El problema podría no reaparecer por un par de semanas, por ejemplo, pero eso no significa que no volverá si las acciones correctivas elegidas no son duraderas. Verifique que el problema identificado ha sido abordado y ya no ocurre; no hay límite de tiempo oficial, pero su solución debe funcionar consistentemente.

Actualizar los Documentos Relevantes

Revise los documentos existentes con la nueva solución; asegúrese de revisar:

• Procedimientos y Manuales de Usuario
• Especificaciones y Directrices
• Manuales de Servicio
• Crear nuevas instrucciones de trabajo para documentar cualquier nuevo proceso
• Distribuir los Nuevos Procedimientos
• Documentar el proceso RCCA en la Solicitud de Acción Correctiva

Herramientas de Calidad para Utilizar en Procesos RCCA

Estas herramientas de calidad pueden ayudar a su organización manufacturera a mejorar su proceso RCCA:

Histograma

Un histograma es una representación gráfica que organiza un grupo de puntos de datos en rangos especificados por el usuario. Similar en apariencia a un gráfico de barras, el histograma condensa una serie de datos en un visual fácilmente interpretable al tomar muchos puntos de datos y agruparlos en rangos lógicos o cubetas.

Lluvia de Ideas (Brainstorming)

La lluvia de ideas es una técnica de creatividad grupal por la cual se hacen esfuerzos para encontrar una conclusión para un problema específico reuniendo una lista de ideas contribuidas espontáneamente por sus miembros. Sus empleados pueden proporcionar información valiosa sobre el proceso de manufactura, por lo que reunir su aporte a lo largo de su proceso RCCA es importante.

Gráfico de Control

Los gráficos de control, también conocidos como gráficos de Shewhart o gráficos de comportamiento de proceso, son una herramienta de control estadístico de proceso usada para determinar si un proceso de manufactura o negocio está en un estado de control. En otras palabras, es un gráfico usado para estudiar cómo un proceso cambia con el tiempo.

Diagrama de Dispersión (Scattergram)

Un diagrama de dispersión es un tipo de gráfico o diagrama matemático que usa coordenadas cartesianas para mostrar valores para típicamente dos variables para un conjunto de datos. Este método de organizar datos puede revelar correlaciones presentes entre variables.

Análisis de Pareto

El análisis de Pareto es una técnica formal útil para representar gráficamente el impacto de varias causas. Se basan en el Principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20. Según el Principio de Pareto, con el tiempo, aproximadamente el 80% de los defectos, por ejemplo, vendrán del 20% de las causas. Así, al reunir y graficar datos, gana visibilidad de las causas que tendrán el mayor impacto; al hacer el 20% del trabajo, puede generar el 80% del beneficio de hacer el trabajo completo.

Hojas de Verificación (Check Sheets)

Las hojas de verificación no son complicadas de crear. Pero curiosamente, probablemente sean la menos usada y más valiosa de las Herramientas de Calidad. Una hoja de verificación es un formulario usado para recopilar datos en tiempo real en la ubicación donde se generan los datos. Los datos que captura pueden ser cuantitativos o cualitativos. Cuando la información es cuantitativa, la hoja de verificación a veces se llama hoja de conteo.

Diagramas de Flujo de Proceso

Un diagrama de flujo de proceso (DFP) es un diagrama usado comúnmente en ingeniería química y de procesos para indicar el flujo general de procesos y equipos de planta. El DFP muestra la relación entre equipos principales de una instalación de planta y no muestra detalles menores como detalles de tuberías y designaciones.

Diagrama de Causa y Efecto

A veces llamado diagrama de espina de pescado, los diagramas de causa y efecto son una herramienta visual usada para organizar lógicamente posibles causas para un problema o efecto específico mostrándolas gráficamente en detalle creciente, sugiriendo relaciones causales entre teorías.

Los 5 Porqués

Pregunte "¿Por qué?" al menos 5 veces; deténgase cuando ir más allá no agregue más valor. Cuando termine, agregue la palabra "así que" o "por lo tanto" al final de cada respuesta y luego trabaje hacia atrás, hasta la parte superior de la página, para confirmar la lógica.

Por ejemplo: ¿Por Qué Se Apagaron las Luces?

• P1-¿Por qué se apagaron las luces? Se fundió el fusible.
• P2-¿Por qué se fundió el fusible? El motor se sobrecalentó y causó un olor a quemado.
• P3-¿Por qué se sobrecalentó el motor? Falló el cojinete del motor.
• P4-¿Por qué falló el cojinete del motor? Se instaló el sello incorrecto y permitió que el lubricante se filtrara.
• P5-¿Por qué se usó el sello de cojinete incorrecto? Se ensambló incorrectamente.
• P6-¿Por qué se ensambló el cojinete incorrectamente? El proceso de ensamblaje no era robusto; se diseñó sin puntos de control para el operador y no había instrucción de trabajo a seguir.

Diagrama SIPOC

Un diagrama SIPOC (Proveedores, Entradas, Proceso, Salidas, Clientes) es una herramienta usada por un equipo para identificar todos los elementos relevantes de un proyecto de mejora de proceso antes de que comience el trabajo. Ayuda a definir un proyecto complejo que puede no estar bien delimitado y se emplea típicamente en la fase de Medir de la metodología Six Sigma DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar, Controlar). Es similar y relacionado con el mapeo de procesos y herramientas 'dentro/fuera de alcance', pero proporciona detalles adicionales.

Análisis FMEA

El análisis de modos de fallo y efectos es el proceso de revisar la mayor cantidad posible de componentes, ensamblajes y subsistemas para identificar modos potenciales de fallo en un sistema y sus causas y efectos. Es un método sistemático y proactivo para evaluar un proceso para identificar dónde y cómo podría fallar, y evaluar el impacto relativo de diferentes fallos, identificando así las partes del proceso que más necesitan cambio.

Diagrama de Concentración

Un diagrama de concentración de defectos es una herramienta gráfica útil para analizar las causas de defectos de producto o pieza. Es un dibujo del producto, con todas las vistas relevantes mostradas, sobre el cual se muestran las ubicaciones y frecuencias de varios defectos.

Análisis de 8 Disciplinas (8D)

Este es un método desarrollado en Ford Motor Company usado para abordar y resolver problemas, típicamente empleado por ingenieros de calidad u otros profesionales. Enfocado en mejora de producto y proceso, su propósito es identificar, corregir y eliminar problemas recurrentes.

Hay 8 disciplinas de resolución de problemas:

1. Establecer el Equipo
2. Describir el Problema
3. Desarrollar Acciones de Contención Provisionales
4. Definir y Verificar Causas Raíz y Puntos de Escape
5. Elegir y Verificar Acciones Correctivas Permanentes
6. Implementar y Validar Acciones Correctivas Permanentes
7. Prevenir Recurrencia
8. Reconocer Contribuciones del Equipo e Individuales

¡CMTC Está Aquí para Ayudar a Desarrollar su Proceso RCCA!

RCCA apoya la mejora de calidad promoviendo una cultura de resolución de problemas de comunicación en equipo, lo que resulta en cambio de comportamiento y cultura empresarial más fuerte. ¡La gente aprende a abordar las "causas raíz" y no los síntomas! Esta línea de pensamiento promueve un compromiso más profundo de los empleados y empoderamiento general entre sus empleados.

CMTC ofrece asistencia técnica, desarrollo de fuerza laboral y servicios de consultoría a fabricantes pequeños y medianos (FSM) en California para ayudar a los FSM a aumentar su productividad y competitividad global. Para más información sobre CMTC, visite nuestro sitio web en www.cmtc.com o contáctenos al 310-263-3060.